厚沢部町情報公開条例(平成13年条例第9号。以下「条例」という。)に定める町有情報の公開に係る事務(以下「情報公開事務」という。)の処理については、別に定めるものを除き、この要綱の定めるところによる。

第2　実施機関で行う事務

1　情報公開事務の主管課

情報公開事務の主管課は、総務財政課とする。

2　総務財政課で行う事務

総務財政課で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　情報公開条例等の整備に関すること。

(2)　情報公開に係る照会、相談及び案内に関すること。

(3)　情報公開事務に係る連絡、調整に関すること。

(4)　公開請求に係る請求書の審査、受付に関すること。

(5)　情報公開の総合的推進に関すること。

(6)　情報公開制度の周知、改善に関すること。

(7)　情報公開制度の運用状況の公表に関すること。

(8)　その他情報公開に関し必要なこと。

3　事務担当課等で行う事務

事務担当課等で行う事務は、次のとおりとする。なお、事務担当課等とは、総務財政課を含むすべての実施機関をいう。

(1)　公開請求に係る町有情報の検索に関すること。

(2)　条例第11条の規定による公開等の決定及び決定等の期間延長に関すること。

(3)　条例第12条又は第13条の規定による公開請求者への通知に関すること。

(4)　条例第14条の規定による第三者への意見聴取に関すること。

(5)　条例第15条の規定による公開の実施に関すること。

(6)　条例第17条の規定による費用の徴収に関すること。

(7)　その他情報公開に関し必要なこと。

第3　実施機関の情報公開事務

1　照会、相談及び案内(総務財政課)

(1)　情報公開制度に関する照会

情報公開制度に関する照会があった場合には、条例、規則及び要綱等に基づき、この制度の説明を行うものとする。

(2)　公開請求に関する相談

公開請求に関する相談があった場合には、その請求の趣旨、内容等を十分に聴取し、公開請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、必要に応じて、公開請求に係る町有情報を管理、保存する事務担当課等の職員を同席させるなど公開請求者の利便性に考慮するものとする。

(3)　情報公開先への案内

公開請求が、条例第16条に規定する町有情報に該当し、他の法令等により提供等ができる場合には、その旨を公開請求者に説明し、所管する事務担当課等へ案内するものとする。

また、公開請求によるまでもなく、資料の提供により公開請求の趣旨に応えられる場合にも、その町有情報を管理、保存する事務担当課等へ案内し、資料等の提供により対応するものとする。

2　請求書の受付等(総務財政課)

(1)　請求書の受付窓口

厚沢部町情報公開条例施行規則(平成13年規則第14号。以下「規則」という。)第2条で規定する公開請求書(以下「請求書」という。)の受付窓口は、公開請求者の利便性や分かり易さ、行政サービスの均一化及び情報公開制度の適正な管理等の理由から、町長への請求に限らず、どの事務担当課等に対する公開請求であっても、総務財政課が行うものとする。

(2)　公開請求者の確認

請求書の提出があった場合には、公開請求者が条例第5条の規定による公開請求をする権利を有するものであるかどうかを確認するものとする。

(3)　請求書等の審査

請求書の提出があった場合には、次の事項について審査するものとする。

①　公開請求の目的が、この条例の趣旨に合致しているか。

②　請求者の氏名、住所等が、読み易く、かつ正しく記載されているか。

③　公開請求をしようとする町有情報の名称又は公開請求に係る町有情報を特定するために必要な事項が、具体的に示されているか。また、その内容は適当か。

④　町及び公開請求者以外の第三者の情報が含まれていないか。

⑤　公開の方法が指定されているか。また、写しの交付又は送付を希望する場合にその方法が示されているか。

⑥　公開請求に対する決定その他連絡を必要とする場合の連絡先としての電話番号等が明らかにされているか。

⑦　その他情報を公開するに当たり確認しておく必要のある事項がないか。

(4)　請求書の受付に当たっての留意事項

請求書の受付に当たっては、次の事項に留意するものとする。

①　請求書には、公開請求者の押印は必要としないこと。

②　同一の事務担当課等に同一人から複数の公開請求があった場合には、請求書の「公開請求をする町有情報の名称又は内容」欄に記入できる範囲内において、1枚の請求書により受け付けることができるものとする。

(5)　総務財政課における請求書の作成

①　公開請求者が障害等により請求書の必要事項を記載することが困難であると認められる場合には、総務財政課の職員が公開請求者に代わり請求書を作成できるものとする。

②　総務財政課の職員は、請求書の作成に当たり、公開請求者から請求書に記入すべき事項を聴き取り等により把握し、記入するものとする。

③　記入が終了した場合には、記入した内容に誤記又は記載漏れ等がないかを確認するため、請求書の記入事項を公開請求者に読み聞かせるなど必要な措置を講ずるとともに、「備考」欄に作成者の所属、職氏名を記入するものとする。

(6)　町有情報の特定

町有情報の特定に当たっては、必要な資料等により検索するほか、事務担当課等と十分に連絡をとり、当該町有情報の存在の有無を確認するとともに、可能な限りその名称又は内容等を特定するものとする。

(7)　請求書の補正

請求書の補正に当たっては、次のとおり取り扱うものとする。

①　請求書の記入欄に記入漏れや不明な箇所など不備な部分がある場合には、公開請求者に対して、その不備な部分を説明し、加筆、訂正又は削除等により補正するよう求めるものとする。

②　補正を行った場合には、当該補正に要した期間は条例第11条第2項の規定による決定までの期間に含まないことから、必要事項を当該公開請求に係る請求書の事務処理欄に記入し、適切に処理するものとする。

③　補正を求めた場合であって、公開請求者がその補正に応じない場合には、当該不備な部分の内容によっては、町有情報の特定ができず公開ができない場合がある旨を説明する。

④　請求書の補正に当たっては、原則公開請求者自らが不備な部分を補正するものとする。

ただし、当該公開請求者が遠隔地である等の理由により補正に相当の時間を要する場合で、当該補正が電話その他の方法により公開請求者の意思が確認でき、かつ、誤解が生じない場合には、当該公開請求者に代わり総務財政課の職員が補正できるものとし、「備考」欄に補正を行った者の所属、職氏名を記入するものとする。

(8)　郵便等により提出された請求書の取扱い等

FAX、電子メール、郵便等により提出された請求書についても、当該請求書の提出に当たり必要な事項が記入されている場合には、これを受け付けるものとする。

なお、当該請求書に不備な部分がある場合には、上記(7)の取扱いにより補正するものとする。

(9)　公開請求者への説明等

請求書を受け付けたときは、請求書の「受付年月日」欄に記入するとともに、「事務担当課等」欄に事務担当課等の名称を記入し、請求書の写しを公開請求者に交付する。

また、その際には、次の事項について、説明するものとし、郵便等による請求書の提出を行った請求者に対しては、当該請求書の写しとともに次の事項を記載した書面を送付するものとする。

①　公開請求書を受け付けたことにより公開を実施するものではないこと。

②　町有情報の公開は、公開等の決定に日時を要するため受付と同時には行われないこと。

③　この公開請求に対して、条例第12条第1項に規定する「公開決定」、「一部公開決定」、「非公開決定」又は「存否不明決定」に係る通知又は条例第13条で定める不存在の通知が行われること。

④　上記③の通知は、公開請求を受け付けた日から15日以内(補正を要した期間がある場合には、公開請求があった日から当該補正に要した期間を除いて15日以内)に書面により送付すること。

⑤　やむを得ない理由があるときには、上記④の期間を延長する場合があり、この場合には、公開等決定期間延長通知書により通知すること。

⑥　公開を実施する場合の日時及び場所は、公開決定通知書又は一部公開決定通知書により通知すること。

⑦　写しの交付又は送付には、費用の負担が必要であること。

⑧　事務担当課等が行う決定に不服がある場合であって、条例第18条の規定の適用を満たす場合、又は事務担当課等の決定が上記④で定める期間内に行われない場合には、厚沢部町長に対して、異議の申立てをすることができること。

(10)　請求書の送付等

請求書を受け付けたときは、その写しを事務担当課等に回付し、総務財政課において原本を保管するものとする。

3　公開等の決定等

(1)　公開請求に係る町有情報の検索

総務財政課から回付を受けた事務担当課等は、公開請求のあった内容を確認し、公開請求に係る町有情報を速やかに検索するものとする。

(2)　公開等の決定

①　公開請求に係る町有情報を特定した場合には、条例第11条第1項各号に規定する当該町有情報に係る公開等の決定を速やかに行うものとする。

②　当該公開請求に係る町有情報が、1課に限らず複数の課に関わる場合には、その関係するすべての課で協議をし、公開等の決定をするものとする。

(3)　公開等の決定等に係る事務処理

公開等の決定等に当たっては、次の事務処理によるものとする。

①　起案は、事務担当課等において行うこと。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

②　起案文書には、公開等の決定等の内容及びその理由、公開する町有情報の名称及び内容、写しの交付等の有無及びその費用などを明記するとともに、当該公開請求者への通知書の写しを添付すること。

また、その他必要がある場合には、資料等を添付すること。

③　1課に限らず複数の課に関わる場合には、主として当該町有情報を管理している事務担当課等が起案し、関係課及び総務財政課に合議すること。

④　決裁の終了した起案文書は、事務担当課等において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

⑤　ここで規定する事務処理は、すべての事務担当課等において行う公開等の決定及び不存在の通知について準用するものとする。

(4)　決定等の期間延長を行う場合の取扱い

条例第11条第3項で規定する決定等の期間延長を行う場合には、次のとおり取り扱うものとする。

①　決定等の期間延長の考え方

ア　決定等の期間延長ができるのは、決定をできない正当な理由があるときに限るとされていることから、速やかに公開等の決定を行うことができる場合にまで適用しないこと。

イ　やむを得ず決定等の期間延長を行う場合でも、その日数はできるだけ短い期間にとどめること。

②　決定等の期間延長に係る事務処理

ア　起案は、事務担当課等において行うこと。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

イ　起案文書には、町有情報の名称、公開請求の受付日、補正の有無及び当該補正に要した期間、当初の決定期限、期間延長の理由、期間延長後の決定期限などを明記するとともに、当該公開請求者への通知書の写しを添付すること。

ウ　1課に限らず複数の課に関わる場合には、主として当該町有情報を管理している事務担当課等が起案し、関係課及び総務財政課に合議すること。

エ　決裁の終了した起案又書は、事務担当課等において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

オ　ここで規定する事務処理は、すべての事務担当課等における決定等の期間延長について準用する。

(5)　公開等の決定を行わない場合の取り扱い

事務担当課等において、上記(2)による公開等の決定を条例第11条第2項及び第3項に定める期間内に行わない場合には、非公開決定として取り扱われるものである。

この場合において、改めて公開請求者に対し公開しない旨の通知は必要としないが、当該公開請求者から異議申立てがあった場合には、事務担当課等として非公開決定とした町有情報の名称及びその理由などを明確にしておく必要があることから、上記(3)による事務処理を行うものとする。

4　公開請求者への通知書の送付等

(1)　通知書の送付

①　事務担当課等は、上記3により公開等の決定を行った場合又は決定等の期間延長を行った場合には、速やかに公開請求者に対して、規則第3条各号で規定する「公開決定通知書」、「一部公開決定通知書」、「非公開決定通知書」若しくは「存否不明決定通知書」、又は規則第4条で規定する「公開等決定期間延長通知書」を送付するものとする。

②　送付の方法は、郵便等により行うものとする。

(2)　公開決定通知書等の記入要領

規則第3条の規定による公開決定通知書等の記入は、次の要領によるものとする。

①　「町有情報の名称」欄は、当該町有情報の名称を正確に記入すること。この場合、1枚の請求書により公開請求のあった町有情報が複数となるときは、1枚の通知書に複数の町有情報の名称を記入することができること。

②　「公開の方法等」欄は、公開請求者に対して行う公開の方法に該当するものに○印を付し、当該公開の方法が写しの交付又は送付による場合には、当該写しを作成した媒体(書面、ビデオテープ、フロッピーディスク等)及び写しの交付又は送付に要する費用を記入すること。

なお、写しの交付又は送付に要する費用の算出根拠は、公開請求者に明示しなければならないことから、記入欄が不足する場合は別紙を用いて具体的に記入すること。

③　「公開の実施」欄は、第3の7の規定により指定した日時及び場所を記入すること。

④　「非公開情報の概要及びその理由」欄及び「非公開情報とした理由」欄は、条例第6条の該当する号及びその具体的な理由を記入し、概要には非公開情報に記録されている町有情報の概要を記入すること。

なお、理由は、公開請求者に対して明示されなければならないことから、記入欄が不足する場合には別紙を用いて具体的に記入すること。

⑤　「非公開情報が公開できることとなる時期」欄及び「公開できることとなる時期」欄は、一部公開決定又は非公開決定とした場合において、当該非公開情報の公開時期が明らかで、かつその公開時期が到来することにより非公開とする理由が消滅するときは、その時期を記入すること。

⑥　存否不明決定通知書の「公開請求のあった町有情報の名称又は内容」欄は、当該公開講求に係る請求書の「公開請求をする町有情報の名称又は内容」欄の内容を転載すること。

⑦　「存否を明らかにしない理由」欄は、条例第9条に該当する旨及び明らかにできない理由を記入すること。

⑧　「事務担当課等」欄は、公開等の決定を行った事務担当課等を記入すること。

なお、請求書に記入した事務担当課等と異なる場合には、その理由等を「備考」欄に記入し、公開請求者に不可解さを与えないこと。

(3)　公開等決定期間延長通知書の記入要領

規則第4条の規定による公開等決定期間延長通知書の記入は、次の要領によるものとする。

①　「町有情報の名称」欄は、上記(2)の①と同様とすること。

②　「公開請求の受付日」欄は、請求書を受け付けた日とすること。

③　「補正を行った場合の補正に要した期間」欄は、第3の2の(7)により請求書の補正を行った場合に要した日数を記入すること。

なお、(　)書きの期間は、受付日から請求書の事務処理欄に記入した補正完了年月日までを記入すること。

④　「当初の決定期限」欄は、補正を行っていない場合にあっては受付日から15日目に当たる日を、補正を行った場合にあっては受付日から補正に要した期間を除いて15日目に当たる日を記入すること。

⑤　「期間延長の理由」欄は、当初の決定期限で公開等の決定を行うことができず決定等の期間延長を必要とする具体的な理由を記入すること。

⑥　「期間延長後の決定期限」欄は、当初の決定期限から延長することとした決定期限を記入すること。

5　町有情報が存在しない場合の取扱い

公開請求に係る町有情報が存在しない場合には、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　通知書の送付

事務担当課等は、公開請求に係る町有情報が存在しない場合には、条例第13条の規定により公開請求者に対して速やかに不存在である旨の通知をするものとする。

(2)　不存在の通知に係る事務処理

不存在の通知に当たっては、次の事務処理によるものとする。

なお、不存在の通知に当たっては、第3の3の(4)による決定等の期間延長は行うことができないので留意すること。

①　起案は、事務担当課等において行うこと。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

②　上記①で、当該公開請求に係る情報が事務担当課等に存在せず、国等が保有する情報であり、関係する事務担当課等がない場合には、総務財政課において起案すること。

③　起案文書には、公開請求のあった町有情報の名称又は内容、不存在の理由を明記するとともに、当該公開請求者への通知書を添付すること。

④　決裁の終了した起案文書は、事務担当課等において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

(3)　町有情報不存在通知書の記入要領

規則第5条の規定による町有情報不存在通知書の記入に当たっては、次の要領で行うものとする。

①　「町有情報の名称又は内容」欄は、当該公開請求に係る請求書の「公開請求をする町有情報の名称又は内容」欄の内容を転載すること。

②　「不存在の理由」欄は、公開請求に係る町有情報が不存在であることの具体的な理由を記入すること。

なお、理由は、公開請求者に対して明示されなければならないことから、記入欄が不足する場合には別紙を用いて具体的に記入すること。

③　「事務担当課等」欄は、不存在の通知に係る起案をした事務担当課等を記入すること。

なお、請求書に記入した事務担当課等と異なる場合には、その理由等を「備考」欄に記入し、公開請求者に不可解さを与えないこと。

6　第三者の意見聴取等の取り扱い

第三者に関する情報に係る意見聴取等に当たっては、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　意見聴取を行うとき

第三者の意見聴取は、次の場合に行うものとする。

①　条例第14条第1項の規定による場合

公開等の決定に係る判断を慎重かつ公正に行うために実施するものであるので、容易に判断できる場合等には実施しない。

②　条例第14条第2項の規定による場合

「公益性の必要性」に該当するときには、必ずその第三者に意見を述べる機会を与えなければならない。

(2)　第三者の意見聴取の事務処理

第三者の意見聴取に当たっては、次の事務処理によるものとする。

①　第三者の意見聴取の通知等

ア　第三者の意見聴取は、公開請求のあった事務担当課等が必要と認める場合に行うものとする。

イ　意見聴取に係る起案は、事務担当課等において行うこと。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

ウ　起案文書には、公開請求のあった町有情報の名称、当該町有情報に記録されている第三者の氏名又は名称及びその内容、意見聴取を行う事項、意見回答書の提出期限、来訪等による面談又は電話により直接意見聴取を行う場合にはその日時及び場所などを明記するとともに、第三者からの意見聴取通知書及び意見回答書を添付すること。

エ　意見回答書の提出期限は、特別な理由がない限り通知日からおおむね1週間以内とすること。

なお、返信用封筒を同封するなど第三者の負担を伴わないように配慮すること。

オ　決裁の終了した起案文書は、事務担当課において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

②　意見聴取の実施方法等

ア　意見聴取は、上記①の通知書及び意見回答書を面談等により直接手渡し、又は郵便等により送付して行うものとする。

イ　意見聴取は、次の事項等について行うこと。

(ア)　法人その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報が記録されている町有情報については、権利利益の侵害の有無

(イ)　国等に関する情報が記録されている町有情報については、協力関係への影響の有無、審議、協議、調査研究に対する支障の有無、事務又は事業の公正又は円滑な実施の困難性の有無

ウ　意見聴取を面談及び電話等により行う場合には、通知書に記載した内容を口頭で説明し、第三者に意見聴取の趣旨を正確に伝えること。

なお、その際に公開請求者の情報が漏れることのないように慎重に行うこと。

③　意見聴取を行った公開請求に係る公開決定等の通知等

ア　意見聴取を行った公開請求に係る公開等の決定は、第三者からの意見を参考に第3の3の(2)及び(3)により行うものとする。

イ　公開等の決定に係る起案文書には、第三者の意見回答書を添付するとともに、面談又は電話等により直接第三者から意見聴取を行った場合には、意見聴取を行った相手方の氏名又は名称、意見聴取の年月日、聴取した事項、意見の内容などを付記すること。

ウ　第三者への公開決定等通知書は、上記アの起案と同時に行うこと。

エ　決裁の終了した起案文書は、写しを事務担当課等で保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

(3)　第三者に対する通知書の送付等

①　通知書の送付

送付の方法は、郵便等により行うものとし、決裁終了後速やかに行うこと。

②　第三者の意見聴取通知書の記入要領

規則第6条の規定による第三者の意見聴取通知書の記入は、次の要領によるものとする。

ア　「公開請求のあった町有情報の名称」欄は、当該町有情報の名称を正確に記入すること。

イ　「町有情報の中に含まれるあなたに関する情報の内容」欄は、できる限り具体的に記入すること。

なお、欄が不足する場合は別紙に記入し添付するとともに、必要に応じて該当する部分の写し等を添付するなどの措置を講ずること。

ウ　「意見聴取を行う事項」欄は、上記(2)の②のイの事項について記入すること。

エ　「意見回答書提出期限」欄は、上記(2)の①により決定した年月日を記入すること。

オ　「事務担当課等」欄は、意見聴取を実施する事務担当課等を記入すること。

③　第三者への公開決定等通知書の記入要領

規則第8条の規定による第三者への公開決定等通知書の記入に当たっては、次の要領によるものとする。

ア　「公開決定等の日」欄は、上記(2)の③により決定した年月日を記入すること。

イ　「公開請求のあった町有情報の名称」欄は、上記(3)の②のアと同様の内容を記入すること。

ウ　「町有情報の中に含まれるあなたに関する情報の内容」欄は、上記(3)の②のイと同様の内容を記入すること。

ただし、該当する部分の写し等は添付しない。

エ　「公開の方法、日時及び場所」欄は、上記(2)の③により決定した公開の方法、日時及び場所を記入すること。

オ　「事務担当課等」欄は、公開等の決定を行った事務担当課等を記入すること。

7　公開の実施等

公開請求者への公開の実施に当たっては、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　公開の日時及び場所の指定

①　公開を実施する日時の指定

ア　公開を閲覧、視聴又は写しの交付により実施する場合の日時については、公開請求者に対して通知した書面が到達するまでの期間等を考慮した適切で妥当な日時とし、公開請求者の利便性を考慮すること。

この場合、公開請求者と事前に連絡を取るなどして、公開請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。

イ　公開を写しの送付により実施する場合については、公開請求者に対して複写情報を送付する日とすること。

なお、公開決定通知書等と同時に送付できる場合には、当該公開決定通知書等の通知日とすること。

②　公開を実施する場所の指定

ア　公開を閲覧、視聴又は写しの交付により実施する場合については、原則として公開決定情報を管理、保存する事務担当課の事務所内の会議室などとし、公開請求者が落ち着いて閲覧等が行えるような環境に配慮するものとする。

ただし、公開を視聴により実施する場合であって、その事務室の環境が雑然としている、又は視聴するに必要な装置がないなどやむを得ない理由がある場合には、他の事務担当課等の事務所内において実施することができるものとする。

イ　上記アのただし書にあっては、実際に公開を実施する事務担当課等にあらかじめ連絡し、承諾を得ておくものとする。

ウ　公開を写しの送付により実施する場合には、場所の指定は不必要とする。

(2)　公開の方法等

条例第15条の規定による公開の方法は、次のとおりとする。

①　閲覧、視聴により公開する場合

ア　書面、図面、図画及び写真等(以下「書面等」という。)の閲覧は、原則原本により行うものとする。

ただし、町有情報を汚損し、又は破損するおそれがあるなど当該町有情報の保存に支障があると認められるときその他合理的な理由があるときは、当該町有情報の写しにより行うものとする。

イ　マイクロフィルムに記録されている情報の閲覧は、マイクロフィルムを印画紙に複写したものを閲覧に供するものとする。

ウ　電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスク等(以下「磁気テープ等」という。)に記録されている情報の閲覧又は視聴は、その内容を印字装置により書面に出力したもの、又はその内容をディスプレイにより画面に出力したものにより行うものとする。

エ　録音テープ、ビデオテープ等(以下「録音テープ等」という。)に記録されている情報の視聴は、その情報の内容を変換することにより認識することができる装置を用いて行うものとする。

②　写しの交付により公開する場合

ア　書面等の写しの交付は、原則原本から作成した写しを書面により交付して行うものとする。

イ　マイクロフィルムに記録されている情報の写しの交付は、マイクロフィルムを印画紙に複写したものから作成した写しを書面により交付して行うものとする。

ウ　磁気テープ等に記録されている情報の写しの交付は、次により行うものとする。

(ア)　その内容を印字装置により書面に出力したものから作成した写しを書面により交付して行うものとする。

(イ)　その内容を原本と同様の磁気テープ等にコピーしたものを写しとして当該磁気テープ等により交付して行うものとする。

エ　録音テープ等に記録されている情報の写しの交付は、原本と同様の録音テープ等にコピーしたものを写しとして当該録音テープ等により交付して行うものとする。

オ　写しの交付に当たっては、公開請求者に複写情報の枚数及び内容等の確認を依頼し、交付漏れのないようにするとともに、別に定める「複写情報受領書」の提出を求めるものとする。

③　写しの送付により公開する場合

ア　郵便等による送付は、配達証明により行うものとする。

なお、その際には複写情報の枚数及び内容等の確認を依頼する文書を添付し、送付漏れのないようにするとともに、別に定める「複写情報受領書」及び返信用封筒も合わせて添付し、提出を求めるものとする。

イ　FAXによる送付は、次のとおり取り扱うものとする。

(ア)　FAXによる送信は、書面等の写しの交付の例により作成した当該複写情報を親展送信により行うものとする。

なお、その際には複写情報の写しの枚数及び内容等の確認を依頼する文書を送信し、送信漏れのないようにするとともに、別に定める「複写情報受領書」も合わせて送信し、返信を求めるものとする。

(イ)　FAXを送信する場合には、送信する直前に公開請求者と連絡をとり、送信して差し支えがないか確認してから送信するものとする。

(ウ)　送信終了後、送信内容どおりに送信が行われたかどうかを公開請求者に電話で確認し、送付漏れや不鮮明なものがあった場合には再度送信するものとする。

なお、数度に亘って送信しても不鮮明さが解消されない場合には、郵便等による送付への変更を協議するものとする。

ウ　電子メールによる送信は、次のとおり取り扱うものとする。

(ア)　電子メールによる送信は、町のホームページアドレスから公開請求者のメールアドレスへの送信により行うものとする。

なお、その際には複写情報内容等の確認を依頼する文書を送信し、送信漏れのないようにするとともに、別に定める「複写情報受領書」も合わせて送信し、返信を求めるものとする。

(イ)　電子メールを送信する場合には、相手方のメールアドレスを十分に確認し、誤送信のないように留意すること。

(ウ)　送信終了後、送信内容どおりに送信が行われたかどうかを公開請求者に確認し、正しく送信されない場合には再度送信するものとする。

なお、数度に亘って送信しても正しく送信されない場合には、郵便等による送付への変更を協議するものとする。

④　一部公開決定による公開の方法

一部公開決定による公開の方法は、次のとおり取り扱うものとする。

ア　一部公開決定による公開の方法は、原則書面等による閲覧、写しの交付又は写しの送付により行うものとする。

ただし、書面以外の方法であっても閲覧、視聴、写しの交付又は写しの送付ができる場合には、可能な限りそれに応じるものとする。

イ　閲覧による公開は、原本からその非公開情報が記録されている部分をあらかじめ取り除き、又は覆い隠す等の方法に行うものとする。

ただし、原本による公開決定情報と非公開情報との分離が困難な場合、又は公開決定情報と非公開情報との分離に相当の時間を要することとなる場合には、公開決定情報から非公開情報を覆い隠した上で写しを作成し、又は公開決定情報の全部の写しを作成した後、非公開情報の部分をマスキングした上で写しを作成する等の方法により閲覧を行うものとする。

ウ　写しの交付による公開は、上記イによる場合の写し又は上記イのただし書による場合の写しの写しを交付して行うものとする。

エ　写しの送付による公開は、上記ウによる方法により作成した写しを郵便等、FAX又は電子メールにより送付するものとする。

●原本と複写情報の閲覧、視聴、写しの交付、写しの送付に係る相関表

⑤　複写情報の作成等

複写情報の作成に当たっては、次により行うものとする。

ア　書面等による複写情報の作成

(ア)　書面等による複写情報の作成は、原則事務担当課等の職員が乾式複写機により行うものとする。

ただし、公開請求者がカラーコピー機による複写情報の作成を希望する場合には、カラーコピー機により行うものとする。

(イ)　図面、写真などで事務担当課等の職員による作成が困難なもの、又は上記(ア)による方法での作成が困難なものについては、外部委託等による作成を行うことができるものとする。

(ウ)　書面等の作成に当たっては、原則両面印刷は行わないものとする。

イ　磁気テープ等による複写情報の作成

(ア)　磁気テープ等による複写情報の作成は、原則事務担当課等の職員が電子計算機等により行うものとする。

(イ)　事務担当課等の職員による作成が困難なものについては、外部委託等による作成を行うことができるものとする。

(ウ)　複写情報を作成した場合には、当該複写情報の内容を書面に出力し、又は当該複写情報の写しを磁気テープ等により作成して保管しておくものとする。

ウ　録音テープ等による複写情報の作成

(ア)　録音テープ等による複写情報の作成は、原則事務担当課等の職員が複製に必要な装置により行うものとする。

(イ)　事務担当課等の職員による作成が困難なものについては、外部委託等による作成を行うことができるものとする。

(3)　公開の実施要領等

公開の実施に当たっては、上記(1)による公開の日時及び場所において、次の要領により行うものとする。

なお、公開請求者がやむを得ない理由により指定した日時に公開を受けることができない場合には、公開請求者と連絡をとり、日時を変更して公開を実施するものとする。

①　公開請求者が到着次第速やかに閲覧又は視聴を開始し、又は写しを交付できるように、あらかじめ公開決定情報を準備しておくものとする。

この場合において、公開決定情報以外の町有情報が含まれていないか、最終確認を行うものとする。

②　公開請求者が到着したときには、公開決定通知書等の提示を求め、請求者本人であることを確認するものとする。

③　公開請求者が閲覧又は視聴している間は、原則事務担当課等の職員が立ち会うものとする。

④　公開請求者の閲覧又は視聴により、条例第15条第2項に定める公開決定情報の保存に支障があると認められる場合その他合理的な理由が生じた場合には、一度閲覧又は視聴を中止させ、その複写情報により再度閲覧又は視聴を行うものとする。

なお、その複写情報の作成に時間を要する場合には、公開請求者にその旨説明し、改めて日時を指定して公開の実施を行うものとする。

⑤　公開請求者が、不意に複写情報の交付を希望した場合には、その公開請求を行った請求書の補正を求め、速やかに複写情報を作成するものとする。

なお、その複写情報の作成に時間を要する場合には、公開請求者にその旨説明し、改めて日時を指定して複写情報の交付又は送付を行うものとする。

⑥　複写情報の交付又は送付により公開した場合には、公開請求者に対し、当該複写情報の管理を徹底するとともに、不正に使用し、又は改ざん等しないように説明するものとする。

⑦　閲覧が終了した場合は、速やかに公開決定情報を元の場所に戻すものとする。

なお、閲覧又は視聴による公開を複写情報により行った場合の当該複写情報は、確実な方法により廃棄するものとする。

⑧　公開を実施した事務担当課等は、速やかに規則第11条の規定による町有情報公開処理票により実施結果を整理し、写しを保管のうえ、総務財政課に送付するものとする。

(4)　町有情報公開処理票の記入要領

町有情報公開処理票の記入に当たっては、次の要領によるものとする。

①　「事務担当課等」欄及び「担当者職氏名」欄は、公開を実施した事務担当課等の名称及び公開に立ち会った担当者の職氏名を記入すること。

②　「公開請求者」欄及び「請求年月日」欄は、公開請求を行った者の氏名又は名称及び請求書の提出年月日を記入すること。

③　「公開の方法」欄は、実際に公開を実施した方法を記入すること。

④　「徴収費用」欄は、公開請求者に写しの交付又は写しの送付により公開を行った場合に徴収した費用を記入すること。

⑤　「公開の日時及び場所」欄は、実際に公開を実施した日時及び場所を記入すること。

⑥　「町有情報の名称及び内容」欄は、実際に公開した町有情報の名称及び内容を記入すること。

⑦　「備考」欄は、公開の実施に当たって総務財政課に連絡すべき事項その他特記すべき事項を必要に応じて記入すること。

8　公開請求の取下げの取扱い

(1)　公開等の決定を行う前までに公開請求者から公開請求を取り下げる旨の申出があったときには、別に定める公開請求取下書を標準とした書面(以下「取下書」という。)の提出を求めるものとする。

(2)　公開請求者から取下書の提出があったときは、取下書に受付印を押印するとともに、当該公開請求に係る請求書を送付した事務担当課等に写しを送付し、総務財政課において原本を保管するものとする。

(3)　事務処理は、上記3の(3)の規定に準じて処理するものとする。

9　公開請求者の費用負担等の取扱い

条例第17条の規定による複写情報の作成及び送付に要する公開請求者の費用負担に当たっては、次により取り扱うものとする。

(1)　公開請求者の費用負担の区分及び額

公開請求者は、次の区分による当該複写情報の作成及び送付に要する費用の額を負担するものとする。

①　複写情報の作成に要する費用

注)　「磁気テープ等の媒体により作成する複写情報」において、公開請求者が当該複写情報の作成に係る媒体を提出した場合にあっては、当該媒体の購入に要した費用は徴収しない。

②　複写情報の送付に要する費用

(2)　費用の徴収方法等

①　費用の徴収事務の主管課

費用の徴収事務の主管課は、事務担当課等とする。

②　費用の徴収方法

費用の徴収方法は、厚沢部町財務規則(平成22年規則第3号)の規定により発行する納付書により徴収するものとする。

③　費用の徴収時期

ア　費用の徴収時期は、当該公開請求に係る公開決定通知書等を公開請求者に交付又は送付する際に添付して交付するものとし、原則公開請求者からの納入を確認してから複写情報の交付又は送付を行うものとする。

イ　条例第15条第3項の規定による複写情報の交付又は送付に変更又は中止が見込まれる場合にあっては、上記アの例外として交付又は送付後に徴収するなど慎重かつ適切な処理によるものとする。

ウ　公開請求者が、公開請求と同時に現金書留等により複写情報の作成及び送付に要する費用を送金してきた場合には、出納課金庫など確実な方法で保管し、公開決定等がされた段階で総務財政課職員が本人に代わって納付書により納入するものとする。

なお、送金のあった金額に余剰が生じた場合には、現金書留により本人に返金するものとし、不足が生じた場合には、当該不足額を本人に連絡し、当該送金額を現金書留で返金するとともに納付書を交付するものとする。

④　費用の徴収科目

費用の徴収に係る収入の歳入科目は、雑入(複写料に係る収入)とする。

10　公開基準の設定等

(1)　公開基準の設定

総務財政課及び事務担当課等は、管理、保管する町有情報について、公開請求があった場合の町有情報に係る当該町有情報を公開するかどうかを決定する際の参考となる基準(以下「公開基準」という。)を定めておくことができるものとする。

(2)　公開基準の区分

公開基準の区分は、次のとおりとする。

①　総務財政課が所管する公開基準

総務財政課が所管する公開基準は、全ての事務担当課等に共通して用いられる町有情報のうち、町有情報の公開をするかどうかの判断をしておくことが有用と認められるものに係るものとする。

②　事務担当課等が所管する公開基準は、その所掌に属する事務に用いられる町有情報(全ての事務担当課等に共通して用いられる町有情報を除く。)のうち、町有情報の公開をするかどうかの判断をしておくことが有用と認められるものに係るものとする。

(3)　公開基準の通知

総務財政課及び事務担当課等において公開基準を定めたときは、総務財政課にあっては全ての事務担当課等に、事務担当課等にあっては総務財政課に対し、速やかに公開基準の内容を通知するものとする。

定めた事項を変更し、又は廃止したときも同様とする。

(4)　公開基準の設定手続

公開基準の設定手続は、次により行うものとする。

①　公開基準に係る町有情報の選定

公開請求のあった町有情報の公開等の決定は、原則公開請求のあった町有情報ごとに行うこととなるので、公開基準に係る町有情報は、慎重に選定するものとする。

②　公開基準の内容

公開基準の内容は、少なくとも次の事項について定めるものとする。

ア　一部公開決定又は非公開決定に係る公開基準

町有情報の名称、非公開とすべき部分及び非公開の理由(条例第6条の該当号を含む。)

イ　公開決定に係る公開請求

町有情報の名称

③　総務財政課への協議

事務担当課等は、公開基準を設定(変更及び廃止を含む。)するときには、総務財政課に協議することとする。

④　関係課等との調整

総務財政課及び事務担当課等は、公開基準を設定(変更又は廃止を含む。)するに当たっては、必要に応じて当該公開基準に関連する他課等と調整を図るものとする。

第4　不服申立てに関する手続き

条例第2章第3節の不服申立てに関する手続きについては、厚沢部町情報公開不服申立事務処理要領の定めにより行うものとする。

第5　情報提供の総合的推進

条例第22条の情報提供の総合的推進については、厚沢部町情報提供推進要綱の定めにより行うものとする。

第6　会議の公開

条例第24条の会議の公開については、附属機関等の会議の公開に関する指針に基づき行うものとする。

第7　出資法人等の情報公開事務

条例第25条の出資法人等の情報公開については、出資法人等情報公開推進要綱及び出資法人等情報公開事務取扱要領の定めにより行うものとする。

第8　町有情報の管理等

1　町有情報の管理

条例第26条の規定による町有情報の管理は、次により行うものとする。

(1)　町有情報の管理に当たっては、厚沢部町文書事務取扱規程及び厚沢部町文書編さん保存規程の定めるところにより、適切に行うものとする。

(2)　実施機関は、上記(1)の規定によるほか、利用者が町有情報の検索を行うために必要な措置を講ずるものとする。

2　制度の周知

条例第27条の規定による情報公開制度の周知に当たっては、町広報誌や町内会への回覧による周知のほか、町ホームページへの登録、各種会議での説明等の機会に幅広く行い、制度の理解と活用を求めるものとする。

3　制度の公表

条例第29条の規定による運用状況の公表は、次により行うものとする。

(1)　毎年第2回定例会(6月開会)の際に議会に報告する。

(2)　議会に報告した内容を、町広報誌及び町ホームページにより町民等に公表する。

4　実施機関への委任

実施機関は、条例第30条の規定により、必要に応じてこの条例の運用等に関する規則、規程又は要綱等を制定するものとし、情報公開制度の適正かつ円滑な運用に努めるものとする。

第10　その他

この要綱に定めるもののほか必要な事項は、別に定めるものとする。

附則

附則(平成19年訓令第18号)

附則(平成20年訓令第11号)抄

附則(平成22年訓令第7号)

附則(令和3年訓令第12号)抄