出資法人等情報公開事務取扱要領

○出資法人等情報公開事務取扱要領

平成13年9月26日

訓令第19号

第1　趣旨

出資法人等情報公開推進要綱(平成13年訓令第18号。以下「要綱」という。)に係る事務の処理については、この要領の定めるところによる。

第2　事務分担

1　総務財政課で行う事務

総務財政課で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　出資法人等が保有する情報であって、実施機関が管理していないものの閲覧、視聴又は写しの交付若しくは送付(以下「情報の閲覧等」という。)に係る照会、相談及び案内に関すること。

(2)　出資法人等の情報公開に係る総合的な連絡、調整に関すること。

(3)　情報の閲覧等に係る出資法人等情報公開申出書(別記様式第1号。以下「申出書」という。)の審査、受付に関すること。

(4)　出資法人等の名簿の整備に関すること。

2　所管課で行う事務

当該出資法人等を所管する課等(以下「所管課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　出資法人等との連絡、調整に関すること。

(2)　出資法人等に対する情報の閲覧等の依頼に関すること。

(3)　出資法人等からの経営状況を説明する文書の収受、管理、保存及び公開の実施に関すること。

(4)　情報の閲覧等の実施に関すること。

第3　出資法人等の情報公開事務

1　出資法人等の情報公開に関する照会及び相談等(総務財政課)

(1)　出資法人等の情報公開に関する照会

出資法人等の情報公開に関する照会があった場合には、条例、規則及び要綱等に基づき説明を行うものとする。

(2)　出資法人等の情報公開に関する相談

出資法人等の情報公開に関する申出の相談があった場合には、その申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、必要に応じて、申出に係る当該出資法人等の所管課の職員を同席させるなど申出者の利便性に考慮するものとする。

(3)　出資法人等の名簿の整備

所管課は、要綱第3の2の(2)により出資法人等から経営状況を説明する文書の提出を受けたときは、当該出資法人等の名称及び主たる事務所の所在地を総務財政課に報告し、総務財政課はその報告を受けて当該出資法人等の名簿を整備するものとする。

2　経営状況を説明する文書の公開の手続き

経営状況を説明する文書の公開の手続きは、厚沢部町情報公開事務取扱要綱(平成13年訓令第16号。以下「町の要綱」という。)の規定に基づき処理するものとする。

3　情報の閲覧等に係る公開の手続き

(1)　申出書の受付窓口

申出書の受付窓口は、総務財政課とする。

(2)　申出者の確認

申出書の提出があった場合には、当該申出書を提出した者(以下「申出者」という。)が要綱第2に規定する町民その他町政に関係を有する者(以下「町民等」という。)であるかどうかを確認するものとする。

(3)　申出書の確認

申出書の提出があった場合には、次の事項について確認するものとする。

①　申出の目的が、厚沢部町情報公開条例の趣旨に反していないか。

②　申出書の氏名、住所は、読みやすく、かつ正しく記載されているか。

③　申出をしようとする出資法人等の情報の名称又は申出に係る出資法人等の情報を特定するために必要な事項が、具体的に記載されているか。また、その内容は適当か。

④　公開の方法が指定されているか。また、写しの交付又は送付を希望する場合にその方法が記載されているか。

⑤　申出に対する決定その他連絡を必要とする場合の連絡先としての電話番号等が明らかにされているか。

⑥　その他情報を公開するに当たり確認しておく必要のある事項がないか。

(4)　申出書の受付に当たっての留意事項

①　申出書には、申出者の押印は必要としないので、留意するものとする。

②　申出書を受け付ける際には、原則所管課の職員の立ち会いを求めるものとする。

(5)　総務財政課における申出書の作成

①　申出者が障害等により申出書の必要事項を記載することが困難であると認められる場合には、総務財政課の職員が申出者に代わり申出書を作成できるものとする。

②　総務財政課の職員は、申出書の作成に当たり、申出者から申出書に記載すべき事項を聴き取り等により把握し、記入するものとする。

③　記入が終了した場合には、記入した内容に誤記又は記載漏れ等がないかを確認するため、申出書の記入事項を申出者に読み聞かせるなど必要な措置を講ずるとともに、「備考」欄に作成者の所属、職氏名を記入するものとする。

(6)　申出書の補正

申出書の補正に当たっては、次のとおり取り扱うものとする。

①　申出書の記入欄に記入漏れや不明な箇所など不備な部分がある場合には、申出者に対して、その不備な部分を説明し、加筆、訂正又は削除等により補正するよう求めるものとする。

②　補正を行った場合には、当該補正に要した期間を申出書の事務処理欄に記入し、適切に処理するものとする。

③　補正を求めた場合であって、申出者がその補正に応じない場合には、当該不備な部分の内容によっては、文書の特定ができず公開ができない場合がある旨を説明するものとする。

④　申出書の補正に当たっては、原則申出者自らが不備な部分を補正するものとする。

ただし、当該申出者が正当な理由により補正に相当の時間を要する場合で、当該補正が電話その他の方法により申出者の意思が確認でき、かつ誤解が生じない場合は、当該申出者に代わり総務財政課の職員が補正できるものとし、「備考」欄に補正を行った者の所属、職氏名を記入するものとする。

(7)　郵便等により提出された申出書の取扱い等

FAX、電子メール、郵便等により提出された申出書についても、当該申出書の提出に当たり必要な事項が記入されている場合には、これを受け付けるものとする。

なお、当該申出書に不備な部分がある場合には、上記(6)の取扱いにより補正するものとする。

(8)　申出者への説明等

申出書を受け付けたときは、申出書の写しを申出者に交付するとともに、次の事項について説明し、速やかに所管課に送付するものとする。

なお、郵便等により申出書の提出があった場合には、当該申出書の写し及び次の事項を記載した書面を当該申出者に送付するものとする。

①　申出書を受け付けたことにより公開を実施するものではないこと。

②　出資法人等の情報の公開は、出資法人等が公開等の決定を行うため受付と同時には行われないこと。

③　出資法人等は、所管課から申出に係る情報の提出の依頼を受けた日からおおむね15日以内に要綱第4の2の(4)の規定による諾否の決定等を行い、出資法人等情報公開回答書(別記様式第3号。以下「回答書」という。)により回答すること。

④　やむを得ない理由があるときには、情報の閲覧等の諾否の決定に係る期間の延長(以下「諾否の決定の期間延長」という。)を行う場合があり、この場合には、出資法人等決定期間延長通知書(別記様式第5号。以下「期間延長通知書」という。)により申出者に通知すること。

⑤　公開を実施する場合の日時及び場所は、回答書により指定すること。

⑥　写しの交付又は送付には、費用の負担が必要であること。

(9)　申出書の送付等

①　申出書を受け付けたときは、その写しを所管課に送付し、総務財政課において原本を保管するものとする。

②　送付を受けた所管課は、出資法人等情報公開依頼書(別記様式第2号。以下「依頼書」という。)に当該申出書の写しを添付し、速やかに出資法人等に当該情報の閲覧等に応ずるよう依頼するものとする。

(10)　申出書の送付に係る事務処理

出資法人等への申出書の送付に当たっては、次の事務処理によるものとする。

①　起案は、所管課において行うこと。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

②　起案文書には、当該出資法人等への依頼書及び申出書の写しを添付すること。

③　決裁の終了した起案文書は、所管課において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付すること。

4　出資法人等における情報の閲覧等の諾否の決定等

(1)　情報の閲覧等の諾否の決定等

出資法人等は、所管課から申出書の送付を受けた日からおおむね15日以内に当該申出に係る情報の閲覧等の諾否の決定等を行い、速やかに所管課に回答書を提出するものとする。

(2)　出資法人等からの回答に係る事務処理

出資法人等からの回答に当たっては、次の事務処理によるものとする。

①　所管課は、出資法人等から回答書の提出を受けた場合には、速やかに起案するものとする。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

②　起案文書には、出資法人等からの回答書を添付し、併せて申出者に対する回答書通知文(別記様式第4号。以下「回答書通知文」という。)を添付し決裁するものとする。

③　決裁の終了した起案文書は、所管課において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付するものとする。

④　所管課は、決裁終了後、速やかに申出者に回答書通知文及び回答書の写しを郵便等により送付するものとする。

5　情報の閲覧等の諾否の決定の期間延長等

(1)　情報の閲覧等の諾否の決定の期間延長

①　出資法人等は、やむを得ない事情により諾否の決定の期間延長を行う場合には、期間延長通知書を所管課に提出するものとする。

②　諾否の決定の期間延長は、できるだけ短い期間にとどめるよう努めるものとする。

③　不存在の場合には、諾否の決定の期間延長は行えないものとする。

(2)　出資法人等における情報の閲覧等の諾否の決定の期間延長に係る事務処理

出資法人等における情報の閲覧等の諾否の決定の期間延長に当たっては、次の事務処理によるものとする。

①　所管課は、出資法人等から期間延長通知書の提出を受けた場合には、速やかに起案するものとする。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議すること。

②　起案文書には、出資法人等からの期間延長通知書を添付し、併せて申出者に対する期間延長通知書通知文(別記様式第6号。以下「期間延長通知書通知文」という。)を添付し決裁するものとする。

③　決裁の終了した起案文書は、所管課において写しを保管し、原議書を総務財政課に送付するものとする。

④　所管課は、決裁終了後、速やかに申出者に期間延長通知書通知文及び期間延長通知書の写しを郵便等により送付するものとする。

6　出資法人等情報公開回答書等の記入要領

(1)　出資法人等情報公開回答書の記入要領

出資法人等情報公開回答書の記入に当たっては、次の要領によるものとする。

①　「情報の名称」欄は、申出のあった情報の名称を正確に記入すること。

②　「閲覧等に応じる区分及びその理由」欄は、申出者に対して行う情報の閲覧等の諾否の決定等について該当するものに○印を付すとともに、その区分が「一部応じない」又は「応じない」の場合には、その理由を記入すること。

なお、理由は、申出者に対して明示されなければならないことから、記入欄が不足する場合には別紙を用いて具体的に記入すること。

③　「閲覧等の方法等」欄は、上記2の区分が「全部に応じる」又は「一部に応じる」の場合に、その情報の閲覧等方法について該当するものに○印を付すとともに、その閲覧等の方法が写しの交付又は送付による場合には、当該写しを作成した媒体(書面、ビデオテープ、フロッピーディスク等)及び写しの交付又は送付に要する費用を記入すること。

なお、写しの交付又は送付に要する費用の算出根拠は、申出者に対して明示されなければならないことから、記入欄が不足する場合には別紙を用いて具体的に記入すること。

④　「閲覧等実施の日時及び場所」欄は、第3の8の定めにより指定した日時及び場所を記入すること。

⑤　「出資法人等連絡先」欄は、当該出資法人等の閲覧等の決定を行った部署等を記入すること。

⑥　「町所管課」欄は、当該出資法人等を所管する所管課を記入すること。

(2)　出資法人等決定期間延長通知書の記入要領

出資法人等決定期間延長通知書の記入に当たっては、次の要領によるものとする。

①　「情報の名称」欄は、上記(1)の①と同様とすること。

②　「申出の受付日」欄は、申出書を受け付けた日とすること。

③　「補正を行った場合の補正に要した期間」欄は、第3の3の(6)により申出書の補正を行った場合に要した日数を記入すること。

なお、(　)書の期間は、受付日から申出書の事務処理欄に記入した補正完了年月日までを記入すること。

④　「当初の決定期限」欄は、補正を行っていない場合にあっては、受付日から15日目に当たる日を、補正を行った場合にあっては受付日から補正に要した期間を除いて15日目に当たる日を記入すること。

⑤　「期間延長の理由」欄は、当初の決定期限で情報の閲覧等の諾否の決定を行うことができず、諾否の決定の期間延長を必要とする具体的な理由を記入すること。

⑥　「期間延長後の決定期限」欄は、当初の決定期限から延長することとした決定期限を記入すること。

⑦　「出資法人等連絡先」欄及び「町所管課」欄は、上記(1)の⑤及び⑥の規定に準じて記入すること。

7　非公開情報に相当する情報の取扱い

出資法人等は、申出のあった情報に要綱第4の2の(3)に規定する非公開情報に相当する情報が記録されている場合には、その部分を除き、情報の閲覧等に応ずるものとする。

なお、非公開情報に相当する情報とは、次のとおりとする。

(1)　個人に関する情報

個人の思想、宗教、身体的特徴、健康状態、家族構成、学歴、職歴、住所、所属団体、財産、所得等に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るもののうち、通常他人に知られたくないと望むことが正当であると認められる情報。

ただし、次に掲げる情報を除く。

①　法令又は条例(以下「法令等」という。)の規定により、何人も閲覧できるとされている情報

②　公表することを目的として当該出資法人等が作成し、又は取得した情報

(2)　法令秘情報

法令等の規定により情報の閲覧等に応じることができないとされている情報

(3)　法人等に関する情報

法人その他の団体(国及び地方公共団体その他の公共団体(以下「国等」という。)を除く。)又は事業を営む個人(以下「法人等」という。)に関する情報であって、情報の閲覧等に応じることにより、当該法人等の権利、競争上又は事業運営上の地位その他正当な利益を侵害すると認めるに相当の理由のある情報又は情報の閲覧等に応じないことを条件に法人等から任意に提供された情報であって情報の閲覧等に応じないことが必要かつ合理的であると認めるに相当の理由のある情報。

ただし、次に掲げる情報を除く。

①　人の生命、身体、生活、財産若しくは社会的な地位を保護するために情報の閲覧等に応じることが必要であると認められる情報

②　法人等の違法又は不当な事業活動から町民を守るために情報の閲覧等に応じることが必要であると認められる情報

③　その他公益上の必要から特に情報の閲覧等に応じることが必要であると認められる情報

(4)　条件付任意提供情報

情報の閲覧等に応じないことを条件に任意に個人から提供された情報であって、当該個人の承諾を得ないで情報の閲覧等に応じることにより、当該個人との信頼関係を著しく損なうと認められる情報

(5)　公共の安全等に関する情報

情報の閲覧等に応じることにより、人の生命、身体、生活、財産若しくは社会的な地位の保護又は犯罪の予防、犯罪の捜査その他公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれのある情報

(6)　意思形成過程情報

出資法人等の機関内部並びに出資法人等と国等の相互間における審議、検討、調査、研究又は協議等に関する情報であって、情報の閲覧等に応じることにより公正又は適正な意思形成に著しい支障が生ずるおそれのある情報

(7)　事業運営情報

用地買収計画、入札予定価格その他の出資法人等又は国等が行う事務又は事業に関する情報であって、情報の閲覧等に応じることにより当該事務又は事業の目的を失わせ、当該事務又は事業若しくは将来の同種の事務又は事業の円滑な実施を著しく困難にすると認められる情報

(8)　国等協力関係情報

出資法人等と国等との間における照会、検討、協議及び依頼等により作成し、又は取得した情報であって、情報の閲覧等に応じることにより国等との協力関係を著しく損なうおそれのある情報

8　情報の閲覧等の実施等

申出者への情報の閲覧等の実施に当たっては、次のとおり取扱うものとする。

(1)　情報の閲覧等の日時及び場所の指定

①　日時の指定

ア　出資法人等は、情報の閲覧等を閲覧、視聴又は写しの交付により実施する場合の日時について、申出者に対して回答書が到達するまでの期間等を考慮した適切で妥当な日時を指定するものとする。

この場合、所管課や申出者と事前に連絡を取るなどして、調整に努めるものとする。

イ　公開を写しの送付により実施する場合については、申出者に対して当該情報の写しを送付する日とする。

②　場所の指定

ア　情報の閲覧等を閲覧、視聴又は写しの交付により実施する場合の場所については、原則所管課の事務所内の会議室などとするが、出資法人等がその事務所における情報の閲覧等を希望する場合は、事前に所管課と連絡をとり調整するものとする。

なお、その際には申出者が落ち着いて閲覧等が行えるような環境に配慮するものとする。

イ　情報の閲覧等を視聴により実施する場合であって、その事務室の環境が雑然としている、又は視聴するに必要な装置がないなどやむを得ない理由がある場合には、町の他の事務所等において実施することができるものとする。

ウ　上記イに当たっては、実際に情報の閲覧等を実施する事務所の管理者等にあらかじめ連絡し、承諾を得ておくものとする。

エ　情報の閲覧等を写しの送付により実施する場合には、場所の指定は不必要である。

(2)　情報の閲覧等の方法等

情報の閲覧等の方法は、次のとおりとする。

①　閲覧、視聴による場合

ア　書面、図画、図面及び写真等(以下「書面等」という。)の閲覧は、原則として原本により行うものとする。

ただし、情報を汚損し、又は破損するおそれがある等情報の保存に支障があると認められるときその他合理的な理由があるときは、当該情報の写しにより行うものとする。

イ　マイクロフィルムに記録されている情報の閲覧は、マイクロフィルムを印画紙に複写したものを閲覧に供するものとする。

ウ　電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスク等(以下「磁気テープ等」という。)に記録されている情報の閲覧又は視聴は、その内容を印字装置により書面に出力したもの又はその内容をディスプレイにより画面に出力したものにより行うものとする。

エ　録音テープ、ビデオテープ等(以下「録音テープ等」という。)に記録されている情報の視聴は、その情報の内容を変換することにより認識することができる装置を用いて行うものとする。

②　写しの交付による場合

ア　書面等の写しの交付は、原則原本から作成した写しを書面により交付して行うものとする。

イ　マイクロフィルムに記録されている情報の写しの交付は、マイクロフィルムを印画紙に複写したものから作成した写しを書面により交付して行うものとする。

ウ　磁気テープ等に記録されている情報の写しの交付は、次により行うものとする。

(ア)　その内容を印字装置により書面に出力したものから作成した写しを書面により交付して行うものとする。

(イ)　その内容を原本と同様の磁気テープ等にコピーしたものを写しとして当該磁気テープ等により交付して行うものとする。

エ　録音テープ等に記録されている情報の写しの交付は、原本と同様の録音テープ等にコピーしたものを写しとして当該録音テープ等により交付して行うものとする。

オ　写しの交付に当たっては、申出者に情報の写しの枚数及び内容等の確認を依頼し、交付漏れのないようにするとともに、情報の写し受領書(別記様式第7号。以下「受領書」という。)の提出を求めるものとする。

③　写しの送付による場合

ア　写しの送付は、実施機関等が直接行うものとし、その方法は、原則郵便等により行い、配達証明により行うものとする。

なお、その際には情報の写しの枚数及び内容等の確認を依頼する文書を添付し、送付漏れのないようにするとともに、受領書及び返送用封筒も合わせて添付し、提出を求めるものとする。

イ　郵便等以外の方法により行うことができる場合には、町の要綱第3の7の(2)の③に準じてそれぞれの出資法人等が可能な方法により行うものとする。

なお、その際には送付誤り等が生じないよう慎重に取り扱うものとする。

④　情報の一部を閲覧等する場合の取扱い

情報の一部を閲覧等する場合の取扱いは、次のとおりとする。

ア　情報の一部を閲覧等する一部公開決定による公開の方法は、原則書面等による閲覧、写しの交付又は送付により行うものとする。

ただし、書面以外の方法であっても閲覧、視聴、写しの交付又は送付ができる場合には、可能な限りそれに応じるものとする。

イ　閲覧による公開は、原本からその非公開情報が記録されている部分をあらかじめ取り除き、又は覆い隠す等の方法により行うものとする。

ただし、原本による公開決定情報と非公開情報との分離が困難な場合又は公開決定情報と非公開情報との分離に相当の時間を要することとなる場合には、公開決定情報から非公開情報を覆い隠した上で写しを作成し、又は公開決定情報の全部の写しを作成した後、非公開情報の部分をマスキングした上で写しを作成する等の方法により閲覧を行うものとする。

ウ　写しの交付による公開は、上記イによる場合の写し又は上記イのただし書による場合の写しを交付して行うものとする。

エ　写しの送付による公開は、上記ウによる方法により作成した写しを郵便等その他可能な方法により送付するものとする。

⑤　情報の写しの作成等

情報の写しの作成に当たっては、町の要綱第3の7の(2)の⑤の規定に準じて出資法人等が作成するものとする。

(3)　情報の閲覧等の実施要領等

情報の閲覧等の実施に当たっては、上記(1)による情報の閲覧等の日時及び場所において、次の要領によるものとする。

なお、申出者がやむを得ない理由により指定した日時に情報の閲覧等を受けることができない場合には、申出者と連絡をとり、日時を変更して実施するものとする。

①　出資法人等は、申出者が到着次第速やかに閲覧又は視聴を開始し、又は写しを交付できるように、あらかじめ情報の閲覧等に応じる情報を準備しておくものとする。

②　申出者が到着したときには、回答書の提示を求め、申出者本人であることを確認するものとする。

③　申出者が閲覧又は視聴している間は、原則出資法人等及び所管課の職員が立ち会うものとする。

④　申出者の閲覧又は視聴により、当該情報の保存に支障があると認められる場合その他合理的な理由が生じた場合には、一度閲覧又は視聴を中止させ、その写しにより再度閲覧又は視聴を行うものとする。

なお、当該情報の写しの作成に時間を要する場合には、申出者にその旨説明し、改めて日時を指定して実施するものとする。