○釧路市事務文書取扱規程
平成17年10月11日
釧路市訓令第19号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の方式(第6条―第11条)
第3章 文書の収受及び配布(第12条―第16条)
第4章 文書の処理(第17条―第20条)
第5章 文書の起案、回付及び合議(第21条―第29条)
第6章 文書の浄書及び発送(第30条―第34条)
第7章 公文書の編さん及び引き継ぎ(第35条―第38条)
第8章 保存文書の借覧(第39条―第44条)
第9章 書庫(第45条―第47条)
第10章 補則(第48条・第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 釧路市の事務文書の取扱いについては、釧路市公文書管理規則(平成18年釧路市規則第4号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2条 削除
(1) 文書主管課 総務部総務課(第7条第2項を除き、行政センターにあっては、行政センター地域振興課)をいう。
(2) 文書主管課長 文書主管課の長をいう。
(事務処理の順序)
第4条 事務の処理は、別に定めるもののほか、主管の係長等(係にあっては当該事務を掌理する総括係長及び担当係長をいい、担当にあっては当該事務を担当する専門員をいう。以下同じ。)、課長、部長及び副市長を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。
(文書主管課の事務)
第5条 文書主管課は、本市(行政センター地域振興課にあっては、行政センター)における文書事務を総括するとともに、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務を行うものとする。
第2章 文書の方式
(文書の記号及び番号)
第6条 各課は、収発件名簿を備え、収発件名簿に記載する文書には、記号及び番号を付さなければならない。
2 文書の記号は、釧路市と各課の頭文字を用い、機密に属するものについては、課名の頭文字の次に「秘」の1字を加えるものとする。この場合において、文書の記号が複数の課で重複するときは、必要な識別文字を加えるものとする。
3 文書の番号は、毎年1月から12月までの一連番号によるものとし、同一事件については、その事件の完結するまで同一の番号を用いなければならない。
4 軽易な文書については、第1項の規定による手続を省略して処理することができる。
(例規文書)
第7条 例規文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
2 文書主管課は、令達番号簿を備え、前項の文書の種別ごとにその番号、年月日及び件名を記載しなければならない。
3 第1項の文書の番号は、種別ごとに毎年1月から12月までの一連番号によるものとする。
(一般令達文書)
第8条 一般令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 訓令 各部課又はその職員に対して指揮命令するもの
(2) 庁達 各部課及び施設の全部又は一部に対して、事務執行上その取扱要領及び処理上必要な事項を定めるもの
(告示)
第9条 告示は、広く一般に対して、一定の事項を周知するための公示又は公表をする文書とする。
(各課所管令達文書)
第10条 次に掲げる令達文書は、各課所管とする。ただし、第4号の文書のうち行政センターで扱うものは、行政センター地域振興課の所管とする。
(1) 許可 申請又は願に対して許可を与えるもの
(2) 認可 申請又は願に対して認可を与えるもの
(3) 免除 申請又は願に対して使用料、手数料等を減額し、又は免除するもの
(4) 指令 申請又は願に対して指示又は命令をするもの
2 前項の文書の記号は、釧路市と各課の頭文字と許可、認可、免除又は指令の内容による区分文字を用いる。
第3章 文書の収受及び配布
(文書等の収受及び配布)
第12条 次条に定めるもののほか、到着した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、文書主管課において収受し、収受年月日を押印したうえ、次に定めるところにより速やかに配布しなければならない。
(1) 文書は、文書区分箱により各課へ配布する。
(2) 物品は、物品配布簿に記載し、受領した旨の認印又は署名を受けたうえ、各課へ配布する。
2 2以上の課に関係のある文書等は、その関係の最も深い課へ配布しなければならない。
(1) 親展文書 親展文書配布簿に記載し、受領した旨の認印又は署名を受けたうえ、市長あてのものは秘書課へ、その他のものは各課へ配布する。
(2) 書留郵便及び信書便のうち書留郵便に準ずるものによる文書並びに金券その他貴重品添付の文書 封皮に取扱者名を記入し、特別文書配布証を作成し、受領した旨の認印又は署名を受けたうえ、各課へ配布する。
(3) 電報 電報配布簿に記載し、受領した旨の認印又は署名を受けたうえ、市長あての親展電報は秘書課へ、その他のものは各課へ配布する。
(4) 訴訟、不服申立てその他収受の日時が権利の得喪又は変更に係る文書 封皮又は文書の余白に収受時刻を記入し、受領した旨の認印又は署名を受けたうえ、各課へ配布する。
第4章 文書の処理
(重要文書の処理)
第18条 重要又は異例に属する文書は、その取扱要領を文書の欄外に朱書し、閲覧に供しなければならない。
(口頭又は電話の処理)
第19条 口頭又は電話で受け付けた重要と認められる事項は、その要領を記録し、取扱者がこれに署名押印のうえ、文書として処理しなければならない。
(文書の供覧)
第20条 文書主管課から配布を受けた文書のうち、閲覧だけにとどめるものは、当該文書の欄外に「供覧」と記載し、供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のあるものは、当該文書の写しを回付し、又はその趣旨を通知しなければならない。
第5章 文書の起案、回付及び合議
(1) 事案の処理が文書の欄外を用いて処理できるものは、当該文書の欄外に処理案を記入して処理すること。
(2) 一定の報告簿、帳票等を用いて処理するものは、これにより処理すること。
(起案文書の作成要領)
第22条 起案文書の作成に当たっては、釧路市公用文規程(平成17年釧路市訓令第22号)によるもののほか、次に掲げる事項に留意して作成するものとする。
(1) 件名、起案者の所属、職及び氏名並びに起案年月日を明記すること。
(2) 起案理由、関係法規、予算内訳その他参考事項を記載し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 辞令の起案は、辞令簿によること。
(決裁文書の区分)
第23条 市長の決裁を受ける文書又は副市長、部長及び課長の専決に属する文書は、それぞれ次の区分により回議書決裁区分欄の該当文字を○で囲み、表示しなければならない。
甲 市長の決裁を受けるもの
乙 副市長の専決を受けるもの
丙 部長の専決を受けるもの
丁 課長の専決を受けるもの
(特殊な文書の取扱い)
第24条 起案文書で、施行上特殊な取扱いを必要とするものは、秘、至急、書留、議案、内容証明、例規等その要領を回議書の「施行及び取扱方法」の欄に朱書し、特に期限のあるものは、その期限を明記しなければならない。
(文書の回議)
第25条 文書の回議は、特別の理由がある場合を除いては、当該事案に関係のある職員、係長等、課長、部長、副市長等の順に回議し、市長の決裁を受けなければならない。
(文書の合議)
第26条 文書の合議は、関係の深い部課から順次行うものとする。ただし、関係部課とあらかじめ協議した場合には、その全部又は一部を省略することができる。
(文書の再回付)
第27条 起案文書の決裁に際し、その要旨を変更したときは、施行前にこれを関係する課に回付しなければならない。廃案となったときも、同様とする。
(代決及び後閲)
第28条 回議又は合議において、釧路市事務代決規程(平成17年釧路市訓令第14号)に規定する代決者が回議書を代決したときは、代決者の押印の上部に「代」と記入しなければならない。
2 前項の場合において、当該回議書が専決権者の後閲を要するときは、更に「後閲」と記入し、事後速やかに専決権者の閲覧に供し、認印を受けなければならない。
(決裁年月日)
第29条 回議書が決裁されたときは、各課において決裁年月日を記入しなければならない。
第6章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第30条 決裁文書の浄書は、原則として各課において行わなければならない。
2 文書の浄書及び校合は、次により処理しなければならない。
(1) 文書の文字は、明瞭に書くこと。
(2) 文書は、回議書と校合すること。
(公印の押印等)
第31条 発送文書には、文書記号、文書番号及び年月日を明記するとともに、併せて、収発件名簿に所要事項を記載しなければならない。
2 前項の手続を経た発送文書は、釧路市公印規則(平成17年釧路市規則第25号)の定めるところにより、公印の押印を受けなければならない。ただし、次に掲げる文書は、これを省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 照会文、回答文、通知文、依頼文等で権利義務関係などの法的効果の伴わない文書
(4) 書簡文で、その内容が案内状、礼状又はあいさつ状に類する文書
(各課における文書等の発送手続)
第32条 文書等の発送は、各課において次に掲げる手続を経て、文書主管課に回付しなければならない。
(1) 郵送するものは、封又は包装し、これに発送年月日及び課名を明記し、親展、書留、速達等発送上特別の取扱いをするものは、封皮にその旨を表示すること。
(2) 文書主管課への文書等の回付時間は、午後2時30分までに行うこと。
(3) 一度に多量の文書等を発送しようとするときは、その前日までに文書主管課に連絡すること。
(4) 文書の発送手続が完了したときは、収発件名簿に決裁済文書を添えて、各課長の認印を受けること。
2 電報及び市外電話の発信手続は、各課が行うものとする。ただし、外国への発信手続は、文書主管課に合議しなければならない。
(文書主管課における文書等の発送手続)
第33条 文書主管課は、郵送すべき文書等の回付を受けたときは、料金後納差出票に所要事項を記入し、日本郵便株式会社の営業所又は郵便局に差し出さなければならない。
(直接発送文書等の取扱い)
第34条 休日、勤務時間外等で、前条に規定する発送手続をとれなかった文書等で急を要するもの又は文書主管課長が適当と認めたものについては、料金後納差出票により各課で直接発送することができる。
第7章 公文書の編さん及び引継ぎ
(編さん及び成冊の方法)
第35条 公文書の編さん及び成冊は、各課において会計年度(暦年により処理する公文書にあっては、暦年)ごとに、かつ、規則第6条の保存種別の基準に基づく種類ごとに区分し、次の方法により行うものとする。
(1) 公文書の編さん順序は、完結の日付順とすること。
(2) 2以上の種類にわたる公文書は、その主な種類に編さんすること。
(3) 公文書に附属する図面等で本書に編さんすることが困難なものは、別冊とすること。
(4) 成冊した公文書の厚さは、約6センチメートルを標準とすること。
(5) 同一種類の公文書を分冊して編さん成冊した場合は、1冊ごとに全冊数及び分冊番号をつけること。
(6) 公文書には、表紙、背表紙及び目次をつけること。ただし、規則第6条第1項に規定する第4種若しくは第5種に属する公文書又は文書主管課長の承認を得た公文書については、目次を省略することができる。
(7) 他の文書との関係を明らかにする必要のあるものについては、それぞれの箇所に索引を付け、その旨を注記すること。
2 前項の規定にかかわらず、同一種類の公文書は、紙数の都合により数年度又は数年にわたる分を1冊とすることができる。この場合において、年度又は年の区分を明らかにするため区分紙を差し入れなければならない。
3 規則第8条の規定により保存期間を延長する保存文書は、表紙及び背表紙に延長した旨を追記する。
2 各課保存文書のうち規則第6条第1項に規定する第1種、第2種又は第3種に属する公文書については、文書目録2通を作成しなければならない。
3 前2項の文書目録は、次に掲げる事項を記載し、文書主管課及び各課がそれぞれその1通を保管する。
(1) 年度
(2) 文書引継番号
(3) 冊数
(4) 文書引継課
(5) 保存場所
(6) 保存期間
(7) 廃棄年月日
(8) 名称
(9) 供覧・決裁完了年月日
(10) 目次
(審査)
第37条 文書主管課は、前条第1項の規定により公文書の引継ぎを受けたときは、その編さん及び成冊の方法等を審査し、訂正又は整備を必要と認めたものについては、各課に補修させることができる。
(各課保存文書の引継ぎ)
第38条 各課保存文書は、機密を必要としなくなったとき、及び保存期間が満了したときは、文書主管課に引き継がなければならない。
第8章 保存文書の借覧
(保存文書の借覧)
第39条 保存文書は、職員以外の者に借覧させることができない。ただし、市長が特に必要と認めたときは、この限りでない。
(借覧方法)
第40条 各課保存文書以外の保存文書を借覧しようとする者は、文書借覧書により文書主管課長の許可を受けなければならない。
2 各課保存文書を借覧しようとする者は、各課長の許可を受けなければならない。
(借覧期間)
第41条 保存文書の借覧期間は、10日以内とする。
2 前項の期間を超えて借覧しようとするときは、新たに借覧の手続をしなければならない。
(借覧文書の取扱い)
第42条 第40条の規定により借覧の許可を受けた保存文書(以下「借覧文書」という。)を他に転貸し、又は外部に持ち出そうとするときは、文書主管課長又は各課長の許可を受けなければならない。
2 借覧文書は、市長の承認を受けないで抜き取り、追補し、又は訂正することができない。
3 借覧文書を紛失し、又は損傷したときは、速やかに始末書を文書主管課長又は各課長に提出し、その指示を受けなければならない。
(借覧文書の返還)
第43条 借覧文書は、借覧を終えたときは、借覧許可の期間中であっても返還しなければならない。
2 借覧許可の期間中に出張、私事旅行等のため任地を離れるときは、その出発前に借覧文書を返還しなければならない。
(借覧の拒否)
第44条 文書主管課長及び各課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その借覧を拒否し、又は借覧許可の期間中であってもその返還を命ずることができる。
第9章 書庫
(書庫の管理)
第45条 書庫は、文書主管課において管理するものとする。
2 書庫は、常に通気、防湿等に注意し、保存文書の変質、虫害等の予防に努めるとともに、非常災害に対する保護施設を設けなければならない。
3 書庫内においては、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。
(入庫者の制限)
第46条 書庫には、担当係員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、文書主管課長の許可を受けた者は、この限りでない。
(書庫日誌等)
第47条 書庫開閉の場合には、担当係員は、書庫内を巡視して異常の有無を確かめ、書庫日誌に必要な事項を記入しなければならない。
2 書庫のかぎは、文書主管課長が保管するものとし、退庁のときは、これを文書主管課長が指定する者に引き継がなければならない。
第10章 補則
(非常持出書類)
第48条 非常持出を必要とする公文書は、あらかじめその種類を定め、有事の際に備えておかなければならない。
(出先機関における事務文書の取扱い)
第49条 出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て、事務文書の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附則
この訓令は、平成17年10月11日から施行する。
附則(平成18年3月17日訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
(釧路市文書編さん保存規程の廃止)
2 釧路市文書編さん保存規程(平成17年釧路市訓令第21号)は、廃止する。
(経過措置)
3 第35条第1項第6号及び第36条の規定は、平成18年4月1日(規則第7条第3項ただし書に規定する暦年により処理する公文書については、平成19年1月1日。以下「適用日」という。)以後に保有する公文書について適用し、適用日前に保有した公文書については、なお従前の例による。
附則(平成19年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第20号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成19年12月28日訓令第25号)
この訓令は、平成20年1月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年9月28日訓令第13号)
この訓令は、平成24年10月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第8号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第6号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。