(目的)

第1条　この規則は、公文書の管理に関し基本的な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を確保することを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公文書の取扱いの原則)

第3条　職員は、市の有する市政の諸活動を市民に説明する責務があることを十分認識し、公文書を正確かつ迅速に取り扱うとともに、常にその処理経過を明らかにし、職務が能率的に行われるようにしなければならない。

(到達文書の処理)

第4条　市の機関に到達した文書は、別に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(保存)

第5条　別に定める引継ぎ及び審査を終えた公文書は、文書主管課において文書保存台帳に登録し、書庫に収蔵するものとする。

(保存種別の基準)

第6条　公文書の保存種別の基準は、次のとおりとする。

(保存期間)

第7条　公文書の保存期間は、前条の保存種別に応じ次のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある公文書については、その定めるところによる。

(保存期間の延長)

第8条　次の各号に掲げる保存文書は、前条の規定による保存期間の満了する日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長するものとする。

(保存期間の更新)

第9条　保存期間(前条の規定により保存期間が延長された場合にあっては、当該延長後の保存期間をいう。)の満了した保存文書であって、なお各課において保存の必要があると認められるものは、保存期間を更新することができる。更新後にさらに更新するときも、同様とする。

(廃棄の手続)

第10条　保存期間(前2条の規定により保存期間が延長又は更新された場合にあっては、当該延長又は更新後の保存期間をいう。次条において同じ。)の満了した保存文書は、文書主管課において文書廃棄簿を作成し、関係課に合議のうえ、市長の承認を得て廃棄するものとする。

(廃棄の特例)

第11条　保存期間の満了前の保存文書であっても、保存の必要がないと認められるに至ったものは、前条に準じて廃棄することができる。

(電磁的記録の管理)

第12条　電磁的記録である公文書については、第5条及び前2条の規定にかかわらず、別に定める方法により管理するものとする。

(出先機関における公文書の管理)

第13条　出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て、公文書の管理について特別の定めをすることができる。

(委任)

第14条　この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。