標津町役場処務規程

○標津町役場処務規程

令和5年6月5日

規程第4号

標津町役場処務規程(昭和34年12月1日訓令第7号)の全部を改正する。

第1章　総則(第1条)

第2章　処務

第1節　通則(第2条―第5条)

第2節　文書等の収受及び配布(第6条―第13条)

第3節　文書の処理(第14条―第27条)

第3章　服務

第1節　通則(第28条―第44条)

第2節　出勤、欠勤、休暇等の届出及び願出(第45条―第51条)

第3節　出張、外勤(第52条―第55条)

第4節　当直(第56条―第65条)

第5節　非常事態(第66条・第67条)

附則

第1章　総則

(目的)

第1条　この規程は、標津町役場の処務及び職員の服務に関して必要な事項を定めるものとする。

第2章　処務

第1節　通則

(課の定義)

第2条　この規程において課とは、標津町課設置条例(平成19年9月25日条例第17号)第1条に規定する課、標津町地域包括支援センター条例(平成18年3月24日条例第12号)第1条に規定する標津町地域包括支援センター、標津町会計管理者の補助組織設置規程(昭和52年8月1日訓令第2号)第1条に規定する会計課をいう。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、適正、かつ、すみやかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。

(決裁)

第4条　全て事務は、町長の決裁を経て、処理しなければならない。

第5条　事務のうち重要な事項及び異例若しくは疑義のある事項又は新規な事項を除く外、副町長及び課長に別に定めるところにより町長の事務を専決させることができる。

第2節　文書等の収受及び配布

(用語の定義)

第6条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　磁気的記録及び文書類をいう。文書類は、事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、電子メール、ファクシミリ、電報、又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの、及び図面その他の資料等の記録一切をいう。

(2)　庁内文書　庁内各課及び町の機関相互において収発又は施行する文書をいう。

(3)　庁外文書　庁内文書以外の文書をいう。

(4)　収受文書　役場に到達した文書をいう。

(5)　発送文書　役場から発送する文書をいう。

(6)　保管文書　完結した文書で、その文書の施行年度又は年を終了後1年度を経過するまでの間、課において保管する文書をいう。

(7)　保存文書　保管文書以外の文書で保存する文書をいう。

(8)　電磁的記録　電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。

(9)　電磁的記録媒体　電磁的記録を記録している磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の媒体をいう。

(10)　電子決裁　決裁の権限を有する者が、その権限の属する事務について、その意思を決定する際に、電子計算処理上の電磁的記録により決裁し、合議し、及び回議することをいう。

(11)　紙決裁　決裁の権限を有する者が、その権限の属する事務について、その意思を決定する際に、起案文書への押印により決裁し、合議し、及び回議することをいう。

(文書取扱事務の総括者)

第7条　文書取扱事務の総括者は、総務課長とする。

2　総務課長は文書の収受及び発送並びに収受した文書の配布事務を行うとともに、文書の取扱いについて常に改善を図り、必要があると認めるときは調査を行い、次条に定める文書取扱責任者に対し必要な措置をとることを求めることができる。

(文書取扱責任者)

第8条　課の文書取扱を円滑に行わせるため、課及び町長が指定する部署に文書取扱責任者をおく。

2　文書取扱責任者は、課長をもってあてる。

3　文書取扱責任者は、課における文書事務を総括し、常に課における文書事務の適正かつ円滑な取扱いに留意し、文書処理の効率的な運用に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第9条　課の文書取扱を円滑に行わせるため、課及び町長が指定する部署に文書取扱主任をおく。

2　文書取扱主任は、担当ごとに一人をおき係長をもってあてる。ただし、課長取扱事務の担当については別の者をあてることができる。

3　文書取扱主任は、文書取扱責任者の命を受けて当該課における各号に掲げる事務を処理する。

(1)　文書の収受・受付及び配布に関すること。

(2)　文書の発送に関すること。

(3)　文書事務の改善指導に関すること。

(4)　文書の保管、保存に関すること。

(5)　廃棄文書に関すること。

(6)　その他文書の取扱いに関すること。

(文書の収受)

第10条　収受文書、物品等は、総務課において受領する。ただし、課の分掌事務に係る文書、物品等で、直接課に到達したものは、課で受領する。

2　閉庁日、その他勤務時間外に到達した文書(電磁的記録は除く。)は、宿日直において受領し、翌日に総務課(翌日が閉庁日のときは、当該閉庁日に勤務する宿日直)に引き継がなければならない。

3　収受文書は、定例的に送付される冊子類及び軽易な文書等を除き、副町長の閲覧を経なければならない。

(庁内文書及び収受文書の配布)

第11条　庁内文書及び収受文書は主務課長へ配布する。ただし、文書の送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効な場合は、機器類によることができる。

2　収受文書においては、総務課において次の各号により処理し、配布しなければならない。

(1)　配布先の明確でない文書は開封し、配布先を総務課長が決定する。

(2)　2以上の課に関係する文書についての配布先は、総務課長が決定する。

(配布文書等の処理)

第12条　課に配布された文書及び直接到達した文書は、親展文書及び入札書、個人名宛て文書等を除き全て開封し、次の各号により処理しなければならない。

(1)　文書の余白に様式第1号による受付印を押し、担当者に渡す。ただし、戸籍に関する諸届、法令等に一定の取扱いが規定されている文書には受付印を押してはならない。また、一般町民又は調査員等から定められた書式によって一定の期間内に提出される諸届及び報告等の文書は登録を省略することができる。

(2)　誤配、その他の事由によりその所管に属さない文書があるときは、総務課へ返送する。

(3)　課に直接到達した文書のうち、訴訟、不服申立、入札その他到達の日時が権利の得喪、変更等に影響を及ぼすと認められる文書については、その封皮に収受時刻を記載して受付印を押し、その封皮を添付する。

(他の課に関係のある文書の取扱い)

第13条　他の課に関係のある文書は、その関係のある課へ供覧若しくは合議し、又は、その写しを送付しなければならない。

第3節　文書の処理

(文書の処理)

第14条　第11条第1項の規定により配布された文書(以下「配布文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(1)　配布文書は、原則として文書管理システムにより収受登録をし、即日処理すること。ただし、軽易な文書については登録を省略することができる。

(2)　処理期限のある配布文書は、必ずその期限までに処理すること。

(3)　上司に内容の迅速な伝達を要する配布文書又は処理について長時間を要すると認められる配布文書については、概要欄に詳細を明記し、参考資料等を添付して上司の閲覧に供すること。

(文書の起案)

第15条　文書の起案は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(1)　文書の起案書は文書管理システムにより作成することを原則とする。ただし、システムが利用できないほかシステムによることが困難な場合には様式第2号を用いて紙で起案文書を作成することができる。

(2)　文書は一事案ごとに作成し、起案書の概要欄に要旨をできるだけ簡潔明瞭に記録する。

(3)　文書の用字及び用語は、常用漢字及び現代かな使いによること。

(4)　文書の内容により必要のあるときは、関係法令等を付記し、事案の経過を明らかにするために関係文書、参考資料等を添付する等の措置を講ずること。

(5)　関連する事案は、支障のない限り、同一の文書により一括起案すること。

(6)　2以上の課に関係する事案に係る文書は、最も関係の深い課において起案を行い、他課に供覧すること。

(7)　施行期日の予定されている事案に係る文書は、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(8)　原則として、庁外文書にあっては、町長等職務権限を有する者の職及び氏名を、庁内文書にあっては職名のみを用いて発信するものとし、文書中に担当課、連絡先等を明記すること。

(決裁の手続)

第16条　収受文書・起案文書は、主幹、課長補佐、参事、課長及び副町長に順次決裁を受け、町長の決裁を受けなければならない。この場合において、紙決裁によらず、文書管理システムを用い電子決裁をすることができる。

(合議)

第17条　起案文書で、他の課に関係のあるものにあたっては、上司の決定を経て、関係課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。

2　前項の規定により合議を受けたときは、速やかに決定を行わなければならない。この場合において、異議のあるときは主務課と協議し、なお、意見があるときは、意見を具することができる。

3　合議した議案で、その後廃案又は内容に重要な変更が生じた場合は、その旨を合議先に通知しなければならない。

4　特に重要若しくは異例又は急を要する事案等については、関係者の参集を求めて協議し、その結果をもって合議に代えることができる。

(重要文書等の持回り)

第18条　秘密若しくは緊急又は特に説明を必要とする文書等重要な文書については、起案者又はその上司が持回り決裁を受けなければならない。

(緊急処理すべき事案の処理)

第19条　緊急に処理する必要があり、かつ所定の手続をとるいとまのない事案については、口頭により決裁を受けることができる。この場合においては、事後において手続をとらなければならない。

(町議会議案の取扱い)

第20条　議会の議決、承認、同意若しくは認定を要し、又は議会に報告等(以下「議決等」という。)を要する文書は、決裁済後、直ちに総務課へ持参しなければならない。

2　総務課長は、前項に定める決裁済文書を受けたときは、当該種別名及び暦年により順次番号を付するとともに、必要事項を記入し、所定の手続をとらなければならない。

(公示令達文書の取扱い)

第21条　標津町公告式条例(昭和25年9月1日条例第14号)によって公示令達する文書は、決裁済後直ちに、様式第3号による令達番号簿に、件名、内容を記載し総務課へ持参しなければならない。

2　総務課において、前項の文書を受けたときは、令達番号簿により当該種別名及び暦年により順次番号を付するとともに、所定の手続をとらなければならない。

3　公示又は令達が終わったときは、総務課において決裁済文書に公示令達番号及び年月日を記入し、主務課にわたす。

(浄書)

第22条　決裁済文書の浄書は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(1)　決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。

(2)　庁外文書の浄書に当たっては、原則として電子機器によるものとする。

(3)　文字は全てかい書体とし、用紙に規格又は様式の定めがあるものは、当該定めによるものとする。

(4)　浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。

(文書の発送)

第23条　庁外文書の発送は原則として郵送で行う。ただし、文書の送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効な場合は、機器類によることができる。

(文書の記号及び番号)

第24条　発送文書には、起案担当者において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、公示令達文書及び軽易な文書については、この限りでない。

2　記号は、「標」の字の次に課の頭文字1字を加えるものとする。

3　番号は、年度ごとの一連番号とする。

(発送手続)

第25条　課において発送を必要とする庁外文書は、次の各号により処理しなければならない。

(1)　決裁終了後、所定の公印を押すこと。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができる。

(2)　小包、その他特別の包装を必要とする文書は、適切な包装を行うこと。

(3)　郵便文書は、総務課の指定場所におくものとする。

(郵送)

第26条　前条の規定により郵便文書の送付依頼を受けたものについては、総務課が様式第4号により郵送の手続をとらなければならない。

(文書整理の原則)

第27条　各課の文書取扱責任者は、この規定に定めるもののほか、ファイリング・システムによって、文書を常に整理し、重要なものは災害等に際し直ちに持出しのできるようにするとともに、紛失又は盗難の予防に必要な措置を講じなければならない。

第3章　服務

第1節　通則

(服務の根本基準)

第28条　職員は、町民の奉仕者として公共のために勤務し、かつ、職務の遂行に当つては、全力をあげてこれに専念しなければならない。

2　執務中は言語容儀を正しくし、体面を失するような挙動を謹み、応接は努めて、丁寧親切を旨としなければならない。

(服務に対する一般制限)

第29条　職員は、業務の緊急及び多忙のため上司から指示があつたとき各課(室)係は相互に応援しなければならない。

2　職員は、常に課内の事務に精通し、主務者が不在であっても、事務が渋滞することのないように努めなければならない。

(服務に専念する義務)

第30条　職員は、特別の事情により上司の承認を受けた場合を除いて、勤務時間中はその職責遂行に努め、みだりにその職場を離れ、職務を怠ってはならない。

(信用失墜行為の禁止)

第31条　職員は、その職務の信用を傷つけ、又は不名誉となるような行為をしてはならない。

(秘密を守る義務)

第32条　職員は、職務上知ることのできた秘密事項を他に漏らしてはならない。その職を退いた後であっても同様とする。

2　職員(退職者を含む。)が法令による証人、鑑定人等になり、職務上の秘密に属する事項を発表するには、町長の許可を要する。

(法令及び上司の命に従う義務)

第33条　職員は、その職務を遂行するについて、誠実に法令に従い、職場の秩序を保持し、相互に人格を尊重し、かつ、上司の職務上の命令に忠実に従わなければならない。

2　上司は、常に所属職員に対しては、親愛の情をもつて、民主的に職務を遂行するよう努めなければならない。

3　職員は、上司の職務上の命令に対し意見を述べることができる。

(営業又は他の事務の関与制限)

第34条　職員は、町長の許可を受けなければ、営業をしたり、又は報酬を受ける他の事務をしてはならない。

(施設物品の愛護節約)

第35条　職員は、町の施設及び物品の取扱については、周到な注意を払い、愛護節約に努めなければならない。

(私企業からの隔離)

第36条　職員は、商業、工業又は金融業その他営利を目的とする私企業(以下「営利企業」という。)を営むことを目的とする会社その他の団体の役員、顧問又は評議員を兼ね、若しくは自ら営んではならない。ただし、町長の承認を得た場合は、この限りでない。

(他の事業の関与制限)

第37条　職員は、報酬を得て、営利企業以外の他の事業団体の役員、顧問若しくは評議員を兼ねこの事業に従事するには、町長の許可を受けなければならない。

(職員証)

第38条　職員は、常に様式第5号による職員証を所持しなければならない。

(名札)

第39条　執務中、職員は常に名札を着用しなければならない。

(文書の開示等)

第40条　文書は、職務による場合のほか、上司の許可なくしてこれを庁外の者に開示し、又は謄写させてはならない。

(盗難の届出)

第41条　盗難があったときは、直ちに、その品名、数量、保管状況その他参考となる事項を具して、総務課長を経由して町長に届け出なければならない。

(転籍等の届出)

第42条　転籍、転居、改名その他身分に異動のあった者は、当該異動のあった日から7日以内にその旨を主務課長及び総務課長を経由して町長に届け出なければならない。

(事務の引継)

第43条　職員は、退職、転任、勤務替、休職等の場合には、すみやかに別に定めるところにより、前任者はその担任する事務を後任者に引継がなければならない。

(欠勤する場合の事務処理)

第44条　職員は、出張、旅行、病気その他の事故により出勤できない場合は、自己の担当事務の処理に対し必要な事項をあらかじめ上司に申出なければならない。

第2節　出勤、欠勤、休暇等の届出及び願出

(出勤簿)

第45条　職員は、出勤したときは、直ちに様式第6号による出勤簿に自ら押印しなければならない。ただし、打刻機等により出勤簿を管理する場合はこの限りではない。

2　出勤簿は、職員担当において管理する。

3　正当の事由なくして押印又は打刻しない者は、これを欠勤とみなすものとする。

(出勤簿の整理)

第46条　所属長は、出勤簿(打刻機により打ち出された出勤簿を含む。)を登庁時間に閲覧の上検閲しなければならない。

2　出勤簿は、次の区分により各所属において毎日整理しなければならない。

(1)　朱印で整理するもの

休日、有給休暇、代日休暇、出張、外勤

(2)　青印で整理するもの

欠勤、遅参、早退

(遅参)

第47条　登庁時限に遅れた者は、出勤簿に遅参印を押印する。ただし、公務又は天災事変等のため遅参した者は、上司の証明を得て職員担当に提出することにより、定時に出勤したものとみなされる。

(欠勤の届出)

第48条　病疾その他事故により出勤することができない者は、様式第7号による「休暇届」にその理由を具してすみやかに届け出なければならない。

2　傷病のため引続き7日以上欠勤する者は、医師の診断書を添付して届け出なければならない。

(休暇の届出)

第49条　休暇を受けようとする者は、前条第1項に規定する「休暇届」により前日までに、理由、休暇期間及び休暇地を記載して届出て、町長の承認を得なければならない。ただし、休暇を受けようとする者がやむを得ない事由により、前日までに休暇の届出をすることができない場合は休暇事由が発生した時すみやかに届出するものとする。

(官公庁へ出頭の届出)

第50条　裁判所、警察署、その他官公庁の召喚により出頭する者は、出頭の期日、出頭する官公庁及び召喚事項をあらかじめ届け出なければならない。

(届出等の経由)

第51条　第45条から前条までの規定による届出及び願出は、所属課長及び総務課長を経由しなければならない。

第3節　出張、外勤

(出張命令簿)

第52条　職員の出張命令は、様式第8号による出張伺(命令)により、町長が、これを命ずる。

2　出張の命を受けたものは、その出発、帰庁共に口頭をもって上司に報告しなければならない。

(出張中の事故)

第53条　職員は、出張中、次の各号の一に該当する場合は、その事由を具して、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(1)　日程又は用務地を変更する必要があるとき。

(2)　疾病その他の事故により執務することができないとき。