○八雲町文書事務取扱規程
平成17年10月1日
訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条～第7条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第8条～第13条)
第3章 文書の処理(第14条～第29条)
第4章 文書の施行(第30条～第39条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第40条～第48条)
第6章 補則(第49条・第50条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書事務の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られる記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されるもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされるもの
(2) 電子文書 文書のうち電磁的な記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの
(3) 完結文書 供覧によって処理を終了する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。
(4) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書の管理を総合的に行うための電子情報処理システムをいう。
(5) 課(室) 八雲町課設置条例(平成17年八雲町条例第7号)第1条及び第3条に定める課及び室並びに会計課をいう。
(6) 係 八雲町事務分掌規程(平成17年八雲町訓令第1号)第2条に定める係並びに出納係及び会計係をいう。
(7) 課長(室長、参事)、課長補佐(次長、主幹)、係長(主査) 八雲町職員の職の設置に関する規則(平成17年八雲町規則第21号)別表第1項に掲げる職、会計管理者の補助組織設置規則(平成19年八雲町規則第1号)第3条に定める会計課の長並びに前号に定める出納係及び会計係の長をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。
(総務課長及び課長等の責務)
第4条 総務課長は、文書管理総括責任者として全庁における文書管理に関する運営、指導、調整等を行わなければならない。
2 各課長等は、文書管理責任者として当該課における文書管理に関する運営、指導、調整等を行わなければならない。
(文書取扱主任)
第5条 各課等に、その所掌事務に係る文書を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、当該課等の課長補佐又は係長をもって充てる。
(文書取扱主任の職務)
第6条 文書取扱主任は、文書管理責任者のもと、次の事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理、保管及び保存に関すること。
(4) 適正な文書事務の確保及び推進に関すること。
(庁外持出し)
第7条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、この限りでない。
第2章 文書の受領、配付及び収受
(総務課における受領及び配付)
第8条 本庁に到達した文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 総務課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず主管課又はあて名人の所属する課に配付する。ただし、直接主管課に到達したものは、当該主管課において受領し、収受することができる。
(2) 2以上の課に関係のある文書及び主管の明らかでない文書は、総務課長が最も関係の深いと認める課又は適当と認める課に配付する。
(3) 書留、配達証明、内容証明、特定記録郵便及び特別送達の特殊郵便物並びに現金、有価証券等が封入されている書類等を配付する場合においては、特別文書配付簿(様式第1号)に所要事項を記載した後、主管課に配付するものとする。
2 前項各号に定める文書でその受付の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、当該文書の余白に受領時刻を記載し、封筒を添付する。
(受付すべきでない文書の取扱い)
第9条 本庁に到達した文書のうち、町の主管に属しない等受付すべきでないものを受領したときは、総務係において速やかに返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金が不足又は未払の文書の取扱い)
第10条 郵便料金が不足又は未払の文書が到達したときは、当該郵便物が官公署から発送されたもの又は総務課長が適当と認めたものに限り、当該料金を支払い、これを受領することができる。
(主管課における収受等)
第11条 総務課長から配付された文書及び直接主管課に到達した文書は、主管課において直ちに開封し、収受の処理が必要と認めるものをスキャナ等により読み取ることで電子文書とし、文書管理システムにより収受を行うものとする。ただし、文書の特性により容易に電子文書にすることが困難であると認めるものについては、文書管理システムへの登録は、件名等に限り行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、総務課長から配付された文書及び直接主管課に到達した文書が軽易なものであると認められる場合は、収受の処理を省略することができる。
3 第1項本文の場合において、文書管理システムによる収受をした後の文書の原本は、法令等に別段の定めがあるものを除き、別途編纂して必要な期間保管できるものとする。
4 文書管理責任者は、総務課から配付された文書の中に当該課の所管に属さないものがある場合において、主管課が明らかなときは直ちに当該課に転送し、主管課が明らかでないときは直ちに総務課に返付するものとする。
(休日等における文書の取扱い)
第13条 八雲町の休日に関する条例(平成17年八雲町条例第2号)第1条に掲げる休日及び執務時間外(以下「休日等」という。)に到達した文書の受領及び配付は、八雲町当直規程(平成17年八雲町訓令第17号)に定めるところによる。
第3章 文書の処理
(起案文書の作成の留意事項)
第15条 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 件名、内容及び起案の理由を簡明に記載すること。
(2) 経過をわかりやすくするため、必要に応じ、関係法規等、予算関係その他参考となるべき事項を付記し、又はこれらの文書を添付すること。
(3) 八雲町公用文例規程(平成17年八雲町訓令第7号。次条において「公用文例規程」という。)に従い作成すること。
(文書記号)
第16条 発送する文書には、係(係のない室にあっては室。以下本節において同じ。)ごとに文書記号を付する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 発信者名が長以外の文書
(2) 公用文例規程第30条第5号及び第6号に掲げる文書並びにこれらに類する文書
(3) 部内者に対する文書
(4) 請求書及び電報
(5) 前各号に定めるもののほか、文書記号を付さないように書式が定められている文書
2 文書記号は、別表に掲げるもののほかは、「八」の文字の次に課(室)名及び係名の頭文字を加えた3文字を用いる。
(文書番号)
第17条 発送する文書には、係ごとに文書番号を付する。
2 文書番号は、文書管理システムにより取得するものとする。
3 文書番号は、毎年4月1日から一連番号により付し始め、翌年3月31日で止める。この場合において、同一事案の文書を複数以上の者に対して同時に施行するときは、同一の番号を付するものとする。
(指令等の文書記号及び文書番号)
第18条 指令及び達の文書(以下「指令等」という。)の文書記号は、第16条第2項に定める3文字の次に「指令」又は「達」の文字を加えたものとする。
2 指令等の文書番号は、ほかの文書と区分して、前条第3項の例により付する。
(条例等の文書記号及び文書番号)
第19条 条例、規則、訓令、告示及び公告の文書(以下「条例等」という。)の文書記号は、それぞれの文書の種類に区分して、「八雲町条例」、「八雲町規則」、「八雲町訓令」、「八雲町告示」及び「八雲町公告」とする。
2 条例等の文書番号は、それぞれの文書の種類に区分して、毎年1月1日から一連番号により付し始め、12月31日で止める。
(決裁)
第20条 文書による事案は、すべて決裁権者の決裁を経てから施行しなければならない。
(専決)
第21条 副町長及び課長は、重要又は異例に属するものを除くほか、別に定めるところにより町長の事務を専決する。
(代理決裁の範囲)
第22条 副町長は、町長が不在のときの町長が決裁すべき事務を代理決裁(以下「代決」という。)する。
2 主管課長は、町長及び副町長が共に不在のときの町長が決裁すべき事務並びに副町長が不在のときの副町長が専決すべき事務を代決する。
3 課長補佐は、課長が不在のときの課長が専決すべき事務を代決する。
4 主管係長は、課長及び課長補佐が共に不在のときの課長が専決すべき事務を代決する。
(合議の範囲)
第24条 起案文書の事案が、課内の他の係又は他の課の主管事務に関係するときは、次に掲げる順序により、関係の係長又は課長の合議を経なければならない。
(1) 課内の他の係長の合議を経るときは、主管係長の意思決定後とする。
(2) 他の課長の合議を経るときは、主管課長の意思決定前とする。
2 前項の規定により合議文書を受けた係長又は課長は、当該文書を更に係員又は課員に合議させるときは、必要最低限の範囲にとどめ、単に事案の周知等を必要とするときは、口頭又は当該文書の写しの供覧により処理するものとする。
(合議文書に対する異議等)
第25条 合議文書を受けた係長又は課長は、当該事案に対して異議あるときは、主管係長又は主管課長と相互に協議して調整するものとする。
2 主管係長及び主管課長は、前項の協議が調整できないときは、意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。
(合議文書の内容が変更された場合の通知)
第26条 起案者は、関係の係長又は課長の合議を経た当該文書の内容が変更(字句の訂正等文意に反しない程度の変更は除く。)されて決裁された場合は、その旨を関係の係長又は課長に通知しなければならない。廃案になったときも同様とする。
(総務課長における合議又は審査)
第27条 次に掲げる事案の起案文書は、第24条第1項に定めるほか、総務課長の合議又は審査を経なければならない。
(1) 議会の議案その他の案件に関するもの
(2) 条例、規則及び訓令の制定又は改廃に関するもの
(3) 特に重要又は異例に属する告示及び公告に関するもの
(4) 法令及び町例規の疑義のある解釈及びその運用に関するもの
(5) 特に重要又は異例に属する契約その他の法律関係の設定及び変更に関するもの
(6) 訴訟等に関するもの
(7) 特に重要又は異例に属する行政処分に関するもの
(8) 叙位、叙勲、褒章及び表彰並びに感謝状に関するもの
(9) 職員(特別職を含む。)の任免に関するもの
(起案文書等の回付)
第28条 起案文書の回付は、すべて流れ方式による。ただし、文書管理システムによる起案文書の合議については、合議を経る必要がある者に対し、一斉に回付する方式で行うことができる。
(決裁年月日の記載)
第29条 決裁年月日は、決裁権者が決裁した日として文書管理システムに記録された日付とする。
2 紙起案をした文書は、決裁権者が決裁した後、起案者が起案用紙に決裁された日付を記載するものとし、起案者は文書管理システムに決裁された日付を決裁年月日として登録するものとする。この場合において、文書の余白に必要事項を記載することにより起案したときは、文書管理システムへの登録は要しないものとする。
第4章 文書の施行
(公印の押印)
第30条 事案を文書によって施行する場合は、当該文書に公印(公印台帳に登録されているものをいう。)を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。
(1) 部内者に対する文書
(2) 照会、回答、通知、報告、依頼等に係る軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(4) 式辞、祝辞、弔辞等のあいさつ文書
(5) その他主管課長が省略することを認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、必要に応じて、当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(公印による割印及び契印)
第32条 複数の文書が同一の内容のものであること及び相互に関連するものであることを証明する必要がある場合は、原本又は正本と副本とにまたがって割印を押印する。
2 契約書、登記文書その他とじ替えを禁じる文書には、そのとじ目にかけて契印を押印する。
(1) 郵便で施行するもの
ア 封書 封筒に郵便番号及びあて先を記載した後封をし、必要により「親展」、「速達」及び「書留」等と表示すること。
イ ハガキ 総務係に申し出てハガキを受領するほか、封書の例による。
(2) 使送で施行するもの 「料金後納郵便」の印を刷り込んだ封筒を使用する場合は、当該印影を削除し、特に重要な文書については、文書発送件名簿に記載すること。
(3) メール便で施行するもの 発送する文書のうち、信書に該当しないものは、郵便料金とメール便の料金を比較し、安価な方法を指定すること。
2 使送で施行すべき文書は、八雲市街地の官公署、団体及び嘱託員その他所在が容易に判明するあて名のもの並びに主管係長が必要と認めたものとする。
3 発送文書(使送で施行するものは除く。)は、月曜日から金曜日までの午後3時30分までに総務係に差し出さなければならない。
(急施を要する文書の発送)
第34条 前条第3項に定める時刻よりも相当時間早く発送しなければならない文書については、主管係が総務係より切手の交付を受け、これを発送するものとする。
(総務係における文書の発送手続)
第35条 総務係は、第33条の規定により、発送する文書の差出しを受けたときは、使送又は郵便による発送の手続を行うものとする。
2 総務係長は、使送で施行する文書の量その他の事情を勘案して、使送と郵便との調整を行うことができる。
3 書留郵便物等の発送に際して交付を受けた受領書等は、料金後納郵便物差出票の裏面に貼付して、保存しなければならない。
(切手等の交付)
第36条 総務係は、第33条第1項第1号イに定めるハガキ及び第34条に定める切手を交付するときは、ハガキ及び切手受払簿(様式第6号)に記録しなければならない。
(電子メールの利用)
第37条 次の各号のいずれかに該当する文書の施行については、電子メールにより処理することができる。
(1) 公印の押印を省略する文書
(2) 部内者に対する文書
(3) 送付先から要請又は同意があった場合の文書
2 前項の規定による電子メールは、庁内LANシステムにより指定された電子メールアドレスを用いて施行する。
(電子メールによる施行)
第38条 電子メールを利用する文書は、送信することにより施行されたものとする。
(電子メールの収受)
第39条 電子メールにより受信した文書のうち、公文書と特定したものは、遅滞なく文書管理システムにより収受を行うものとする。ただし、その内容が軽易なものであると認められる場合は、収受の処理を省略することができる。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の基本)
第40条 文書は、常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、及び保存しなければならない。
2 文書管理システムで処理を行った電子文書は、文書管理システムにより整理し、保管し、及び保存するものとする。
(完結文書の整理)
第41条 完結文書は、次に定めるところにより、主管課において整理するものとする。
(1) 文書は、会計年度ごとに整理する。ただし、会計年度によることが適当でないものは暦年により整理するものとする。
(2) 文書は、主管課ごとに定める文書分類により区分し、次条に定める保存年限を考慮して整理する。
(3) 一つの文書で2以上の種類に関係するものは、最も関係の深い簿冊に整理する。
(4) 事案が2年以上にわたる文書は、完結の年度に属する簿冊に整理する。
(5) 簿冊(文書管理システムにおいて完結した電子文書の簿冊を除く。)には、作成年度、簿冊名、文書分類、保存年限及び廃棄年度その他必要な事項を表示しなければならない。
(1) 第1種 永久(保存年限10年超の文書)
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(6) 第6種 その他(前各号に該当しない文書)
2 前項に定める保存年限の起算日は、当該文書の属する会計年度の翌年度期首から起算する。ただし、暦年別に整理する必要がある文書は、当該文書の属する翌暦年の期首から起算する。
3 前2項の規定にかかわらず、法令等の規定により保存年限が限定される文書、許認可等の申請で更新する年限が定められている文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書などについては、当該年限を保存年限とする。
(保存年限の設定)
第43条 主管課長は、前条の規定に従い、あらかじめ次に掲げる標準に基づいた文書の保存年限を総務課長と協議して定め、これにより完結文書の保存を行わなければならない。
(1) 第1種 永久(保存年限10年超の文書)
ア 条例、規則その他例規に関する原議文書
イ 公示文書及び令達文書で特に重要なもの
ウ 所轄行政庁からの令達文書及び通達文書等で特に重要なもの
エ 議案の原議文書及び議決書等の議会に関する重要な文書
オ 重要な施策の計画及びその実施に関する文書
カ 職員の履歴、任免及び賞罰に関する文書
キ ほう賞及び表彰に関する文書で特に重要なもの
ク 訴訟、不服申立て、調停及び和解等に関する文書
ケ 許可、認可その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの
コ 契約書その他の権利義務に関する文書で重要なもの
サ 財産の取得及び処分に関する文書で重要なもの
シ 予算、決算及び動産の出納に関する文書で重要なもの
ス 起債及び補助等に関する文書で重要なもの
セ 隣接町村との分合並びに町界、町名及び字名の変更に関する文書
ソ 主要職員の事務引継に関する文書
タ 町史編さんの資料となる文書
チ その他永久又は長期保存の必要がある文書
(2) 第2種 10年
ア 前号に掲げた文書で永久又は長期保存の必要がない文書
イ 官公署との往復文書で重要又は将来例証となる文書
ウ 行政執行上重要な統計資料となる文書
エ 金銭の支払に関し証拠となる文書で重要なもの
オ 重要な工事に関する設計書その他の文書
カ 陳情及び請願に関する文書
キ その他10年保存の必要がある文書
(3) 第3種 5年
ア 前号に掲げた文書で10年保存の必要がない文書
イ 給与に関する文書で重要なもの
ウ 諸収入金に関する文書
エ その他5年保存の必要がある文書
(4) 第4種 3年
ア 前号に掲げた文書で5年保存の必要がない文書
イ 勤務命令に関する文書
ウ 旅行命令に関する文書
エ 予算の配当及びその執行に関する文書
オ その他3年保存の必要がある文書
(5) 第5種 1年
ア 前各号に属しない文書
イ 軽易な照会、回答、報告及び届出等に関する文書
ウ 休暇及び欠勤等に関する文書
エ 文書の収受及び発送等に関する文書
(6) 第6種 その他(前各号に該当しない文書)
ア 法令等の規定により保存年限が定められているもの
イ その他
(保管及び保存)
第44条 整理が完了した完結文書は、その完了した日の属する年度の翌年度までは文書管理システム又は主管課のある事務室において保管するものとする。
2 前項の規定による保管が文書管理システムにおける文書の場合は、当該システムにおいて保存の処理を行い、主管課のある事務室における文書の場合は、書庫等に置き換え、保存年限が終了するまで保存しなければならない。
(保存文書の閲覧等)
第45条 書庫等に保存した文書を主管課以外の職員が閲覧し、転写し、又は持ち出すときは、文書取扱主任の指示を得なければならない。
2 保存文書は、他に転貸し、抜き取り、取り替え、又は訂正等をしてはならない。
(保存文書の廃棄)
第46条 書庫等に保存した文書が保存年限を経過したとき又は保存の必要がなくなったと主管課長が認めたときは、主管課において速やかに当該文書の廃棄を行うものとする。
2 文書管理システムにおいて保存の処理を行った電子文書が保存年限を経過したときは、あらかじめ当該電子文書を主管課長に確認させたうえ、総務課長が当該電子文書の廃棄を行うものとする。
(廃棄の方法)
第47条 前条の規定による文書の廃棄は、適切な方法により行わなければならない。この場合において、書庫等に保存された文書で他に悪用されるおそれのある文書及び秘密に属する文書については、関係職員の立会いのもとに焼却、細断等の方法により廃棄しなければならない。
2 文書管理システムで処理を行った電子文書を廃棄するときは、当該電子文書の記録を消去するものとする。
(書庫の管理)
第48条 書庫等は、総務課長が管理するものとし、主管課の職員は、次に掲げる事項に留意し、その管理に協力しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理整とんしておくこと。
(2) 火災及び盗難の防止に努めること。
(3) 湿気及び虫害等の予防に努めること。
第6章 補則
(他の執行機関等に対するこの規程の適用)
第49条 この訓令による規定は、八雲町議会、八雲町教育委員会、八雲町農業委員会、八雲町選挙管理委員会及び八雲町監査委員が取り扱う文書について適用する。
(出先機関における文書の取扱い)
第50条 出先機関の長は、この訓令の規定によることが不適当と認めるときは、総務課長と協議してその手続を省略し、又は他の手続により処理させることができる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の八雲町文書事務取扱規程(昭和57年八雲町訓令第1号)又は熊石町処務規程(昭和33年熊石町訓令第3号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成19年3月26日訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第15号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年3月26日訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日訓令第2号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年6月21日訓令第3号)
この訓令は、平成23年7月1日から施行する。
附則(平成26年3月28日訓令第4号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日訓令第5号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年9月17日訓令第3号)
この訓令は、令和3年11月17日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和6年1月31日訓令第1号)
この訓令は、令和6年2月1日から施行する。
附則(令和7年2月19日訓令第1号)
この訓令は、令和7年3月1日から施行する。
附則(令和7年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
附則(令和8年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第16条関係)
課係名 | 文書記号 |
農林課農業振興係 | 八農振 |
