2　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

3　文書は、効率的な利用を図るため、常に一定の場所に整理して管理しなければならない。

2　課長は、主管課における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

2　課又はグループ(むかわ町行政組織規則(平成20年むかわ町規則第13号)第7条に規定するグループをいう。)に、文書主任(総務財政課にあっては文書総括主任が兼ねることができる。)を置く。

3　文書主任の業務を補助させるため必要があるときは、文書主任の下に文書副主任を置くことができる。

4　文書総括主任は、総務財政課長が指名する者をもって充てる。

5　文書主任及び文書副主任は、主管課長が指名し、総務財政課長に報告しなければならない。

2　文書主任及び文書副主任は、主管課の文書の管理の適正かつ円滑な運営を図るため、課における次の業務を処理する。

2　文書管理システムは、DX推進室長が管理する。

3　DX推進室長は、保守作業等、システムを適正に管理するため必要があるときは、文書管理システムを停止することができる。

2　支所企画町民課に、次に掲げる帳簿等を備えなければならない。

3　課に、受付印(別記様式第7号。総務財政課を除く。)を備えなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、緊急を要する場合その他事務処理を円滑に行う必要があるときは、事務担当者が収受することができる。

3　文書総括主任等は、前2項の規定により収受した文書を次の各号に掲げる区分により速やかに処理し、主管課に配付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、緊急を要する場合その他事務処理を円滑に行う必要があるときは、事務担当者が収受することができる。

3　文書主任等は、前2項の規定により収受した文書を次の各号に掲げる区分により速やかに処理し、事務担当者に配付するものとする。

2　軽易な文書若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する資料を得たときは、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課に、口頭又は文書の供覧により報告するものとする。

3　口頭又は電話で受理した事項は、口頭又は電話による受理用紙(別記様式第8号)に記録して処理しなければならない。ただし、軽易なものは省略することができるものとする。

2　軽易の起案は、文書の余白に施行方法、処理年月日及び決裁欄など必要事項を設け、又は記載して行うことができるものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案については、規則に定める起案用紙と異なる様式(特例起案帳票という。)を主管課が定めて用いることができるものとする。この場合において、前項の軽易な起案に準じ、処理するものとする。

2　起案者は、その事案に専決事項の指定のあるものについては、むかわ町事務決裁規程(平成18年むかわ町訓令第6号)により、「副町長専決」、「課長専決」等朱書きし、専決者を明確にしなければならない。

2　起案文書で重要、機密及び至急の事案は、起案者又はその上席の職員が、当該起案文書を持ち回り、決裁を受けなければならない。

3　起案文書の事案を代決した者は、代決者として押印した箇所の左上に「代」と記さなければならない。この場合において、後閲を要するものはその手続を行うものとする。

4　起案文書で他の課に関係のあるものは、決裁前に当該関係課に合議しなければならない。

5　合議を受けた課において事案に異議があるときは、主管課と協議して調整しなければならない。

6　合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主管課の課長は、合議した課長に、その旨を通知しなければならない。

2　前項の文書以外の文書は、原則として決裁権者の名で施行するものとする。

3　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子文書交換システムを利用して施行文書を送信する場合は、公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。

3　電子署名は、文書主任が行うものとする。

4　電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。

5　施行文書は、当該事案に係る起案文書との照合を行うとともに、その施行方法その他必要事項について、起案文書又は決裁文書等に明記しなければならない。

2　外部へ発送する紙文書は、総務財政課又は企画町民課において発送するものとする。ただし、主管課において直接持参する必要のある紙文書又は総務財政課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた紙文書は、主管課において発送することができる。

3　郵便、信書便又は集配(以下「郵便等」という。)による発送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合、主管課は、郵便等により施行する文書を封筒に入れ、又は荷造りをし、あて名、差出課名等を明記し、総務財政課長が定める文書(物品)発送伝票に必要な事項を記入し、総務財政課に引き継ぐものとする。ただし、緊急を要する郵便は、総務財政課又は企画町民課備付けの切手で発送できるものとする。

4　総務財政課は、前項の規定による依頼に基づき料金後納郵便物差出票を作成し、これにより発送したものについては、毎月、前月分の郵便等に係る料金を主管課に通知するものとする。

5　第1項に規定するもののほか、次の各号に掲げる要件を備える施行文書(対内的な文書を除く。)は、主管課においてファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。

6　電子メール若しくは電子掲示板又は電子文書交換システムにより送信する施行文書は、別に定める方法により送信しなければならない。

7　第1項又は前2項の規定により施行文書を発したときは、当該施行文書に係る起案文書の所定欄に記載するものとする。

2　前項の記号は、「むかわ町」の文字の次に当該文書の種別名を付けるものとする。

3　第1項の番号は、文書の種別ごとに、公布、制定等の順序に従い、指令以外の法規文書等にあっては暦年による一連番号により、指令にあっては、会計年度による一連番号により付けるものとする。

4　法規文書等の公布、制定等をするときは、指令以外は法規文書番号簿に、指令、告示の文書は令達番号簿に、記載するものとする。

2　前項の分類の基準は、大分類、中分類及び小分類からなる階層構造によるものとする。

3　第1項の規定により定められた分類は、文書分類表としてまとめ、文書総括主任が改定・維持を行う。

4　主管課長は、組織異動、事務分掌の異動により文書分類の変更を必要とするときは、文書処理票(別記様式第12号)により、総務財政課長に通知する。

5　文書分類表は、常用簿冊として管理し、年度ごとの追加又は削除は、加除式で行う。

6　文書分類表は、年度ごとに写しを作成し、この写しを正本として、当該年度の文書分類表として保存する。

2　紙文書は、退庁時までに所定の場所に収納し、事務担当者の手元に置いてはならない。

3　紙文書の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な紙文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておくものとする。

4　事務室内における紙文書の保管については、書棚等適切な用具に収納して行うものとする。

2　総務財政課長は、前項の規定により提出のあった内容を、次に掲げる事項により文書整理基準表として一覧表にまとめ、文書総括主任が改定・維持を行う。

3　文書整理基準表は、常用簿冊として管理し、年度ごとの追加は、加除式で行う。

4　文書整理基準表は、年度ごとに写しを作成し、この写しを正本として、当該年度の文書整理基準表として保存する。

2　簿冊を新しく作成する場合には、次に掲げる方法により登録し、作成する。

3　総務財政課長は、使用しているすべての簿冊の一覧として、簿冊目録(別記様式第15号)を作成する。

2　保管の対象文書は、現年度簿冊、前年度簿冊、常用簿冊の3種類とする。

2　保存の対象は、保管されていた前年度簿冊のうち、保存期間が1年以上のものとする。

2　前項に規定により、主管課への書棚の割当て等、必要な掲示等を行うものとする。

3　総務財政課長及び企画町民課長は、管理上必要と認めるときは、所要の措置を講ずることができるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3　主管課長は、文書の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総務財政課長の承認を得、その保存期間の種別を別に定めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長は、同項の規定により定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書については、総務財政課長の承認を得てその必要な期間当該文書を保存することができる。

3　第1項の保存期間は、当該文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌年度の初めから起算し、当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。この場合において、当該文書を暦年により管理するものは、「年度」とあるのは「年」と読み替えるものとする。

2　前項の規定により利用した紙文書又は簿冊について、その利用を終了したときは、速やかにもとの場所に返却しなければならない。

2　前項の規定による申出があったときは、主管課長の承認を得て、当該申出のあった文書の貸出し等を行うものとする。

3　前項の規定により文書の貸出し等を行うときは、当該文書中における個人情報の保護の扱いは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づくものとする。

2　総務財政課長は、保存期間が満了する廃棄簿冊一覧表(別記様式第17号)を作成し、主管課長に通知する。

3　主管課長は、前項の通知により、文書がその保存期間を満了したとき(第45条第2項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、当該文書を廃棄するものとする。

4　総務財政課長は、永年保存文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとに、主管課長と協議の上、以降の保存の可否を決定するものとする。

5　主管課長は、第3項の規定により廃棄が完了したときは、廃棄簿冊、廃棄年月日等必要事項を廃棄簿冊一覧表(別記様式第17号)に整理し、総務財政課長に報告しなければならない。

6　総務財政課長は、前項の報告により、簿冊目録に廃棄年月日等、必要な事項の記録をしなければならない。

7　廃棄を決定した文書のうち、総務財政課長が歴史的、文化的又は学術的価値を有する歴史資料として保存する必要があると認めたものは、総務財政課で保存しなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、平成18年3月27日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日の前日までに、合併前の鵡川町文書取扱規程(平成16年鵡川町訓令第3号)、鵡川町文書編さん保存規程(昭和42年鵡川町訓令第4号)、穂別町処務規程(昭和51年穂別町訓令第4号)及び穂別町文書編さん及び保存規程(平成12年穂別町訓令第15号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

この規則は、公布の日から施行し、平成18年3月27日から適用する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第5条むかわ町文書管理規則の一部改正中第24条の改正規定は、平成18年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規則は、郵政民営化法(平成17年法律第97号)の施行の日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、令和7年4月1日から施行する。