○むかわ町公文書例規程
平成18年3月27日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 むかわ町における公文書の作成に関しては、別に定めがあるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(左横書き)
第2条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等により様式が縦書きと定められているもの
(2) 表彰状、感謝状、賞状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(3) その他文書管理を担当する課長が縦書きを適当と認めたもの
(文体及び表現)
第3条 公文書に用いる文体は、原則として「ます」体とする。ただし、法規文書、令達文書(訓令及び訓に限る。)、公示文書及び一般文書のうち議案、契約書等に用いる文体は、様式の部分を除き、「である」体とする。
2 公文書の作成に当たっては、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔で分かりやすい表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、なるべく区切って短くすること。
(8) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 公文書の名あて人に付ける敬称は、「様」とする。ただし、公文書様式中、町長等にあてる文書には敬称を付けないものとする。
(文字)
第4条 漢字、音訓、仮名遣い及び送り仮名の付け方は、別に定めるものを除くほか、次に掲げる内閣告示による。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
2 拗音・促音は、平仮名、片仮名とも小書き表記にする。
(数字)
第5条 数字は、算用数字を用いる。ただし、縦書きの文章にあっては漢数字を用いることがある。
3 第1項に定める算用数字の字体は、事務機械により印字する場合、数値として用いない場合その他特に理由のある場合を除くものとする。
(記号又は符号)
第6条 文章には、文字及び数字のほか、次の記号又は符号を用いる。
(1) 「。」(まる)及び「、」(てん) 文の区切りを示す場合に用いる。
(2) 「，」(コンマ) 左横書き文書の区切り及び数字のけたの区切りに用いる。ただし、漢数字のけたの区切りには「、」を用いる。
(3) 「．」(ピリオド) 単位を示す場合、省略する場合等に用いる。
(4) 「・」(なかてん) 事物の名称等を列挙する場合であって「、」を用いることが適当でないとき、又は外来語等の区切りに用いる。
(5) 「：」(コロン) 次に説明文又はその他の語句が続くことを示す場合に用いる。ただし、縦書きの場合には用いない。
(6) 「～」(なみがた) 「……から……まで」を示す場合に用いる。
(7) 「―」(ダッシュ) 語句の説明、言換え及び丁目番地を省略して書く場合に用いる。
(8) 「( )」(括弧) 語句又は文の後に特に注意を加える場合、条文の見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合等に用いる。
(9) 「「 」」(かぎ) 引用する語句又は文若しくは特に明示する語句を差し挟む場合に用いる。
(10) 「々」又は「〃」(くりかえし) 「々」は漢字1字の繰返しに、「〃」は表、簿記等にだけ用いる。「ゝ」や「ゞ」は用いない。
(11) 見出し符号 見出し符号の種類及び用い方は、次のとおりとする。
ア 一般文書の項目を区分するときは、次の例によるものとする。
第1×○○○
×1×○○○
××(1)×○○○
×××ア×○○○
××××(ア)×○○○
×××××a×○○○
××××××(a)×○○
備考
1 ×印は、空白にする字数を示す。以下同じ。
2 項目が少ない場合は、「第1」を省いて「1」から用いる。
イ 条例、規則等において条文形式をとる場合は、次の例によるものとする。
第○条×(条名)
2×(項番号)
×(1)×(号番号)
××ア×(号の細分)
×××(ア)×(号の細細分)
別表(第○条関係)・・・・・表が一つの場合
別表第○(第○条関係)・・・表が二つ以上の場合
(起案文)
第7条 起案をする場合は、特に次の点に注意しなければならない。
(1) 件名 一見してその内容又は趣旨が具体的に分かるようにし、できるだけ簡潔な標題とする。また、「照会」、「回答」、「報告」等の文書の性質を表す言葉を括弧書で示す。
(2) 前議 立案の趣旨、理由等を述べるものであるが、簡単に要領よく具体的に説明し、立案に関する法令等があるときは、それらの条項を引用しておく。ただし、軽易な事項又は定例的なものは、前議を省略することができる。
(3) 本文 本文は、主文と記又は別記とに分けた方がよく、記又は別記の部分は、できるだけ箇条書にする。
(4) 参考又は資料 本文の後に付ける。
(議案等)
第8条 議案を作成する場合は、次の点に注意しなければならない。
(1) 文字 色はすべて黒色とし、大きさは原則として12ポイントとする。ただし、これにより難いものにあっては、この限りでない。
(2) 用紙 日本工業規格A列4番とし、表裏両面に印刷する。
(3) とじ方 2枚以上になる場合には、左側の2箇所をとじる。ただし、これにより難いものにあっては、この限りでない。
(書式及び文例)
第9条 公文書の書式及び文例は、法令等の規定によるものを除き、別記に定めるもののほか、北海道公用文作成規程(昭和63年北海道訓令第1号)の例よる。ただし、庁内文書には、特に重要と認めるものを除き、発信者印は押さない。
附則
この訓令は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
