○釧路市電子計算組織の管理運営に関する規則
平成17年10月11日
釧路市規則第33号
(趣旨)
第1条 この規則は、電子計算組織の適正な運営の確保及び電子計算組織を利用する事務処理に係るデータの管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 部 釧路市事務分掌条例(平成17年釧路市条例第14号)に定める部、行政センター及び病院並びに釧路市教育委員会事務局処務規則(平成17年釧路市教育委員会規則第6号)に定める部並びに上下水道部、消防本部、議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査事務局、公平委員会、農業委員会事務局及び会計室をいう。
(2) 課 釧路市事務分掌規則(平成17年釧路市規則第11号)に定める課、室及び事業所(これらに相当するものを含む。)、釧路市行政センター等設置条例施行規則(平成17年釧路市規則第16号)に定める課及び室(阿寒湖温泉支所を含む。)、釧路市教育委員会事務局処務規則に定める課及び室(これらに相当するものを含む。)、釧路市公営企業事務分掌規程(平成17年釧路市上下水道部管理規程第3号)に定める課、釧路市消防本部組織等に関する規則(平成17年釧路市規則第250号)に定める課、釧路市消防署組織等に関する規程(平成17年釧路市消防本部訓令第1号)に定める消防署(課及び署に置かれる支署を含む。)、釧路市議会事務局設置条例(平成17年釧路市条例第294号)に定める課、選挙管理委員会事務局、監査事務局、公平委員会、農業委員会事務局並びに会計室をいう。
(3) 主管課 電子計算機処理の対象となる事務を所管する課をいう。
(4) 委託業務所管課 主管課のうち、当該業務の全部又は一部について市の機関以外のもの(以下「外部」という。)に電子計算機処理を委託する課をいう。
(5) 電子計算機 演算装置、記憶装置、制御装置及び入出力装置を備え、磁気化等の手段により入出力情報を不可視の形態で保存できる機器をいう。
(6) 電子計算組織 電子計算機及び端末機器等の電子的機器を利用し、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(7) 電子計算機処理 電子計算組織を利用して行われる事務の処理をいう。ただし、専ら文章を作成し、又は文書若しくは図画の内容を記録するための処理その他市長が別に定める処理を除く。
(8) 中央電算組織 電子計算組織のうち総務部情報システム課が所管するものをいう。
(9) 小型電算組織 中央電算組織以外の電子計算組織をいう。
(10) 端末装置 中央電算組織又は小型電算組織のデータ入出力装置をいう。
(11) データ 電子計算機処理に係る記録媒体又は入出力帳票に記録されているものをいう。
(12) 記録媒体 磁気ディスク又は磁気テープ等でデータを記録するものをいう。
(13) 磁気記録 磁気ディスク又は磁気テープ等の記録媒体に記録されているデータをいう。
(14) ファイル 磁気ディスク又は磁気テープ等の記録媒体に体系的に記録されているデータをいう。
(15) ドキュメント システム設計書、操作手順書その他電子計算機処理に関する取扱要領等をいう。
(16) プログラム 電子計算機処理の手順を電子計算機処理の言語によって書き表したものをいう。
(17) システム 電子計算組織において、特定の目的及び機能を果たすための個々の組織形態をいう。
(18) 重要機能室 電子計算機室、情報システムに係る空調設備、電源設備及び通信設備のされた場所及び室並びにデータの保管された場所及び室をいう。
(処理事務の範囲)
第3条 電子計算機処理をすることのできる事務は、所管する事務の目的達成に必要な範囲内とする。
(総括管理者)
第4条 電子計算組織及びデータの適正な管理を図るため、電子計算組織総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置く。
2 総括管理者は、総務部長をもって充てる。
3 総括管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 電子計算組織の管理運営に係る基本方針を定めること。
(2) 中央電算組織の管理運営に関すること。
(3) データの管理に係る基本方針を定めること。
(4) データの管理に係る各部の総合調整に関すること。
(中央組織管理者)
第5条 前条第3項第2号の事務の一部を取り扱わせ、及びそのデータを管理させるため、中央電算組織管理者(以下「中央組織管理者」という。)を置く。
2 中央組織管理者は、総務部情報システム課長をもって充てる。
(データ管理者)
第6条 電子計算組織を利用する部にデータ管理者を置く。
2 データ管理者は、前項の部の長(病院にあっては事務部長とし、会計室にあっては会計管理者とする。以下同じ。)をもって充てる。
3 データ管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 部に設置された中央電算組織の端末装置及び小型電算組織の管理運営に関すること。
(2) 所管する部のデータの総合的な管理に関すること。
(データ保護責任者)
第7条 データ管理者の事務を補助するため、電子計算組織の設置されている課、主管課及び委託業務所管課にデータ保護責任者を置く。
2 データ保護責任者は、前項の課の長をもって充てる。
(小型組織管理者)
第8条 小型電算組織の管理運営に関する事務の一部を取り扱わせ、及びそのデータを管理させるため、小型電算組織の設置されている課に小型電算組織管理者(以下「小型組織管理者」という。)を置く。
2 小型組織管理者は、前項の課の長をもって充てる。
(端末管理者)
第9条 端末装置を管理するため、端末装置の設置されている課に端末装置管理者(以下「端末管理者」という。)を置く。
2 端末管理者は、前項の課の長をもって充てる。
(情報化推進員)
第10条 行政情報化を効果的に推進するために、主管課に情報化推進員を置く。
2 主管課長は、情報化推進員を指名し、中央組織管理者に報告するものとする。
3 情報化推進員は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 課内業務の情報化の推進に関すること。
(2) 各種情報システムの普及に関すること。
(3) 情報システム課との連絡調整に関すること。
(中央電算組織による電子計算機処理の手続)
第11条 部の長は、その所管する事務について、中央電算組織により新たに電子計算機処理をしようとするとき、又は既存の電子計算機処理を大幅に変更しようとするときは、電算化協議書に次に掲げる資料を添えて総括管理者に提出するものとする。
(1) 現行事務の内容及び作業量
(2) 現行事務の事務手続分析図
(3) 現行事務に係る帳票等の見本
(4) その他総括管理者が必要とする資料
2 電算化協議書は、原則として電子計算機処理実施予定日の1年前までに提出するものとする。ただし、緊急かつ特別な理由があるときは、この限りでない。
3 電算化協議書を提出しようとするときは、あらかじめ中央組織管理者と協議するものとする。
(中央電算組織による電子計算機処理の軽易な変更)
第12条 主管課の長は、中央電算組織による既存の電子計算機処理の軽易な変更をしようとするときは、システム変更申請書(以下「変更申請書」という。)に資料を添えて中央組織管理者に提出するものとする。
2 中央組織管理者は、変更申請書を受理したときは、速やかに内容を審査のうえ変更の可否を決定し、当該変更申請書を提出した主管課の長に通知するものとする。
(中央電算組織による電子計算機処理の廃止)
第13条 部の長は、中央電算組織による既存の電子計算機処理を廃止しようとするときは、電子計算機処理廃止届を総括管理者に速やかに提出するものとする。
(中央電算組織に係るシステム開発)
第14条 中央電算組織のシステム開発は、総括管理者と第11条の規定により電算化協議書を提出した部の長と協力して行うものとする。
2 システム開発を行うに当たっては、市民サービスの向上、事務改善等について十分な調査及び検討を行わなければならない。
3 システム開発は、必要に応じ、外部に委託することができる。
(中央電算組織の操作)
第15条 中央電算組織(端末装置を除く。以下同じ。)は、これを所管する課の職員(以下「担当職員」という。)が複数で操作するものとする。ただし、中央組織管理者が認めるときは、この限りでない。
2 担当職員以外の者が中央電算組織を操作しようとするときは、中央組織管理者の承認を得なければならない。ただし、研修又は機器の保守点検等のため担当職員が立ち会うときは、この限りでない。
3 中央電算組織のデータ入力及び機器の操作は、必要に応じ、外部に委託することができる。
(中央電算組織の使用)
第16条 中央電算組織は、次に掲げる場合に限り、使用することができる。
(1) 業務の処理を行う場合
(2) プログラムの作成又は修正を行う場合
(3) 職員の教育訓練を行う場合
(4) 保守点検を行う場合
(5) その他中央組織管理者が特に必要があると認める場合
(電算室への入室)
第17条 中央組織管理者は、中央電算組織の重要機能室(以下「電算室」という。)への入室の管理を行わなければならない。
2 電算室に入室できる者は、担当職員のほか、次に掲げる者で中央組織管理者の承認を得たものとする。
(1) 機器の操作に係る研修又は訓練を受ける者
(2) 入力データ又は出力帳票の搬入又は搬出を行う者
(3) 電子計算機処理の立会い等を行う者
(4) システム開発、データ入力、機器の操作及び機器の保守点検に関する受託業務を行う者
(5) その他中央組織管理者が特に認める者
(電算室の保安)
第18条 中央組織管理者は、電算室における火災その他の災害及び盗難(以下「事故」という。)の防止に必要な措置を講じなければならない。
(中央電算組織の事故発生時の対策)
第19条 中央組織管理者は、中央電算組織の事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を担当職員に熟知させなければならない。
2 中央組織管理者は、中央電算組織に事故が発生したときは、速やかにその経緯及び被害状況を調査し、復旧のための措置を講ずるとともに、総括管理者及びデータ管理者に報告しなければならない。
(小型電算組織による電子計算機処理の手続等)
第20条 部の長は、その所管する事務について小型電算組織により新たに電子計算機処理をしようとするときは、あらかじめ、総括管理者と協議するものとする。小型電算組織による電子計算機処理を廃止しようとするときも、同様とする。
(小型電算組織のシステム開発)
第21条 小型電算組織のシステム開発は、小型電算組織を利用する課が行うものとする。
(小型電算組織の操作等)
第22条 小型電算組織の操作、使用、入室、保安、事故発生時の対策等については、中央電算組織の例による。
(小型電算組織の処理状況の報告)
第23条 データ管理者は、小型電算組織の処理状況について、指定された期限までに総括管理者に報告するものとする。
(端末装置の管理)
第24条 端末管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 端末装置に関する適正な維持管理
(2) 端末装置の使用に伴う個人情報の保護
(3) 端末装置の効率的運営に関する調査研究
2 端末管理者及び主管課の長は、端末装置責任者及び端末装置を操作する職員(以下「端末装置責任者等」という。)を指名し、中央電算組織に係る端末装置にあっては総括管理者に、小型電算組織に係る端末装置にあってはデータ管理者に報告するものとする。
3 端末装置責任者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 端末装置の操作の研修に関すること。
(2) 端末装置の使用に係る連絡調整に関すること。
(端末装置の使用)
第25条 端末装置は、端末装置責任者等が使用するものとする。ただし、端末管理者が必要と認めたときは、この限りでない。
2 端末装置は、次に掲げる場合に限り、使用することができる。
(1) 業務の処理を行う場合
(2) 研修又は機器の整備を行う場合
3 端末管理者は、勤務時間外に端末装置を使用しようとするときは、あらかじめ、中央電算組織に係る端末装置にあっては中央組織管理者の、小型電算組織に係る端末装置にあっては小型組織管理者の承認を得なければならない。
2 データ保護責任者は、前項の承認をしたときは、当該承認に係る通知書の写しを添えて中央電算組織に係るデータにあっては総括管理者に、小型電算組織に係るデータにあってはデータ管理者に報告しなければならない。
(外部へのデータ提供)
第27条 データは、外部に提供してはならない。
(1) 法令又は他の条例等に定めがある場合
(2) その他公益又は市民の福祉の増進のため特に必要と認められる場合
3 データ管理者は、外部にデータを提供しようとするときは、あらかじめ総括管理者に協議しなければならない。
4 前項の規定による協議は、データ外部提供協議書によって行うものとする。
(外部へのデータ提供の条件)
第28条 外部にデータを提供しようとするときは、次に掲げる事項について条件を付すものとする。
(1) データの秘密保持に関する事項
(2) データの目的外使用及び第三者への提供禁止に関する事項
(3) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(4) データの返還又は廃棄に関する事項
(5) 事故発生時における報告の義務に関する事項
(6) その他データの保護管理上必要と認められる事項
(外部提供の記録)
第29条 データ保護責任者は、外部に提供するデータの受払いについて外部提供データ記録簿に記録するものとする。
(入力データ及び記録媒体の管理)
第30条 データ保護責任者(委託業務主管課のデータ保護責任者を除く。)は、中央電算組織の電子計算機処理に必要な入力データ(主管課において、端末装置から直接入力するものを除く。)及び記録媒体の受払い及び保管に関する事項を記録し、これを保管しなければならない。
(入出力帳票等の事後処理)
第31条 入出力帳票等の事後処理は、主管課において行うものとする。
2 主管課のデータ保護責任者は、入出力帳票等により中央電算組織の記録内容を検査し、過誤を発見したときは、速やかに訂正の措置を講じなければならない。
(磁気記録の管理)
第32条 中央組織管理者及び小型組織管理者は、磁気記録について常時点検するとともに、その作成から廃棄に至る経過を台帳その他の文書により記録し、及び保管しなければならない。
2 中央組織管理者及び小型組織管理者は、磁気記録の複写又は廃棄をするときは、その内容が第三者に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
3 中央組織管理者及び小型組織管理者は、磁気記録について事故が発生したときは、速やかに事故状況を総括管理者及びデータ管理者に報告するとともに、修復の措置を講じなければならない。
(重要磁気記録の管理)
第33条 中央組織管理者は、中央電算組織に係る磁気記録のうち、特に重要なものを指定し、その重要度に応じ耐火保管庫に保管し、予備ファイルを作成し、又は別の施設に保管する等の安全を確保するための措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第34条 中央組織管理者、小型組織管理者及び委託業務所管課のデータ保護責任者は、ドキュメントを所定の場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は保管する課から持ち出すときは、中央電算組織にあっては中央組織管理者の、小型電算組織にあっては小型組織管理者の、委託業務所管課にあってはデータ保護責任者の承認を得なければならない。
3 ドキュメントは、外部の利用に供してはならない。ただし、市長が、必要があると認めたときは、この限りでない。
(外部委託処理)
第35条 電子計算機処理の全部又は一部を外部に委託しようとするときは、電子計算機処理を委託する部の長は、あらかじめ総括管理者に協議するものとする。ただし、軽微な外部委託については、この限りでない。
(外部委託の条件)
第36条 電子計算機処理の全部又は一部を外部に委託しようとするときは、次に掲げる事項について条件を付すものとする。ただし、事務の性質又は目的により該当しないときは、この限りでない。
(1) データの秘密保持の義務に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) データの指示された目的外の使用の禁止に関する事項
(4) データの第三者への提供の禁止に関する事項
(5) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務に関する事項
(7) 立入検査に応ずる義務に関する事項
(8) データの受払い及び搬送に関する事項
(9) データの保管及び廃棄に関する事項
(10) その他データの保護管理上必要と認められる事項
(11) 契約に違反した場合における当該契約の解除及び損害賠償に関する事項
(委任)
第37条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成17年10月11日から施行する。
附則(平成19年3月30日規則第16号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日規則第2号)
この規則は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日規則第9号)
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日規則第11号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日規則第5号)
この規則は、平成29年4月1日から施行する。