(1)　法規文書

(2)　令達文書

(3)　公示文書

(4)　一般文書　前3号に掲げる文書以外のもの

(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書の整理に関すること。

(3)　文書の引継ぎに関すること。

(4)　文書の作成、保管、保存等の指導及び改善に関すること。

(5)　その他文書の取扱いに関すること。

(1)　文書は、親展及び入札の表示のあるものを除きすべて開封し、その右上欄余白に別記第1号様式の受付印を、市民環境課が受理する住民異動届書等には別記第2号様式の受付印を押印する。ただし、次に掲げるものについては、受付印を押印してはならない。

(2)　電報及び電子郵便は、前号の手続終了後、収受の時刻を記入すること。

(3)　親展及び入札の表示がある文書は、封筒の表面に受付印を押印すること。

(4)　書留文書(金券添付を除く。)は、第1号の手続終了後、「書留」印を押印し、特殊文書配布簿(別記第4号様式)に記載すること。

(5)　金券等を添付した文書は、当該文書又は封筒の余白に金券の種類及び金額を朱書し取扱者の認印を押印すること。

(6)　小包及び小荷物は、開披することなく表皮の右上部に受付印を押印すること。

(7)　訴訟及び不服申立てその他収受の日時が権利の得失に関する文書は、第1号の手続終了後、受付印の下部余白に収受の時刻を明記し、取扱者の証印を押印のうえ、封筒を添付すること。

(8)　文書に添付物の表示があり、点検の結果封入もれであることが確認された場合は、収受担当者が直ちにその旨を表示し、発送者へ返送する。ただし、そのものを返送することによって、発送者が著しく不利となるようなものにあっては、その旨を文書の余白に表示し、配布の手続をしなければならない。

(1)　収受文書は、総務防災課においてその文書の所管を区分し、主務課長に配布する。ただし、前条第3号の文書は、直接名あて人に配布すること。

(2)　2以上の課に関連する文書は、そのもっとも関係の深い課に配布すること。

(3)　前条第4号による文書は、配布の際、受領印を受けること。

(1)　処理前に市長又は副市長の供覧に付す必要があるもの

(2)　重要な文書で、上司の指揮により処理する必要があるもの

(1)　その処理が単に閲覧をもって足りるものにあっては、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書きし、決裁を受けること。この場合、法令に関するもの又は法令の解釈、運用等法令に準じた扱いを要するものは、「例規」と朱書きするものとする。

(2)　前条第1項の未処理文書のうち、速やかに上司の閲覧に供さなければならないと認めるもの又は調査、検討等のため特に期間を要するものは、「一応供覧」と記載し、供覧しなければならない。この場合において、重要な文書で上司の指示により処理する必要があるものは、自ら携行してその指示を受けなければならない。

(1)　原則として、事案ごとに起案すること。ただし、2以上の事案で相互に関係を有し、かつ、文書の類目、保存年限等が同一性のものであるときは、これを1事案とみなして処理することができる。

(2)　文書の書式及び用例並びに用字、用語、文体等の表記の基準については、芦別市公用文に関する規程(昭和57年訓令第14号)の定めるところによる。

(3)　文書には、起案年月日、保存年限、起案者所属職氏名、芦別市事務専決規程(昭和55年訓令第8号)の規定に基づく決裁区分、事案の内容に即した簡潔な件名を、それぞれの欄に記載し関係書類を添付すること。

(4)　文書の原案において、字句を訂正し、又は添削したときは、訂正者の認印を押して経過を明らかにしておくこと。

(5)　文章は、結論を先にし、内容が複雑なものは、なるべく箇条書きとするよう留意し、一読して理解できるよう平易、簡明なものとすること。

(6)　立案の経過をわかりやすくするため、その事案が完結するまでいっさいの関係文書又は参考資料を下から上へ順にそろえて添付すること。ただし、これがかさむときは、内容を抜書きにし、又は要領を摘記して当該関係文書又は参考資料の添付を省略することができる。

(7)　庁内文書には、職名を用いること。

(8)　電報の発信文案は、できるだけ簡明にし、文字にふりがなをつけ、電話略符号のあるものは、なるべく用いること。

(9)　施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(1)　定例又は軽易なもので、一定の例文又は帳票により処理できるもの

(2)　定例又は軽易なもので、収受文書の余白に処分案を朱記して伺い処理できるもの

(3)　原議を残す必要のないもので、原議省略処理簿(別記第12号様式)により伺い処理するもの

(1)　同一課内の他の係長に合議するときは、主務の係長の決裁後とする。

(2)　同一部内の他の係長及び課長に合議するときは、主務課長の決裁後とする。

(3)　他の部の係長、課長及び部長に合議するときは、前2号の手続とあわせて主務の部長の決裁後とする。

(1)　条例、規則及び訓令の案並びに例規となる告示及び通達の案

(2)　議会に提出する議案

(3)　市長の決裁を受ける行政処分案

(4)　副市長以上の決裁を要する契約案(例文のものを除く。)

(5)　法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案

(6)　私法上の法律関係の設定又は異例に属する事案

(7)　行政上又は民事上の争訟に関する事案

(8)　その他市政に重大な影響を及ぼす案

(1)　法令等により押印が義務付けられている文書

(2)　市長又は権限を有する者がその権限を行使する文書

(3)　不服申立てに関する文書

(4)　特定の事実を公印により証明する必要がある文書

(5)　その他特に押印が必要と認められる文書

(1)　事務担当者は、施行年月日を起案用紙の当該欄に記入し、文書収受発送簿に必要事項を記入すること。

(2)　郵便による発送文書の取扱いは、郵便料金計器(以下「計器」という。)で封筒等に料金を別納するための印影(以下「印影」という。)を付けることとする。ただし、停電その他の理由により計器が使用できないときは、この限りでない。

(3)　通常郵便による文書は、定められた場所に投函すること。

(4)　速達、書留等の特殊扱いの文書は、封筒等に「速達」、「書留」その他所定の表示をして総務係の発送担当者に回付すること。

(5)　信書便(民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者又は同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便をいう。以下同じ。)による文書は、同条第3項に規定する信書便物であることの表示をして総務係の発送担当者に回付すること。

(6)　郵便、信書便及び自動車運送便による小包その他特別の包装を要するものは、主務課において荷作りのうえ、総務係の発送担当者に回付すること。

(7)　一度に大量の文書を郵便で発送する場合は、郵便局が定める別納郵便物等差出票(以下「差出票」という。)を付し、総務係の発送担当者に回付すること。

(8)　電子郵便を発送しようとするときは、所定の用紙に通信文を記載し、総務係の発送担当者に回付すること。

(9)　電報の発信は、主務課において行うものとする。

(10)　市の広報等、郵便、信書便又は自動車運送便によらず町内会等に直接送達するものは、主務課においてそれぞれ荷作りし、指定日に関係課職員協同で一括こん包のうえ送達するものとする。

(1)　郵便による発送文書等は、差出票、印影その他必要事項を確認のうえ、郵便局へ送達すること。ただし、停電その他の理由により計器が使用できないときは、郵便局が定める後納郵便物等差出票を付して、郵便局に送達するものとする。

(2)　信書便によるものは、発送数を確認のうえ、一般信書便事業者又は特定信書便事業者に引受けを依頼すること。

(3)　自動車運送便によるものは、発送数を確認のうえ、自動車運送便の取扱業者に託送すること。

(4)　計器又は料金後納票によらず、郵便で文書を発送する場合は、切手によって処理するものとする。この場合においては、切手の受払いを明らかにするため切手受払簿(別記第18号様式)にその状況を記載しておかなければならない。

(1)　軽易又は定例の事案に係る一般文書

(2)　第40条第1項により公印を押印しないとされた文書

(3)　第53条に規定する保存年限が3年以内に属する文書

(4)　照会に対する回答又は報告の文書で当該照会先からファクシミリ等によることを可とされた文書

(1)　法規文書、令達文書及び公示文書　文書が告示され、又は通知された日

(2)　一般文書のうち契約関係文書　当該契約の目的が達成された日

(3)　一般文書のうち争訟関係文書　当該事件が完結した日

(4)　その他の文書　当該文書に基づき当該事案が処理された日

(1)　文書分類基準に従って文書を区分し、ファイル又は簿冊により整理するものとする。

(2)　複数の分類にわたる文書は、最も関係の深い分類に編入し、重要なものについては、他の分類に相互参照票(別記第19号様式)を付し、編集しなければならない。

(3)　文書に附属する図面、写真等で編集に不便なものは、別に適切な方法で編集することができる。

(4)　簿冊により編集する場合の簿冊の厚さは、8センチメートルまでを標準とし、これを超える場合は分冊することができる。

(5)　編集した完結文書にはそれぞれのファイル又は簿冊ごとに文書目次(別記第20号様式)及び背表紙を付すものとする。ただし、保存年限1年のものについては、文書目次を省略することができる。

(1)　条例、規則、規程その他例規の原議文書

(2)　重要な事業計画及びその実施に関する書類

(3)　市議会の会議録、議決書等の市議会に関する重要文書

(4)　所轄行政庁の令達、通達その他往復文書で重要な書類

(5)　訴訟及び不服申立てに関する書類

(6)　特に重要な統計書

(7)　特に重要な契約書、工事設計書等及びその関係書類

(8)　職員の任免及び賞罰に関する書類

(9)　財産の取得及び処分、公の施設の設置及び廃止並びに予算、決算及び市債に関する書類

(10)　隣接市町村との廃置分合及び境界変更に関する書類

(11)　附属機関の設置及び廃止に関する書類

(12)　市長及び副市長の事務引継に関する書類

(13)　重要な褒章及び表彰に関する文書

(14)　金銭出納に関し特に後日の証明に必要な書類

(15)　その他重要で永年保存の必要があると認める書類

(1)　法令によりした処分で重要な書類

(2)　事業計画及びその実施に関する書類

(3)　重要な統計書

(4)　重要な契約書、工事設計書等及びその関係書類

(5)　重要な市税等各種公課に関する文書

(6)　その他10年間保存の必要があると認める書類

(1)　行政事務執行に関する一般文書

(2)　行政執行上参考となる統計書類

(3)　市税等各種公課に関する書類

(4)　会計経理に関する書類

(5)　部長以下の事務引継に関する書類

(6)　工事の日報、週報、写真等の書類

(7)　その他5年間保存の必要があると認める書類

(1)　照会、回答その他の往復文書

(2)　軽易な申請、届出、進達等の文書

(3)　給与の支払いに関する文書

(4)　官報、北海道公報及び北海道通知公報

(5)　その他3年間保存の必要があると認める書類

(1)　軽易な照会、回答その他往復文書

(2)　軽易な調査、報告、通知等の文書

(3)　文書の収受発送に関する文書

(4)　その他1年間保存の必要があると認める書類

(1)　暦年により処理する文書　当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2)　4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの　当該事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日

(3)　法令の規定により保存年限の起算日が定められている文書　当該法令で定める日

(1)　書庫の清潔を保持し、文書の整理に努めること。

(2)　火災及び盗難の予防に努めること。

(3)　湿気、虫害等の予防に努めること。

(4)　非常災害に対する処置を講ずること。