○赤井川村教育委員会事務局文書事務取扱規程
昭和63年9月1日
教委訓令第3号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 赤井川村教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務局において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もつて事務能率の向上に努めなければならない。
(係長の責務)
第4条 係長は、つねにその係における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従つて行われるよう努めなければならない。
(文書取扱いの責任区分)
第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 受領、受付、交付、発送 総務係
(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保存及び廃棄、保管及び引継 主務係
(帳票等)
第6条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表のとおりとする。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第7条 文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、教育長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の局外持ち出し)
第8条 文書は、事務局外に持ち出してはならない。ただし、教育長の許可を受けたときは、この限りでない。
第2章 文書の記号
(文書の文書記号)
第9条 文書には、係ごとに文書記号をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者からの文書及び部内者に交付する文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号をつけることを要しないように様式が定められている文書
(8) 法令の規定によつて文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号をつける必要がないと教育長が認めた文書
2 前項の文書記号は、係を表示する記号を付するものとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の後に「指令」の文字及び番号をつけるものとする。
3 文書の記号は、次のとおりとする。
(1) 総務係は、赤教総号とする。
(2) 学校教育係は、赤教学号とする。
(3) 社会教育係は、赤教社号とする。
4 赤井川村教育委員会職員の補助執行規則(昭和31年規則第4号)による文書の記号は赤教号とする。
(規則等の記号及び番号)
第10条 規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「赤井川村教育委員会規則」、「赤井川村教育委員会告示」、「赤井川村教育委員会訓令」、及び「赤井川村教育委員会教育長訓令」とする。
3 第1項の番号は、当該規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号によりつけるものとする。
(文書種別及び保存年限)
第11条 文書の種別及び保存年限は、赤井川村教育委員会事務局文書整理保存規程(昭和63年教委訓令第4号)の定めるところによる。
2 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の翌日から起算する。
第3章 公印の押印等
(公印の押印等)
第12条 事案を文書によつて施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、押印しないものとする。
(1) 部内者に対する往復文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 軽易な文書
(4) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書
2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、承認を経て、事前に押印することができる。
3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁止する文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。
(公印の使用)
第13条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、教育長の審査を受けなければならない。
(公印の事前押印の手続等)
第14条 第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、教育長の承認を得なければならない。
2 第12条第2項ただし書の規定により公印を押印した証票等は、主務係において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。
(公印の刷り込み)
第15条 公印は、刷り込むことができない。ただし、公印を使用する証票等で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、教育長の承認を得て刷り込むことができる。
第4章 文書の収受及び交付
(1) 親展文書
当該文書の封筒の表面に収受日付印を押印し、教育長を経て主務係に交付する。
(2) 親展文書以外のもの
当該文書の余白に収受日付印を押印し、教育長を経て主務係に交付する。
2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び取扱者の認め印を押印しておかなければならない。
3 2以上の係に関係のある文書は、総務係において、最も関係の深いと認める係に交付する。
4 主管の明らかでない文書は、総務係において教育長から当該文書の主務係の決定を受け、当該主務係に交付するものとする。
(主務課における文書の収受及び交付)
第17条 主務係長は、文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。
2 主務係長は、前項の規定にかかわらず閲覧した文書のうち重要なものは、事務担当者に処理方針を指示する前に教育長の指示を受けなければならない。
(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)
第18条 休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、赤井川村当直規程(昭和63年訓令第10号)の定めるところによる。
(収受すべきでない文書)
第19条 事務局に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務係において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金の不足又は未納の文書)
第20条 郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は教育長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。
(主管に属しない文書)
第21条 各係において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の係に転送することなく、総務係に返付しなければならない。
(収受の手続きを経ない文書)
第22条 主務係において第16条第1項第1号又は第2号の規定による処理を受けない文書を受けとつたときは、ただちに、当該文書を総務係に送付し、同項第1号又は第2号の規定による処理を受けなければならない。
(電話等による聴取)
第23条 各係において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。
第5章 文書の処理
(文書処理表示)
第24条 交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に
と記載し、上司に供覧しなければならない。
2 交付を受けた文書のうち例規となるものについては、当該文書の上部の余白に
と記載しなければならない。
(1) 定例的に報告するもの
所定の用紙を用いる。
(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のものは、当該文書の余白を利用する。
(3) 事務処理上様式第2号の用紙を用いることが適当でないもの
あらかじめ教育長の承認を受けた帳票による。
2 起案文書の作成にあたつては、文書の左横書きの実施要領(昭和36年教委訓令第1号)によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、必要により余白に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書記号等を記載すること。
(3) 起案文書は、左とじとし、ていねいにとじること。
(起案文書の訂正)
第26条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその個所に認め印を押印しなければならない。
(起案文書の持ち回り等)
第27条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又その上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。
(合議)
第28条 起案文書の事案が他係の主務事務に関係あるものは、主務係の意思決定を経た後、当該関係の係に合議しなければならない。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもつて協議するものとする。この場合協議のととのわないときは、主務係は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異なつて決裁されたとき又は廃棄になつたときは、主務係は、合議した係にその旨を通知しなければならない。
(文書の審査)
第29条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務係長の意思決定を経た後、他の係に関係のあるものは、さらに当該関係係の合議を経て、次長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び例規の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(6) 指令案
(7) 往復文案で重要又は異例に属するもの
(8) 賞状案、表彰状案及び感謝状案
(秘密文書の表示)
第30条 秘密文書には、「秘密」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。
(決裁)
第31条 事務の決裁については、別に定める場合を除き、次長を経て教育長の決裁を受けるものとする。
2 教育長が不在のとき、又は事故があるとき、若しくは欠けたときは、「代決」と記載し、次長が代理決裁をするものとする。この場合、簡易なものを除き、後閲に付するものとする。
(処理中文書の処理促進)
第32条 次長は、随時、処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。
2 主務係長は、随時その係の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。
(処理中の文書の整理)
第33条 主務係長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。
第6章 文書の施行
(浄書及び照合)
第34条 決裁文書の浄書は、原則として主務係において行う。
第35条 決裁文書の浄書は、正確、めいりように行わなければならない。
2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日づけは、原則として当該文書を施行する日とする。
(1) 郵便で施行するもの
当該文書は、あて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあつては、当該封筒に、「親展」、「速達」、「書留」と記載すること。
(2) 小包で施行するもの
荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」(親展等にするものにあつては、さらに「親展」等)を記載すること。
(3) 電報で施行するもの
電報発信紙に電文等を記載すること。
(4) 使送で施行するもの
当該浄書文書は、あて先等を記載した封筒に入れること。この場合において親展にするものにあつては、封をし、さらに当該封筒に「親展」と記載すること。
2 前項の送付は、村長部局の処理に従うものとする。
(電話による施行)
第37条 決裁文書を電話で施行するときは、教育長が定める手続きによるものとし、施行後、主務係において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。
(休庁日及び執務時間外における文書の施行)
第38条 休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは赤井川村当直規程の定めるところによる。
第7章 完結文書の整理保存
(完結文書の整理保存)
第39条 関係文書は、別に定める教育委員会事務局文書整理保存規程(昭和63年教委訓令第4号)により、整理保存しなければならない。
附則
1 この訓令は、昭和63年9月1日から施行する。
3 赤井川村教育委員会事務局処務規程(昭和28年教委訓令第2号)は、廃止する。
附則(平成20年教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表
1 帳票簿
(1) 公印刷り込み (別記様式第1号)
(2) 公用紙 (〃 2)
(3) 文書持出票 (〃 3)
(4) 出張伺兼命令簿 (〃 4)
(5) 休暇届 (〃 5)
(6) 令達番号簿 (〃 6)
(7) 辞令簿 (〃 7)
(8) 分掌命令簿 (〃 8)
(9) 法規追録受付簿 (〃 9)
(10) 口頭及び電報無線電話処理票 (〃 10)
2 印
(1) 文書収受印 (〃 11)
