○赤井川村教育委員会事務局文書整理保存規程
昭和63年9月1日
教委訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、教育委員会事務局で事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別、その他の文書においても会計年度別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10cmをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によつて記載すること。
2 前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため、常時閲覧する必要のあるものは、引き続き主務係において保存管理することができる。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。
2 種別の決定が困難な完結文書は、教育長がその種別を定めるものとする。
(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)
第5条 書庫に収蔵した完結文書は、主務係の承認をえなければ閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。
2 前項の規定により持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
3 職員以外のものには、完結文書の閲覧は認めない。ただし、教育長が特に認めるものについては、指定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第6条 借用期間は、7日以内とする。ただし、教育長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 教育長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(文書の廃棄)
第7条 完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあつては文書保存台帳にその旨記載したうえ教育長の承認を得て主務係において廃棄するものとする。
2 保存年限が満了しない文書であつても、教育長において保存の必要がないと認めたものは、主務係において廃棄することができる。
(廃棄文書の処理)
第8条 前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他にみせてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。
附則
1 この訓令は、昭和63年9月1日から施行する。
2 赤井川村教育委員会文書編纂・保存規程(昭和28年教委訓令第1号)は、廃止する。
附則(令和4年教委訓令第2号)
この訓令は、令和4年12月1日から施行する。
別表
(令4教委訓令2・全改)
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | |
第1種 | 永久保存 | 1 各種台帳 2 登記に関する書類 3 令達番号簿 4 沿革誌 5 分掌命令簿 6 辞令簿 7 例規 8 教育委員会々議録 9 規則、既定 10 教育方針、目標、計画書 11 調査及び統計で特に重要な書類 12 事務報告書で特に重要なもの 13 表彰に関する書類 14 歳入歳出決算書 15 学校簿 16 学齢簿 17 除きたる学齢簿 18 廃校に関する書類 19 郷土史編纂資料 20 郷土誌 21 社会教育推進計画 22 施設及び設備の工事・修繕に関する書類で特に重要な書類 23 埋蔵文化財に関する書類 24 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 契約に関する書類 2 補助金に関する書類 3 原簿 4 各種委員及び委員会議書に関する書類 5 教職員人事に関する書類 6 教職員に関する書類で特に重要と認められるもの 7 校長・教頭会議議事録 8 教科書採択に関する書類 9 児童生徒及び学級編制に関する書類 10 文化財に関する書類で特に重要と認められるもの 11 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 教育長会議に関する書類 2 予算に関する書類 3 各種会議に関する書類 4 調査、統計、報告、証明等に関する書類 5 教職員に関する書類 6 工事又は物品に関する書類 7 成人式に関する書類 8 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 出勤簿、時間外勤務命令簿等職員又は各種委員の勤務実態を証するもの 2 学校教育に関する書類 3 社会教育に関する書類 4 施設管理日誌 5 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な書類 |
