○八雲町消防文書事務取扱規程
平成17年10月1日
消防長訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条～第5条)
第2章 文書の受領、配付及び収受(第6条～第10条)
第3章 文書の処理(第11条～第25条)
第4章 文書の施行(第26条～第34条)
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第35条～第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、八雲町消防本部(以下「本部」という。)及び消防署(以下「署」という。)における文書事務の取扱いについて、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されるもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされるもの
(2) 電子文書 文書のうち電磁的な記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの
(3) 完結文書 供覧によって処理を終了する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。
(4) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書の管理を総合的に行うための電子情報処理システムをいう。
(5) 本部次長、署長、課長、署次長、課長補佐、主幹、係長 八雲町消防本部の組織に関する規則(平成17年八雲町規則第126号)及び八雲町消防署の組織に関する規程(平成17年消防長訓令第1号)で定める職をいう。
(文書取扱いの基本)
第3条 文書は、正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。
(本部次長及び署長の責務)
第4条 本部次長は、文書管理総括責任者として全庁における文書管理に関する運営、指導、調整等を行わなければならない。
2 各署長は、文書管理責任者として当該署における文書管理に関する運営、指導、調整等を行わなければならない。
(庁外持ち出し)
第5条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する本部次長又は署長の許可を得たときは、この限りでない。
第2章 文書の受領、配付及び収受
(本部又は署における受領及び配付)
第6条 本部又は署に到達した文書は、別に定めのあるもののほか、本部又は署において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 署長が開封する必要があると認めたものを除き、開封せず主管課又はあて名人の所属する課に配付する。ただし、直接主管課に到達したものは、当該主管課において受領し、収受することができる。
(2) 2以上の課に関係のある文書及び主管の明らかでない文書は、署長が最も関係の深いと認める課又は適当と認める課に配付する。
(3) 書留、配達証明、内容証明、特定記録郵便及び特別送達の特殊郵便物並びに現金、有価証券等が封入されている書類等を配布する場合においては、特別文書配布簿(様式第1号)に所要事項を記載した後、主管課に配付するものとする。
2 前項各号に定める文書でその受付の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、当該文書の余白に受領時刻を記載し、封筒を添付する。
(受付すべきでない文書の取扱い)
第7条 本部又は署に到達した文書のうち、本部又は署の主管に属しない等受付すべきでないものを受領したときは、庶務係において速やかに返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金が不足又は未納の文書の取扱い)
第8条 郵便料金が不足又は未納の文書が到達されたときは、当該郵便物が官公署から発送されたもの又は本部次長若しくは署長が適当と認めたものに限り、当該料金を支払い、これを受領することができる。
(主管課における収受等)
第9条 配付された文書及び直接主管課に到達した文書は、主管課において直ちに開封し、収受の処理が必要と認めるものをスキャナ等により読み取ることで電子文書とし、文書管理システムにより収受を行うものとする。ただし、文書の特性により容易に電子文書にすることが困難であると認めるものについては、文書管理システムへの登録は、件名等に限り行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、配付された文書及び直接主管課に到達した文書が軽易なものであると認められる場合は、収受の処理を省略することができる。
3 第1項本文の場合において、文書管理システムによる収受をした後の文書の原本は、法令等に別段の定めがあるものを除き、別途編纂して必要な期間保管できるものとする。
4 課長又は課長補佐は、配付された文書の中に当該課の所管に属さないものがある場合において、主管課が明らかなときは直ちに当該課に転送し、主管課が明らかでないときは直ちに庶務課に返付するものとする。
第3章 文書の処理
(起案文書の作成の留意事項)
第12条 起案文書の作成に当たっては次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 件名、内容及び起案の理由を簡明に記載すること。
(2) 経過をわかりやすくするため、必要に応じ、関係法規等、予算関係その他参考となるべき事項を付記し、又はこれらの文書を添付すること。
(3) 八雲町公用文例規程(平成17年八雲町訓令第7号。次条において「公用文例規程」という。)に従い作成すること。
(文書記号及び文書番号)
第13条 発送する文書には、別表に掲げる文書記号を付すものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 発信者名が町以外の文書
(2) 公用文例規程第30条第5号及び第6号に掲げる文書並びにこれらに類する文書
(3) 部内者に対する文書
(4) 請求書及び電報
(5) 前各号に定めるもののほか、文書記号を付さないように書式が定められている文書
2 発送する文書には、文書番号を付する。
3 文書番号は、文書管理システムにより取得するものとする。
4 文書番号は、毎年4月1日から一連番号により付し始め、翌年3月31日で止める。この場合において、同一事案の文書を複数以上の者に対して同時に施行するときは、同一の番号を付するものとする。
(指令等の文書記号及び文書番号)
第14条 指令及び達の文書(以下「指令等」という。)の文書記号は、別表の文書記号の次に「指令」又は「達」の文字を加えたものとする。
2 指令等の文書番号は、ほかの文書と区分して、前条第4項の例により付する。
(例規等の文書記号及び文書番号)
第15条 規程、訓令、告示及び公告の文書(以下「例規等」という。)の文書記号は、それぞれの文書の種類に区分して、「八雲町消防本部規程」、「八雲町消防長訓令」、「八雲町消防本部告示」及び「八雲町消防本部公告」とする。
2 例規等の文書番号は、それぞれの文書の種類に区分して、毎年1月1日から1連番号により付し始め、12月31日で止める。
(決裁)
第16条 文書による事案は、すべて決裁権者の決裁を経てから施行しなければならない。
(専決)
第17条 消防長及び本部次長、署長は、重要又は異例に属するものを除くほか、別に定めるところにより町長及び消防長の事務を専決することができる。
(代理決裁の範囲)
第18条 本部次長は、消防長が不在のときの消防長が決裁すべき事務を代理決裁(以下「代決」という。)する。
2 本部の課長は、消防長及び本部次長が共に不在のときの消防長が決裁すべき事務並びに本部次長が不在のときの本部次長が専決すべき事務を代決する。
3 本部の課長補佐は、本部次長及び本部の課長が共に不在のときの本部次長が専決すべき事務を代決する。
4 課長は、署長が不在のときの署長が決裁又は専決すべき事務を代決する。
5 課長補佐は、署長及び課長が共に不在のときの署長が決裁又は専決すべき事務を代決する。
(合議の範囲)
第20条 起案文書の事案が、課内若しくは署内の他の主管事務に関係するときは、次に掲げる順序により、関係の係長又は課長(署次長を除く。以下第22条までにおいて同じ。)の合議を経なければならない。
(1) 課内又は署内の他の係長の合議を経るときは、主管係長の意思決定後とする。
(2) 他の課長の合議を経るときは、主管課長の意思決定前とする。
2 前項の規定により合議文書を受けた係長又は課長は、当該文書を更に係員又は課員に合議させるときは、必要最低限の範囲にとどめ、単に事案の周知等を必要とするときは、口頭又は当該文書の写しの供覧により処理するものとする。
(合議文書に対する異議等)
第21条 合議文書を受けた係長又は課長は、当該事案に対して異議あるときは、主管係長又は主管課長と相互に協議して調整するものとする。
2 主管係長及び主管課長は、前項の協議が調整できないときは、意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。
(合議文書の内容が変更された場合の通知)
第22条 起案者は、関係の係長又は課長の合議を経た当該合議文書の内容が変更(字句の訂正等文意に反しない程度の変更は除く。)されて決裁された場合は、その旨を関係の係長又は課長に通知しなければならない。廃案になったときも同様とする。
(総務課長における合議又は審査)
第23条 次に掲げる事案の起案文書は、第20条第1項に定めるほか、総務課長の合議又は審査を経なければならない。
(1) 議会の議案その他の案件に関するもの
(2) 条例、規則、規程及び訓令の制定又は改廃に関するもの
(3) 特に重要又は異例に属する告示及び公告に関するもの
(4) 法令及び町例規の疑義のある解釈及びその運用に関するもの
(5) 特に重要又は異例に属する契約その他の法律関係の設定及び変更に関するもの
(6) 訴訟等に関するもの
(7) 特に重要又は異例に属する行政処分に関するもの
(8) 叙位、叙勲、褒章及び表彰並びに感謝状に関するもの
(9) 消防職員(消防団員の部を含む。)の任免に関するもの
(起案文書等の回付)
第24条 起案文書の回付は、すべて流れ方式による。ただし、文書管理システムによる起案文書の合議については、合議を経る必要がある者に対し、一斉に回付する方式で行うことができる。
(決裁年月日の記載)
第25条 決裁年月日は、決裁権者が決裁した日として文書管理システムに記録された日付を決裁年月日とする。
2 紙起案をした文書は、決裁権者が決裁した後、起案者が起案用紙に決裁された日付を記載するものとし、起案者は文書管理システムに決裁された日付を決裁年月日として登録するものとする。この場合において、文書の余白に必要事項を記載することにより起案したときは、文書管理システムへの登録は要しないものとする。
第4章 文書の施行
(公印の押印)
第26条 事案を文書によって施行する場合は、当該文書に公印(公印台帳に登録されているものをいう。)を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。
(1) 部内者に対する文書
(2) 照会、回答、通知、報告、依頼等に係る軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(4) 式辞、祝辞、弔辞等のあいさつ文書
(5) その他主管課長が省略することを認めるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、必要に応じて、当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(公印による割印及び契印)
第28条 複数の文書が同一の内容のものであること及び相互に関連するものであることを証明する必要がある場合は、原本又は正本と副本とにまたがって割印を押印する。
2 契約書、登記文書その他閉じ替えを禁じる文書には、その閉じ目にかけて契印を押印する。
(1) 郵便で施行するもの
ア 封書 封筒に郵便番号及びあて先を記載した後封をし、必要により「親展」、「速達」及び「書留」等と表示し、必要な切手を貼付すること。
イ ハガキ 庶務係に申し出てハガキを受領するほか、封書の例による。
(2) 使送で施行するもの 「料金後納郵便」の印を刷り込んだ封筒を使用する場合は、当該印影を削除し、特に重要な文書については、文書発送件名簿に記載すること。
2 書留郵便物等の発送に際して交付を受けた受領書等は、保存しなければならない。
(急施を要する文書の発送)
第30条 急施を要する文書については、前条第1項の規定を準用する。
(切手等の管理及び使用)
第31条 庶務係は、第29条第1項に定める切手及びハガキを管理するものとする。
(電子メールの利用)
第32条 次の各号のいずれかに該当する文書の施行については、電子メールにより処理することができる。
(1) 公印の押印を省略する文書
(2) 部内者に対する文書
(3) 送付先から要請又は同意があった場合の文書
2 前項の規定による電子メールは、庁内LANシステムにより指定された電子メールアドレスを用いて施行する。
(電子メールによる施行)
第33条 電子メールを利用する文書は、送信することにより施行されたものとする。
(電子メールの収受)
第34条 電子メールにより受信した文書のうち、公文書と特定したものは、遅滞なく文書管理システムにより収受を行うものとする。ただし、その内容が軽易なものであると認められる場合は、収受の処理を省略することができる。
第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の基本)
第35条 文書は、常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、及び保存しなければならない。
2 文書管理システムで処理を行った電子文書は、文書管理システムにより整理し、保管し、及び保存するものとする。
(完結文書の整理)
第36条 完結文書は、次に定めるところにより、主管課又は係において整理するものとする。
(1) 文書は、会計年度ごとに整理する。ただし、会計年度によることが適当でないものは暦年により整理するものとする。
(2) 文書は、主管課ごとに別に定める文書分類により区分し、次条に定める保存年限を考慮して整理する。
(3) 一つの文書で2以上の種類に関係するものは、最も関係の深い簿冊に整理する。
(4) 事案が2年以上にわたる文書は、完結の年度に属する簿冊に整理する。
(5) 簿冊(文書管理システムにおいて完結した電子文書の簿冊を除く。)には、作成年度、簿冊名、文書分類、保存年限及び廃棄年度その他必要な事項を表示しなければならない。
(1) 第1種 永久(保存年限10年超の文書)
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(6) 第6種 その他(前各号に該当しない文書)
2 前項に定める保存年限の起算日は、当該文書の属する会計年度の翌年度期首から起算する。ただし、暦年別に整理する必要がある文書は、当該文書の属する翌暦年の期首から起算する。
3 前2項の規定にかかわらず、法令等の規定により保存年限が限定される文書、許認可等の申請で更新する年限が定められている文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書などについては、当該年限を保存年限とする。
(保存年限の設定)
第38条 課長は、前条の規定に従い、あらかじめ次に掲げる標準に基づいた文書の保存年限を本部次長又は署長と協議して定め、これにより完結文書の保存を行わなければならない。
(1) 第1種 永久(保存年限10年超の文書)
ア 例規等に関する原議文書
イ 令達文書で特に重要なもの
ウ 所轄行政庁からの令達文書及び通達文書等で特に重要なもの
エ 重要な施策の計画及びその実施に関する文書
オ 消防職員及び消防団員の履歴、任免及び賞罰に関する文書
カ ほう賞及び表彰に関する文書で特に重要なもの
キ 訴訟、不服申立て、調停及び和解等に関する文書
ク 許可、認可その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの
ケ 契約書その他の権利義務に関する文書で重要なもの
コ 財産の取得及び処分に関する文書で重要なもの
サ 起債及び補助等に関する文書で重要なもの
シ 主要職員の事務引継に関する文書
ス 消防史編さんの資料となる文書
セ その他永久又は長期保存の必要がある文書
(2) 第2種 10年
ア 前号に掲げた文書で永久又は長期保存の必要がない文書
イ 官公署との往復文書で重要又は将来例証となる文書
ウ 行政執行上重要な統計資料となる文書
エ 金銭の支払に関し証拠となる文書で重要なもの
オ 重要な工事に関する設計書その他の文書
カ 陳情及び請願に関する文書
キ その他10年保存の必要がある文書
(3) 第3種 5年
ア 前号に掲げた文書で10年保存の必要がない文書
イ 諸収入金に関する文書
ウ その他5年保存の必要がある文書
(4) 第4種 3年
ア 前号に掲げた文書で5年保存の必要がない文書
イ 勤務命令に関する文書
ウ 旅行命令に関する文書
エ 予算の配当及びその執行に関する文書
オ その3年保存の必要がある文書
(5) 第5種 1年
ア 前各号に属しない文書
イ 軽易な照会、回答、報告及び届出等に関する文書
ウ 休暇及び欠勤等に関する文書
エ 文書の収受及び発送等に関する文書
(6) 第6種 その他(前各号に該当しない文書)
ア 法令等の規定により保存年限が定められているもの
イ その他
(保管及び保存)
第39条 整理が完了した完結文書は、その完了した日の属する年度の翌年度までは文書管理システム又は主管課のある事務室において保管するものとする。
2 前項の規定による保管が文書管理システムにおける文書の場合は、当該システムにおいて保存の処理を行い、主管課のある事務室における文書の場合は、書庫等に置き換え、保存年限が終了するまで保存しなければならない。
(保存文書の閲覧等)
第40条 書庫等に保存した文書を主管課以外の職員が閲覧し、転写し、又は持ち出すときは、本部次長又は署長の許可を得なければならない。
2 保存文書は、他に転貸し、抜き取り、取り替え、又は訂正等をしてはならない。
(保存文書の廃棄)
第41条 書庫等に保存した文書が保存年限を経過したとき又は保存の必要がなくなったと主管課長が認めたときは、主管課において速やかに当該文書の廃棄を行うものとする。
2 文書管理システムにおいて保存の処理を行った電子文書が保存年限を経過したときは、あらかじめ当該電子文書を主管課長に確認させたうえ、総務課長が当該電子文書の廃棄を行うものとする。
(廃棄の方法)
第42条 前条の規定による文書の廃棄は、適切な方法により行わなければならない。この場合において、書庫等に保存された文書で他に悪用されるおそれのある文書及び秘密に属する文書については、関係職員の立会いのもとに焼却、細断等の方法により廃棄しなければならない。
2 文書管理システムで処理を行った電子文書を廃棄するときは、当該電子文書の記録を消去するものとする。
(書庫等の管理)
第43条 書庫等は、本部次長又は署長が管理するものとし、主管課の職員は、次に掲げる事項に留意し、その管理に協力しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理整とんしておくこと。
(2) 火災及び盗難の防止に努めること。
(3) 湿気及び虫害等の予防に努めること。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の八雲町文書事務取扱規程(昭和57年八雲町訓令第1号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、この訓令に基づき保存年限を定められたものとみなす。
附則(平成20年3月28日消防長訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月1日消防長訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日消防長訓令第6号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年9月17日消防長訓令第1号)
この訓令は、令和3年11月17日から施行する。
附則(令和4年4月1日消防長訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月31日消防長訓令第1号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月31日消防長訓令第4号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第13条、第14条関係) 文書記号
発信者名 | 文書記号 |
八雲町で発信する文書 | 八消本第 号 |
八雲町消防本部で発信する文書 | 八消本○第 号 |
八雲町八雲消防署で発信する文書 | 八消署第 号 |
八雲町熊石消防署で発信する文書 | 八熊署○第 号 |
八雲町八雲消防団で発信する文書 | 八消団第 号 |
八雲町熊石消防団で発信する文書 | 八熊団第 号 |
備考 消防本部の文書記号は、「本」の文字の次に係名の頭文字を、熊石消防署は、「署」の次に係名の頭文字を加えて用いる。
