○本別町個人情報保護事務取扱要綱
平成17年3月10日
要綱第1号
目次
第1章 総則(第1条～第2条)
第2章 個人情報取扱事務の届出(第3条～第7条)
第3章 収集の制限(第8条～第9条)
第4章 利用及び提供の制限(第10条～第12条)
第5章 個人情報の開示の請求(第13条～第23条)
第6章 個人情報の訂正の請求(第24条～第34条)
第7章 個人情報の利用停止の請求(第35条～第43条)
第8章 審査請求等があった場合の取扱い(第44条～第52条)
第9章 個人情報の取扱いの是正の申出等(第53条～第62条)
第10章 個人情報の取扱いの是正の再申出(第63条～第72条)
第11章 苦情の処理(第73条～第74条)
第12章 運営審査事項についての諮問(第75条～第78条)
第13章 雑則(第79条～第80条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 本別町個人情報保護条例(平成16年条例第25号。以下「条例」という。)及び本別町個人情報保護条例施行規則(平成16年規則第21号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは、別に定めがあるものを除き、この要綱の定めるところにより行う。
(個人情報保護に関する事務分担)
第2条 個人情報保護制度の円滑な運用を図るため、総務課の事務分掌は次のとおりとする。
(1) 個人情報保護制度についての一般的な案内及び相談に関すること。
(2) 個人情報取扱事務の開始、変更又は廃止、目的外利用、外部提供の届出書と申出書の受付並びにその閲覧に関すること。
(3) 個人情報の開示請求、訂正請求・利用停止請求及び是正の申出(以下「開示請求等」という。)の受付に関すること。
(4) 個人情報の開示請求等に係る主管課との連絡調整に関すること。
(5) 個人情報の写しの作成及び交付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 審査請求の相談、受付及び通知書の送付に関すること。
(7) 苦情の申出の相談及び主管課との連絡に関すること。
(8) 本別町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(9) 条例の運用状況の公表に関すること。
(10) 個人情報取扱事務開始届出書等の事務に関すること。
(11) 個人情報保護についての連絡、調整、その他制度の運営に関し必要な事項
2 主管課で行う事務分掌は次のとおりとする。
(1) 個人情報保護制度についての案内及び相談に関すること。
(2) 個人情報取扱事務の開始及び変更・廃止の届出書の作成に関すること。
(3) 目的外利用及び外部提供に関すること。
(4) 開示請求等があった場合の個人情報の検索及び特定に関すること。
(5) 開示請求等に対する決定及び実施に関すること。
(6) 審査請求に対する受理及び裁決に関すること。
(7) 苦情の申出の処理に関すること。
(8) 審査会への諮問に関すること。
(9) 出資法人等(関係する主管課のみ)に対する措置に関する総務課との連絡・調整に関すること。
(10) その他個人情報保護制度の運営に関すること。
第2章 個人情報取扱事務の届出
(個人情報取扱事務の開始の届出)
第3条 個人情報取扱事務の開始の届出は、主管課が個人情報取扱事務開始届出書記載要領(以下「届出書記載要領」)に基づき、個人情報取扱事務開始届出書(規則別記様式第1号の1。以下「開始届出書」という。)を総務課に提出することにより行うものとする。この場合、主管課は開始届出書の写しを保管するものとする。
2 総務課は、開始届出書が提出されたときは、その記載内容を確認するとともに、必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。
(届出に係る事務の変更又は廃止の届出)
第4条 主管課は、届出に係る事務の変更又は廃止をしようとするときは個人情報取扱事務変更・廃止届出書(規則別記様式第1号の2。以下「変更・廃止届出書」という。)を総務課に提出するものとする。この場合、主管課は変更・廃止届出書の写しを保管するものとする。なお、変更の場合にあっては、主管課は、軽微なものを除き、変更済みの新たな開始届出書を添付するものとする。
2 総務課は、変更・廃止届出書が提出されたときは、その記載内容を確認するとともに、必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。
3 総務課は、変更・廃止届出書が提出されたときは、開始届出書と共に保管し、廃止の届が提出された時は、該当する開始届出書と共に、別に保管するものとする。
(目的外利用又は外部提供に係る届出)
第5条 主管課は、目的外利用又は外部提供をするときは、保有個人情報目的外利用・外部提供届出書(規則別記様式第3号の2。以下「目的外利用・外部提供届出書」という。)を総務課に提出するものとする。この場合、主管課は目的外利用・外部提供届出書の写しを保管するものとする。
2 総務課は、目的外利用・外部提供届出書が提出されたときは、その記載内容を確認するとともに、必要に応じて届出事項について主管課と協議するものとする。
(届出書の閲覧)
第6条 総務課は、提出された開始・変更届出書、廃止届出書、目的外利用・外部提供届出書の区分に応じ、それぞれ組織別に整理し、備え付けの保有個人情報取扱事務届出簿(以下「届出簿」という。)に編纂し、一般の閲覧に供するものとする。
2 総務課は、主管課から変更・廃止届出書の提出があった場合は、届出簿のうち該当する開始届出書の備考欄に変更年月日又は廃止年月日を記載するものとする。
(個人情報保護管理責任者)
第7条 条例第13条に定める適正管理について責任を負い、個人情報の保護に関し所属職員を指揮監督するため、個人情報保護管理責任者を設けることとする。
2 個人情報保護管理責任者は、管理職員等の範囲を定める規則(昭和47年公平委規則第1号)別表第1及び別表第2に掲げる職とする。
第3章 収集の制限
(個人情報の収集)
第8条 個人情報の収集とは、実施機関が事務執行上必要な個人情報を取得することをいう。個人情報の取得は、調査等により能動的に取得する場合のみならず、届出、申請、申告の受理及び相談等により受動的に取得する場合並びに実施機関の職員が職務上口頭で取得する場合も含むものとする。
(収集の手続)
第9条 個人情報を収集しようとする主管課は条例第8条第3項第1号から第6号に該当せず、なおも個人情報の収集を必要とする場合は、総務課と個人情報の収集の可否について協議し、審査会に諮問するものとする。
2 主管課は、条例第8条第4項に該当する場合は、収集後、本人にその旨を速やかに個人情報本人以外収集通知書(規則別記様式第2号)により通知するものとする。
第4章 利用及び提供の制限
(目的外利用)
第10条 目的外利用とは、実施機関が取扱い目的を超えて実施機関内部又は実施機関相互において個人情報を利用することをいう。
2 目的外利用の手続きは、次に掲げるとおりとする。
(1) 利用課は、保有課に対し保有個人情報目的外利用申請書(要綱別記様式第1号。以下「目的外利用申請書」という。)を提出するものとする。ただし、保有課が個人の生命、身体又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認めたときは、口頭で申請することができる。なお、この場合は、利用課は事後において速やかに目的外利用申請書を提出するものとする。
(2) 保有課は、当該申請を認めるか否かを速やかに決定し、利用課に対し保有個人情報目的外利用決定通知書(要綱別記様式第1号。以下「目的外利用決定通知書」という。)により通知する。ただし、口頭による申請の場合は、これを省略することができる。
(3) 保有課は、当該申請を認めようとするときに、その内容が条例第9条第1項第1号から第4号に明らかに該当するとは認められないときは総務課と協議するものとする。協議においては、目的外利用以外の方法によることができないか、審査会への諮問が必要か等について検討するものとする。
(4) 利用課は、口頭申請による場合も含め目的外利用をしようとするときは、目的外利用・外部提供届出書を作成し、原本を総務課に提出し、写しを保有課に提出するものとする。なお、総務課に提出する書類には、目的外利用決定通知書を添付するものとする。
(5) 利用課は、条例第9条第2項に該当する場合は、本人にその旨を速やかに保有個人情報目的外利用・外部提供通知書(規則別記様式第3号の1。以下「目的外利用・外部提供通知書」という。)により通知するものとする。
(6) 総務課は、提出を受けた目的外利用・外部提供届出書及び目的外利用決定通知書の写しを届出簿に綴るものとする。
(7) 保有課は、提出を受けた目的外利用・外部提供届出書を目的外利用申請書とともに保管するものとする。
(外部提供)
第11条 外部提供とは、実施機関が取扱い目的を超えて実施機関以外のものへ個人情報を提供することをいう。
2 外部提供の手続きは、次に掲げるとおりとする。
(1) 外部提供をしようとする主管課は、外部提供を受けようとする申出者に保有個人情報外部提供申出書(規則別記様式第3号の3。以下「外部提供申出書」という。)を提出させるものとする。ただし、主管課が個人の生命、身体又は財産を保護するため、緊急かつやむを得ないと認めるときは、口頭の申出を受付することができるが、この場合においても、事後速やかに外部提供申出書を提出させるものとする。
(2) 主管課は、当該申出を認めるか否かを速やかに決定し、申出者に対し保有個人情報外部提供決定通知書(規則別記様式第3号の4。以下「外部提供決定通知書」という。)により回答するものとする。ただし、口頭による申出の場合はこれを省略することができる。
(3) 外部提供の申出を受けた主管課は、当該申請を認めようとするときに、その内容が条例第9条第1項第1号から第4号に明らかに該当するとは認められないときは総務課と協議するものとする。協議においては、外部提供以外の方法によることができないか、審査会への諮問が必要か等について検討するものとする。
(4) 主管課が外部提供をするときは、申出者に対し規則第7条に定める条件を付さなければならない。
(5) 主管課は、決定後、外部提供決定通知書の写しを総務課に提出するものとする。
(6) 主管課は、口頭による申出による場合も含め、外部提供をしたときは、目的外利用・外部提供届出書を作成し、総務課に提出するものとする。
(7) 主管課は、条例第9条第2項に該当する場合は、本人にその旨を速やかに目的外利用・外部提供通知書により通知するものとする。
(8) 総務課は、提出を受けた目的外利用・外部提供届出書を届出簿に綴るものとする。
(目的外利用及び外部提供の継続手続)
第12条 目的外利用申請書及び外部提供申出書の提出については、当該目的外利用等が同一目的の下に継続かつ反復的に行われ、また、同種類の個人情報の記録の内容が利用又は提供されるものであるときは、申請又は申出を一度行えば以後の手続きは省略できるものとする。
第5章 個人情報の開示の請求
(開示請求の相談等)
第13条 総務課は、開示請求に係る相談に応じるとともに、広報用刊行物、主管課が保有する行政資料等で対応できる場合については、迅速に提供するものとする。
2 条例第33条の規定により個人情報の閲覧等を求めることができる場合については、この条例の適用を受けない旨を説明し、当該個人情報の閲覧等の主管課を案内する等適切に対応するものとする。
3 他の法令等に基づき開示ができない個人情報については、その旨を説明し、主管課を案内する等適切に対応するものとする。
(本人又は法定代理人の確認)
第14条 総務課は、開示請求の受付に際しては、開示請求者が本人又は法定代理人であるか否かについて、次に掲げる方法により確認するものとする。
(1) 本人確認の方法
ア 本人又は法定代理人の確認は、原則として本人であることを証する写真の貼付された書類の提示を求めて行い、これがない場合は、複数の確認書類の提示等を求めて行うものとする。
イ 上記ア後段の本人の確認にあたっては、当人であれば当然承知している事項等について聴き取るなどの措置を合わせて行うなど、慎重な扱いをする。
(2) 法定代理人の身分確認の方法
本人が未成年者又は成年被後見人であること及び代理人がその法定代理人であることを明らかにする確認書類の提示等を求めて確認する。
(本人又は法定代理人であることを確認するための書類)
第15条 規則第10条第2項に規定する通常本人以外の者が所持していることがないと実施機関が認めるものは、次に掲げる書類とする。
(1) 健康保険被保険者証、国民健康保険被保険者証、船員保険被保険者証及び共済組合員証
(2) 国民年金手帳、厚生年金手帳、船員保険年金手帳及び共済組合年金証書その他の年金に係る証書
(3) 印鑑登録証明書
(4) 外国人登録証明書
(5) 恩給証書
(6) 電気工事士免状
(7) 宅地建物取引主任者証
(8) 無線従事者免許証
(9) 猟銃・空気銃所持免許証
(10) 船員手帳
(11) 海技免状
(12) 戦傷病者手帳
(13) 前各号に掲げるもののほか、法令等の規定により交付された書類で、本人であることを確認できるもの(戸籍の謄本、住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類を除く。)
2 施行規則第10条第3項に規定する法定代理人の資格を証する書類として実施機関が認めるものは、次に掲げる書類とする。
(1) 戸籍の抄本
(2) 住民票の写し
(3) 健康保険等の被保険者証
(4) 共済組合員証
(5) 家庭裁判所の証明書
(6) 前各号に掲げるもののほか、法令等の規定により交付された書類で、当該開示請求に係る個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が当該個人情報の本人の法定代理人であることを確認できるもの
(個人情報の特定及び確認)
第16条 総務課は、開示請求に係る個人情報の特定にあたっては、開示請求者から必要な事項を十分聴き取って届出簿により検索し、かつ、主管課と電話等により連絡をとり、又は主管課担当者を総務課に出向かせる等によって行うものとする。この場合、当該請求が本条例に基づく請求であることを併せて確認するものとする。
(開示請求書の受付)
第17条 総務課は、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求書(規則別記様式第4号。以下「開示請求書」という。)に必要事項を記載して総務課に提出するよう求めるものとする。
2 開示請求書は、原則として1件ごとに記載するものとする。
3 開示請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。
(1) 「住所、氏名、連絡先」欄
ア 請求権者であるか否かの確認及び決定通知書の送付先の特定のため正確に記載してあること。
イ 連絡先については、開示請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅・勤務先等)を記載してあること。
ウ 押印は、必要ないものであること。
エ 法定代理人が請求する場合は請求者の欄に、法定代理人自身の住所、氏名等を記載する。
(2) 「開示請求に係る個人情報の内容」欄
開示請求に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記載してあること。
(3) 「開示方法の区分」欄
該当する□欄にレ印をつけてあること。
(4) 「本人の住所及び氏名」欄
本人に代わって法定代理人が開示請求する場合には、開示請求に係る個人情報の本人を特定するために本人の氏名及び住所が正確に記載してあること。
(5) 「法定代理人を必要とする理由」欄
本人に代わって法定代理人が開示請求することの理由を明確に記載してあること。
4 総務課は、開示請求書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、本人等の確認欄に必要事項を記載して受付印を押し、これを受付するとともに、写し1通を開示請求者に交付するものとする。この場合、開示請求書の記載が不十分であり補正を要するときは、開示請求者に対して必要な指導を行い、当該補正が終了した日を受付日とする。ただし、開示請求者が補正に応じない場合においても上記と同様の手続きを行うものとする。
5 総務課は、開示請求を受付した場合は、開示請求者に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 個人情報の開示は、開示請求書を受付した日の翌日から起算して14日以内に開示するか否かの決定を行い、その後に実施するものであること。
(2) 決定期間は、やむを得ない理由があるときは、当初の期間の満了日の翌日から起算して30日を限度として延長する場合があること。
(3) 決定の内容については、決定後速やかに文書をもって通知すること。
(4) 開示を実施する場合の日時及び場所は、決定通知書で指定することになるが、あらかじめ請求者と電話等により連絡をとり、都合のよい日を指定するように努めるものとすること。
(5) 個人情報の写しの交付を受ける場合は、その作成に要する費用を負担しなければならない。
6 総務課は、受付した開示請求書の原本を直ちに主管課に送付し、写しを1通保管するものとする。
(郵送による開示請求の取扱い)
第18条 開示請求は、開示請求者が総務課に来庁することにより行うことを原則とするが、条例第17条第1項、条例第23条第1項、第26条第1項、第29条第2項及び第30条第2項の請求をしようとする者で、病気、身体障害その他やむを得ない理由により来庁が困難な者については、郵送による開示請求を受付するものとする。
2 本人又はその法定代理人であることの確認は、来庁時に本人確認をする際に提示を求めるものと同様の書類又はその写し(写しの場合は特に慎重に確認するものとする。)を提出させるとともに、次の書類を提出させるものとする。
(1) 病気又は身体障害による場合は、診断書その他病気又は身体障害であるため窓口で請求できないことを証する書類
(2) その他やむを得ない理由による場合は、窓口で請求できない理由を具体的に記した書類
3 総務課は、開示請求書が郵送された場合は、必要事項が記載されていること及び本人又はその法定代理人からの請求であることを確認した後、受付印を押し、これを受付するとともに、1部を複写して開示請求者に請求書の写しを送付する。この場合、当該開示請求書に空欄又は不明確な箇所等があるときは、開示請求者に対してそれらを補正するよう求めるものとする。ただし、補正すべき事項が軽微なものであるときは、開示請求者の了解を得て総務課が補正するものとする。
4 総務課は、受付した開示請求書の原本を直ちに主管課に送付し、写しを1通保管するものとする。
5 電話又は口頭による開示請求は認めないこととし、こうした請求があった場合は、開示請求書を提出するよう求めるものとする。
(請求内容の確認)
第19条 主管課は総務課から送付された開示請求書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 本別町役場処務規程に基づいて収受し、該当する個人情報を特定すること。
(2) 開示請求者(開示請求者が法定代理人である場合は、被代理人)本人の個人情報であること。
(3) 条例第33条に規定する個人情報でないこと。
(開示・非開示の決定)
第20条 主管課は個人情報の開示又は非開示の判断をするにあたっては、その当該情報を巡る最近の状況や情勢等を踏まえ整合的かつ統一的な運用を行うものとする。特に、請求に応じない旨の決定に対しては、審査請求訴訟の提起も予想されることから、その理由を明確に記載するとともに、速やかに総務課と協議するものとする。協議を受けた総務課は、この条例等をもとに横断的な調整を図る必要があると認めたときは、関係課長等の意見を聴取するものとする。
2 個人情報の開示又は非開示の決定の起案は、主管課が行う。この場合、起案文書には、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 請求に係る個人情報の内容
(2) 決定の内容
(3) 請求から決定までの経過
(4) 添付書類名
(5) その他開示等をするか否かを決定するために参考となる事項
3 個人情報の開示又は非開示の決定に係る起案文書には、次に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 決定の通知書の案
(2) 請求に係る個人情報の写し(添付する必要があり、かつ、写しの作成が容易なものに限る。)
(3) 請求書(原本)
(4) その他開示等をするか否かを決定するために参考となる書類
(決定通知書)
第21条 主管課は、保有個人情報の開示・非開示の決定をしたときは、当該決定に係る保有個人情報開示決定通知書(規則別記様式第5号の1)、保有個人情報非開示決定通知書(規則別記様式第5号の2)、保有個人情報一部開示決定通知書(規則様式第5号の3)又は保有個人情報不存在決定通知書(規則別記様式第5号の4)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
2 主管課は、開示請求のあった日の翌日から起算して14日以内に開示又は非開示の決定をすることができないときは、開示請求者に対して当該期間内に決定することができない旨を記載した保有個人情報決定期間延長通知書(規則別記様式第6号)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
3 総務課は、前各項により提出を受けた通知書は開示請求者に速やかに送付するものとする。
(開示の実施)
第22条 個人情報の開示は、あらかじめ保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報一部開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)により指定した日時及び場所において実施するものとする。この場合において、主管課は、個人情報が記録されている個人情報の原本又はその写し若しくは出力帳票を準備する。
2 開示請求者から開示決定通知書で指定した日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、主管課は、開示請求者及び総務課と相談のうえ、別の日時を指定し、実施するものとする。この場合、新たに指定した日時の通知については、公文書によることを要しないものとする。
3 個人情報の開示は、総務課立会いのもと、主管課が実施する。
4 主管課は、個人情報の開示を実施するにあたり、開示請求者に対し、開示決定通知書の提示を求めるとともに、第15条に規定する開示請求と同様の方法により開示請求者本人又はその法定代理人であることの確認を行うものとする。
(開示の方法)
第23条 個人情報の開示については、次の方法により行うものとする。
(1) 閲覧の場合
ア 文書、図画又は写真に記録されている個人情報の閲覧については、これらの原本を閲覧に供するものとする。ただし、当該原本が破損し、又は汚損するおそれがあると認められる場合その他相当の理由がある場合は、あらかじめ主管課が作成した写しを閲覧に供することにより行うものとする。
イ 個人情報の一部について開示するときは、あらかじめ当該個人情報に係る写しを作成し、当該写しの記載事項のうち開示することができない部分を削除し、又は隠した当該写しの写しを作成し、これを閲覧に供するものとする。
ウ 磁気テープ等に記録されている個人情報の閲覧については、出力帳票を閲覧に供するものとする。
(2) 視聴の場合
ア フィルム、録音テープ又はビデオテープに記録されている個人情報については、映写機、再生機器等の通常の用法により行うものとする。
イ その一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができない部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、当該分離により請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときに限り、視聴に供することができない部分を除いて当該個人情報を視聴に供する等の方法により行うものとする。
(3) 写しの交付の場合
ア 公文書又は出力帳票の写しの交付は、主管課が開示請求者に対し写しの作成を必要とする箇所を確認し、当該写しの作成に係る費用を徴収した後に実施する。
イ 郵送の場合
① 写しの交付を郵送で行うときは、希望する部分を確認したうえで、写し及び送付に要する費用(原則として、現金と郵送に要する切手)をあらかじめ納付させるものとする。
② 現金及び切手が届いた段階で、写しを送付する。
ウ 写しの作成等
① 写しの作成は、日本工業規格によるA3、A4、B4又はB5の各版とする。
② 外部に委託しなければ複写できないものについては、総務課において作成する。
③ 写しの交付部数は、請求1件につき1部とする。
エ 費用の徴収
① 費用の収納事務は、総務課が行う。
③ 外部に委託した場合等の複写に要する費用は、実費とする。
第6章 個人情報の訂正の請求
(訂正請求の相談等)
第24条 総務課は、訂正請求に係る相談に応じるとともに、条例第33条の規定により条例に基づく訂正請求ができない個人情報については、主管課を案内する等適切に対応するものとする。
(本人又は法定代理人であることを確認するための書類)
第25条 第15条の規定は、訂正請求について準用する。
(個人情報の開示を受けていることの確認)
第26条 訂正請求をすることができる者は、条例第21条第2項の規定により当該訂正請求に係る個人情報の開示を受けていることが必要であるので、総務課は、訂正請求者が持参する開示決定通知書又は主管課の開示の決定に係る起案文書により、すでに開示を行っているか否かを確認するものとする。
(事実に合致することを証明する書類等の確認)
第27条 訂正請求を行うに際しては、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を提出し、又は提示する必要があるので、総務課は、当該書類等があるか否かを確認するものとする。この場合、提示された書類等は、できる限りその写しを確保するものとする。
(訂正請求書の受付)
第28条 総務課は、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正請求書(規則別記様式第7号。以下「訂正請求書」という。)に必要事項を記載して総務課に提出するよう求めるものとする。
2 訂正請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。
(1) 「住所、氏名、連絡先」欄
住所及び氏名は、訂正請求者の特定及び訂正・不訂正の決定に係る通知書の送付先の特定のために正確に記載してあること。また、連絡先は訂正請求者と確実に連絡が取れる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。
(2) 「訂正請求に係る個人情報の内容」欄
条例第21条の規定により開示を受けた個人情報を対象としているため、開示決定通知書の「開示請求に係る個人情報の内容」の欄に記載されている内容と同一であること。
(3) 「訂正を求める箇所及びその内容」欄
訂正請求に係る個人情報を特定することができる程度に具体的に記載してあること。
(4) 「本人の住所及び氏名」欄
法定代理人が本人に代わって訂正請求をする場合には、訂正請求に係る個人情報の本人を特定するために当該個人情報本人の氏名及び住所が正確に記載してあること。
(5) 「法定代理人を必要とする理由」欄
法定代理人が本人に代わって訂正請求することの理由を明確に記載してあること。
3 総務課は、訂正請求書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、本人等の確認欄に必要事項を記載して受付印を押し、これを受付するとともに、写し1通を訂正請求者に交付するものとする。この場合、訂正請求書の記載が不十分であり補正を要するときは、訂正請求者に対して必要な指導を行い、当該補正が終了した日を受付日とする。ただし、開示請求者が補正に応じない場合においては、前段の手続きを行うものとする。
4 総務課は、訂正請求を受付した場合は、請求者に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 個人情報の訂正は、訂正請求書を受付した日の翌日から起算して30日以内に訂正するか否かの決定を行い、その後に実施するものであること。
(2) 決定期間は、やむを得ない理由があるときは、当初の期間の満了日の翌日から起算して30日を限度として延長する場合があること。
(3) 決定の内容については、決定後速やかに通知すること。
(4) 個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは、速やかに訂正を行い、その旨を通知すること。
5 総務課は、受付した訂正請求書の原本を直ちに主管課に送付し、写し1通を保管するものとする。
(郵送等による訂正請求の取扱い)
第29条 第18条の規定は、訂正請求について準用する。
(訂正請求内容の確認)
第30条 主管課は総務課から送付された訂正請求書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 条例第21条の規定による開示を受けた個人情報であること。
(2) 訂正請求者(訂正請求者が法定代理人である場合は、被代理人)本人の個人情報であること。
(3) 訂正を求める内容が「事実」に関するものであること。
(4) 条例第33条に規定する個人情報でないこと。
(訂正・非訂正の決定)
第31条 個人情報の訂正又は非訂正の決定の起案は、主管課が行うものとする。
(個人情報の訂正)
第32条 個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは、速やかに訂正請求に係る個人情報を訂正するものとする。
2 個人情報の訂正は、次に掲げるもののほか個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じ適切な方法により行うものとする。
(1) 誤った個人情報を完全に消去したうえで、事実に合致した個人情報を新たに記録する。
(2) 誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に事実に合致した個人情報を記載する。
(3) 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記載する。
(訂正・非訂正決定通知書の送付)
第33条 主管課は、保有個人情報の訂正又は非訂正の決定をしたときは、速やかに保有個人情報訂正決定通知書(規則別記様式第8号の1)又は保有個人情報非訂正決定通知書(規則別記様式第8号の2)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
2 主管課は、訂正請求のあった日の翌日から起算して30日以内に訂正又は非訂正の決定をすることができないときは、訂正請求者に対して当該期間内に決定することができない旨を記載した保有個人情報決定期間延長通知書(規則別記様式第6号)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
3 総務課は、前各項により提出を受けた通知書は訂正請求者に速やかに送付するものとする。
(訂正内容の連絡)
第34条 主管課は、保有個人情報の訂正をしたときは、必要に応じ、当該個人情報の収集先及び利用・提供先に対して、当該保有個人情報の訂正の内容を連絡するものとする。
第7章 個人情報の利用停止の請求
(利用停止請求の相談等)
第35条 総務課は、利用停止請求に係る相談に応じるとともに、条例第33条の規定により条例に基づく利用停止請求ができない個人情報については、主管課を案内する等適切に対応するものとする。
(本人又は法定代理人であることを確認するための書類)
第36条 第15の規定は、利用停止請求について準用する。
(個人情報の開示を受けていることの確認)
第37条 利用停止請求をすることができる者は、条例第21条第2項の規定により当該利用停止請求に係る個人情報の開示を受けていることが必要であるので、総務課は、利用停止請求者が持参する開示決定通知書又は主管課の開示の決定に係る起案文書により、すでに開示を行っているか否かを確認するものとする。
(利用停止請求書の受付)
第38条 総務課は、利用停止請求者に対し、保有個人情報訂正請求書(規則別記様式第9号。以下「訂正請求書」という。)に必要事項を記載して総務課に提出するよう求めるものとする。
2 利用停止請求書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。
(1) 「住所、氏名、連絡先」欄
住所及び氏名は、利用停止請求者の特定及び利用停止・非利用停止の決定に係る通知書の送付先の特定のために正確に記載してあること。また、連絡先は利用停止請求者と確実に連絡が取れる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。
(2) 「利用停止請求に係る個人情報の内容」欄
条例第21条第2項の規定により開示を受けた個人情報を対象としているため、開示決定通知書の「開示請求に係る個人情報の内容」の欄に記載されている内容と同一であること。
(3) 「利用停止を求める箇所、趣旨及び理由」欄
利用停止請求に係る個人情報を特定することができる程度に具体的に記載してあること。
(4) 「本人の住所及び氏名」欄
法定代理人が本人に代わって利用停止請求をする場合には、利用停止請求に係る個人情報の本人を特定するために当該個人情報本人の氏名及び住所が正確に記載してあること。
(5) 「法定代理人を必要とする理由」欄
法定代理人が本人に代わって利用停止請求することの理由を明確に記載してあること。
3 総務課は、利用停止請求書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、本人等の確認欄に必要事項を記載して受付印を押し、これを受付するとともに、写し1通を利用停止請求者に交付するものとする。この場合、利用停止請求書の記載が不十分であり補正を要するときは、利用停止請求者に対して必要な指導を行い、当該補正が終了した日を受付日とする。ただし、利用停止請求者が補正に応じない場合においては、前段の手続きを行うものとする。
4 総務課は、利用停止請求を受付した場合は、請求者に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 個人情報の利用停止は、利用停止請求書を受付した日の翌日から起算して30日以内に利用停止するか否かの決定を行い、その後に実施するものであること。
(2) 決定期間は、やむを得ない理由があるときは、当初の期間の満了日の翌日から起算して30日を限度として延長する場合があること。
(3) 決定の内容については、決定後速やかに通知すること。
5 総務課は、受付した利用停止請求書の原本を直ちに主管課に送付し、写し1通を保管するものとする。
(郵送等による利用停止請求の取扱い)
第39条 第18条の規定は、利用停止請求について準用する。
(利用停止請求内容の確認)
第40条 主管課は、総務課から送付された利用停止請求書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 条例第21条第2項の規定による開示を受けた個人情報であること。
(2) 利用停止請求者(利用停止請求者が法定代理人である場合は、被代理人)本人の個人情報であること。
(3) 利用停止を求める箇所、趣旨及び理由が適正であること。
(4) 条例第33条に規定する個人情報でないこと。
(利用停止・非利用停止の決定)
第41条 個人情報の利用停止又は非利用停止の決定の起案は、主管課が行うものとする。
(利用停止・非利用停止決定通知書の送付)
第42条 主管課は、個人情報の利用停止又は非利用停止の決定をしたときは、速やかに保有個人情報利用停止決定通知書(規則別記様式第10号の1)又は保有個人情報非利用停止決定通知書(規則別記様式第10号の2)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
2 主管課は、利用停止請求のあった日の翌日から起算して30日以内に利用停止又は非利用停止の決定をすることができないときは、利用停止請求者に対して当該期間内に決定することができない旨を記載した保有個人情報決定期間延長通知書(規則別記様式第6号)を作成し、当該通知書を総務課に提出するものとする。
3 総務課は、前各項により提出を受けた通知書は利用停止請求者に速やかに送付するものとする。
(利用停止の連絡)
第43条 主管課は、個人情報の利用停止をしたときは、必要に応じ、当該個人情報の収集先及び利用・提供先に対して、当該個人情報の利用停止の内容を連絡するものとする。
第8章 審査請求等があった場合の取扱い
(審査請求)
第44条 保有個人情報の開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に対する決定(保有個人情報不存在の処分を含む。)又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に不服がある場合は、実施機関に対し、審査請求をすることができる。この場合の審査請求の期間は、処分を知った日の翌日から起算して3か月以内である。
2 審査請求は保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求書(要綱別記様式第2号。以下「審査請求書」という。)をもって行うことを要し、口頭による申立ては認められない。(行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「審査法」という。)第19条第1項)
(審査請求の受付窓口)
第45条 保有個人情報の開示請求、訂正請求又は利用停止請求に係る審査請求の受付は、総務課において行うものとする。
(審査請求の受付)
第46条 総務課は、審査請求の相談を受けた場合は、次の事項について指導するものとする。
(1) 審査法第19条第1項の規定により、申立ては、書面によるとされており、口頭での申立てがあった場合は、書面により行うこと。
(2) 審査請求書には、審査請求人の押印が必要とされていること。
(3) 審査請求書の提出は、1通提出すること。(審査法第9条第2項)
(4) 審査請求は、個人情報の非開示、非訂正又は非利用停止の決定という行政処分(当該実施機関)を行った行政庁に対して審査請求をすること。
2 総務課は、行政不服審査法の規定に基づいて次に掲げる審査請求書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、受付印を押しこれを受付するとともに、その写し1通を審査請求人に交付するものとする。
(1) 記載内容の確認(形式的要件の審査)
ア 申立人の氏名又は名称及び住所又は居所が記載されていること。(審査法第19条第2項)
イ 申立人の押印があること(審査法第15条第4項)
ウ 審査請求に係る処分の表示
エ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
オ 審査請求の趣旨及び理由
カ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
キ 審査請求の年月日
ク その他必要な書類
(2) その他の確認
ア 法定期間(条例上の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月)内の審査請求であるかどうかの確認
イ 審査請求適格の有無(「処分」によって直接に自己の権利利益を侵害されたものであるか)の確認
3 総務課は、受付した審査請求書の原本を直ちに主管課に送付し、写し1通を保管するものとする。
(審査請求書の補正命令)
第47条 総務課は、審査請求書の記載内容及び添付書類に不備又は不足がある場合は、審査請求人に対して相当の期間を定め保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求書補正命令書(要綱別記様式第3号)を作成するものとする。(審査法第23条)
2 総務課は、命令書に保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求書補正書(要綱別記様式第4号)を同封し審査請求人に配達証明付郵便で送付するものとする。
(審査請求の却下)
第48条 審査請求が次の要件に該当する場合は、総務課において却下の決定を行い、総務課は速やかに保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求却下通知書(要綱別記様式第5号)により、審査請求人に通知するものとする。
(1) 審査請求が法定の期間後に提起された場合
(2) 審査請求の資格のない者からなされた場合
(3) 補正命令に応じなかった場合
(4) 補正命令に定める補正期間を経過した場合
2 総務課は、審査請求却下通知書を審査請求人に配達証明付郵便で送付するものとする。
(再検討)
第49条 総務課より審査請求書の送付を受けた主管課は、当該審査請求に係る当初の決定について再検討を行うものとする。
2 主管課において再検討した結果、当初の決定を取り消して請求に応じる決定をしたときは、保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求容認通知書(要綱別記様式第6号、以下「容認通知書」という。)と併せて裁決通知書を作成し、総務課に提出するものとする。
3 総務課は、前項により提出を受けた通知書を審査請求人に配達証明付郵便で送付するものとする。
(審査会への諮問手続)
第50条 審査請求に係る再検討により、当初の決定を取り消して開示請求、訂正請求又は利用停止請求に応じる決定をする場合を除き、主管課は、審査会に対して保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査諮問書(要綱別記様式第7号)により諮問手続きを行うものとする。
2 主管課は、審査会に諮問しなければならない事項が発生したときは、決裁終了後、速やかに次に掲げる書類を添付し、審査会の事務局である総務課に提出しなければならない。
(1) 審査請求書及び添付書類の写し
(2) 請求書の写し
(3) 保有個人情報非開示決定通知書等(保有個人情報一部開示決定通知書、保有個人情報不存在決定通知書、保有個人情報非訂正決定通知書及び保有個人情報非利用停止決定通知書を含む。以下「決定通知書」という。)の写し
(4) その他必要な書類(当該公文書の写し)
3 総務課は、主管課の諮問依頼に応じ、審査会に諮問する。
4 主管課は審査会が必要と認めた場合は会議に出席し、説明又は必要な書類の提出を行うものとする。この場合、総務課と調整を図るものとする。
5 審査会の会議の記録等、審査会の庶務は、総務課において行うものとする。
(審査請求に対する裁決等)
第51条 主管課は、審査会に諮問した審査請求について答申を受けたときは、その答申を最大限に尊重して、速やかに当該審査請求に対する裁決について起案し、総務課に協議するものとする。
2 審査請求を容認し保有個人情報の一部又は全部を公開する場合、主管課は、容認通知書と併せて決定通知書を作成し、総務課に提出するものとする。
3 総務課は、審査請求に対する裁決起案に基づき、開示等をする場合は、主管課で作成された容認通知書及び決定通知書の提出を受け、当該審査請求人に対して送付するものとする。
4 主管課は、審査請求を理由がないとして棄却する場合は、保有個人情報(開示・訂正・利用停止)審査請求棄却通知書(要綱別記様式第8号、以下「棄却通知書」という。)を作成し、総務課に提出するものとする。総務課は、当該棄却通知書を受けたときは、速やかに審査請求人に対して送付するものとする。
5 総務課は、審査請求について参加人がいる場合には、当該参加人に対しても、容認通知書又は棄却通知書の謄本を送付するものとする。
6 総務課は、当該審査請求を棄却するときにあっては、その決定通知書を配達証明付の郵便で送付するものとする。
(対象保有個人情報の保存期間の特例)
第52条 開示請求、訂正請求又は利用停止請求に関する保有個人情報については、審査請求の審議期間中及び係争中に保存期間を満了した場合においては、当該結審まで保存期間を延長するものとする。
第9章 個人情報の取扱いの是正の申出等
(是正の申出の相談等)
第53条 総務課は、是正の申出に係る相談に応じるとともに、条例第33条の規定により、条例に基づく是正の申出ができない個人情報については、当該主管課を案内する等適切に対応するものとする。
(本人又は法定代理人であることを確認するための書類)
第54条 第15条の規定は、是正の申出について準用する。
(個人情報の特定及び確認)
第55条 第16条の規定は、是正の申出について準用する。
(是正の申出書の受付)
第56条 総務課は、是正の申出をしようとする者(以下「是正申出者」という。)に対し、保有個人情報取扱是正申出書(規則別記様式第11号の1。以下「是正申出書」という。)に必要事項を記載して総務課に提出するよう求めるものとする。
2 是正申出書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。
(1) 「住所、氏名、連絡先」欄
住所及び氏名は、是正申出者の特定及び是正の申出の処理に係る通知書の送付先の特定のために正確に記載してあること。また、連絡先は、是正申出者と確実に連絡が取れる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。
(2) 「不適正であると認める個人情報の取扱い」欄
不適正であると認める個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記載してあること。
(3) 「是正を求める内容」欄
個人情報の取扱いをどのように是正すべきかが具体的に記載してあること。
(4) 「本人の住所及び氏名」欄
本人に代わって法定代理人が是正の申出をする場合には、是正の申出に係る保有個人情報の本人を特定するために当該個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記載してあること。
(5) 「法定代理人を必要とする理由」欄
法定代理人が本人に代わって保有個人情報の是正の申出をすることの理由を明確に記載してあること。
3 総務課は、是正申出書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、本人等の確認欄に必要事項を記載して受付印を押し、これを受付するとともに、写し1通を是正申出者に交付するものとする。この場合、是正申出書の記載不十分であり補正を要するときは、是正申出者に対して必要な指導を行い、当該補正が終了した日を受付日とする。ただし、申出者が補正に応じない場合においては、前段の手続きを行うものとする。
4 総務課は、是正の申出を受付した場合は、申出者に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 保有個人情報の取扱いの是正は、是正申出書を受付後直ちに実施するものではなく、主管課において速やかに必要な調査を行い、その後に必要な措置を講ずるものであること。
(2) 是正を求める内容によっては、是正申出者以外の者に係る保有個人情報の取扱いについても検討する必要が出てくること。
(3) 是正の申出に係る処理の内容については、書面により通知すること。
5 総務課は、受付した是正申出書の原本を直ちに主管課に送付し、写し1通を保管するものとする。
(郵送等による是正の申出の取扱い)
第57条 第18条の規定は、是正の申出について準用する。
(申出内容の確認)
第58条 主管課は、総務課から送付された是正申出書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 是正申出者(申出者が法定代理人である場合は、被代理人)本人の個人情報であること。
(2) 条例第33条に規定する個人情報でないこと。
(是正の申出に係る保有個人情報の取扱いに関する調査)
第59条 主管課は、関係書類の確認及び関係職員への事情聴取などの適宜な方法により、是正の申出に係る保有個人情報の取扱いが条例の規定に違反しているか否かについて遅滞なく調査するものとする。この場合において、関係書類の確認及び関係職員への事情聴取などにより調査を行ったときは、当該調査内容について記録した調査結果報告書を作成するものとする。
(是正の申出の検討)
第60条 是正の申出に係る保有個人情報を特定し、かつ、調査を行った場合は、是正の申出に応ずるか否かについての検討を行うものとする。この場合において、保有個人情報の取扱いが条例の規定に違反していることが確認できたときは、是正の方法を含めて検討するものとし、是正申出者以外の者に係る保有個人情報の取扱いについても同様の措置が必要な場合は、この点についても検討するものとする。
(是正の申出に対する処理)
第61条 是正の申出に係る処理の起案は、主管課が行うものとする。
2 主管課は、個人情報の取扱いの是正をする旨の決定をしたときは、速やかに当該是正の申出に係る保有個人情報の取扱いの是正をするものとする。
(是正の申出に対する処理の通知)
第62条 主管課は、是正の申出に係る処理を行ったときは、その結果について、速やかに保有個人情報取扱是正申出処理結果通知書(規則別記様式第11号の2)を作成し、通知書を総務課に提出するものとする。
2 総務課は、前項により提出を受けた通知書を是正申出者に送付するものとする。
第10章 個人情報の取扱いの是正の再申出
(本人又は本人の法定代理人であることを確認するための書類)
第63条 第15条の規定は、是正の再申出について準用する。
(個人情報の特定及び確認)
第64条 第16条の規定は、是正の再申出について準用する。
(是正の申出に対する措置を受けていることの確認)
第65条 是正の再申出をすることができる者は、条例第29条第4項の規定による処理内容の通知を受けていることが必要であるので、申出者が持参する保有個人情報取扱是正申出処理結果通知書又は主管課の処理に係る起案により、既に是正の申出を行っているか否かを確認するものとする。
(是正の再申出書の受付)
第66条 総務課は、是正の再申出をしようとする者(以下「再申出者」という。)に対し、保有個人情報取扱是正再申出書(規則別記様式第12号の1。以下「再申出書」という。)に必要事項を記載して総務課に提出するよう求めるものとする。
2 是正申出書の記載事項を確認する場合は、次の事項に留意するものとする。
(1) 「住所、氏名、連絡先」欄
住所及び氏名は、再申出者の特定及び是正の再申出の処理に係る通知書の送付先の特定のために正確に記載してあること。また、連絡先は、是正申出者と確実に連絡が取れる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。
(2) 「是正の再申出に係る個人情報人情報の内容」欄
不適正であると認める個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記載してあること。
(3) 「再度の是正を求める内容」欄
個人情報の取扱いをどのように是正すべきかが具体的に記載してあること。
(4) 「本人の住所及び氏名」欄
本人に代わって法定代理人が是正の再申出をする場合には、是正の再申出に係る保有個人情報の本人を特定するために当該個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記載してあること。
(5) 「法定代理人を必要とする理由」欄
法定代理人が本人に代わって保有個人情報の是正の再申出をすることの理由を明確に記載してあること。
3 総務課は、再申出書の記載事項がすべて記載されていることを確認した後、本人等の確認欄に必要事項を記載して受付印を押し、これを受付するとともに、写し1通を再申出者に交付するものとする。この場合、再申出書の記載が不十分であり補正を要するときは、再申出者に対して必要な指導を行い、当該補正が終了した日を受付日とする。ただし、再申出者が補正に応じない場合においては、前段の手続きを行うものとする。
4 総務課は、是正の再申出を受付した場合は、再申出者に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 保有個人情報の取扱いの是正は、再申出書を受付後直ちに実施するものではなく、主管課において速やかに再度の検討を行い、審査会に諮問し、その答申の後に必要な措置を講ずるものであること。
(2) 是正を求める内容によっては、再申出者以外の者に係る保有個人情報の取扱いについても検討する必要が出てくること。
(3) 是正の再申出に係る処理の内容については、書面により通知すること。
5 総務課は、受付した再是正申出書の原本を直ちに主管課に送付し、写し1通を保管するものとする。
(郵送等による再申出の取扱い)
第67条 第18条の規定は、是正の再申出について準用する。
(再申出内容の確認)
第68条 主管課は、総務課から送付された再申出書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 条例第29条第4項の規定による処理の内容の通知を受けている者であること。
(2) 再申出者(再申出者が法定代理人である場合は、被代理者)本人の個人情報であること。
(3) 条例第33条に規定する個人情報でないこと。
(再申出に係る審査会への諮問)
第69条 主管課は、総務課から送付された再申出書の是正を求める内容を十分に考慮し、再度検討を行い、審査会の諮問のため次の必要書類を添えて個人情報保護制度運営審査諮問書(要綱別記様式第10号)を総務課に送付するものとする。
(1) 保有個人情報取扱是正再申出書
(2) 保有個人情報取扱是正申出書
(3) 保有個人情報取扱是正申出処理結果通知書
(4) 調査結果報告書
(5) その他必要な書類
2 総務課は、主管課から前項の諮問書を受けた場合は、速やかに審査会に異議の再申出に関する処理について審査会に諮問するものとする。
(是正の再申出の検討)
第70条 主管課は、総務課を経由して審査会からの答申を受けたときは、その趣旨を尊重して、速やかに、総務課と協議しながら当該是正の再申出に係る措置を行うかどうかを検討するものとする。この場合において、是正の再申出者以外の者に係る個人情報の取扱いについて是正を行うかどうかについても併せて検討するものとする。
(是正の再申出に対する処理)
第71条 是正の再申出に係る処理の起案は、主管課が行い、主管課は、決裁後当該起案文書の写しを総務課に送付するものとする。
2 主管課は、前項の規定により、個人情報の取扱いの是正をする旨の決定をしたときは、速やかに当該是正の再申出に係る個人情報の取扱いの是正をするものとする。
(是正の再申出に対する処理の通知)
第72条 主管課は、是正の再申出に係る処理を行ったときは、その結果について、速やかに保有個人情報取扱是正再申出処理結果通知書(規則別記様式第12号の2)を作成し、通知書を総務課に提出するものとする。
2 総務課は、前項により提出を受けた通知書を是正再申出者に送付するものとする。
第11章 苦情の処理
(苦情の処理)
第73条 総務課は、苦情の申出に係る相談に応じるとともに、その場で苦情を処理できる場合は、総務課において処理し、その他の場合は当該主管課を案内する等適切に対応するものとする。
2 総務課は、苦情の申出を受付した場合は、苦情の申出をしようとする者(以下「苦情申出者」という。)に対して次の事項を説明するものとする。
(1) 保有個人情報に係る苦情の処理は、申出後直ちに実施するものではなく、主管課において速やかに必要な調査を行い、その後に必要な措置を講ずるものであること。
(2) 苦情の処理を求める内容によっては、苦情申出者以外の者に係る保有個人情報の取扱いについても検討する必要が出てくること。
(3) 苦情に係る処理の内容については、必ずしも苦情申出者に通知するものではないこと。
3 苦情の申出に係る当該主管課は、関係書類の確認及び関係職員への事情聴取などの適宜な方法により、苦情の申出に係る保有個人情報の取扱いが条例の規定に違反しているかどうかについて遅滞なく調査するとともに、速やかに総務課と協議しなければならない。
(苦情の申出に対する処理)
第74条 総務課は、受付した苦情の申出内容等を個人情報苦情処理簿(要綱別記様式第9号。以下「処理簿」という。)に記載して主管課に処理簿を送付するものとする。
2 主管課は処理簿を受付した場合は、速やかに当該苦情の申出に係る個人情報の処理をするものとする。
3 主管課は、前項の規定により処理結果を記載して処理簿を総務課に提出するものとする。
第12章 運営審査事項についての諮問
(運営審査事項についての諮問)
第75条 条例によりその権限に属する事項に関する審査会への諮問については、審査請求の諮問の場合に準じて、主管課が総務課を窓口として行うものとする。
2 審査会が実施機関の諮問に応じて審議し、答申する事項は、次のとおりである。
(1) 思想、犯罪歴、社会的差別の原因となるおそれがある個人情報を収集するとき(条例第8条第2項)
(2) 本人以外のものから個人情報を収集するとき(条例第8条第3項第7号及び同条第4項)
(3) 保有個人情報の目的外利用又は外部提供をするとき(条例第9条第1項第5号及び同条第2項)
(4) 電子計算機による保有個人情報の処理の開始又は変更しようとするとき(条例第11条第1項及び第2項)
(5) 電子計算機結合による提供をするとき(条例第12条第2号)
(6) 是正の再申出に係る処理をしようとするとき(条例第30条第3項)
(諮問に係る事前協議)
第76条 主管課は、審査会への諮問の必要性等について、事前に総務課と協議するものとする。
(審査会への諮問手続)
第77条 主管課は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断した場合は、諮問に係る必要な関係資料を添付して、「個人情報保護制度運営審査諮問書」(要綱別記様式第10号。以下「審査諮問書」という。)を審査会の事務局である総務課に提出するものとする。
2 審査諮問書及び関係資料の送付を受けた総務課は、当該諮問書等を審査会に提出するものとする。
3 主管課は、審査会の求めに応じ会議に出席し、案件の説明又は必要な書類の提出を行うものとする。この場合、総務課と調整を図るものとする。
4 審査会の会議の記録等、審査会の庶務は総務課において行うものとする。
(答申から決定までの手続)
第78条 総務課は、答申内容を主管課に送付するものとし、主管課はその答申を最大限に尊重して、速やかに決定について起案するものとする。
第13章 雑則
(法令等との調整)
第79条 総務課は、法令又は他の条例の規定により保有個人情報の閲覧又は縦覧等の手続きが定められているものについて開示請求等があった場合は、条例第33条の規定により個人情報保護制度の対象外となるので、当該個人情報の閲覧等の主管課を案内する等適切に対応するものとする。
2 総務課は、閲覧又は縦覧等の手続きの制度が次のように限定された場合にあっては、当該限定されている以外の部分についてこの条例を適用することができる場合は、適宜案内するものとする。
(1) 請求することができる者の範囲を限定している場合
(2) 請求期間を限定している場合
(3) 閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本等の交付のいずれかに手続きを限定している場合
(運用状況の公表)
第80条 条例第35条に規定する個人情報保護制度の運用状況の公表は、次の事項について行うものとする。
(1) 個人情報取扱事務の届出件数
(2) 開示請求、訂正請求、利用停止請求及び是正の申出の件数
(3) 開示請求、訂正請求、利用停止請求及び是正の申出の処理件数
(4) 目的外利用及び外部提供の件数
(5) 審査請求件数
(6) 審査請求の処理件数
(7) その他必要な事項
2 運用状況の公表は総務課が行う。
附則
この要綱は、本別町個人情報保護条例施行日から施行する。
附則(平成28年3月28日要綱第3号)
(施行期日)
1 この要綱は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの要綱の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの要綱の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
3 この要綱の施行の際、第1条の規定による改正前の本別町個人情報保護事務取扱要綱、第2条の規定による改正前の本別町国民健康保険税滞納者に係る措置の実施要綱、第3条の規定による改正前の本別町高齢者日常生活用具貸与事業実施要綱、第4条の規定による改正前の本別町国民健康保険出産育児一時金受領委任払い実施要綱及び第5条の規定による改正前の本別町指定地域密着型介護サービス事業者等の業務管理体制確認検査実施要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
