(趣旨)

第1条　この訓令は、町が保有する特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理のため必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語は、番号利用法並びに月形町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年月形町条例第2号)及び月形町特定個人情報保護条例(平成27年月形町条例第21号)において使用する用語の例による。

(総括保護管理者)

第3条　総務課に総括保護管理者を1名置くこととし、総務課長をもって充てる。

(保護管理者)

第4条　保有個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を各1名置くこととし、当該課等の長をもって充てる。

(教育研修)

第5条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を行うものとする。

(職員の責務)

第6条　職員は、番号利用法並びに月形町個人情報の保護に関する法律施行条例、月形町特定個人情報保護条例及び月形町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年月形町条例第26号)の趣旨に則り、関連する法令及びこの訓令等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第7条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、当該保有個人情報等にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)する権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。

(複製等の制限)

第8条　職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第9条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第10条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第11条　職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(個人番号の利用の制限等)

第12条　保護管理者は、個人番号の利用に当たっては、番号利用法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第13条　実施機関の長は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人番号ファイル作成の制限)

第14条　実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第15条　実施機関の長は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第16条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第17条　保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第24条を除き同じ。)の重要度に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の当該保有個人情報等へのアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の記録)

第18条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。

(アクセス状況の監視)

第19条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第20条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第22条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報等の処理)

第23条　職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第24条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第25条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第26条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第27条　保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末機器の限定)

第28条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、その処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末機器の盗難防止等)

第29条　保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止等のため、必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第30条　職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないようにしなければならない。

(入退室の管理)

第31条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等の機器を設置する室その他の区域に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(業務の委託等)

第32条　個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する者(以下「発注者」という。)は、受注者において、番号利用法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

(監査)

第33条　保護管理者は、保有個人情報等の取扱い事項に関する状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第34条　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第35条　総括保護管理者又は保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(委任)

第36条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続その他必要な事項は、別に定める。