○月形町文書取扱規程
平成15年9月16日
訓令第10号
月形町文書取扱規程
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の取り扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。
(2) コンピュータ 汎用コンピュータ、端末機及びそれらの附属機器をいう。
(3) 庁内ネットワーク 庁内にあるコンピュータ同士を、通信回線で接続した仕組みをいう。
(4) 電子文書 公文書のうち電磁的記録であって、コンピュータによる情報処理の用に供されるものをいう。
(5) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(6) 総合行政ネットワーク電子文書交換システム 国の各府省と総合行政ネットワーク参加団体との間で、電子的な公文書に電子署名を付与し、交換を行うためのシステム(以下「LGWAN電子文書交換システム」という。)をいう。
(7) 総合行政ネットワーク文書 LGWAN電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書(以下「LGWAN文書」という。)をいう。
(8) 課 月形町課設置条例(昭和42年月形町条例第19号)に規定する課、並びに月形町行政組織規則(昭和63年月形町規則第9号)に規定する出納室及び出先機関をいう。
(9) 文書事務 公文書の収受及び配布から廃棄に至るまでの、公文書に関するすべての事務をいう。
(10) ファイル 公文書の集合体又は公文書を収納する用具をいう。
(11) ファイルの完結 当該ファイルに対し、公文書の追加又は差替えをしなくなった状態をいう。
(12) ファイリング 公文書をファイルに収納することをいう。
(13) 保管 ファイルを活用するため、主務課の執務室内において、主に現年度ファイル及び前年度ファイルを常時管理することをいう。
(14) 保存 保管期間が経過したファイルを保存箱に収納し、文書保存庫において、管理することをいう。
(15) 完結文書 公文書のうち所定の処理を終了したものをいう。
(16) 保有年限 ファイルの完結から起算し、廃棄するまでの期間をいう。
(17) 文書管理 文書事務のうち公文書の分類、保管、保存及び廃棄の作業をいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 内訓 訓令であって機密に属するもの
ウ 指令 申請、出願に関し、許可、認可等を行うために発するもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前3号に掲げる公文書以外のもの
(公文書取扱いの原則)
第4条 公文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務効率の向上に役立つよう処理しなければならない。
(総務課長及び課長の職責)
第5条 総務課長は、文書事務を総括し、公文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、課長の報告を求め、又は指導しなければならない。
2 課長は、常に課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう努め、常に所属の職員をして公文書の処理及び作成に習熟させるよう指導しなければならない。
(文書主任)
第6条 課長の責に係る文書事務を補佐するため、各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、課長の任命をもってこれに充てる。
3 文書主任は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(2) 文書の収受、担当者への配布及び発送に関すること。
(3) 文書管理に関すること。
(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(3) 電報は、電報受信書(様式第3号)を添付し、当該電報の余白に収受印を押し、主務課に配布する。
(4) 書留郵便物は、書留配付簿(様式第4号)に記載し、総務課長の閲覧を受け、主務課へ配布し、受領印を徴する。
(5) 金券、現金、有価証券等は、金券等配付簿(様式第5号)に記載し、総務課長の閲覧を受け、主務課に配布し、受領印を徴する。
(6) 記録媒体に記録された電子文書は、主務課へ配布し、主務課において紙に出力し、同条第1号の例により、処理する。
(7) 電子メール文書は、庁内ネットワークを使って主務課へ配信し、主務課において紙に出力し、同条第1号の例により、処理する。
2 2以上の課に関係ある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、総務課長が定めるものとする。
(LGWAN文書の収受)
第8条 LGWAN文書を受信した場合は、総務課長又は主務課の文書主任が次に掲げる各号により処理する。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力すること。
2 総務課長は、前項第3号の規定により文書を出力した場合は、当該文書の事務を所掌する主務課の文書主任に配布する。
(文書の処理)
第9条 課長は文書の配布を受けたときは、直ちに当該課内に供覧しなければならない。ただし、定例又は軽易なものであらかじめ課長が指定したものについては、主務係長に直接配布するものとする。
2 課長は、文書を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を示し主務係長に配布し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書についてはあらかじめ上司の指示を受けるものとする。
3 主務課長は、2以上の課に関連する文書については、速やかに関係課に回覧するか、又はその写しを送付しなければならない。
(親展文書の処理)
第10条 町長、副町長あての親展文書は、町長、副町長が自ら処理する場合のほかは主務課において処理するものとする。
(口頭又は電話で受理した事項の処理)
第11条 口頭又は電話で受理した事項のうち重要と認められるものは、通話顛末書(様式第6号)に記載し、文書として取り扱うものとする。
(起案)
第12条 文書の起案は、起案用紙(様式第7号)を用い、簡明な件名をつけて必要がある場合は、起案理由、根拠法令、予算関係その他参考となる事項を摘記し、及び関係書類(電磁的記録を含む。)を添付するものとする。
2 事件の軽易なものについては、起案用紙を用いないで文書の余白に朱書きで起案することができるものとする。
3 軽易な事件の回答で照会文書を保存する必要のないもの又は文書の不備などで返送するものについては、附せん用紙(様式第8号)により処理するものとする。
(回議)
第13条 起案文書は、月形町事務決裁規程(昭和63年月形町訓令第1号)の定めるところにより、すみやかに回議して決裁を受けなければならない。
(合議)
第14条 起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該課長又は係長と合議しなければならない。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお調整が整わないときは、その意見を記載して主務課に返付しなければならない。
(特殊文書の合議)
第15条 起案文書のうち次に掲げる事項は、総務課に合議しなければならない。
(1) 町議会に提出すべき議案等に関するもの
(2) 条例、規則、訓令、指令、公示に関すること。
(3) 法律、命令の解釈に関すること。
(4) 不服の申立て及び訴訟に関すること。
(5) 予算に関すること。
(6) 財政負担を伴う事業に関すること。
(7) 工事契約及び物品調達に関すること。
(回議及び合議に当たっての注意事項)
第16条 起案文書の回議又は合議を受けたものは、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
2 月形町事務決裁規程の定めるところにより代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。
3 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨を表示しておかなければならない。
4 起案文書の内容が特に急を要するものは、その右上部に「至急」と記入するものとする。
5 起案の文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、課長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議しなければならない。
6 起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、主務課長は回議又は合議済の関係者にその旨を通知しなければならない。
(文書記号及び番号)
第17条 文書には、記号及び番号を付するものとする。ただし、一般文書については、記号のみを付するものとする。
(公印の押印及び電子署名の付与)
第18条 公文書のうち送付を要するものには、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、LGWAN電子文書交換システムにより発送する文書は、主務課の文書主任に回付し、電子署名を付与するものとする。
(文書の発送)
第19条 発送文書は、原則として主務課においてあて先を明記し、封筒に入れる等所定の処理をし、退庁2時間前までに総務課に回付するものとする。ただし、前条に掲げる公印省略ができる文書については、ファクシミリ、電子メール等電気通信回線を利用して、主務課において送信することができる。
2 書留、親展その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明示しておかなければならない。
3 総務課は、発送する文書の回付を受けたときは、次の各号により処理しなければならない。
(1) 郵便又は電信により発送するものは、料金後納郵便差出票(様式第11号)に記入し発送する。
(2) 前号によらないで発送する文書については、受領者から受領印を受けるものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(3) 発送する文書は、効率的な方法で発送するように努めなければならない。
(LGWAN文書の送信)
第20条 LGWAN電子文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書主任が送信するものとする。
(文書の管理)
第21条 課長は、常に文書を整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
2 課長は、電子文書の管理に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書をコンピュータを用いて、直ちに表示できるようにしておかなければならない。
3 職員は、公文書を適正に管理するとともに、処理中の公文書は、常に所在を明らかにし、完結文書は、共用文書用収納什器に収納し、私有化してはならない。
4 職員は、公文書とそれ以外のものを明確に区分しなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第22条 公文書は、町長の許可を得ないで、庁外に持出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。ただし、条例等に基づき適正な措置がとられた場合は、この限りでない。
(公文書の保有年限)
第23条 文書の保有年限の設定方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法令、条例、規則等により保有年限が定められている公文書については、それをもって保有年限とする。
(2) 時効が完成するまでの期間、証拠として保有する必要がある公文書については、法令に定める時効の期間を保有年限とする。
(3) 契約に関する公文書でかし担保責任が定められているものについては、その存続期間を保有年限とする。
(4) 土地、建物等の権利を証する公文書については、その権利が存続している期間終了後、その都度重要性に応じて保有年限を設定する。
(5) 許可、認可等をするための公文書は、当該許可、認可等の有効期限の日の翌年度から起算し、1年間保有するものとする。
(1) 第1種 30年以上
(2) 第2種 10年以上
(3) 第3種 5年以上
(4) 第4種 3年以上
(5) 第5種 1年以上
3 前2項の保有年限の起算は、会計年度によるものは、翌年度の初日からとし、暦年によるものは、翌年の初日からそれぞれ起算するものとする。
2 保有年限の種別の基準は、最低保有年限を示すものであり、必要に応じて、種別枠を超える長期間の保有年限を設定することを、妨げるものではない。
(分類基準)
第25条 文書及びファイルは、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める分類基準に従い、整理しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により分類基準変更申請書が提出されたときは、各課の文書主任を招集し、分類基準の変更の適否を決定するものとする。
(完結文書のファイリング)
第26条 完結文書は、主務課において次の各号に掲げるところにより、ファイリングしなければならない。
(1) ファイルの作成方法は、次の3種のいずれかの方法によるものとする。
ア 定期ファイル 定期的に発生する文書を収納し、毎年度作成するものをいう。
イ 案件ファイル 事業又は事件等のひとつの案件ごとに作成するものをいう。
ウ 常用ファイル ファイル単位の廃棄処理を行わず、ファイル内の文書を毎年度評価して、不要文書のみをファイルから抜取り廃棄するものをいう。
(3) ファイルの厚さが収納許容量を超える場合には、分冊するものとする。この場合において、分冊したファイルの見出しに分冊表示を行うものとする。
(4) ファイル内の公文書は、保存及び廃棄の処理をファイル単位で行えるように編集及び収納しなければならない。
(ファイルの保管と登録)
第27条 ファイルの保管は、主務課の文書主任のもとで、当該職員が行うものとする。
2 ファイルの保管期間は、原則としてファイルの完結した日の翌年度の初日又は翌年の初日から起算し、1年間とする。
3 ファイルの保管は、分類基準に従って行わなければならない。
(ファイルの置換え)
第28条 保管期間が満了したファイルは、主務課がファイルごとに設定された保有年限に従い、保存するものとする。
2 保管期間が満了したファイルのうち保管の延長を必要とするものは、原則として1年間延長することができる。
(文書保存庫の管理)
第29条 文書保存庫は、総務課長が管理する。
2 文書保存庫の開閉は、原則として執務時間内とする。
3 文書保存庫は、常に整理整とんしファイルを取出しやすい状態にしなければならない。
4 文書保存庫では、一切の火気を使用してはならない。
(ファイルの廃棄)
第30条 主務課長は、ファイルが保有年限を経過したときは、廃棄目録(様式第14号)を作成し、総務課長の承認を得て廃棄しなければならない。
2 主務課長は、廃棄するファイルで機密に属するものは、裁断、溶解、消去等適正な方法によって処分しなければならない。
(保有年限の延長)
第31条 主務課長は、前条の規定にかかわらず、保有年限が満了したファイルのうち、引き続き保有する必要があるものは、原則として1年間保有年限を延長することができる。
(その他)
第32条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成15年9月16日から施行する。
附則(平成17年3月28日訓令第14号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年6月30日訓令第11号)
この訓令は、平成18年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月19日訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月26日訓令第18号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成23年12月30日訓令第19号)
1 この訓令は、平成24年1月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に公布された訓令の取扱いについては、改正後の第3条の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附則(平成24年3月30日訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月20日訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年12月30日訓令第7号)
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。ただし、様式第10号の改正規定は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和元年9月13日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成31年4月1日から適用する。
附則(令和2年4月15日訓令第6号)
この訓令は、告示の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。
別表第1(第17条関係)
区分 | 記号 | |
法規文書 | 条例 | 月形町条例 |
規則 | 月形町規則 | |
令達文書 | 訓令 | 月形町訓令 |
内訓 | 月形町内訓 | |
指令 | 月形町指令 | |
公示文書 | 告示 | 月形町告示 |
公告 | 月形町公告 | |
公表 | 月形町公表 | |
一般文書 | 本庁 | 別表第2のとおり |
出先機関 | 当該出先機関の定めるところによる。 | |
別表第2(第17条関係)
課名 | 係名 | 記号 |
総務課 | 総務係 | 総総 |
財政係 | 総財 | |
危機管理係 | 総危 | |
企画振興課 | 企画係 | 企企 |
地域振興係 | 企地 | |
商工観光係 | 企商 | |
住民課 | 戸籍保険係 | 住戸 |
生活環境係 | 住生 | |
税務係 | 住税 | |
保健福祉課 | 保健係 | 保保 |
高齢者支援係 | 保高 | |
地域福祉係 | 保地 | |
農林建設課 | 農政係 | 農農 |
農村整備係 | 農整 | |
土木管理係 | 農土 | |
住宅建築係 | 農住 |
一般文書には、この記号の頭に「月」を、末尾に「号」の文字を加えるものとする。
別表第3(第24条関係)
種別 | 保存年限 | 保存文書の内容 |
第1種 | 30年以上 | 1 条例、規則、規程等の原議 2 議会議案の原本、議会の議決等で議会関係の重要書類 3 町史の資料となる書類 4 所轄行政庁の例規、通牒その他の重要書類 5 不服申立て及び訴訟等についての書類 6 財産関係についての重要書類 7 長期債の関係書類 8 職員の任免及び賞罰についての書類 9 重要な統計書類 10 重要な契約書 11 重要な事業計画及びその実施についての書類 12 町長及び副町長の事務引継についての書類 13 会計事務について特に重要な書類 14 その他永久保存の必要があると認める書類 |
第2種 | 10年以上 | 1 法令により施行又は処分した重要書類 2 租税その他各種公課についての書類 3 補助及び指令についての書類 4 建築及びその他の工事施行についての書類 5 その他10年保存の必要があると認める書類 |
第3種 | 5年以上 | 1 第1種及び第2種に属さない官公署の往復文書 2 決算書及びその証書類 3 経理簿関係についての書類 4 定期報告書類 5 その他5年保存の必要があると認める書類 |
第4種 | 3年以上 | 1 軽易な往復文書、願書及び届書等の書類 2 その他3年保存の必要があると認める書類 |
第5種 | 1年以上 | 第1種から第4種までに属さない軽易な書類 |
