○知内町戸籍システム管理運営要領
平成27年8月17日
要領第2号
(目的)
第1条 この要領は、知内町における電子情報処理組織による戸籍等事務の適正な運用管理を図るため、知内町個人情報保護条例(平成17年知内町条例第8号)及び知内町個人情報保護条例施行規則(平成17年知内町規則第2号)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍等事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等(以下「法令等」という。)の定めるところにより町長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務をいう。
(2) 戸籍システム 戸籍等事務を電算処理するシステムをいう。
(3) 記録媒体 磁気ディスク等の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱う記録媒体に記録されている戸籍等事務に関する情報をいう。
(5) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(6) サーバ 戸籍システムを使用するための七飯町に設置の正中央処理装置及び副中央処理装置で、磁気ディスクによりプログラム及び戸籍データを処理及び格納する装置をいう。
(7) 端末機 戸籍担当窓口に設置する戸籍等事務を処理するために、サーバに接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(8) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(9) ドキュメント 戸籍システムに関する仕様書、操作説明書、運用マニュアル等をいう。
(基本方針)
第3条 戸籍システムによる処理に当たっては、戸籍等事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に最大限の配慮をしなければならない。
(戸籍データの保護)
第4条 戸籍システムに、法令等に定めのない事項を入力してはならない。
2 戸籍データは、戸籍等事務以外の目的で使用してはならない。
3 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(戸籍データ等保護管理者の指定)
第5条 戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を適切に管理し、その保全及び保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、戸籍主管課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図る。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時に点検を行う。
2 保護管理者は、プログラムの障害の有無について、定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍システムの点検を委託して実施する場合には、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、移動可能な記録媒体及び出力帳票の管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 移動可能な記録媒体及び保管しておく必要のある出力帳票は、保管場所を指定するとともに、施錠できる所定の場所に保管する。
(2) 受払いについては、台帳に記録する等の方法により適正に管理する。
(3) 廃棄、持ち出し等は、戸籍担当職員が行う。
(4) 廃棄に当たっては、焼却又は裁断等の復元できない方法により確実に処分する。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともにドキュメントの内容を常に最新の状態で維持する。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分する。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末機管理責任者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末機管理責任者を置く。
2 端末機管理責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置すること。
(2) 戸籍データについて、関係町が相互にアクセスできない機能を確保すること。
(3) 内蔵するプログラムについて、複写及び変更することができないようにすること。
(端末機操作者の指定等)
第10条 端末機で戸籍システムを操作できるのは、保護管理者が指定する職員(以下「操作者」という。)とする。
2 保護管理者は、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
3 保護管理者は、前項の規定に基づき、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを付与しなければならない。
4 操作者は、端末機の使用に際して、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
5 戸籍システムは、戸籍等事務において必要な時を除き、操作してはならない。
(パスワードの設定及び管理)
第11条 保護管理者は、操作者に対し、端末機を操作するために必要なパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定し付与するとともに、個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定及び更新等の運用方法を定め厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、管理パスワード及び個別パスワードを、操作者は、個別パスワードを他人に漏らし、使用させてはならない。
4 保護管理者及び操作者は、パスワードの入力等に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
(緊急時の対応)
第12条 保護管理者は、戸籍システムの使用に支障を来すおそれがある災害等による事故発生時に、迅速に対応できるよう必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の原因及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
3 戸籍事務管掌者は、前項の報告があった場合は、復旧のために必要な措置を講じるとともに、再発を防止するための措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第13条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
(準用規定)
第14条 この要領に定めるもののほか、戸籍データ保護に関し必要な事項は、知内町電子計算処理に係る個人情報の保護に関する要綱(平成12年知内町要綱第3号)の規定の例による。
附則
この要領は、平成27年8月22日から施行する。