○文書編集保存規程
令和5年5月19日
規程第2号
文書編集保存規程(昭和37年9月30日訓令第3号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、文書の分類、編集及び保存等について、別に定めるものの外、この訓令の定めるところによる。
(1) 課 標津町課設置条例(平成13年条例第13号)第1項に規定する課、標津町会計管理者の補助組織設置規程(昭和52年訓令第2号)第1条に規定する会計課をいう。
(2) 保管文書 完結した文書で、その文書の施行年度又は年を終了後1年度を経過するまでの間、課において保管する文書をいう。
(3) 保存文書 保管文書以外の文書で保存する文書をいう。
(4) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。
(5) 電磁的記録媒体 電磁的記録を記録している磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の媒体をいう。
(文書の保管)
第3条 電磁的記録を除く保管文書は、課を単位として保管することを原則とする。
2 電磁的記録を除く保管文書は、分類別に収納場所に収納しなければならない。
3 電磁的記録媒体を所定の場所に保管し、漏えい、改ざん等が生じないように厳重に管理しなければならない。
(文書の保存)
第4条 電磁的記録を除く保存文書は、文書保存箱に収納し書庫において保存する。
2 書庫は、総務課長が管理する。ただし、各課において管理する建物の書庫については各課長が管理する。
3 書庫においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
4 毎年度終了後、第6条に定める文書の種類ごとに別個の文書保存箱を作成し、文書管理システムにて箱登録を行う。
(移換え)
第5条 前条第4項の作業終了後、保管の必要のない文書は廃棄するものとする。
(1) 第1類 永年
(2) 第2類 10年
(3) 第3類 5年
(4) 第4類 3年
(5) 第5類 1年
(保存期間の起算)
第7条 文書の保存期間は、文書の完結日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものについては、翌年の1月1日から起算する。
(庁外持出しの禁止)
第8条 保管文書は、各課長の許可を得ないで庁外へ持出してはならない。
2 総務課長の管理する書庫内の保存文書は、総務課長の許可を得ないで書庫外へ持出してはならない。また、各課の管理する書庫内保存文書については、各課課長の許可を得ないで書庫外へ持ち出してはならない。
(文書の閲覧)
第9条 法令又は条例に定めのある場合を除くほか、職員以外の者に文書を閲覧させてはならない。
(文書の廃棄)
第10条 保存期間が満了した文書(電磁的記録は除く。次項において同じ。)は、原則文書保存箱ごとに廃棄する。ただし、廃棄すべき日において、なお保存する特別の事由がある場合においては、各課長が総務課長に申出を行い、その許可を得て、更に保存することができる。
3 電磁的記録の廃棄については、前2項の規定を準用して消去しなければならない。
4 電磁的記録媒体を廃棄する場合は、使用不可能な状態にして廃棄しなければならない。
(秘密文書等の廃棄)
第11条 各課長は、秘密文書を廃棄しようとするときは、焼却又は溶解、切断等適切な方法により処分しなければならない。
第12条 この規程の定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定めることができる。
附則
この規程は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
別表1(第6条関係)
編さん類目、保存年数
第1種(永久保存) |
(1) 条例規則その他例規に関する文書の公布原義 (2) 議会の議決書及びその他会議、儀式に関する重要な文書 (3) 庁内令達文書で特に重要なもの (4) 町史の資料となる文書 (5) 所轄行政庁等の通帳、その他重要な文書 (6) 重要な事業計画及びその実施に関する文書 (7) 訴願、訴訟及び審査請求に関する文書 (8) 財産の取得処分及び営造物の設置、廃止に関する書類 (9) 町の境界変更及び行政区画、名称変更等に関する文書 (10) 町債関係の文書 (11) 重要な契約書類 (12) 予算、決算及び出納に関する重要書類 (13) 町長及び副町長、会計管理者の事務引継についての文書 (14) 褒章及び表彰に関する文書 (15) 職員の任免及び賞罰に関する文書 (16) 重要な統計関係の文書 (17) その他永久保存の必要があると認める文書 |
第2種(10年保存) |
(1) 法令により施行又は処分した重要文書 (2) 予算書及び経理簿 (3) 重要な工事に関する書類 (4) 建議書、請願書、陳情書等で重要な書類 (5) 会計に関する証書 (6) その他10年保存の必要があると認める文書 |
第3種(5年保存) |
(1) 法令により施行又は処分した書類 (2) 国費、道費補助事業関係の文書 (3) 予算、決算及び出納に関する書類 (4) 町の営造物使用許可関係の文書 (5) 人事(任免、賞罰に関するものを除く。)に関する書類 (6) 建議書、請願書、陳情書 (7) 原簿又は台帳の登録、登記の原因となった書類 (8) 各種統計調査及び資料 (9) その他5年保存の必要があると認める文書 |
第4種(3年保存) |
(1) 照復文書で軽易なものを除き3年保存の必要があると認める文書 (2) 一般工事に関する設計書、工事命令書及び検定書で軽易なもの (3) 請願、陳情に関する一般的な文書 (4) 予算編成資料 (5) その他3年保存の必要があると認める文書 |
第5種(1年保存) |
(1) 第1種から第4種までに属さない軽易な文書 |
別表2(第6条関係)
大分類 | 中分類 | 小分類 | |||
A 全庁共通 | 01 組織全般 | ||||
02 総務人事 | |||||
03 財務 | |||||
B 総務 | 01 総務 | 00 諸務 | 01 秘書 交際 | 02 儀式 表彰 | 03 文書法規 |
04 公印 | 05 文書管理 | 06 情報公開 | 07 個人情報保護 | ||
08 訴訟 | 09 公用車管理 | 10 庁舎管理 | |||
02 人事 | 00 諸務 | 01 任免 | 02 服務賞罰 | 03 福利厚生 | |
04 研修 | 05 労務 公務災害 | ||||
03 給与 | 00 諸務 | 01 給与 | 02 年末調整 | 03 退職手当 | |
04 会計年度任用職員 | |||||
04 情報政策 | 00 諸務 | 01 セキュリティ | 02 地域情報化 | 03 行政情報化 | |
04 電子申請 | 05 社会保障・税番号制度 | 06 自治体DX | |||
C 企画 | 01 企画政策 | 00 諸務 | 01 町政策 | 02 総合計画 | 03 地域指定 |
04 地域振興 | 05 広域行政 | 06 事務権限移譲 | 07 定住促進 | ||
08 請願・陳情 | 09 景観・土地利用 | 10 日本で最も美しい村連合 | 11 企業誘致 | ||
12 男女共同参画・国際交流 | 13 総合交通 | 14 特定非営利活動法人 | 15 自衛隊関連 | ||
16 北方領土対策 | 17 その他 | ||||
02 地域振興 | 01 特定プロジェクト | 02 エネルギー | 03 地域おこし協力隊等 | 04 Yネット | |
05 ふるさと納税 | 06 知床ナンバー | 07 町史 | 08 その他 | ||
03 広報 広聴 | 00 諸務 | 01 広報 | 02 広聴 | ||
04 統計 | 00 諸務 | 01 国勢調査 | 02 商工業事業所 | 03 住宅土地 | |
D 財務 | 01 財政 | 00 諸務 | 01 予算 | 02 決算 | 03 地方交付税等 |
04 町債 | 05 地方譲与税等 | 06 経理 | 07 財務監査 | ||
08 基金 | |||||
02 管財 | 00 諸務 | 01 財産管理 | |||
03 出納 | 01 諸務 | 01 指定金融機関等 | 02 収入 | 03 支出 | |
04 資金管理 | |||||
E 税務 | 01 町税 | 00 諸務 | 01 町民税 | 02 固定資産税 | 03 軽自動車税 |
04 国民健康保険税 | 05 その他諸税 | ||||
02 徴収 | 00 諸務 | 01 収納 | 02 還付 | 03 処分 | |
F 住民生活 | 01 住民記録 | 00 諸務 | 01 戸籍 | 02 住民登録 | 03 外国人登録 |
04 印鑑登録 | 05 旅券 | ||||
02 防災 | 00 諸務 | 01 災害対策 | 02 水防 | ||
03 交通防犯 | 00 諸務 | 01 交通安全 | 02 防犯 | ||
04 自治振興 | 00 諸務 | 01 自治組織 | |||
05 人権推進 | 00 諸務 | 01 啓発 | 02 協議会 | ||
06 消費者行政 | 00 諸務 | 01 消費者相談 | |||
07 環境衛生 | 00 諸務 | 01 墓地 | 02 動物対策 | 03 害虫駆除 | |
04 根室北部衛生組合 | |||||
08 廃棄物 | 00 諸務 | 01 一般廃棄物処理 | 02 産業廃棄物 | 03 不法投棄 | |
04 し尿処理 | 05 リサイクル | 06 施設 | |||
09 環境保全 | 00 諸務 | 01 環境計画 | 02 自然環境 | 03 公害対策 | |
04 特定施設等届出 | 05 生活排水 | 06 その他公害 | |||
10 国民年金 | 00 諸務 | 01 各種届 | 02 免除 | 03 給付 | |
04 被保険者異動 | |||||
11 国民健康保険 | 00 諸務 | 01 補助金交付金 | 02 被保険者 | 03 給付 | |
04 国保事業 | 05 国民健康保険税 | ||||
12 後期高齢者医療 | 00 諸務 | 01 負担金補助 | 02 被保険者 | 03 保険料賦課徴収 | |
04 保健事業 | |||||
13 各種医療費 | 00 諸務 | 01 各種届出 | |||
14 児童手当 | 00 諸務 | 01 児童手当 | |||
15 児童扶養手当 | 00 諸務 | 01 児童扶養手当 | |||
G 保健福祉 | 01 福祉厚生援護 | 00 諸務 | 01 身障者福祉 | 02 知的障がい者福祉 | 03 精神障がい者福祉 |
04 母子父子福祉 | 05 アイヌ福祉(先住民福祉) | 06 戦傷病者遺族等援護 | 07 民生児童委員 | ||
02 生活保護 | 00 諸務 | 01 台帳 | 02 支給 | ||
03 健康管理 | 00 諸務 | 01 健康づくり | 02 予防接種 | 03 感染防疫 | |
04 施設管理 | |||||
04 健康推進 | 00 諸務 | 01 母子保健 | 02 成人保健 | 03 歯科保健 | |
05 栄養指導 | 00 諸務 | 01 健康づくり | 02 母子保健 | 03 こども園関係 | |
06 地域包括支援 | 00 諸務 | 01 居宅介護支援 | 02 訪問看護 | ||
07 介護保険 | 00 諸務 | 01 被保険者 | 02 認定 | 03 介護 | |
08 子育て支援 | 00 諸務 | 01 児童クラブ | 02 認定こども園運営 | 03 認定こども園施設管理 | |
04 児童館 | 05 児童発達支援事業所 | ||||
09 福祉施設 | 00 諸務 | 01 施設福祉 | 02 在宅福祉 | 03 老人福祉振興 | |
04 センター施設管理 | 05 子育て支援センター | 06 病院との連携 | |||
10 その他福祉全般 | 00 諸務 | ||||
H 産業経済 | 01 農林 | 00 諸務 | 01 農業振興 | 02 林業振興 | 03 環境保全 |
04 森林整備 | 05 自然保護 | 06 畜産振興 | |||
02 土地改良 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 買収移転補償 | |
04 施設管理 | |||||
03 水産 | 00 諸務 | 01 漁業振興 | 02 加工振興 | 03 育成指導 | |
04 水産金融 | 05 災害復旧 | 06 その他 | |||
04 商工労働 | 00 諸務 | 01 商工振興 | 02 鉱・工業振興 | 03 商工団体 | |
04 商工資金 | 05 労政 | 06 就労者福利 | 07 就労対策 | ||
08 労働相談 | 09 労働団体 | ||||
05 観光 | 00 諸務 | 01 イベント | 02 観光資源 | 03 地場産品PR | |
04 観光団体 | 05 サーモン科学館 | 06 金山スキー場 | 07 川北温泉 | ||
08 観光施設 | 09 観光関連調査 | 10 その他観光 | |||
I 建設水道 | 01 総務 | 00 諸務 | 01 調査報告 | ||
02 都市計画 | 00 諸務 | 01 調査報告 | 02 基本計画 | 03 都市計画決定 | |
04 諸施設・制度計画 | 05 審議会 | ||||
03 開発指導 | 00 諸務 | 01 大規模開発 | 02 小規模開発 | 03 国土利用 | |
04 建築指導 | |||||
04 公園霊園緑地 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 施設管理 | |
05 道路街路橋梁 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 買収移転補償 | |
04 施設管理 | 05 占用 | 06 国・道事業 | 07 交通安全施設 | ||
06 河川水路砂防 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 買収移転補償 | |
04 施設管理 | 05 国・道事業 | ||||
07 漁港港湾 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 施設管理 | |
04 国・道事業 | |||||
08 建築住宅 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 買収移転補償 | |
04 施設管理 | 05 家賃徴収 | 06 入居者管理 | |||
09 公共災害 | 00 諸務 | 01 公共災害 | 02 農林災害 | 03 除雪対策 | |
10 土地区画整理 | 00 諸務 | 01 計画事業決定 | 02 施工 | 03 仮換地 | |
04 建築行為等制限 | 05 審議会評価委員会 | 06 買収移転補償 | 07 保留地処分 | ||
11 水道 | 00 諸務 | 01 事業計画 | 02 会計管財 | 03 料金 | |
04 占用 | 05 給水管理 | 06 水質管理 | 07 施設建設 | ||
08 施設維持管理 | 09 管渠施工管理 | 10 指定工事店 | 11 給水装置 | ||
12 下水道 | 00 諸務 | 01 事業計画 | 02 会計管財 | 03 使用料 | |
04 占用 | 05 排水設備 | 06 水質管理 | 07 施設建設 | ||
08 施設維持管理 | 09 管渠施工管理 | 10 指定工事店 | 11 負担金 | ||
J 教育文化 | 01 教育委員会 | 00 諸務 | 01 人事 | 02 会議 | |
02 学校管理 | 01 学校施設管理 | ||||
03 学校教育 | 00 諸務 | 01 教職員 | 02 学務 | 03 就学援助 | |
04 教育指導 | |||||
04 社会教育 | 00 諸務 | 01 社会教育委員会議 | 02 生涯学習 | 03 青少年教育 | |
04 成人教育 | 05 人権教育 | 06 その他教育 | 07 団体 | ||
05 文化芸術 | 00 諸務 | 01 団体 | 02 芸術文化振興 | ||
06 国際交流 | 00 諸務 | 01 友好都市 | 02 青少年交流 | 03 国際交流員 | |
07 文化財 | 00 諸務 | 01 調査 | 02 指定文化財 | 03 埋蔵文化財 | |
08 社会体育 | 00 諸務 | 01 体育施設 | 02 体育振興 | 03 団体 | |
04 経理 | 05 予算 | 06 助成金交付 | 07 表彰関係 | ||
08 会議 | |||||
09 図書館 | 00 諸務 | 01 施設管理 | 02 運営 | 03 統計 | |
04 関係機関 | |||||
10 公民館 | 00 諸務 | ||||
11 資料館 | 00 諸務 | ||||
12 生涯学習センター | 00 諸務 | 01 施設管理 | 02 教育行政 | 03 貸館事業 | |
04 各種団体 | 05 事業 | 06 その他 | |||
13 川北生涯学習センター | 00 諸務 | 01 施設管理 | 02 運営 | 03 貸館事業 | |
04 窓口業務 | 05 子ども会 | 06 高齢者 | 07 親子ひろば・川北児童クラブ | ||
08 川北体育館 | 09 川北地域子育て支援センター運営 | 10 川北児童クラブ運営 | |||
14 文化施設 | 00 諸務 | ||||
K 機関 | 01 町議会 | 00 諸務 | 01 共済会 | 02 議案 | 03 請願要望 |
04 発言通告 | 05 会議録 | 06 委員会諸会議 | |||
02 監査委員 | 00 諸務 | 01 例月出納検査 | 02 決算審査 | ||
03 選挙管理委員会 | 00 諸務 | 01 委員会 | 02 選挙人名簿 | 03 国関係選挙 | |
04 道関係選挙 | 05 町関係選挙 | 06 農業委員会選挙 | |||
04 農業委員会 | 00 諸務 | 01 委員会 | 02 農地調整 | 03 農業者年金 | |