(趣旨)

第1条　赤井川村役場(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もつて事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課長は、つねにその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従つて行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表1のとおりとする。

(文書の閲覧及び貸出し)

第7条　主務課以外の職員が文書の閲覧をし、又はその貸出しを受けようとするときは、当該文書を管理する主務課長の承認を得なければならない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する主務課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)(一般文書については、文書記号のみ)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

(文書整理及び保存等)

第11条　完結文書は、別表2に定める種別にしたがい、次の各号に定めるところにより主務課長が整理するものとする。

(公印の押印等)

第12条　文書を施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、公印使用簿に記録しその押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、主務課長に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第15条　公印は、刷り込むことができない。ただし、赤井川村印、赤井川村長印は、当該公印を使用する証票等で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

(到達文書の処理)

第16条　村に到達した文書は、主務課に直接到達したものを除き、総務課において収受し、次の各号に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(主務課における文書の取扱い)

第17条　主務課長は、文書の配布を受けたとき又は直接受領したときは、直ちに当該文書を主管する主務係に配布し、適正に処理しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、赤井川村当直規程(昭和63年訓令第12号)の定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条　各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、課長が押印のうえ、総務課に返付しなければならない。

(収受の手続きを経ない文書)

第22条　主務課において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受けとつたときは、ただちに、当該文書を総務課に送付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

(処理方針)

第24条　文書の処理は、全て主務課長が中心となり、課内において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第24条の2　主務課に配布され、又は直接受領した文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、当該起案対象者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(報告)

第24条の3　次に掲げる文書については、起案用紙による処理、文書による処理、文書の余白による処理又は口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を所管する他の課等に報告しなければならない。

(文書の起案)

第25条　村として意思決定を要する事案の処理は、起案用紙を用い、次の各号に定める事項に留意して文書により起案しなければならない。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に訂正印を押印しなければならない。

(起案文書の回議)

第27条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、当事案に係る事務を主管する起案者から順次直属の上司の回議を経て、決裁権限の有する者の決裁を受けなければならない。

(起案文書の合議)

第28条　起案文書の回議は、当該事案が次の各号のいずれかに該当するときは、関係部署と合議をしなければならない。

(文書の審査)

第29条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示等)

第30条　秘密文書には、「秘密」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

第31条　削除

(処理中文書の処理促進)

第32条　主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(浄書及び校合)

第34条　決裁済みの文書で浄書を要するものは、主務課において取り扱い、浄書後直ちに決裁済みの文書と校合しなければならない。

(文書の名義)

第35条　施行文書で庁外へ発送するものの名義は、原則として村長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要と認める場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は村名を用いることができる。

(主務課における文書の施行手続)

第36条　主務課長は、発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして総務課に送付しなければならない。

(総務課における文書の施行手続)

第37条　総務課は、前条の規定により文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第38条　決裁文書を電話で施行するときは、村長が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは赤井川村当直規程の定めるところによる。

(主務課における保管)

第40条　完結文書の書類及び保存年限は、別表2のとおりとし、種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主務課長がその種別を定めるものとする。

(書庫における保管)

第41条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで主務課において保存管理するものとする。

第42条　削除

(書庫への収蔵)

第43条　主務課長は、完結文書を整理したときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、書庫に収蔵しなければならない。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧等)

第44条　書庫に収蔵した完結文書は、主務課長の承認を得なければ閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第45条　書庫は、総務課長が管理し、その管理にあたつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第46条　完結文書の保存年限が満了したときは、文書引継書にその旨を記載した上、主務課長において廃棄するものとする。

(廃棄の方法)

第47条　廃棄する文書のうち、個人情報等他に内容を知られることにより支障が生ずるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。

第47条の2　村が作成し、又は取得した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することのできない方式で作られた記録をいう。)及びこれらに類するものに記録されるものであつて、村が保管しているものの管理は、この規程の規定を準用する。

(出先機関の文書取扱い)

第48条　出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。