(趣旨)

第1条　この訓令は、森町(以下「町」という。)における文書の適正な処理及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書主義)

第3条　事務処理は、緊急を要する場合のほか文書をもって行わなければならない。

(文書主管課)

第4条　文書主管課は総務課とし、文書事務全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。

(文書主管課長の責務)

第5条　文書主管課長は、文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(各部署の長の責務)

第6条　各部署(支所を含む。以下「課」という。)の長(以下「課長」という。)は、課における文書事務の責任者として、所属職員を指揮監督して、絶えず文書の適正かつ円滑な処理に留意し、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書取扱主任)

第7条　文書事務の正確かつ適正な処理を図るため、各課に文書取扱主任を置き、所属長が指定した職員を充てる。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書には、記号及び番号を付さなければならない。

(文書の収受)

第9条　文書主管課は、町に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)を受領し、次に定めるところにより処理するものとする。

(電磁的記録の受信等)

第10条　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システムを利用して行うものとする。ただし、当該電磁的記録が町に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当該電磁的記録の受信を行う通信回線により電子的認証を行い、受信するものとする。

(電磁的記録の収受の処理)

第11条　主務課は、通信回線を利用して到達し、又は前条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録するものとする。

(不足料金等)

第12条　料金不足又は料金未納の郵便物については、文書主管課長が必要と認めた場合に限り、当該不足額又は未納額を支払うものとする。

(執務時間外に到着した文書の取扱い)

第13条　執務時間外に到着した文書は、当直を経て文書主管課が受領する。この場合において、電報等至急を要する文書については、主務課に連絡をして指示を受けるものとする。

(配布)

第14条　文書主管課は、町に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。)を第9条第1項に定めるところに従い、主務課に配布するものとする。

(起案)

第15条　起案は、文書管理システムにより行うものとする。

(行政文書の分類)

第16条　主務課は、別表に定める文書分類表に基づき、行政文書を分類しなければならない。

(重要起案の取扱い)

第17条　起案文書のうち、重要であるもの若しくは異例のもので説明を要するもの又は急を要し、若しくは秘密を要するものは、起案者又は内容を説明することができる職員が持ち回り、回議又は合議を受けなければならない。

(合議)

第18条　他の課に関係する事案は、その内容につき、課長及び係長に合議しなければならない。この場合において、合議の対象者は、必要不可欠な職員に限るものとする。

(合議の特例)

第19条　次の各号のいずれかに該当する文書は、あらかじめ文書主管課に合議しなければならない。

(決裁者等による起案文書の引上げ)

第20条　係長以上の職にある者で決裁者より下位の職にあるものが不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、上司は当該職員を後閲扱いとし、起案文書を引き上げ、決裁又は承認を行うことができる。

(令達文書の種類)

第21条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(令達文書の取扱い)

第22条　条例、規則、訓令、庁達及び告示は決裁後、文書主管課に回付し、記号及び番号(毎年1月から12月までの一連の番号)を付さなければならない。

(公告の掲示期間)

第23条　令達番号簿に登録した条例、規則、公表を要する訓令及び告示は、森町公告式条例(平成17年森町条例第3号)又はその例により公告しなければならない。

(発信者名)

第24条　施行を要する文書(以下「施行文書」という。)の発信者名は、町長名を用いる。ただし、その内容が軽易なものである場合には、所属長名をもって発信することができる。

(施行文書の公印)

第25条　施行文書には、森町公印規程(平成17年森町訓令第9号。以下「公印規程」という。)において定められた公印を押印しなければならない。

(文書及び物品の発送)

第26条　文書及び物品の発送は、次に定めるところによる。

第27条　前条の規定にかかわらず、文書は、電子メールにより送信することができる。この場合において、当該発送文書を電子メール等により送信したときに、当該発送文書が施行したものとみなす。

(文書の登録)

第28条　主務課は、文書管理システム又は文書主管課が定めるところにより、施行文書を登録しなければならない。ただし、軽易なものは、号外とし、登録しないことができる。

(文書の保管及び保存)

第29条　文書は、常に整然と分類し、必要な時に直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、電子文書にあっては文書管理システム、紙文書にあってはファイル等により整理し、保管及び保存しなければならない。

(保存年限)

第30条　行政文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とする。ただし、法令等により保存年限が指定されている場合は、この限りでない。

(保存年限の基準)

第31条　保存年限が永年の行政文書は、次のとおりとする。

(文書の引継ぎ)

第32条　主務課は、保存期間の起算日から1年を経過した完結文書を保存年限ごとに保存箱等に収納し、保管場所を設定し、保存するものとする。ただし。電子文書については、この限りでない。

(保存文書の管理)

第33条　前条の規定により引き継いだ保存文書は、同条第1項の規定により設定した保管場所に格納し、管理しなければならない。

(保存年限の変更)

第34条　文書主管課は、主務課から申出があったときその他必要があると認めるときは、保存文書の保存の要否を審査し、保存年限を変更することができる。

(文書の廃棄)

第35条　主務課は、保存文書の保存期間が満了したときは、文書主管課長にその旨を報告し、当該保存文書を廃棄しなければならない。

(町史の資料)

第36条　文書主管課又は主務課は、前条第1項の規定により文書を廃棄しようとする場合は、町史を所管する課等(以下「町史所管課等」という。)と協議し、町史に関する資料として取り扱う必要があると認めるときは、当該文書を廃棄せずに町史所管課等に引き継ぐものとする。

(実施の手続等)

第37条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施に関し必要な手続その他の事項は、町長が別に定める。