(1)　公文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、町が保有するものをいう。

(2)　部　別海町事務分掌規則(平成30年別海町規則第6号)第1条に定める部及びこれらに準ずるものをいう。

(3)　部長　部の長をいう。

(4)　課　別海町事務分掌規則第1条に定める課及びこれらに準ずるものをいう。

(5)　課長　課の長をいう。

(6)　主務課　当該公文書に係る事案を所掌する課をいう。

(7)　決裁　町長及び専決の権限を有する者(以下「決裁者」という。)が、その権限に属する事務の処理につき、最終的に意思決定を行うことをいう。

(8)　起案　決裁を受けるため事務の処理に関する意思決定の案を記載した文書(公文書及び公文書となるべき文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。)を作成することをいう。

(9)　起案文書　起案した文書をいう。

(10)　供覧　上司の閲覧に供することをいう。

(11)　回議　起案文書について、起案者の直属の上司又は関係部、課を経て決裁者の意見又は承認を得る手続をいう。

(12)　合議　起案内容が他の部、課にも関連がある場合に、起案文書を当該部、課の関係者に回付して、その意見又は承認を求める手続をいう。

(13)　電子文書　文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(14)　文書管理システム　文書の収受、起案、承認、決裁、保管、廃棄等文書の管理を総合的に行うための情報システムをいう。

(15)　完結　公文書の起案から決裁又は供覧までの処理が終了することをいう。

(1)　封書は、開封しない。ただし、当該封書を開封しなければ主務課が判明しないものは、この限りでない。

(2)　前条第2項の規定により特殊文書等収配簿に記入した文書は、当該特殊文書等収配簿の所定欄に主務課の職員の受領印又は署名を徴し、配布する。

(1)　記号は、「別」の字の次に担当名の頭文字1字を加える(他の担当と判別しにくいものにあっては、2字を加える。)ものとする。

(2)　番号は、会計年度ごとに一連番号を付ける。この場合において、必要があると認めるときは、枝番号を用いることができる。

(3)　第1号の規定にかかわらず、公示令達(条例、規則、告示及び訓令をいう。以下同じ。)は、「別海町」の次にその種別の名称を付けて記号とする。

(4)　第2号の規定にかかわらず、公示令達は、公示令達番号簿により暦年による一連番号を付ける。

(1)　同一課内において他の担当に関係あるもので課長の決裁によるものは、他の担当の合議を経て課長に回議する。

(2)　同一部内において他の課に関係あるものは、主務課長への回議後、同一部内の他の課の課長の合議を経て所管部長に回議する。

(3)　他の課に関係あるもので課長の決裁によるものは、主務課長の決裁を経て他の課の課長に合議する。

(4)　他の部又は課に関係あるもので部長の決裁によるものは、所管部長の決裁を経て他の部の部長又は課長に合議する。

(1)　文書管理システムの場合　代決者が代決操作を行う。

(2)　紙で回議の場合　代決者として押印した印影の上部に「代」と記載すること。

(1)　印鑑による押印

(2)　公印の印影を印刷する方法

(3)　電子計算組織に記録した公印の印影を出力する方法

(1)　会議等の開催通知書

(2)　委員就任、講師派遣、調査等の依頼通知書

(3)　指名競争入札参加通知書、見積書提出通知書

(4)　補助金の額の確定通知書

(5)　公の施設の使用許可書

(6)　聴聞・弁明の機会の付与の通知書

(7)　届出等の受領通知書

(8)　一般的な指導の通知書

(9)　照会・回答、報告、意見の文書

(10)　諮問書、答申書

(11)　後援名義の承認通知書

(12)　案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書

(13)　ポスター、刊行物、資料等の送付文書

(14)　庁内文書(法令等の定めにより公印の押印を必要とするもの及び職員の身分を証明するものを除く。)

(15)　国、地方公共団体等へ提出する文書であって、省略が認められている文書

(16)　前各号に掲げるもののほか、決裁者が認めた文書

(1)　文書を郵送しようとするときは、封筒等に郵便番号及び差出課名等を記載し、原則として午後3時までに総務防災・基地対策課に引き継がなければならない。ただし、至急に発送する必要のある文書は、主務課においてその都度郵便局へ直接送達するものとする。

(2)　郵便切手、はがき等を使用して発送する場合には、別に定める郵便切手・はがき等使用票を総務防災・基地対策課に提出し、それらの交付を受けるものとする。この場合において、総務防災・基地対策課は、別に定める郵便切手・はがき等受払簿により、その受払を明確にしておかなければならない。

(3)　一時に大量の文書を郵送しようとするときは、その7日前までに総務防災・基地対策課に郵便物の種類、通数等を連絡するものとする。

(1)　小包、その他特別の包装を必要とする物品は、主務担当で荷造りをするものとする。

(2)　文書物品の発送は、毎週月曜日から金曜日までの毎日1回とする。

(1)　文書管理システムで作成・処理した文書にあっては、当該システムに電磁的記録として保存するものとする。

(2)　紙文書等により作成・処理した文書にあっては、主務課において、保存年限別に編集及び製本し、保存するものとする。

(3)　前号の編集は、別途主務課で備える文書分類表の区分により行うものとし、会計年度により区分する。ただし、条例、規則、訓令、告示等の原本及び会計年度によることが不適当と認められる文書については、暦年により区分するものとする。

(4)　前号の規定により編集したときは、背表紙等に完結年度又は完結年、編集簿冊名、保存年限、廃棄年度、主管課名等を記載するものとする。

(5)　図面、カード等で製本することができないものは、保存箱等により整理を行うものとする。

(1)　紙文書の場合は、焼却又はシュレッダー処理その他の適切な処理を行うこと。

(2)　電磁的記録の場合は、文書管理システムから完全に削除するか、記録媒体を物理的に破壊するなど、復元不可能な方法により処理すること。

(3)　秘密に属する文書又は個人情報が含まれる文書については、前2号の方法により、確実に復元不可能な状態にした上で廃棄すること。