○厚真町特定個人情報取扱規程
平成27年12月30日
訓令第18号
(目的)
第1条 この規程は、本町が保有する特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、本町の行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、番号法及び厚真町個人情報保護条例(平成13年条例第14号)(以下「番号法等」という。)に定めるところによる。
(総括特定個人情報保護責任者等)
第3条 最高総括特定個人情報保護責任者(以下「最高総括責任者」という。)を置くこととし、副町長をもって充てる。
2 総括特定個人情報保護責任者(以下「総括責任者」という。)を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。
3 特定個人情報を取り扱う課等に特定個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
(最高総括責任者等の任務)
第4条 最高総括責任者は、本町の保有する特定個人情報の管理に関する事務を総括する。
2 総括責任者は、最高総括責任者を補佐し、特定個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
3 保護責任者は、課等における特定個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
(教育研修)
第5条 総括責任者は、保護責任者に対し、課等における特定個人情報の適正な管理のために必要な研修を行うとともに、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 保護責任者は、当該課等の職員に対し、保有する特定個人情報の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第6条 職員(非常勤職員及び臨時職員を含む。以下同じ。)は、番号法の趣旨に則り、関連する条例及び規程等の定め並びに最高総括責任者、総括責任者及び保護責任者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第7条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法等で定める場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(個人番号の利用及び特定個人情報の提供の制限)
第8条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法並びに厚真町個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第24号。以下「利用条例」という。)で定める場合を除き、個人番号を利用し、又は特定個人情報を提供してはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第9条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法等で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報システムのアクセス制限)
第10条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報を取り扱う情報システムにアクセスする権限を有する職員をその利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限定するとともに、パスワード等の適切な管理を行わなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報にアクセスしてはならない。
(アクセス記録)
第11条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報を取り扱う情報システムへのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 総括責任者及び保護責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(個人番号利用事務を取り扱う職員)
第12条 個人番号利用事務を処理するために特定個人情報を取り扱う職員は、住民課税務グループ、住民課福祉グループ、住民課子育て支援グループ(保育園及び認定こども園を除く)、住民課町民生活グループ及び建設課都市施設グループに属する職員とする。
(個人番号関係事務を取り扱う職員)
第13条 個人番号関係事務を処理するために特定個人情報を取り扱う職員は、総務課総務人事グループ及び会計室に属する職員とする。
(非常勤公職者報酬に係る個人番号関係事務を取り扱う職員)
第14条 非常勤公職者に支払われる報酬の源泉徴収票及び法定調書の作成に係る個人番号関係事務を処理するために特定個人情報を取り扱う職員は、各課の管理職及び各グループの主幹とする。
(特定個人情報を含む電子情報ファイルのパスワード設定)
第15条 個人番号利用事務等を処理するために特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)は、特定個人情報を含む電子情報ファイルを作成した場合は、その情報保護のために当該電子情報ファイルにパスワードを設定しなければならない。
(特定個人情報を含む電子情報ファイルの保存の制限)
第16条 事務取扱担当者は、インターネットとの通信が可能な電子情報機器に特定個人情報を含む電子情報ファイルを保存してはならない。
(電子情報記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第17条 事務取扱担当者は、特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、総括責任者又は保護責任者の許可を受けた場合を除き、電子情報記録機能を有する機器・媒体を情報システム端末等へ接続してはならない。
(複製等の制限)
第18条 事務取扱担当者は、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い、これを行わなければならない。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報が保存されている電子情報媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(システム端末における第三者の閲覧防止)
第19条 事務取扱担当者は、情報システム端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うものとする。
(特定個人情報照会書類の保存)
第21条 事務取扱担当者は、前条による照会を行った場合には、当該照会に係る書類を保存しなければならない。
(書類及び電子情報媒体の管理等)
第22条 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録されている書類及び電子情報媒体を施錠可能な場所へ保管しなければならない。
(廃棄等)
第23条 事務取扱担当者は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている書類及び電子情報について、厚真町役場処務規則(昭和30年規則第3号)において定める保存期間又は法令等により定められた保存期間を経過し、不要となった場合には、速やかに当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該書類の廃棄又は当該電子情報の消去を行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第24条 事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤りを発見した場合には、保護責任者の指示に従い、当該誤りの訂正等を行わなければならない。
(特定個人情報取扱事務の委託)
第25条 特定個人情報を取り扱う事務を外部に委託(請負契約のための発注を含む。以下この条において同じ。)する場合は、番号法の規定に基づき本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう特定個人情報の適切な管理を行う能力を有すると認める者と契約しなければならない。
2 委託に関する契約書には、次に掲げる事項を記載する。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報の安全確保に関する事項
(5) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 特定個人情報の管理の状況についての調査に関する事項
(7) 契約終了時における特定個人情報が記録された媒体の返却に関する事項
(8) 違反した場合における契約解除の措置、損害賠償責任その他必要な事項
3 特定個人情報を取り扱う事務を外部に委託をする場合は、委託先において、番号法に基づき本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 特定個人情報を取り扱う事務を外部に委託をする場合は、委託を受けた者が個人番号利用事務等の全部又は一部の事務を再委託しようとする場合、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理措置が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
5 特定個人情報を取り扱う事務を外部に委託をする場合は、契約を締結した後、委託先における管理体制等必要な事項について書面で確認するとともに、委託先における特定個人情報の管理の状況について、必要に応じて検査等により確認しなければならない。
(点検)
第26条 保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じ点検を行い、その結果を総括責任者に報告するものとする。
2 総括責任者は、必要があると認めるときは、前項の点検の結果を最高総括責任者に報告する。
(事故の報告)
第27条 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生したことを知った職員は、速やかに当該特定個人情報を管理する保護責任者にその旨を報告しなければならない。
2 保護責任者は、前項の規定により職員から報告を受けたときは、速やかに最高総括責任者及び総括責任者に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、前項の措置を講じた後、速やかに、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、その調査結果を最高総括責任者及び総括責任者に報告しなければならない。ただし、軽易な事案については、最高総括責任者への報告を要しない。
4 総括責任者及び保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
(再発防止措置)
第28条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報の漏えいその他特定個人情報の管理に関して問題となる事案が発生した場合には、前条第3項の調査結果に基づき、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
2 総括責任者及び保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、前項の規定により講じた措置を公表しなければならない。
附則
この規程は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日訓令第31号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
