○新ひだか町個人情報保護事務処理規程
令和5年3月31日
訓令第11号
新ひだか町個人情報保護事務処理規程(平成18年訓令第6号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)、新ひだか町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号。以下「条例」という。)及び新ひだか町個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則(令和5年規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、個人情報保護に関する事務処理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 担当課 個人情報保護制度を担当する課をいう。
(2) 主管課 個人情報ファイルを保有する課又は個人情報取扱事務を管理する課をいう。
(3) 公文書 法第60条に定める地方公共団体等行政文書をいう。
(1) 町広報への掲載
(2) 町ホームページへの掲載
(3) 前2号に定めるもののほか、町長が適当と認める方法
(個人情報ファイルの登録)
第4条 法第75条第1項に規定する個人情報ファイルを新たに保有しようとする課は、規則別記様式第1号に規定する個人情報ファイル簿(以下「ファイル簿」という。)を作成し、あらかじめ担当課に提出しなければならない。
2 担当課は、前項の規定によりファイル簿の提出があったときは、その内容を審査し、必要に応じて修正を加えたうえで、これを保管するものとする。
(個人情報ファイルの変更等)
第5条 主管課は、当該ファイルの内容を変更し、又は当該個人情報ファイルの保有をやめ若しくは法第74条第2項第9号に該当するに至った場合は、その旨を担当課に申し出なければならない。
2 担当課は、前項の規定により登録簿の提出があったときは、その内容を審査し、必要に応じて修正を加えたうえで、これを保管するものとする。
(個人情報取扱事務の変更等)
第7条 主管課は、当該事務の内容を変更し、又は抹消するときは、その旨を担当課に申し出なければならない。
2 担当課は、前項の規定により申出があったときは、その内容を審査し、登録簿の変更又は廃止を行うものとする。
(開示請求に係る事務処理)
第8条 開示請求に係る事務処理は、次により取り扱うものとする。
(1) 担当課は、開示請求者から請求内容を十分に聴取し、主管課と協議のうえ、請求に係る個人情報及び当該情報が記載された公文書の特定を行うこと。
(2) 担当課は、開示請求者が当該個人情報の本人又は法定代理人であることを十分に確認すること。
(3) 担当課は、提出のあった個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を確認し、記載内容に不備があるときは、開示請求者にこれを補正するよう求めること。ただし、当該不備が軽微なものであるときは、担当課職員が開示請求者に代わって補正することができる。
(4) 担当課は、前3号の規定により開示請求が適正と認める場合に限り、開示請求書を受け付けること。
(5) 担当課は、前号の規定により受け付けた開示請求書の余白に受付印を押すとともに、その写しを主管課に送付するものとする。
(開示決定等に係る事務処理)
第9条 開示決定等に係る事務処理は、次により取り扱うものとする。
(1) 主管課は、第8条第4号の規定により送付を受けた開示請求書に係る公文書について、法第78条各号に規定する不開示情報(以下「不開示情報」という。)が含まれているかどうかを確認すること。
(2) 開示決定等は主管課で起案するものとし、担当課の合議を経て、決裁するものとする。
(3) 一の請求に対し複数の主管課がある場合にあっては、当該複数の主管課の協議により代表となる課を決定し、当該代表課が起案するものとする。
(開示の方法)
第10条 開示請求者に対する個人情報の開示は、担当課及び主管課の立会いのもとに行うものとする。
(1) 全部開示
ア 閲覧により開示する場合は、当該公文書の原本により行うこと。
イ 写しの交付により開示する場合は、開示請求者から規則第14条の規定による費用が納入された後に交付すること。
(2) 一部開示
ア 閲覧により開示する場合は、当該公文書の写しを作成し、黒塗り等により不開示情報部分の判別がつかないようにして行うこと。この場合において、全文が不開示情報にあたるものについては、当該ページ自体を除くとともに、開示請求者にその旨を告知すること。
イ 写しの交付により開示する場合は、当該公文書の写しを作成し、黒塗り等により不開示情報部分の判別がつかないようにするとともに、開示請求者から規則第14条の規定による費用が納入された後に交付すること。
(審査請求に係る事務処理)
第11条 担当課は、開示請求者から行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求の申出があったときは、別記様式第1号に準じた審査請求書を正副2通(担当課が主管課の場合にあっては、正本1通)作成し、担当課に提出するよう教示しなければならない。
2 担当課は、開示請求者から前項の規定に基づく審査請求書の提出があったときは、これを受け付け、その余白に受付印を押すものとする。
3 担当課は、前項の規定により審査請求書を受け付けたときは、直ちに当該審査請求書の副本を主管課へ送付し、当該主管課に対し弁明書の提出を求めるものとする。
4 審査請求に関する新ひだか町情報公開・個人情報保護審査会への諮問は、規則第26条の規定によるものとする。
6 審査請求に関する裁決等は担当課で起案するものとする。
(雑則)
第12条 この訓令に定めるもののほか、個人情報保護に関する事務処理について必要な事項は、実施機関が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日より施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に行われた審査請求に係る事務処理については、なお従前の例による。
(新ひだか町訓令で定める申請書等の押印の特例に関する訓令の一部改正)
3 新ひだか町訓令で定める申請書等の押印の特例に関する訓令(令和3年訓令第14号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
