○新ひだか町個人情報等の取扱いに関する管理規程
令和5年3月29日
訓令第4号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び新ひだか町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年新ひだか町条例第1号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、新ひだか町(以下「町」という。)が保有する個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「個人情報等」という。)の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。
(1) 課等 新ひだか町行政組織規則(平成19年規則第6号)第2条第1項に規定する課、第4条に規定する施設、会計管理者の権限に属する事務の処理に関する規則(平成19年規則第2号)第2条第1項に規定する会計課、新ひだか町教育委員会行政組織に関する規則(平成18年教委規則第4号)第2条第1項に規定する課、同条第3項に規定する教育機関等、新ひだか町議会事務局設置条例(平成18年条例第214号)第1条に規定する事務局、新ひだか町公平委員会の組織及び運営に関する規則(平成18年公平委規則第3号)第5条第1項に規定する事務局、新ひだか町監査委員条例(平成18年条例第23号)第2条第1項に規定する事務局、新ひだか町選挙管理委員会規程(平成18年選管委規程第1号)第16条第1項に定める事務局及び新ひだか町農業委員会事務局規程(平成18年農委訓令第1号)第1条第1項に規定する事務局をいう。
(2) 課長等 課等に置かれる課長、事務長、センター長及び事務局長をいう。
(3) 職員 課等で勤務する全ての職員(地方公務員法第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員を含む。)をいう。
2 前項各号に規定するもののほか、この訓令において使用する用語は、個人情報保護法及び番号法において使用する用語の例による。
(総括保護責任者)
第3条 個人情報等に係る適正な管理を総合的に行うため、総括保護責任者を置く。
2 総括保護責任者は、副町長をもって充てる。
(総括保護管理者)
第4条 総括保護責任者を補佐するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、前項に規定する補佐をするとともに、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 個人情報等の安全管理に係る教育、訓練及び研修の企画及び実施に関すること。
(2) 個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3) 個人情報等の安全管理措置の状況に係る監査及び監督に関すること。
(4) 個人情報等の安全管理措置に係る指示、指導及び助言に関すること。
(5) その他個人情報等の安全管理措置に関すること。
3 総括保護管理者は、総務部長をもって充てる。
(副総括保護管理者)
第5条 総括保護管理者を補佐し、前条第2項各号に掲げる事項及び次に掲げる事項を実施するため、副総括保護管理者を置く。
(1) 個人情報等を管理するシステム等に係る基幹的なサーバー及びネットワーク機器等を設置する区域(以下「管理区域」という。)における入退管理に関すること。
(2) 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱うシステムに係るアクセス権限の設定及び変更並びにアクセス記録の管理に関すること。
2 副総括保護管理者は、総務課長をもって充てる。
(保護管理者)
第6条 課等に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、所管する課等における個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。
(1) 個人情報等に係る書類、機器、電子媒体等の安全管理に関すること。
(2) 個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)への入退管理に関すること。
(3) 個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(4) 第5条第1項第2号に規定するアクセス権限の設定及び変更に係る副総括保護管理者への依頼に関すること。
(5) 特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割の指定並びに当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の決定に関すること。
(7) 委託先における個人情報等の取扱状況等の監督に関すること。
(8) その他個人情報等の安全管理措置に関すること。
3 前項の規定にかかわらず、同一の個人情報等を複数の課等において管理する場合は、当該課等における保護管理者は、互いに連携し、個人情報等に関する安全管理措置を行うとともに、当該課等における任務を分担し、及び責任を明確にするものとする。
4 保護管理者は、総括保護管理者又は副総括保護管理者から個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合は、これに従わなければならない。
5 保護管理者は、課長等又はこれに代わる者をもって充てる。
(事務取扱担当者)
第7条 保護管理者は、事務取扱担当者及びその役割を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。
2 事務取扱担当者は、課等の特定個人情報等の安全管理措置を講ずるため、特定個人情報等を取得し、保管し、利用し、提供し、開示し、訂正し、利用停止し、若しくは廃棄し、又は委託処理等の特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、番号法、条例、この訓令その他の関連法令等並びに総括保護管理者、副総括保護管理者及び保護管理者の指示した事項(以下「法令等事項」という。)に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
3 保護管理者は、特定個人情報等がこの訓令に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(個人情報等の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催することができる。
(職員)
第9条 職員は、法令等事項に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
(個人情報等保護研修)
第10条 総括保護管理者は、保護管理者に対し、課等における個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他の必要な教育研修及び指導を行うものとする。
(情報セキュリティ等の研修及び訓練)
第11条 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、情報システムの管理、運用及び情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
(研修参加機会の付与)
第12条 保護管理者は、当該課等の職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、前条に規定する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(アクセスの制限)
第13条 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等にアクセス(紙等に記録されている個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)する権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定しなければならない。
2 副総括保護管理者及び保護管理者は、個人情報等にアクセスする権限を職員に付与する場合であっても、業務上必要な最小限度の個人情報等のみにアクセスすることを許可する対策を講じなければならない。
3 前2項に規定する権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員が業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 職員は、保有する個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第16条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする
2 個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第17条 職員は、個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第18条 職員は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 個人情報等の消去や個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第19条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第20条 個人情報等が、外国において取り扱われる場合(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用し、そのデータ保存先が外国である場合)、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
(アクセス制御)
第21条 保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第22条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第23条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第24条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第26条 保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける個人情報等の処理)
第27条 職員は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第28条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、これを踏まえ、その処理する個人情報等について、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第29条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第30条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第31条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第32条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第33条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第34条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第35条 保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(入退管理)
第36条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第37条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(個人情報等の提供)
第38条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に個人情報等を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に個人情報等を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第39条 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合は、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制並びに個人情報等の管理の状況に係る検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報等の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報等の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
6 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第40条 個人情報等を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括保護責任者並びに町長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有するものとする。
(公表等)
第43条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずるものとし、住民の不安を招きかねない事案(公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報等の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき等)については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行うものとする。
(監査)
第44条 監査責任者は、個人情報等の適正な取扱い並びに個人情報保護法、番号法及びこの訓令の遵守状況について、定期又は臨時に副総括保護管理者に監査(外部監査を含む。)を行わせ、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
2 保護管理者及び職員は、前項の監査の実施に協力しなければならない。
3 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
(点検)
第45条 保護管理者は、各課室等における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第46条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(新ひだか町電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する規程の廃止)
2 新ひだか町電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する規程(平成18年訓令第7号)は、廃止する。