○新篠津村役場処務規程
平成元年3月23日
規程第1号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 新篠津村役場における処務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
2 本事務の処理について本規程によることのできないことがおきたときは、村長の指示を受けて処理しなければならない。ただし、臨時緊急の場合はこの限りでない。
3 本規程中村長に関する事項は、村長故障又は曠欠のため副村長代理中は、その代理副村長に、村長副村長共に故障、曠欠のための職員が代理中は、その職員がこれを行う。
第2章 文書管理
第1節 通則
(文書取扱いの原則)
第2条 文書の取扱いは適確、かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は常に一定の場所に整理して保管しなければならない。
(秘密の保持)
第3条 秘密の取扱いを要する文書は、特に綿密な注意を払い、鍵のかかる箇所に保管しなければならない。
第2節 文書の収受及び配付
(文書の収受及び配布)
第4条 文書及び物品の収受は、直接窓口で扱うもののほかは総務係に於いて収受し次の各号により処理しなければならない。
(1) 普通文書は開封し、文書の余白に受付印(第1号様式)を押印の上、総務課長閲覧後各主管課長に配付する。
(2) 親展文書は封のまま、親展文書配付簿(第2号様式)に記載の上、村長閲覧後主管課長に配付する。
(4) 2以上の課にわたる文書は、その関係の最も深い課に配付する。
2 願書、訴訟、審査請求書、入札書等その収受の日時が権利の得喪、又は変更に関係のある文書は、前項に定める手続きのほか時刻を記入し、封皮を本書に添付しなければならない。
(送料未納等の文書の取扱い)
第5条 送料未納若しくは不足の文書は総務係長が必要と認めるものに限りその料金を支払い、これを収受することができる。
第3節 文書の処理
(文書即日処理の原則)
第6条 文書は即日処理に着手し遅滞なく処理しなければならない。
2 重要、又は異例に属する文書は予め上司の閲覧に供し、その処理につき指揮をうけなければならない。
(文書処理の責任)
第7条 主管課長は文書の配付を受けた時は受付印の下に認印後、係に処理の要旨を指示して処理せしめるものとする。
第4節 文書の起案及び決裁
(文書の起案)
第8条 文書の起案は原則として起案用紙(第6号様式)によらなければならない。ただし、ワードプロセッサー等の機械によることもできるものとする。
2 事項の軽易なものは、文書の余白、又は帳簿を以て起案することができる。
3 文書の返付、又は軽易なる事項につき照会、回答、督促等をする時は、付箋用紙(第7号様式)によつて処理しても差支えない。
4 諸証明、謄抄本の交付及び公簿閲覧の許可はすべて稟議簿(第8号様式)により処理しなければならない。
(決裁文書の記載)
第9条 決裁文書は、次の各号によらなければならない。
(1) 関係文書は処理したものを取扱いの初めより順次編纂し、その経過を明確にする。
(2) 文案には、文書記号及び表題を付することとし、文書記号は「新 第 号」の中に係名の頭文字を加え、かつ機密に属するものについては係名の頭文字の次に「秘」の文字を加える。
(3) 文字は明瞭にしたため、字句等を添削した時はその部分に認印する。
(4) 電報案は、特に簡明を旨とし約字、又は符号のあるものは、これを用いなければならない。
(5) 機密、又は重要なる事件は、その欄外に「密」又は「重要」と朱書きする。
(6) 処理上特殊の取扱いを要するものは「至急」「親展」「書留」等その要領を欄外に朱書きしなければならない。
(7) 前各号のほか必要な事項は、欄外、又は余白に摘記する。
(電話での処理)
第10条 電話で受理した事項は、電話受理簿(第9号様式)に記載の上処理しなければならない。ただし、軽易なる事件はこの限りでない。
(登記完結、閲覧済完結、施行済完結の表示)
第11条 諸届出等で台帳類に記入することをもつて足りるものは、その余白に「登記完結」と朱書し、決裁を得て登記済の年月日を記入するものとする。
2 別段の処分を要しない文書は、その余白に「閲覧済完結」と朱書し決裁をうけなければならない。
3 全く処理済となる事件の文書には、その余白に「施行済完結」と朱書し、決裁を受けなければならない。
(特殊決裁文書)
第12条 決裁で特に急を要するもの、機密を要するもの及び説明を要するものは、取扱者において持ちまわり決裁を受けなければならない。
(合議)
第13条 他の課に関係のあるものは、その課に合議しなければならない。
2 合議を受けた課は、すみやかに同意、不同意を決しなければならない。
3 合議された案に対して異議のある時は、口頭をもつて協議し、協議のととのわないときは上司の指示を受けるものとする。
4 次の事項については、総務課長、総務係長及び行政係長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、規程、告示、告論に関する事項。
(2) 法規の解釈に関する事項。
(3) 訴願、訴訟並びに異議申立に関する事項。
(4) 例規のない処分に関する事項。
(5) 表彰、行賞に関する事項。
(6) 諸行事の決定に関する事項。
(決裁要領)
第14条 文書の決裁は全て決裁はさみに収め提出しなければならない。
(事務の代決)
第15条 村長不在のときは、副村長がその事務を代行する。
2 村長、副村長ともに不在のときは、緊急軽易なる事件に限り主務課長がその事務を代行し、村長又は副村長が出勤のときは、直ちに閲覧に供さなければならない。
3 その他、決裁に関する事項については新篠津村事務決裁規程による。
(文書の回覧)
第16条 庁内の全部又は一部に周知を要する文書は、施行前若しくは施行後これを回覧し、その要領を通知するものとする。
(処分の一時保留)
第17条 上司の命により一時処分をしないで保留する文書は、その理由を欄外に朱書するか付箋をもつて明示し保管しなければならない。
(未完結文書の処理)
第18条 未完結文書は、決裁中に属するものを除き、その係の未完結文書はさみに収めて保管しなければならない。
2 主管課長は毎月一回以上未完結文書を査閲しなければならない。
(未完結文書の提出)
第19条 各係は毎年12月25日現在に於ける未完結文書を調査し、村長に提出しなければならない。
第5節 文書の方式
(書式及び文例)
第20条 文書の書式及び文例は、文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和37年2月1日訓令第4号)による。
(発送文書の差出名及び印章の押捺)
第21条 発送する文書は、すべて村長名を用いなければならない。ただし特に重要でないものは新篠津村役場名を用いることができる。
2 文書には発送者名又は役場名の下に職印又は庁印を押捺しなければならない。ただし同一照会通達の類で重要なものを除き多数印刷発行するもの及び別に定める軽易な文書については、捺印を省略することができる。
3 その他、公印の使用、管理については新篠津村公印規程(昭和63年7月29日規程第5号)による。
(令達番号簿)
第22条 令達番号簿(第10号様式)は総務課に備え置くものとする。
2 令達番号簿には、令達の種類毎に番号、年月日及び件名を記載しなければならない。
(令達の種類)
第23条 令達の種別は次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法第14条の規定によるもの。
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの。
(3) 訓令 庁中の全部に一般的に指揮命令するもの。
(4) 訓 庁中の一部に個別的に指揮命令するもの。
(5) 内訓 訓令又は訓のうち機密のことを指揮命令するもの。
(6) 告示 管内の全部又は一部に公示するもの。
(7) 達 団体又は個人に対し指揮命令するもの。
(8) 指令 願いに対し指揮命令するもの。
第6節 文書、物品の発送
(文書、物品の発送)
第24条 発送する文書及び物品は、主管係に於いて浄書、校合の上、次の各号の手続きを経た後、退庁時2時間前までに総務係に回付しなければならない。ただし、緊急を要するものは随時回付する。
(1) 文書は全て封かんし、封皮に受信者及び発信者、係名を記載すること。
(2) 親展、書留その他特殊の取扱を要する文書は、封皮にその旨を朱書すること。
(3) 小包その他、包装を必要とするものは荷造りをすること。
第7節 文書の編纂及び保存
(文書の編纂及び保存)
第25条 文書の編纂、保存は新篠津村文書編纂保存規程(昭和37年2月1日訓令第3号)による。
第3章 服務
第1節 通則
(服務の原則)
第26条 職員は、その服務を遂行するについて誠実に法令に従い職場の秩序を保持し相互に人格を尊重し、かつ上司の職務上の命令に忠実にしたがわなければならない。ただし、上司の職務上の命令に対し意見を述べることができる。
(記名章)
第27条 職員は所定の記名章を上着に着用しなければならない。
(身分証明書)
第28条 職員は常に身分証明書(第13号様式)を所持しなければならない。
(出勤簿)
第29条 職員は出勤したときは、自ら出勤簿(第14号様式)に印をおさなければならない。
2 出勤簿は総務係長において整理する。
(休暇等処理簿)
第30条 次の事項は、休暇等処理簿(第15号様式)により届出なければならない。
(1) 欠勤、遅参及び早退しようとするとき。ただし疾病により14日以上欠勤しようとするとき及び転地療養するときは、医師の診断書を添付しなければならない。
(2) 前号のほか有給休暇を申請しようとするとき。
(届出の時期)
第31条 前条における届出は、その事由とする事実の発生の日の前日までにしなければならない。ただし、やむを得ない事情のある場合は、その当日においてすることができる。
2 天災、事変等により文書による届出ができない場合は、電話、電信等をもつてすることができる。この場合その事故がやんだ後直ちに文書をもつて届出なければならない。
3 前号の規定により難い特別の事由がある場合は、その事由となつた事故がやんだ後直ちにその事項となつた事由を具して届出をしなければならない。
(届出の方法及び処理)
第32条 第29条における届出は全て主管課長を経て行わなければならない。
2 総務係は前項の届出の都度整理し、上司の決裁を得て届出をした者に通知を要する事項はその結果を本人に通知しなければならない。
村長発令事項を除き、履歴となるべき事項が生じたときも同様である。
2 職員が住所、又は氏名を変更したときは、直ちに住所(氏名)変更届(第18号様式)を提出しなければならない。
3 総務係は人事記録カード(第19号様式)を備え、その都度整理しなければならない。
(欠勤等における措置)
第34条 欠勤(早退を含む)その他勤務をしない場合においては、担任事務の処理に関し必要な事項を予め上司に申し出て支障のないようにしなければならない。
(退庁時の文書及び物品の整理と措置)
第35条 職員は退庁するときは、火災防止、戸締りをしその所掌する文書、帳簿、物品等を整理し、一定の箇所に収蔵し散逸させてはならない。
(時間外の登退庁)
第36条 職員は勤務時間外、休日等に登庁したときは、登庁時及び退庁時に当直者にその旨届出なければならない。
(文書の管理及び文書の持出し並びに公表)
第37条 所管に係る台帳簿冊類物件は、すべて主管課長が保管の責任を負い特に重要な書類は「非常持出し」と表示した書箱に収蔵しなければならない。
2 文書は主管課長の許可なくして他に示し、又は謄写させ若しくは庁外に持出してはならない。
(事務引継ぎ)
第38条 職員が退職、休職及び異動の場合は、7日以内に後任者に担当事務の引継ぎをし、上司に報告しなければならない。
2 出張するものは、出発、帰庁ともその都度上司に報告しなければならない。
3 出張先より帰庁したときは、速やかに復命書を提出しなければならない。ただし、軽易なものは、その要領を口述し、又は当該関係文書にその要領を記載して復命書に代えることができる。
(非常災害のときの措置)
第40条 勤務時間外における非常災害の場合には、別命をまたず速やかに登庁し上司の指揮を受けなければならない。ただし急を要し上司の指揮を受けるいとまがないときは、臨機最善の処置をとらなければならない。
第2節 当直
(当直)
第41条 執務時間外及び休日には、本来の業務に従事しないで庁舎設備、備品、書類等の保全、外部との連絡、文書の収受及び庁舎内外の監視のため当直を置く。
(当直の種類及び勤務時間)
第42条 当直は宿直及び日直とし、その勤務時間は次のとおりとする。
(1) 宿直 退庁時限より翌日の登庁時限まで
(2) 日直 休日等においては平日の登庁時限から退庁時限まで。土曜日においては退庁時限より平日の退庁時限まで。
2 当直者は、前項の勤務時間経過後においても事務の引継ぎを終えるまでは引続き勤務しなければならない。
(当直の割当)
第43条 当直の割当は、宿直者2名、日直者1名を各輪番に服務せしめる。ただし女子職員及び18歳未満の職員は宿直を免除する。
2 前項の規定にかかわらず状況に応じ増員し、勤務させることができる。
3 総務係は日直、宿直を各別に定めて当直通知簿(第22号様式)により上司の決裁を得て勤務すべき3日前までに本人に通知しなければならない。
4 日直、宿直が連続するときは、後直を繰り下げるものとする。
5 宿直者は翌日正午まで遅参することができる。
(代直)
第44条 前条の規定により当直を命ぜられた職員が疾病その他やむを得ない理由により当直をすることができない場合は、総務課長の承認を得て代人を当直に勤務させることができる。
(当直の免除)
第45条 職員は、心身の故障その他特別な理由により当直が困難な場合には、総務課長の承認を得て当該理由の存する期間当直しないことができる。
2 総務課長は、職員が各号に該当する期間、免除させることができる。
(1) 新たに採用になつた場合、出勤の日より10日間
(2) 出張を命ぜられたものは、出発の前日より帰庁の翌日まで。ただし当直することが出張に支障をあたえない場合は、この限りでない。
(3) 有給休暇及び病気以外の事由による欠勤中のものは出勤の当日まで。
(4) 病気により欠勤中のもの。
(5) 病気により長期欠勤後、服務したが健康すぐれざるもの。
(6) その他特別の事由があり、総務課長の承認を得た場合のその期間。
(当直の業務)
第46条 当直者は次の業務を掌るものとする。
(1) 文書、物件の収受
(2) 緊急事務、窓口事務の処理
(3) 庁舎内外の取締り
(4) その他必要な事項
(非常事態が発生した場合の措置)
第47条 当直者は庁舎に盗難、若しくは付近で火災その他の非常事態が発生した場合は、速やかに最善の処置をとるとともに、村長、副村長、課長、総務係長に急報しなければならない。
(当直の事務引継ぎ)
第48条 当直者は、総務係又は当直を終了した者から、次の簿冊及び物品の引継ぎを受け、服務を終えたときは、取扱つた文書及び物品とともに総務係又は当直する者に引継ぎをしなければならない。
(1) 日誌
(2) 当直通知簿
(3) 電話受理簿
(4) その他備えつけの書類
(当直の委託)
第49条 村長は当直に関する各々の規定にかかわらず、当直を委託することができる。
第4章 表彰
(職員の表彰)
第50条 職員が次の各号の一に該当し、他の模範とするに足りるときはこれを表彰する。
(1) 職務に関し有益な研究を遂げ又は有益なる発明、発見をしたとき。
(2) 担任事務に熟達し献身的努力をもつて職務に精励すること多年に亘つたとき。
(3) 職務に関し特に他の模範とするに足るべき行為のあつたとき。
(4) 災害を未然に防止し又は災害の際、特に功労のあつたとき。
(5) 職務の内外を問わず善行のあつたとき。
(6) その他特に篤行又は功労のあつたとき。
2 表彰は、表彰状、金品を授与してこれを行う。
3 表彰の方法及び手続きについては別に村長が定める。
第5章 雑則
(日誌の記載)
第51条 総務係は、日誌(第23号様式)を記載しなければならない。ただし当直勤務中の事項については、当直者が記載し署名捺印するものとする。
(補足事項)
第52条 この規程の実施に関し必要な事項は、その都度村長が定める。
附則
1 この規程は、公布の日から施行する。
2 新篠津村役場処務規程(昭和37年2月1日訓令第1号)は廃止する。
附則(平成9年9月5日規程第7号)
この規程は、公布の日から施行し、平成9年10月1日から適用する。
附則(平成11年2月10日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月19日訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月9日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年9月17日訓令第9号)
この訓令は公布の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。
附則(令和5年3月7日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
