(趣旨)

第1条　本庁における文書の管理に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

(用語の定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号の定めるところによる。

(文書の区分)

第4条　文書の区分は、次のとおりとする。

(文書分類表及び保存期間)

第5条　総務課長は、本庁の事務事業に応じた文書分類表を作成しなければならない。

第6条　完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とし、その基準は次の各号に掲げるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある文書は、当該法令等の定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第7条　完結文書の保存期間の起算日は、当該完結文書に係る事務について処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる完結文書の保存期間の起算日は、それぞれ当該各号に定める日とする。

(編集の方法)

第8条　完結文書の編集は、次に定めるところにより主管課において行わなければならない。

第9条　前条の規定により完結文書を編集する場合において、簿冊名を異にする完結文書を参照する必要があるときは、参照票(別記第1号様式)を編入しなければならない。

第10条　図面等本書につづり難い文書は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。

(製本の方法)

第11条　前3条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより主管課において製本しなければならない。ただし、保存期間起算日から30日を経過する日までに製本し難いものにあつては、同日後に製本することができる。

(保存箱)

第12条　第8条から第10条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(適用除外)

第13条　前2条の規定は、主管課において保存する完結文書で製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。

(保管簿冊目録の作成等)

第14条　第11条及び12条の規定により製本し、又は保管箱に収納した完結文書は、主管課において保管簿冊目録(別記第5号様式)に登記しなければならない。

(保管)

第15条　保存期間の起算日前までの間における完結文書は、主管課において保管しなければならない。

(保存)

第16条　保管を修了した完結文書は、文書主管課が指定する保存場所で主管課において保存するものとする。

第17条　完結文書のうち、主管課において保存し難いものは、当該完結文書を文書主管課において保存することができる。この場合において、主管課長は、文書主管課引継承認申請書(別記第6号様式)により文書主管課長の承認を受けなければならない。

(引継ぎ)

第18条　前条の規定により文書主管課において保存する完結文書(以下「文書主管課保存文書」という。)は、毎年、文書主管課長が指定する日に、文書主管課に引き継がなければならない。ただし、文書主管課がやむを得ないと認めるものについては、その都度引き継ぐことができる。

第19条　前条の規定により完結文書の引継ぎが完了したときは、主務課及び文書主管課においてそれぞれ保管簿冊目録にその旨を登記しなければならない。

(閲覧等の手続)

第20条　主管課において保存している完結文書(以下「主管課保存文書」という。)を主管課の職員以外の職員が閲覧し、又はその貸出しを受けようとするときは、文書閲覧(借入)簿(別記第8号様式)により主管課長の承認を受けなければならない。

(貸出期間)

第21条　文書主管課保存文書及び主管課保存文書(以下「保存文書」という。)の貸出期間は、7日以内とする。ただし、文書主管課長及び主管課長が特に必要と認めるときは、30日を限度として当該貸出期間を延長することができる。

(転貸及び庁外持出しの制限)

第22条　第20条の規定により貸出しを受けた保存文書(以下「借入文書」という。)は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において、借入文書持出承認申請書(別記第10号様式)により、主管課保存文書にあつては主管課長の、文書主管課保存文書にあつては主管課長及び文書主管課長の承認を受けたときは、当該借入文書を庁外に持ち出すことができる。

(閲覧文書及び借入文書の取扱い)

第23条　第20条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)及び借入文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。

(閲覧等の拒否)

第24条　文書主管課長及び主管課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは貸出を拒み、又は貸出期間中であつてもその返納を求めることができる。

(閲覧文書及び借入文書の返納)

第25条　閲覧文書及び借入文書の返納を受けたときは、文書主管課及び主管課において文書閲覧(借入)簿又は文書閲覧(借入)書に返納月日を記入しなければならない。

(職員以外の者への貸出し)

第26条　保存文書は、国、他の地方公共団体の職員及びこれらに準ずる者に貸出しすることができる。この場合において、文書貸出承認申請書(別記第11号様式)により主管課保存文書にあつては主管課長の、文書主管課保存文書にあつては主管課長及び文書主管課長の承認を受けなければならない。

(保管中の文書の閲覧及び貸出し)

第27条　第20条から前条までの規定は、第15条の規定に基づき保管している完結文書について準用する。

(廃棄の手続)

第28条　主管課保存文書で保管期間の満了したものは、主管課において、村長の決定を経て廃棄しなければならない。

第29条　前条第1項の規定により廃棄したとき、及び同条第3項の規定により報告を受けたときは主管課において、同条第2項により廃棄したときは文書主管課において、それぞれ保管簿冊目録に保存文書を廃棄した旨を登記しなければならない。

(廃棄の方法)

第30条　廃棄する保存文書は、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(保存の延長)

第31条　保存期間の満了した保存文書であつて、尚保存の必要があると認められるものについては、第28条の規定にかかわらず、村長の決定により、引き続き保存することができる。

第32条　前条の規定により保存期間を延長したときは、文書主管課及び主管課において、それぞれ保管簿冊目録に、その旨を登記しなければならない。

(委任)

第33条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、総務課長が定める。