○知内町特定個人情報等の保護に関する取扱規程
平成27年11月9日
規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、知内町個人情報保護条例(平成17年知内町条例第8号。以下「個人情報保護条例」という。)及び知内町特定個人情報保護条例(平成27年知内町条例第34号。以下「特定個人情報保護条例」という。)に定めるもののほか、町が保有する個人番号及び個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱い及び管理を推進するため、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報保護条例第2条及び特定個人情報保護条例第2条の定めるところによる。
(総括責任者等の設置)
第3条 町が保有する特定個人情報等に関して、その保護施策の統一的な取扱い及び管理を推進するため、総括責任者を設置し、副町長をもって充てる。
2 特定個人情報等の保有目的に応じた適正な管理を行うため、保護責任者を設置し、特定個人情報等を保有する各課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 特定個人情報等の適正な取扱いに関して、監査をするため、監査責任者を設置し、総務企画課長をもって充てる。
4 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
5 保護責任者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を次のとおり指定する。
(1) 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び知内町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年知内町条例第35号。以下「番号条例」という。)があらかじめ定めた事務に限定する。
(2) 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合、その他番号法又は番号条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(3) 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合、その他番号法又は番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(4) 番号法第19条各号のいずれか、又は番号条例に該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(安全確保上の問題への対応)
第4条 特定個人情報等の安全確保上の問題への対応を図るための連絡体制は次のとおりとする。
(1) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報等を管理する保護責任者に報告し、保護責任者は、速やかに総括責任者に報告する。
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報等を管理する保護責任者に報告し、保護責任者は、速やかに総括責任者に報告する。
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び保護責任については、該当する保護責任者の協議により指定する。
(特定個人情報等の適正管理)
第5条 保護責任者は、所管する特定個人情報等取扱事務に係る記録媒体について、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、その種類に応じて、次のとおり適正な管理を行う。
(1) 保護責任者は、特定個人情報等を電子計算機により処理する場合においては、電子計算機の使用時間及び使用者を明確にするなど、処理される特定個人情報等が不正に利用されることのないよう適正な措置を講じなければならない。
(2) 保護責任者は、特定個人情報等の記録媒体の内容及び種類に応じて保管の期間を定めるとともに、保管期間の経過したもの及び不要となったものについては、特定個人情報等の保護の観点から確実かつ速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。
(3) 総括責任者は、保護責任者に対し、特定個人情報等の記録媒体の管理状況、特定個人情報等を処理する電子計算機の管理状況その他必要な事項について報告を求め、適正管理についての指示をすることができる。
(4) 職員は、個人情報保護条例及び特定個人情報保護条例の趣旨により、関連する法令・規程等の定め及び総括責任者、保護責任者の指示に従い、保有する特定個人情報等を取り扱わなければならない。
(保有特定個人情報等の取扱い)
第6条 町が保有する特定個人情報等の取扱いは、次に定めるところによる。
2 保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
3 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。
4 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。
5 職員は、業務上の目的で保有特定個人情報等を取扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。
(1) 保有特定個人情報等の複製
(2) 保有特定個人情報等の送信
(3) 保有特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
6 職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
7 職員は、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
8 職員は、保有特定個人情報等又は保有特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。また、これらの作業を委託する場合は、委託先が確実に削除又は廃棄したことについての証明書等により確認する。
(特定個人情報等の取扱状況の確認)
第7条 保護責任者は、特定個人情報等ファイルの取扱状況を確認するため、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について、次の各号の項目を含めて記録するよう事務取扱担当者に指示する。
(1) 特定個人情報等ファイルの名称
(2) 特定個人情報等ファイルが利用に供される事務を担当する課係の名称
(3) 特定個人情報等ファイルの利用目的
(4) 特定個人情報等ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報等ファイルに記録される個人の範囲
(5) 特定個人情報等ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
(教育研修)
第8条 総括責任者は、保有する特定個人情報等の事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者は、保有する特定個人情報等を取扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
(情報システムにおける安全の確保等)
第9条 情報システムにおける安全の確保は、次のとおりとする。
(1) 総括責任者は、保有特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(2) 総括責任者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(3) 総括責任者は、不正プログラムによる保有特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(4) 総括責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(5) 総括責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(6) 保護責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、USBメモリ等の記録媒体の情報システム端末等への接続の制限等の必要な措置を講ずる。
(7) 保護責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(個人番号利用事務等の業務の委託)
第10条 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする場合には、委託を受けた者において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
2 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が、再委託する場合には、委託をする個人番号利用事務等において、取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の諾否を判断する。
(監査及び点検の実施)
第11条 監査責任者は、保有特定個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。
2 保護責任者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。
3 保有特定個人情報等の適切な管理のために、総括責任者、又は保護責任者は、監査又は点検の結果を踏まえ、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずる。
附則
この規程は、平成27年11月9日から施行する。
