(趣旨)

第1条　下川町役場における処務については、別に定めるもののほかこの規程に定めるところによる。

(課及び室・係)

第2条　下川町課設置条例(令和3年下川町条例第15号)に定める課にそれぞれ次の室・係を置く。

(課長、課長補佐及び主幹等)

第3条　課に課長を置く。

(職員の職責)

第4条　職員の職責は、別表第2のとおりとする。ただし、本条に規定する職責は、各役職における最低限の職責であり、各役職に該当する職員は、規定する事項について責任を持って全うするとともに、行政事務の迅速、確実及び丁寧な執行に当たり、あらゆる角度から切磋琢磨し取り組むものとする。

第5条　町長は、別表第1の分掌事務にかかわらず臨時に必要があるときは、適宜事務を分掌させることができる。ただし、次に掲げる課長、課長補佐及び主幹等は、各号に定める分掌事務を命ぜられたものとする。

第6条　同一事件で2課以上にわたるときは、その関係の最も強い課において処理しなければならない。

(事務分担)

第7条　課長は課内の事務分担を決定又は変更したときは、事務分担表(別記様式第1号)を作成し、総務企画課へ提出するものとする。

(決裁)

第8条　事務はすべて町長(次条の定めるところにより専決できるものは、おのおのその専決すべき者)の決裁を経てから施行しなければならない。

(専決)

第9条　重要又は異例に属するものを除くほか、副町長、課長は別に定めるところにより、町長の事務を専決することができる。

(町長不在のときの代決)

第10条　町長が不在のときは、副町長がその事務を代決する。

(町長、副町長共に不在のときの代決)

第11条　町長及び副町長が共に不在のときは、総務企画課長が町長の事務を代決する。

(町長、副町長及び総務企画課長不在のときの代決))

第12条　町長、副町長及び総務企画課長共に不在のときは、在庁する上席の課長が町長の事務を代決する。

(副町長専決事務につき副町長不在のときの代決)

第13条　副町長不在のときは、前2条の例により課長が副町長の事務を代決するものとする。

(課長専決事務につき課長不在のときの代決)

第14条　課長不在のときは、課長補佐及び主幹が課長の事務を代決する。

(代決についての特例)

第15条　前各条の代決においても、あらかじめその処理について、特に指示を受けたもの又は緊急やむを得ないもののほか、重要なる事項及び異例若しくは疑義のある事項は、代決してはならない。

(代決後の手続)

第16条　代決した事項については、施行後速やかに後閲を受けなければならない。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

(事務処理の方針)

第17条　事務は、正しく、速く、親切に、かつ効率的に処理しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第18条　本庁に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は総務企画課において直ちに次の各号により収受配布しなければならない。

(親展文書の配布)

第19条　総務企画課長は、前条第1項第3号及び規定により町長あての親展文書の配布を受けたときは封のまま町長に提出し、その閲覧を受けた上、主管課長に配布しなければならない。この場合は、備考欄に配布課名を記入し、受領印を徴しなければならない。

(勤務時間外の物品の配布)

第20条　勤務時間外において本庁に到達した文書及び物品は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除くほか、到着した翌日の出勤時間後直ちに第18条の規定により配布しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第21条　口頭又は電話で処理した事項はその要領を記録しなければならない。

(文書記号)

第22条　文書の記号は、下川町及び第2条の課及び室又は係名の頭文字(例えば、総務企画課総務係の文書には「下総総第　号」とする。)を用い、機密に属するものについては、室又は係名の頭文字の次に「秘」の字を加えるものとする。

(文書処理の責任者)

第23条　課長が、文書の配布を受けたときは、受付印の下に受領印を押し、自ら処理する必要があると認めたもの以外は、課長補佐及び主幹に配布し方法を指示して処理させなければならない。

(文書即日処理の原則)

第24条　文書は即日処理しなければならない。ただし、処理期限のあるもの又は即日処理できないものはこの限りでない。

(重要文書の処理)

第25条　重要又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理につき指示を受けなければならない。

(文書起案の方法)

第26条　回議書(別記様式第7号)には、簡明な件名をつけて必要のあるものは文案の余白に起案理由、準拠法令条文参考書の全文又は要旨若しくは予算関係を摘記しなければならない。

(軽易な文書の起案)

第27条　事の軽易なもの又は成規定例あるものは、本書の余白又は帳簿をもって起案することができる。その処分を要しないで閲覧に供するものも同じである。

(決裁文書の区分)

第28条　回議書には指定欄に副町長の専決を受けるものは「副町長専決」、課長の専決を受けるものは「課長専決」と朱記しなければならない。

(軽易な文書の処理)

第29条　諸届にして台帳に記入するだけでたる文書は「登記済完結」、処分を要しない文書は「閲覧済完結」と朱記して決裁を受けなければならない。

(附せんの照会、回答及び返送)

第30条　訂正を命ずる文書は、附せん照会用紙(別記様式第8号)により処理しなければならない。

(軽易な事件の照会)

第31条　軽易な事件の照会は照復用紙(別記様式第11号)により処理しなければならない

(特殊文書の取扱い)

第32条　回議書で急を要するものは、赤紙をはりつけ、特に期限のあるものはその期日を明記し事の重要なものには「重要」、機密に属するものには「秘」、例規に属するものには「例規」、法規審査を要するものは「要審査」、説明を要するものには「要説明」と欄外に朱記しなければならない。

(文書の完結表示)

第33条　施行後又は供覧後完結しなければならない文書の起案の際は、その旨及び編さん類目並びに保存年限を欄外に記入しなければならない。

(特殊決裁文書)

第34条　回議書で特に急を要するもの、機密を要するもの及び説明を要するものは、主管課長若しくは取扱者において持ち回り上司の決裁を経なければならない。

(回議書の合議)

第35条　回議書で他の課に関係あるものは決裁前にその課に合議しなければならない。

(文書の再回付)

第36条　再回を要する文書には、その施行、取扱方法欄に「施行前再回を要する何課」また「施行後再回を要する何課」と表示しなければならない。

(貴重品の処理)

第37条　課長は第18条第7号により貴重品の送付を受けたときは、会計に関する規定により処理するものを除くほか貴重品保管簿(別記様式第12号)によりその受払いを明らかにしなければならない。

(決裁年月日の記入)

第38条　町長、副町長の決裁を経た文書は主管課長において、課長の決裁を経た文書は、課長補佐、主幹及び係長において決裁年月日を記入しなければならない。

(要旨を変更された回議書の回付)

第39条　回議書の決裁に際しその要旨を変更されたときは、施行前にこれを副町長及び関係課長に回付しなければならない。廃案となったときも同じである。

(証明、閲覧、騰抄本の交付)

第40条　証明、騰抄本の交付及び公簿閲覧の申請は、すべて証明騰抄本交付閲覧簿(別記様式第13号)に登記し処理しなければならない。

(文書の経由)

第41条　経由文書で、副申を要しないものはすべて総務企画課に備え付けの経由進達簿(別記様式第14号)に登記し決裁を受けてから施行しなければならない。

(法令審査)

第42条　条例、議案、規則案、その他法務に関する文書の回議は、関係課の合議を経て、施行前において総務企画課の審査を受けなければならない。

(未完結文書の保管)

第43条　未完結文書は、文書の回議中に属するものを除くほか必ず未完結文書棚(箱)に収めて保管しなければならない。

(文書の浄書)

第44条　決裁済の文書で浄書を要するものは原則として主務課において浄書校合しなければならない。ただし、条例、規則その他の令達及び重要文書は総務企画課総務係において浄書校合するものとする。

(文書及び物品の発送)

第45条　文書又は物品の発送は、次の各号の手続を経て退庁時限1時間前までに定めてある発送箱に入れなければならない。

(小包その他物品の取扱い)

第46条　小包その他特別の包装に要する物品は主管課において荷造りして前条に準じて発送しなければならない。

(郵便料金)

第47条　郵便料金等の受払いについては、郵便料金等受払簿(別記様式第17号)に登記しなければならない。ただし、料金後納郵便によるものは、郵便物規則第46条附録様式14号料金後納郵便物差出票(別記様式第18号)によるものとする。

(令達の種別)

第48条　令達の種別は、下記のとおりとする。

(令達番号)

第49条　総務企画課は、令達番号簿(別記様式第19号)を備え、内訓、予算令達、達及び指令を除くほか、令達の種別毎にその番号、年月日及び件名を登記しなければならない。

(発送文書の差出名)

第50条　令達、官公署その他一般に発信する文書にはすべて町長の名を用いなければならない。ただし、所属機関などを往復する文書で軽易なものは庁名、副町長名、課名又は課長名を用いることができる。

(公用文例)

第51条　公用文例については、別に定めるもののほか下川町公用文作成規程(昭和63年下川町規程第7号)の例による。

(完結文書)

第52条　総務企画課総務係は編集した完結文書の送付を受けたときは、別に定めるところにより保存しなければならない。

(特殊な完結文書の編集保存)

第53条　文書の編集保存に関する規定は、別に定める。

(例規の編集及び保存)

第54条　各課は、その主管事務に関する例規の写を編集保存しなければならない。

(未完結文書の査閲)

第55条　課長・会計管理者は、毎月1回以上、未完結文書を査閲しなければならない。

(職員の勤務時間、休憩、休息時間、休暇日、休日の規定)

第56条　職員の勤務時間、休憩休息時間、休暇及び休日については、別に定める。

(出勤簿の認定並びに遅刻早退等の場合の届出)

第57条　職員は定刻前に登庁し、自から出勤簿(別記様式第20号)に印を押さなければならない。

(欠勤の届出)

第58条　事故のため欠勤しようとする者は、前日までに諸願届出簿により届け出なければならない。

(予期できない事故及び長期欠勤)

第59条　病気その他予期することのできない事故のため出勤することができない者は、当日午前中に届出なければならない。

(施行の手続)

第60条　父母の看病、年忌、墓参、転地療養、その他旅行のため任地を離れようとするときは、その理由期間及び行先を記し、転地療養にあっては、医師の診断書を添え許可を受けなければならない。

(諸願書の取扱い)

第61条　前3条の諸願書、その他の書類は、副町長の決裁を受けなければならない。

(履歴書及び住所届)

第62条　新たに任命された者は、直ちに履歴書(別記様式第24号)及び住所届を提出しなければならない。

(氏名及び住所変更)

第63条　職員が氏名又は住所を変更したときは、直ちに届け出なければならない。

(前2条の書類の送付)

第64条　前2条の規定による書類は、主管課長が認印し、総務企画課に送付しなければならない。

(職員氏名札等の着用)

第65条　職員は、常に所定の「職員氏名札」並びに「職員バツチ」を着用しなければならない。

(身分証明書)

第66条　職員は、常に身分証明書(別記様式第25号)を所持しなければならない。

(欠勤、早退及び出張の場合の担任事務の処理)

第67条　欠勤及び出張の場合においては、担任事務の処理に関し必要な事項をあらかじめ上司に申し出、渋滞しないようにしなければならない。

(退庁時の文書物品の整理)

第68条　職員は、退庁しようとするときは、その管掌する文書その他の物品を整理し散逸させてはならない。

(退庁時の物品の引継ぎ)

第69条　職員の退庁後当直の看守を要する物品は、退庁の際当直員に回付しなければならない。

(臨時出勤のときの措置)

第70条　勤務時間外の臨時出勤した者は、出勤退庁と共に当直員に通知し、退庁のときは、火気に注意し、その取締りを当直員に引き継がなければならない。

(外出の許可)

第71条　執務時間中一時外出しようとするときは、上司の許可を受けなければならない。

(文書の発表等)

第72条　文書は、総務企画課長の許可を得ないで他に示し、又は謄写させ若しくは庁外に持出してはならない。

(異動のときの事務引継ぎ)

第73条　職員が退職、休職又は勤務替えを命ぜられた場合は、後任者に担当事務の引継ぎをし、連署の上、上司に届け出なければならない。ただし、取り扱い中に係る事件の報告書を上司に提出して、これに代えることができる。

(出張命令)

第74条　出張は、下川町職員等の旅費支給規則(平成元年下川町規則第5号)の規定による旅行命令によって行うものとする。

(出張員帰庁の場合の復命)

第75条　出張員が帰庁した場合は、速やかにその出張中取り扱った事務の結果を(別記様式第26号)の復命書により上司に復命しなければならない。

第76条　外出して処理しなければならない事項については、外勤命令簿(別記様式第27号)により、主管課長が命じなければならない。

(火気取締り)

第77条　火気取締責任者は総務企画課長及び総務企画課長の指定する職員がこれに当たり、火気の保全及び取締りに従事する。

(安全運転)

第78条　職員は常に交通安全に心がけ、公用車を運転及び、利用するときは、必ずシートベルトを着用しなければならない。

(研修)

第79条　職員は、事務能率及び技術水準の向上のため、常に分掌事項の調査研修に努め、これを日常の業務に具現するように努力しなければならない。

(福利厚生及び保護)

第80条　職員の福利、厚生及び保護については、別に定めるものとする。