この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)、倶知安町個人情報保護法施行条例(令和5年倶知安町条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し、倶知安町個人情報保護法施行細則(令和5年倶知安町規則第2号)その他別に定めのあるもののほか、個人情報保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報取扱事務の登録

1　登録事務の単位

個人情報取扱事務の登録は、目的を同じくする一連の事務で、同種の個人情報を継続して取り扱うものを単位として行うものとする。

2　登録簿の作成

条例第3条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)は、個人情報取扱事務を新たに開始し、又は登録した事項を変更しようとするときに、当該個人情報を取り扱う課・室等(以下「主管課」という。)が作成するものとする。登録した事務を変更するときは、変更年月日及び備考欄に変更箇所を記入する。

3　登録簿の提出

2により登録簿の作成を行った主管課長は、速やかに当該登録簿を総務課法務支援係に回付する。

4　登録事務の廃止

主管課長は、登録した事務を廃止したときは、個人情報取扱事務廃止通知書(別記様式第1号)を総務課長に提出するものとする。

5　登録簿の備え置き及び閲覧

総務課長は、主管課長から送付された登録簿を整理したうえ、総務課法務支援係に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。また、4により廃止された登録簿は、総務課法務支援係において別に整理するものとする。

6　登録簿の記入

登録簿の各項目の記入については、次のとおりとする。

(1)　「実施機関名」について

条例第2条第2号に規定する実施機関を記入すること。

(2)　「登録番号」について

主管課等所属単位で連番を付すこと。最初の記号は、施行文書の記号から「倶」を除いて使用すること。

(3)　「登録年月日」について

当該個人情報取扱事務を登録する年月日を記入すること。

(4)　「事務開始年月日」について

当該個人情報取扱事務を開始する年月日を記入すること。

(5)　「変更年月日」について

登録簿の内容を変更した日を記入すること。

(6)　「事務の名称」について

目的を同じくする一連の事務で、概ね1つのまとまりをもつ事務を単位として名称を付けること。ただし、保有個人情報が、簿冊やファイル単位で管理されているものは、その単位で登録すること。

(7)　「事務の目的」について

当該個人情報取扱事務の対象となる個人情報をいかなる目的で取得・利用するかが分かるように記入すること。

(8)　「事務を担当する課等」について

登録簿を作成する主管課と担当係を記入すること。

(9)　「対象者の範囲」について

申請者、被表彰者、受験者、納税者等当該事務で取り扱う個人情報の対象者が把握できるよう具体的な類型を記入すること。

(10)　「個人情報の記録項目」について

当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の項目すべてについて、該当する項目にレ点を付けるか又は□を塗りつぶすこと。

なお、該当する項目がない場合には、その他にレ点を付けるか又は□を塗りつぶし、(　)内に項目名を簡潔な名称で記入すること。

(11)　「個人情報の収集先」について

当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の収集先について、該当する項目にレ点を付けるか□を塗りつぶすこと。

収集とは、調査等により能動的に取得する場合だけでなく、届出、申請、申告、申込み、相談等により受動的に取得する場合も該当する。

また、本人から収集する場合には、本人から直接情報を取得する場合のほか、申請書等を本人の使者を介して、又は本人の所属団体等を経由して受け取る場合など客観的に本人の同意があったと見なし得るものを含むものとする。

なお、実施機関内での目的外利用及び他の実施機関からの外部提供により、既に収集している個人情報を利用する場合は、その旨を備考欄に記入し、この項目の記入は不要のこと。

(12)　「経常的な提供の有無」について

当該個人情報取扱事務の目的以外の目的のために当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報を経常的に当該実施機関内で利用し、又は当該実施機関以外のものへ提供することについて、該当する項目すべてにレ点を付けるか□を塗りつぶすこと。

(13)　「処理形態」について

当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の記録及び処理の形態について、該当する項目すべてにレ点を付けるか□を塗りつぶすこと。

(14)　「外部委託」について

当該個人情報取扱事務を町の実施機関以外のものに委託するかどうかについて該当するものにレ点を付けるか□を塗りつぶすこと。

(15)　「廃止年月日」について

第2の4に規定する個人情報取扱事務廃止通知書を受理した後、総務課法務支援係において記入する。

第3　個人情報総合窓口

1　総合窓口の設置

個人情報の取扱いに関する案内及び相談、法に基づく保有個人情報の開示等の請求の受付その他個人情報の保護に関する事務を行うために総務課法務支援係に総合窓口を設置する。

2　総合窓口の取扱事務

総合窓口において次の事務を担当するものとする。

(1)　個人情報の取扱いに関する相談及び案内に関すること。

(2)　保有個人情報開示等請求書の受付に関すること。

(3)　保有個人情報開示等請求書の受付に関して、当該保有個人情報に係る事務を所掌する主管課等との連絡調整に関すること。

(4)　保有個人情報の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

(5)　保有個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(6)　保有個人情報の開示等に係る不服申立書の受付に関すること。

(7)　保有個人情報の開示等に係る不服申立てに関する主管課等との連絡調整に関すること。

(8)　登録簿の整備及び閲覧に関すること。

(9)　個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

(10)　倶知安町個人情報保護審議会の庶務に関すること。

(11)　個人情報保護制度の調査及び研究に関すること。

(12)　その他個人情報の保護の推進に関すること。

3　主管課の取扱事務

主管課において次の事務を担当するものとする。

(1)　登録簿の作成等(変更・廃止に係るものを含む。)に関すること。

(2)　保有個人情報の開示等の請求についての相談及び案内に関すること。

(3)　保有個人情報開示等請求書の受理に関すること。

(4)　開示等の請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

(5)　開示等の請求に対する諾否の決定及び決定通知に関すること。

(6)　開示等の請求に対する諾否の決定期間の延長を行う場合の、その決定及び通知に関すること。

(7)　保有個人情報の訂正、利用停止、目的外利用及び外部提供の中止の実施に関すること。

(8)　開示の決定をした保有個人情報の閲覧及びその内容説明に関すること。

(9)　保有個人情報の写しの作成に関すること。

(10)　個人情報の苦情処理に関すること。

(11)　保有個人情報の開示等に係る不服申立書の受理に関すること。

(12)　不服申立てに対する決定及びその通知に関すること。

(13)　所管する保有個人情報に係る訴訟に関すること。

(14)　その他個人情報の保護の推進に関すること。

第4　目的外利用の手続

1　目的外利用の手続

(1)　法第69条第1項、第2項第1号又は第2号の規定により利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用(以下「目的外利用」という。)をしようとする課等(以下「利用課」という。)の長は、当該保有個人情報を管理する課等(以下「保有課」という。)の長に保有個人情報目的外利用依頼書(別記様式第2号)を提出するものとする。ただし、緊急やむを得ない場合は、口頭によることができる。この場合は、後日速やかに保有個人情報目的外利用依頼書を提出しなければならない。

(2)　保有課の長は、(1)の依頼書の提出があったときは、次のいずれかに該当することを確認した上で次のとおり処理するものとする。

ア　法第69条第1項又は第2項第1号に該当するとき

保有個人情報目的外利用依頼回答書(別記様式第3号)により利用課の長に通知

イ　法第69条第2項第2号に該当するとき

保有個人情報目的外利用依頼書を付して回議書により町長の許可を得たのち、保有個人情報目的外利用回答書により利用課の長に通知

(3)　保有課の長は、(2)の処理に係る回議書を総務課法務支援係に回付する。

(4)　総務課法務支援係は、保有課の長から回付された回議書を整理し、係内の所定の場所に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

第5　外部提供の手続

1　外部提供の手続

(1)　法第69条第1項、第2項第1号、第3号又は第4号の規定による保有個人情報の提供(以下「外部提供」という。)の依頼をしようとする者(以下「外部提供依頼者」という。)は、保有課に保有個人情報外部提供依頼書(別記様式第4号)を提出するものとする。ただし、緊急やむを得ない場合は、口頭によることができる。この場合は、後日速やかに保有個人情報外部提供依頼書を提出しなければならない。

(2)　保有課は、(1)の依頼書の提出があったときは、次のいずれかに該当することを確認した上で次のとおり処理するものとする。

ア　法第69条第1項又は第2項第1号に該当するとき

保有個人情報外部提供承認書(別記様式第5号)により外部提供依頼者に通知

イ　法第69条第2項第3号又は第4号に該当するとき

保有個人情報外部提供依頼書を付して回議書により町長の許可を得たのち、保有個人情報外部提供回答書により外部提供依頼者に通知

(3)　保有課の長は、(2)の処理に係る回議書を総務課法務支援係に回付する。

(4)　総務課法務支援係は、保有課の長から回付された決裁書類を整理し、係内の所定の場所に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

(5)　法第66条第2項第3号又は第4号の規定により保有個人情報の外部提供をしようとするときは、法第70条の規定により、必要に応じて次に掲げる事項について条件を付するものとする。

ア　保有個人情報の取扱責任者に関する事項

イ　秘密保持及び事故防止に関する事項

ウ　提供目的以外の使用禁止に関する事項

エ　第三者への閲覧又は提供の禁止に関する事項

オ　複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

カ　外部持出しの禁止に関する事項

キ　返還又は廃棄の義務に関する事項

ク　立入調査に応じる義務に関する事項

ケ　報告の義務に関する事項

コ　損害賠償に関する事項

サ　前各号に定めるもののほか、保有個人情報の保護について必要な事項

(6)　実施機関は、外部提供を受けた者が(5)に掲げる各条件に違反し、又は違反するおそれがあると認めるときは、提供した保有個人情報の使用を禁止し、返還を求めるなど必要な措置をとるものとする。

附則