(趣旨)

第1条　この訓令は、事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため、文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条　文書記述については、釧路町公用文規程(平成15年釧路町訓令第8号)の規定により行うことを原則とする。

(文書取扱の原則)

第5条　文書は、法令に特別の定めがある場合を除き、当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、職務の執行等に関し、上司の許可を受けた場合はこの限りでない。

(文書管理主管課長の職責)

第6条　文書管理主管課長は、総務課長とし、文書管理主管課は、総務課とする。

(課長等の職責)

第7条　課長等は、当該所掌組織に関する文書取扱責任者として、課等における文書事務を総括し、常に課等における文書事務の適正かつ円滑な取扱いに留意し、文書処理の効率的な運用に努めなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第8条　課等に文書取扱主任を置く。

(文書取扱者)

第9条　課等に文書取扱者を置き、課長等が指名する職員をもって充てる。

(文書の種類)

第10条　文書の種類は、次の各号に掲げる種類とする。

(簿冊等の種別等)

第11条　文書管理の取扱に必要な帳票及び印並びに管理する組織は、次の表のとおりとする。ただし、文書管理システムで同等の管理が可能な場合にあっては、当該システムデータベースをもってこれに代えることができる。

(文書記号及び番号)

第12条　文書には、次の各号に掲げる区分ごとに記号及び番号を付さなければならない。

(文書の分類)

第13条　文書は、当該文書に係る事務の性質に応じ、別表第5に掲げる分類による整理しなければならない。

(文書等の受領)

第14条　本庁又は出先機関に到達した文書(電子文書を除く。)及び運送小荷物(以下「文書等」という。以下この章において同じ。)は、本庁にあっては文書管理主管課が、出先機関にあっては当該出先機関の長が指名する組織が受領するものとする。ただし、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号掲げる職員が受領するものとする。

(受領した文書等の配布)

第15条　文書管理主管課又は出先機関の管理者を担う課等(以下「文書受領課等」という。)の課長等(以下「文書受領課長等」という。)は、その受領した文書等を直ちに関係する課等に配布するものとする。この場合において、課等が明らかでない文書等については、開封し、又は包装を解くことができる。

(誤配文書の転送又は返送)

第16条　文書受領課長等は、誤って送付された文書等があった場合は、これを正当な宛先に転送するか、又は理由を付して所轄の郵便局若しくは差出人に返送するものとする。

(勤務時間外における文書等の受領)

第17条　勤務時間外に到達した文書等は、本庁又は出先機関の警備員が受領し、時間外収受簿により記載し、庁舎管理規則(昭和63年釧路町規則第13号)の定めるところにより処理しなければならない。

(文書等の処理)

第18条　文書取扱者は、文書等の配布を受けたときは、当該文書等を点検して受領し、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(文書収受簿への記載)

第19条　文書取扱者は、前条の規定により課等受付印を押印した文書等について、その受付印に表示された日付をもって文書収受簿に記載する。

(課長等の閲覧)

第20条　文書取扱主任は、前条の規定による文書等の処理を終えたときは、当該文書等を全て課長等に提出しなければならない。この場合において、文書等にその封筒を添えることが事案の処理上必要と認められるときは、当該封筒を添えるものとする。

(電子画像化文書の取扱い)

第21条　第18条第1号前段の規定により課等受付印を押印しようとする文書をスキャナ等の装置で電子画像化した場合にあっては、文書管理システムに登録された時点をもって当該電子画像化したデータを正本とみなす。この場合において、文書管理システムへの登録は受付印に表示された日付によるものとする。

(電子文書の収受)

第22条　電子文書の受信は、電気通信回線を利用して行うものとする。

(文書の処理)

第23条　電子文書(第21条に規定する電子画像化文書を含む。以下同じ。)を含む文書の処理は、文書管理システムにより決裁又は供覧を経て行うものとする。

(報告)

第24条　上司の指示若しくは命令又は会議、電話、来訪等により生じた事案に関し、報告、連絡等を要するものについては、文書管理システムに記録し、供覧を経ることによって行うものとする。

(起案)

第25条　文書の起案には、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

(緊急事案の処理)

第26条　緊急に処理を要する事案で、起案による処理を行ういとまがないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合において、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(決裁)

第27条　起案文書は、事案決裁規程の定めるところにより、決裁を受けなければならない。

(回議)

第28条　起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者に回議しなければならない。

(審査)

第29条　起案文書のうち、次の各号に掲げるものにあっては、起案文書を作成した課等の回議後で、かつ、決裁権者の決裁を受ける前に文書管理主管課長又は文書管理主管課長が指名した文書管理主管課職員の審査を受けなければならない。

(合議)

第30条　起案の内容が他の課等に関係があるとき、又は、事案決裁規程別表1及び別表2中第3欄に掲げる指定合議先が規定されている事項にあっては、その職又は課等に合議しなければならない。この場合において、関係の深い課等から順に合議するものとする。

(協議)

第31条　前条の規定により合議を受けた場合において、意見を異にするときは、互いに協議し、なお、協議が整わないときは、上司の決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第32条　決裁権者が出張又は休暇その他の事故により不在であるときに、事案決裁規程第11条に掲げる事案を除き、同規程第10条に定めるところにより代決することができる。この場合において、代決した起案文書は、後閲とし、その決裁権者の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。

(起案文書の廃止)

第33条　回議した起案文書を廃止又は取り消しする必要が生じたときは、当該起案文書は廃案として、軽易なものを除き、文書管理システムに廃案である旨を登録しなければならない。

(施行日)

第34条　施行日は、軽易なものを除き、起案の内容の効力が発する日又は権利等を履行する日を記載しなければならない。ただし、第37条に規定する文書の浄書が必要な文書である場合にあっては、当該浄書が完了した日とする。

(決裁日)

第35条　決裁日は、決裁権者の決裁が完了した日を記載しなければならない。ただし、文書管理システムによる決裁の場合にあっては、自動入力とする。

(供覧)

第36条　起案による処理を要しない文書は、供覧に付さなければならない。

(文書の浄書)

第37条　決裁を終えた文書において浄書を要するものは、次の各号に掲げる文書とする。

(文書の記名)

第38条　相手方へ発送を要する文書は、町長名を用いなければならない。ただし、副町長又は課長等が町長の命により発送する文書については、それぞれの職名及び氏名を用いることができる。

(公印、契印及び割印)

第39条　発送を要する文書のうち次の各号に掲げる文書にあっては、釧路町公印規程(平成16年釧路町訓令第10号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

(文書の発送)

第40条　文書の発送は、課等において直接発送するもののほか、本庁にあっては文書管理主管課が、出先機関にあっては当該出先機関の長が指名する組織(以下この条において「文書管理主管課等」という。)が行うものとする。

(文書の整理)

第41条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書の保管)

第42条　完結した文書は、第13条に掲げる分類に応じて、備付けのキャビネット又は文書管理システムに整理保管しなければならない。

(保存年限)

第43条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年又は1年とし、その基準は次の各号に掲げるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存年限の定めのある文書については、その定めるところによる。

(保存年限の計算)

第44条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度始めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年始めから起算する。

(編さん及び成冊の方法)

第45条　文書(電子文書を除く。以下第53条までにおいて同じ。)の編さん及び成冊は、前条の規定に基づき、次の各号の方法により行うものとする。

(保存箱)

第46条　前条の規定により編さんした完結した文書で成冊し難いものは、同条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(保存文書台帳の作成)

第47条　課長等は、毎年度文書管理主管課長が指定する日までに、前年度内に完結した文書(電子文書を除く。)に係る編さん及び成冊保存文書台帳(別記第14号様式)を作成し、その写しを文書管理主管課長に提出しなければならない。

(文書の保存場所)

第48条　保存する文書は、書庫等、又は、文書管理主管課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、出先機関にあっては、当該施設の書庫等に保存するものとする。

(書庫等の管理)

第49条　前条に規定する書庫等は、本庁にあっては文書管理主管課長が、出先機関にあっては各施設管理者が管理する。

(文書の廃棄の決定)

第50条　課長等は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

(保存の延長)

第51条　保存期間の満了した保存する文書であって、なお保存の必要があると認められるものについては、前条の規定にかかわらず、課長等は、文書管理主管課長と協議して、引き続き保存することができる。この場合において、課長等は、保存期間延長報告書(別記第15号様式)を文書管理主管課長に提出しなければならない。

(廃棄の基準)

第52条　2課等以上の所管に係る文書は、関係課等で協議の上、最も関係の深い課等において文書の原本を保存するものとし、それ以外の課等は、当該文書の資料等について、速やかに、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第53条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員の立会いのもとに焼却、熔融、裁断等(以下「焼却等」という。)の処置を取らなければならない。

(文書の引継ぎ)

第54条　課長等は、組織の再編や所掌事務の見直し等によって課等において保存する完結した文書を他の課等に引き継ぐ必要が生じたときは、保存文書引継書(別記第16号様式)を当該引継先課等と文書管理主管課長に提出しなければならない。

(文書管理システムを用いる文書に係る保管、保存、廃棄及び引継ぎ)

第55条　文書管理システムを用いる文書に係る保管、保存、廃棄及び引継ぎは、第45条から前条までの規定について準用する。この場合において、保管、保存、廃棄及び引継ぎの手続にあっては、全て当該システムの機能を使用するものとする。

(委任)

第56条　この訓令で定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。