(目的)

第1条　この規程は、文書事務の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(帳票の種類)

第4条　文書管理に関し使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。

(文書の種類)

第5条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の形式)

第6条　文書はすべて左横書きとする。ただし、法令の規定により様式を定められている文書、賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞等特に縦書きを適当と認められている文書については、この限りでない。

(文書記号)

第7条　文書には、次の各号に定めるところにより記号を付記しなければならない。ただし、簡易な文書には記号を省略することができる。

(文書の収受)

第8条　到達文書は、すべて文書収受を主管する職員において収受し、親展文書、書留文書又はこれに類似していると認められるものを除いてすべて開封する。

(文書の取扱い)

第9条　開封した文書は、その余白に受付印を押印し、文書受付簿(以下「受付簿」という。)に記載する。ただし、軽易な文書は省略することができる。

(直接収受した文書等の処理)

第10条　前条の規定による受付を必要とする文書を直接収受したときは、すみやかにこれを文書収受を主管する職員に回付しなければならない。

(送料の不足又は未納の文書の収受)

第11条　料金の不足又は未納の郵便物が到達したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関し特に必要と認められるときにより、その不足又は未納の料金を支払い受領することができる。

(文書の処理)

第12条　組合に到達した文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

(起案)

第13条　文書の起案は、次の各号の事項に留意して作成しなければならない。

(文書の回議)

第14条　回議文書は、次の各号により処理しなければならない。

(文書の合議)

第15条　関係事案の合議を受けた事項について異議のないときは、認印し、回付しなければならない。

(緊急処理すべき事項の処理)

第16条　緊急に処理する必要があり、かつ、正規の手続を経る暇がない事項は、直ちに口頭によりその事項について決裁を受けて処理することができる。この場合には、事後にこの章の規定に準じて必要な手続をとらなければならない。

(公印の使用)

第17条　発送する文書は、公印を押印しなければならない。ただし、組合の機関相互又は印刷若しくは複写した同文の往復文書その他軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

(文書の分類)

第18条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別表に定める文書分類表(以下「分類表」という。)に従つて分類しなければならない。

(文書目録)

第19条　簿冊にとじ込まれている完結文書の正確な把握に資するため、当該簿冊の最初の頁に文書目録(第9号様式)を添付し、その写しを文書取扱主務者に提出しなければならない。

(文書の編さん)

第20条　文書は、各事務を主管する職員において分類表に従い、次に掲げるところにより編さんしなければならない。

(簿冊の種類)

第21条　簿冊は、事務の性質等により、次のように区分する。

(文書の保存期間)

第22条　文書は、その重要度に応じて保存期間を次の4種に区分する。

(文書の保存区分)

第23条　文書の保存年限の区分は、おおむね次のとおりとする。

(保存年限の起算)

第24条　文書の保存年限の計算は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年による文書は、その完結した年の翌年から起算する。

(非常持ち出し)

第25条　非常の場合において、最初に持ち出しを要する文書はあらかじめその種類を定め、書庫に「非常持出」の表示を朱書し、有事の際に備えなければならない。

(文書の廃棄)

第26条　保存してある文書で保存期間が経過したものは、当該文書の保存文書廃棄目録(第12号様式)に記入し、廃棄しなければならない。

(委任)

第27条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、組合長が別に定める。