○赤井川村特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成29年7月10日
訓令第24号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条・第9条)
第4章 特定個人情報等の取扱い(第10条―第20条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第31条)
第6章 管理区域等の安全管理(第32条―第34条)
第7章 特定個人情報等の業務委託(第35条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第36条―第38条)
第9章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び赤井川村個人情報保護法施行条例(令和5年赤井川村条例第1号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)に定めるもののほか、村が取り扱う個人番号及び特定個人情報の適正な取扱い確保のために必要な措置を定めるものとする。
(令5訓令4・一部改正)
(定義)
第2条 この規程で使用する用語は、番号法及び個人情報保護法で使用する用語の例による。
(令5訓令4・一部改正)
(適用の範囲)
第3条 村の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイル(以下「特定個人情報等」という。)の取扱いは、番号法、個人情報保護法、個人情報保護法施行条例及びこの規程の定めるところによる。
(令5訓令4・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第4条 本村が保有する特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるため総括保護責任者を1人置くこととし、副村長をもつて充てる。
(総括保護管理者)
第5条 総括保護責任者を補佐するため、総括保護管理者を置くものとし、総務課長をもつて充てる。
2 総括保護管理者は、前項に規定する補佐を行うほか、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 特定個人情報等の安全管理に関する教育及び訓練並びに研修の企画及び実施に関すること。
(2) 特定個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3) 特定個人情報等の安全管理措置の状況についての監査及び監督に関すること。
(4) 特定個人情報等の安全管理措置についての指示、指導及び助言に関すること。
(5) その他村全体における特定個人情報等の安全管理措置に関すること。
(保護管理者)
第6条 特定個人情報等を取り扱う課及び教育委員会(以下単に「課」という。)に保護管理者を置くこととし、課長又はこれに代わる者をもつて充てる。
2 保護管理者は、所管する課における特定個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。
(1) 特定個人情報等の利用申請の承認及び記録等の管理
(2) 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)及び特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域の設定
(3) 特定個人情報等の取扱区分及び権限についての設定並びに変更の管理
(4) 特定個人情報等の安全管理に関する教育、訓練及び研修についての企画並びに実施に関すること。
(5) 特定個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(6) 第36条に規定する報告並びに措置に関する組織体制及び手順の整備
(7) 委託先における特定個人情報等の取扱状況等の監督
(8) その他特定個人情報等の安全管理措置に関すること。
3 前項の規定にかかわらず、同一の特定個人情報等を複数の課において管理する場合、当該課における保護管理者は互いに連携し、特定個人情報等に関する安全管理措置を行うとともに、各課における任務を分担し、及び責任を明確にするものとする。
4 保護管理者は、総括保護管理者から特定個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合、これに従わなければならない。
(事務取扱担当者)
第7条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。
2 事務取扱担当者は、課の特定個人情報等の安全管理措置を講ずるため、特定個人情報等を取得し、保管し、利用し、提供し、開示し、訂正し、利用停止し、若しくは廃棄し、又は委託処理等の特定個人情報等を取り扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法その他の関連法令、この規程その他の庁内規程並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払つてその業務を行うものとする。
(令5訓令4・一部改正)
第3章 職員の責務
(研修)
第8条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 保護管理者は、当該課の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第9条 職員(臨時職員等を含む。)は、番号法、個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例の趣旨にのつとり、関連する法令及び各種規程等を遵守するとともに、総括保護責任者、総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事実の発生又は兆候を把握した場合及び職員が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
3 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行う。
(令5訓令4・一部改正)
第4章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス及び複製等の制限)
第10条 保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者を、その特定個人情報等の取扱事務の目的を達成するために必要最小限の事務取扱担当者に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 保護管理者及び事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であつても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。
4 事務取扱担当者は、取扱事務の目的の範囲内で特定個人情報等を取り扱う場合であつても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、訂正等を行い、特定個人情報等を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠等により情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。
(廃棄等)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要になつた場合には、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行うものとする。この場合において、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を確認した上で、当該削除等について記録し保存するものとする。
(取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第15条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法で限定的に定められた事務(番号法に基づき赤井川村行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年赤井川村条例第18号)で定めた事務を含む。)に限定する。
(令5訓令4・一部改正)
(特定個人情報等の提供の制限)
第16条 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(特定個人情報等の提供の求めの制限)
第17条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第18条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第19条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集し、又は保管してはならない。
(取扱区域)
第20条 保護管理者は、取扱区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第21条 総括保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード又はICカードを使用して権限を識別する機能の設定を行う等アクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第22条 総括保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるとともに、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第23条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
2 村は、特定個人情報等を取り扱う情報システムについて、外部ネットワークから独立する等の高いセキュリティ対策を講じ、不正なアクセス等の被害又はその兆候を把握した場合においては、当該被害を最小化する措置をあらかじめ講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第25条 総括保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(バックアップ)
第26条 総括保護管理者は、特定個人情報等のバックアップの作成等、必要に応じて分散保管のための必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第27条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第28条 総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たつては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第30条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する媒体及び書類の移送手段)
第31条 この規程等の手続に基づき、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずるものとする。
第6章 管理区域等の安全管理
(入退管理)
第32条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第33条 総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(取扱区域の管理)
第34条 保護管理者は、取扱区域において、情報漏えい等を防止するために次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 取扱区域への部外者の立入りの原則禁止又は部外者が立ち入る場合の職員の立会い
(2) 部外者による閲覧、のぞき見等を防止する環境の設営
(3) 取り扱う機器、媒体又は書籍等の施錠保管等の管理
(4) 前3号に掲げる管理に係る規定の整備
(5) その他必要な措置
第7章 特定個人情報等の業務委託
(業務の委託等)
第35条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき村が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとし、委託を受けた者において村が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託を行おうとする際には、保護管理者は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第36条 特定個人情報等の情報漏えい等の事案が発生した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知つた職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染等が疑われる場合にあつては、被害拡大防止のための措置を直ちに行う(事務取扱担当者に行わせることを含む。)とともに、保護管理者は、システム管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、前項に係る事案が発生した場合は、速やかに事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者及び総括保護管理者に報告するとともに、被害の拡大を防止するために必要な措置を講じなければならない。
3 総括保護管理者は、当該事案が発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
4 総括保護責任者は、第2項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに村長に報告するものとする。
(法令等の違反に対する厳正な対処)
第37条 村長は、職員が法令又は内部規定等に違反する行為を確認した場合には、法令又は内部規定に基づき厳正な対処をするものとする。
(公表)
第38条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表を行うものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第39条 総括保護責任者は、特定個人情報等の適正な取扱い並びに番号法、個人情報保護法、個人情報保護法施行条例及びこの規程の遵守状況について、定期及び臨時に総括保護管理者に監査(外部監査を含む。)を行わせ、その結果を村長に報告するものとする。
2 保護管理者及び事務取扱担当者は、前項の監査の実施に協力しなければならない。
(令5訓令4・一部改正)
(点検)
第40条 保護管理者は、特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者及び総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第41条 総括保護責任者及び総括保護管理者は、監査又は点検の結果を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。