1　意見等の募集

(1)　募集期間

通年

(2)　募集媒体

ア　広報

インターネットを活用しない方も意見等の提出ができるように広報に応募用紙(郵送用)を4月号に添付する。

※初回が年度途中となる場合は、募集要綱公布の日の直近広報を基本とする。

イ　町のホームページ(以下「ホームページ」という。)

募集要綱の公布の日からインターネットを活用した意見等の提出ができるようにホームページにアンケート回答フォームを開設する。

(3)　応募方法

ア　応募用紙の場合

料金受取人払郵便による郵送又は役場、各支所へ提出

イ　ホームページの場合

アンケート回答フォームから広報担当のメールへ提出

(4)　応募用紙

ア　紙媒体

応募用紙には、広報に対する意見等欄の外アンケート等などの掲載もでき、住所、氏名、年代、電話番号の記載欄も設け、アンケートについては、読み手の傾向が図りやすく現状の把握や改善点の見直しなどができるものとすること。

また、郵送による提出が可能な様式に配慮すること。

イ　インターネット用

紙媒体と同様の内容とし、確実に広報担当課(担当係)へ提出される方法とすること。

(5)　周知宣伝

意見等募集中である旨を広報及び町のホームページ等を使い周知を図ること。

また、意見等を広く集めるため、創意工夫しながら周知宣伝対策を検討すること。

2　意見等の集約

(1)　集計期間

集計期間は、募集要綱第5条第1項に規定する期間内に設定し、1年間分の集計を基本とすること。

(2)　集計期間に集約した意見等(無記名のもの含む。)は、見やすい表にするなど、わかりやすくまとめるよう努めること。

(3)　集約した意見等は、検討委員会に諮り対応を検討協議すること。

翌年度予算に反映されるものについては、予算編成に間に合うよう、提出時期を財政係長と協議し、検討委員会を開催すること。

3　意見等の公表

募集要綱第7条第2項により、検討委員会で検討協議し決定する。

(1)　公表時期

検討委員会で公表の可否を決定することとなるが、予算に反映するものがある場合は、4月公表が望ましい。特に予算に関係ない場合は、2月、3月における公表で調整すること。(ホームページの公表時期も同様)

(2)　公表内容

検討委員会において、公表内容を十分協議し、次の事項に配慮すること。

ア　原文の内容を尊重すること。

イ　個人情報保護や社会通念上認められている表現に注意すること。

ウ　政治及び宗教に関連する表現に注意すること。

エ　できる限り、簡素にわかりやすく表現すること。

オ　町からの回答は、平等性や整合性に欠くことのないよう十分注意すること。

カ　前記各項以外に町の広報として準拠すべき事項に注意すること。

キ　無記名の意見等についても前記各項と同様とする。

(3)　意見等提出者への対応

意見等を提出した町民等へは、誠意ある対応(回答)に努めること。

4　検討委員会

(1)　会議の調整

募集要綱第6条第2項により、検討委員会は、委員長(副町長)が招集し、庶務は広報担当課が務めることとなるため、日程及び議題並びに招集範囲等を事前に委員長と調整すること。

(2)　集約意見等の検討協議

庶務により集約された意見書等について、検討委員会全体で協議し、町民等の意見を尊重しつつ可能な範囲において改善に努めるとともにアンケートによる傾向を客観的に取り入れて、広報の改善につなげるよう努めること。

(3)　決定事項

検討委員会により協議を尽くし、全体の合議を基本とするが、意見が分かれる場合は、最終的に委員長が決定すること。

(4)　関係者の出席

募集要綱第6条第3項に規定する関係者とは、町職員以外の者で、当該事項に関係する団体及び個人であり、出席を求める前に庶務において、事前に関係者から意見等を聴取し、検討委員会へその内容を報告することで代替できるよう努めること。

5　その他

本要領に定めのない事項については、その都度協議し、変更及び追加の必要がある場合は、町長の決裁を受けて定めること。

附則