(趣旨)

第1条　この規程は、別海町教育委員会事務局(以下「教育委員会事務局」という。)の事務の処理に関し必要な事項を定め、もって能率的な教育行政の確保を図ることを目的とする。

第2条　削除

(事務の専決)

第3条　別に定めるところにより、事務の専決をすることができる。

(事務の代決)

第4条　教育長が不在のときは、教育部長がその事務を代決する。

(管理職会議、主査会議の設置)

第5条　教育委員会事務局及び各社会教育施設(以下「事務局等」という。)間の連絡調整を円滑にし、明朗で能率的な教育行政事務の向上を図るため管理職会議、主査会議(以下「会議」という。)を設置する。

(審議事項)

第6条　会議において審議する事項は、次のとおりとし、その決定は教育長が行う。

(会議の構成及び主宰)

第7条　管理職会議は、事務局等の管理職をもって構成し、主査会議は、事務局等の管理職並びに事務局等の主査、主任をもって構成する。

(会議の開催)

第8条　主査会議は必要に応じて開催することとし、管理職会議は毎月1回定期的に開催するほか、必要に応じて開催することができる。

(付議事項)

第9条　会議において審議すべき事項がある場合は、あらかじめその資料を学務課長に提出しなければならない。

(審議事項等の示達)

第10条　会議の審議事項等の結果は、必要に応じて速やかに職員に伝えるよう努めなければならない。

(事務処理の方針)

第11条　事務処理は適正かつ速やかに行い、常にその能率の向上を図らなければならない。

(事務の区分)

第12条　事務は、すべて次に掲げる区分をして、その区分に従い速やかに上司の閲覧又は決裁を受けなければならない。

(文書の収受及び配布)

第13条　教育委員会事務局に到達した文書、金券(電信為替を含む。以下同じ。)及び物品等は、学務課において、次の各号に従い取扱うものとする。

(文書処理の原則)

第14条　文書は速やかに着手し、事案が遅滞なく完了するよう努めなければならない。

(文書処理の責任)

第15条　課長は文書を受けたときは、自ら処理するものを除き、処理すべき担当を決め、処理の方法を提示する必要があるものは、これを指示して処理させるものとする。

(文書の登記)

第16条　各担当ごとに接受発送簿(第5号様式)を備えさせ、当該担当に属する文書はすべて登記させなければならない。この場合の文書の登記は、その文書の収受年月日及び処理年月日の順序により登記するものとする。ただし、各課及び学校給食センターごとに処理できる場合には、この限りでない。

(文書記号及び番号)

第17条　文書は「別」の字の次に担当名の頭文字1字を加える(他の担当と判別しにくいものにあっては、2字を加える。)ものとし、秘の文書は担当の頭文字の次に、更に「秘」の字を加えるものとする。

(口頭又は電話の処理)

第18条　口頭又は電話で受理した事項で重要なものは、要旨を口頭電話受信票(第6号様式)に記載し、文書として取扱うものとする。

(文書の起案)

第19条　文書の起案は、特別なものを除き、回議書(第7号様式)によるものを例とする。

(回議文書の合議)

第20条　回議文書で秘密に属するものを除き、他の担当に関係あるものは当該課及び学校給食センターに合議しなければならない。

(特殊文書の決裁)

第21条　回議文書で急を要し、又は説明を要するものは、持回り決裁とする。

(意見を異にするとき、及び文書再回議)

第22条　前2条の規定による合議に当たり、意見を異にしたときは協議し、なお意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

(軽易な文書の起案)

第23条　事の軽易なもの又は定例なものは、文書余白又は帳簿をもって起案することができる。

(重要又は機密に属する回議書)

第24条　重要又は機密に属するものは、課長自ら持回りして決裁を受けなければならない。

(決裁への提出)

第25条　回議文書はすべて「決裁」と記載した決裁ばさみに文書を収め提出しなければならない。この場合において甲類、乙類又は丙類ごとに文書の区分をし、提出しなければならない。

(文書の回覧)

第26条　事務局等に周知を要する文書は、施行前若しくは施行後、これを回覧に付し、又はその要領を通知するものとする。

(一時保留の文書)

第27条　上司の命により一時処分を保留する文書は、その理由を欄外又は付箋をもって明示し、保管しなければならない。

(未完結文書の保管)

第28条　未完結文書は回議中のものを除き、必ず当該担当の未完結文書として保管しなければならない。

(完結文書の表示)

第29条　諸届等で台帳類への記載をしたものについては、文書余白に「登記済完結」と朱書きし、登記済の年月日を記載して決裁を受けなければならない。

(文書の浄書及び校合)

第30条　文書は主務課において浄書及び校合しなければならない。

(文書物品の発送)

第31条　文書及び物品の発送は、学務課において毎週月曜日から金曜日毎日1回とする。ただし、生涯学習課及び学校給食センターにおいては、この限りでない。

(文書物品発送料金の後納)

第32条　文書物品発送に要する郵便料金等は後納とする。ただし、必要により概算額の交付を受けておくことができる。

(書式及び文例の原則)

第33条　書式及び文例は、法令等に定めがあるもののほか別海町公用文作成規程(平成元年別海町訓令第3号)を準用するものとする。

(文書の区分)

第34条　文書の区分は次のとおりとする。

(令達番号簿)

第35条　令達文書は、「令達番号簿」(第9号様式)に登記し、各年ごとに令達種類ごとの一連番号を付さなければならない。

(発送文書名)

第36条　文書は、教育長名を用いることとする。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

(文書の編纂)

第37条　完結文書及び帳簿は主務課において別表に掲げる区分により、保存年限別に編纂しなければならない。ただし、第3種(5年保存)及び第2種(10年保存)の保存文書であっても、必要に応じて、それぞれ第2種及び第1種と同様の取扱ができる。

(例規等の編纂)

第38条　完結文書で例規等常時必要なものは、主務課において保管し、改廃等があったときは、加除し、常に明瞭にしておかなければならない。

(保存年限の起算)

第39条　文書の保存年限は、暦年によるものは翌年1月1日、当該年度によるものはその年の4月1日から起算する。

(編纂文書の保存)

第40条　編纂を完了した文書及び使用の終えた帳簿類は、簿冊台帳(第13号様式)に記載し、主務課長の検閲を経て所定の書類庫に収め保管しなければならない。

(保存年限満了文書の処分)

第41条　主務課長は毎年1回保存年限を満了した編纂文書を調査し、上司の決裁を経て廃棄処分をする。

(文書の閲覧)

第42条　書庫の保存文書を閲覧しようとする者は、学務課の承認を受けるものとする。

(書類庫の管理)

第43条　主務課長は、書類庫を管理し、鍵の保管に努めなければならない。

(非常持出書類等)

第44条　主務課長は、非常持出を必要とする書類等は、あらかじめその種類を定め、非常持出の表示をして有事の際に備えなければならない。

(雑則)

第45条　この規程に定めるもののほか、事務処理、職員の任免、給与、懲戒、服務その他の身分の取扱に関する事項は、別海町の当該諸規定を準用する。

(委任)

第46条　この規程の実施に関し、必要な事項は、別に定め又はその都度教育長が指示する。