○文書の取扱いに関する規程
平成11年3月18日
訓令第2号
福島町文書事務取扱規程(昭和57年福島町規程第3号)の全部を改正する。
第1章 総則
(目的及び定義)
第1条 この規程は、文書の取扱いにおける基本的事項を定めるとともに、文書の適正な管理を図ることを目的とする。
2 この規程における用語は、次に定めるところによる。
(1) 課 福島町課設置条例に規定する課等
(2) 文書 町が作成し、又は収受、発送、保管する文書
(3) 主務課 当該文書に係る事案を主管する課
(文書取扱いの原則等)
第2条 文書は常に丁寧に取扱い、紛失、火災、盗難等の予防措置を講ずるとともに、効率的な文書利用が図られるよう一定の場所において管理しなければならない。
2 文書取扱いの責任区分は、次に掲げるとおりとする。
(1) 総務課 受領、受付、交付、発送
(2) 主務課 起案、合議、決裁、引継、保存、廃棄
3 主務課長(参事を含む。以下同じ。)は、その課における文書の管理を統括し、前各項に従つて文書の取扱いが適正に行なわれるよう指導改善に努めなければならない。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第3条 文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときはこの限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第4条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の許可を得た場合は、この限りでない。
第2章 文書記号等
(文書記号)
第5条 発送する文書には、別表第1に定められた文書記号(文書番号を必要とする課は文書番号)を付さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、文書記号を付さないことができる。
(1) 法令及び様式等により定められているもの
(2) 届出書及び証明に関するもの
(3) 定例的で軽易なもの
(4) 部内的なもの
(5) 前各号に掲げるもののほか主務課長が認めたもの
2 当該文書が指令書の場合は、文書記号と共に指令番号を付さなければならない。
(条例等の記号及び番号)
第6条 条例、規則、訓令及び告示等には、それぞれ「福島町条例」、「福島町規則」、「福島町告示」及び「福島町訓令」等とし、公布の順序に従い、暦年による一連番号を付すものとする。
2 前項にかかわらず法令等に定めのあるものは、それぞれ法令等による保存期間とする。
3 保存期間の起算日は、当該文書に係る処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
4 完結文書は、様式第1号により必要事項を記載し保存しなければならない。
第3章 文書の収受及び交付
(到着文書の処理)
第8条 町に到着した文書は、総務課において収受し、主務課に交付する。
2 到着文書で、親展、秘密、金券、有価証券及び電報(以下「親展文書」という。)にあつては封をした状態で、また、親展文書以外のものにあつては開封し、次により主務課に交付する。
(1) 親展文書
特殊文書処理簿(様式第2号)に収受月日等を記載し、主務課長又は会計管理者の受領印押印の後、文書を交付する。
(2) 親展以外の文書
開封後の文書の余白部分に収受日付印を押し、主務課長に交付する。
3 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載しておかなければならない。
4 二以上の課に関係のある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課に交付する。
5 主管の明らかでない文書は、総務課において副町長から当該文書の主務課の決定を受け交付する。
6 到着文書で収受すべきでないと判断したものについては、主務課において、返送等の処置をとるものとする。
(主務課における文書の処理)
第9条 主務課長は、自ら処理するもののほかの文書は、その処理方針を示して課長補佐(次長、主幹を含む。以下同じ)に交付しなければならない。
2 課長補佐は、自ら処理するもののほかの文書は、事務担当者に対し細目的な処理方法を付し交付しなければならない。
3 主務課長は、前各項の規定にかかわらず重要と認める文書が到着した場合は、課長補佐に処理方針を指示する前に、町長の閲覧及び指示を受けなければならない。
4 主務課において主管に属さない文書が交付されたときは、直ちに総務課に当該文書を返送しなければならない。
(休日等に到着した文書の処理)
第10条 休日及び執務時間外に到着した文書については、庁舎管理委託業者において事故の生ずることがないように保管し、勤務日に総務課に引き継ぐものとする。
(郵便料金の未払又は不足文書の処理)
第11条 郵便料金の未払又は不足の文書は、総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(電話等による聴取)
第12条 主務課において、電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、電話処理用箋(様式第3号)にその旨記載し、文書として取扱うものとする。
第4章 文書の処理
(処理方針)
第13条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、課長補佐において文書の迅速な処理を図り、当該事案が完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。
(起案)
第14条 すべての事案処理は、文書をもつて行わなければならない。
2 特に重要な事案については、あらかじめ町長の処理方針を確認の上、起案用紙(様式第4号)にて次に掲げるとおり処理しなければならない。
(1) 起案要旨を記述し、関係書類等を添付する。
(2) 文書記号、決裁年月日、施行方法等を記載する。
3 記載事項を訂正するときは、該当箇所に朱書き訂正を行わなければならない。
(特別取扱方法)
第15条 起案文書には、事案の性質により「至急」、「秘」、「例規扱い」、「広報登載」等、施行時の注意事項を朱書きにて表示しなければならない。
(合議)
第16条 起案する事案が他課の事務に関係があるときは、関係課長の合意を得なければならない。
2 合議された事案について協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異つて決裁されたとき又は廃棄になつたときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。
(起案文書の持回り)
第17条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要文書で、持回りの決裁を受けようとするときは、起案内容の説明をなし得る職員があたらなければならない。
2 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の印の上に「代」と記載しなければならない。この場合、後閲に付すべきものは、「後閲」と記載しなければならない。
第5章 文書の施行
(文書の名義)
第18条 文書の名義は、原則として決裁権者の名で施行するものとする。ただし、簡易なもの等にあつては、この限りでない。
(文書の記名)
第19条 施行文書で送付を要するものは、その本文の末尾に主務課の連絡先を括弧書きにて表示しなければならない。
(公印)
第20条 施行文書のうち送付を要するものであつて次に掲げるもの(以下「要押印文書」という。)以外のものについては、公印を押さないものとする。
(1) 法令の規定により公印を押さなければならないもの
(2) 町長又は権限を有する者がその権限を行使するために施行するもの
(3) 不服申し立てに関するもの
(4) その他公印を押さざるを得ない特別な事情があると認められるもの
(発送)
第21条 主務課長は、発送を要する文書があるときは、発送先を記載し、次により総務課長に送付しなければならない。
(1) 郵便で施行するものは、封筒に入れ、さらに親展、書留文書にあつては、その旨を記載する。
(2) 電報で施行するものは、電報伺票(様式第5号)をもつて処理する。
2 前項により発送文書等の送付を受けた総務課長は、次により処理しなければならない。
(2) 電報は、直ちに日本電信電話株式会社又は郵便局に発信を依頼する。
(電話による施行)
第22条 主務課長において、文書を電話施行するときは、施行後、当該文書に施行年月日を記載しなければならない。
第6章 完結文書の管理
(完結文書の引継ぎ及び保存並びに廃棄)
第23条 主務課長は、関係課に引継ぎの必要があると認める完結文書がある場合は、直ちに関係課長に完結文書を引継がなければならない。
2 主務課長は、完結文書を常に整然と分類整理し、定められた書庫等において保存しなければならない。ただし、保存期間が終了した文書については、直ちに廃棄しなければならない。
3 前項にかかわらず保存期間が終了しない文書であつても、主務課長において保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。
(閲覧等の手続き)
第24条 主務課以外の職員が完結文書を閲覧、貸出し等を受けようとするときは、主務課長の承認を得なければならない。
2 前項の許可を受けた職員にあつては、当該書類の抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(転貸及び庁外持出しの制限)
第25条 前条において貸出しを受けた文書は、他に転貸し、又は庁舎外に持出ししてはならない。ただし、やむを得ない場合において、主務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(書庫の管理)
第26条 書庫は主務課長及び総務課長が管理し、その管理にあたつては、常に整理整頓に努めなければならない。
第7章 雑則
(雑則)
第27条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定めるものとする。
附則
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に福島町文書事務取扱規程によりなされた文書の取扱いは、この訓令によりなされたものとみなす。
附則(平成14年11月1日規程第8号)
この規程は、平成14年11月1日から施行する。
附則(平成15年3月17日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成16年3月24日規程第1号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月14日規程第1号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月5日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年10月1日訓令第3号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成22年2月3日規程第1号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月2日規程第1号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年7月21日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成27年4月1日から適用する。
附則(平成28年5月18日訓令第12号)
この訓令は、公布の日から施行し平成28年4月1日から適用する。
附則(令和2年3月9日訓令第2号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月30日訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
文書記号一覧表
課名 | 係名 | 記号 |
吉岡支所 | 福吉支号 | |
総務課 | 福総務号 | |
財政係 | 福財政号 | |
企画課 | 福企画号 | |
町民課 | 町民係 戸籍係 年金係 | 福町民号 |
賦課係 徴収係 | 福税務号 | |
福祉課 | 福福祉号 | |
福祉センター | 福祉セ号 | |
産業課 | 農林係 | 福農林号 |
水産係 | 福水産号 | |
商工観光係 | 福商工号 | |
建設課 | 福建設号 | |
水道業務係、水道管理係 | 福建水号 |
別表第2(第7条関係)
文書類目分類表
大分類 | 中分類 | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
1 総務 | 総括 | 組織運営 | 文書法制 | 総合企画 | 広報広聴 | 統計 | 議会 | 監査 | 選挙 | 訴訟 陳情 請願 | その他 |
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2 人事 | 総括 | 定数 | 任免服務 | 賞罰 | 給与 | 研修 | 福利厚生 | 公務災害補償 | 職員団体 | 公平委員会 | その他 |
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3 財務 | 総括 | 予算 | 地方債 | 地方交付税 | 税外 | 税務 | 出納 | 財産 | 物品 | 企業会計 | その他 |
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4 住民 | 総括 | 戸籍 | 住民基本台帳 | 外国人登録 | 諸証明 | 町内会 | 防犯交通安全 | 防災 | 自衛隊 | その他 |
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5 福祉 | 総括 | 社会福祉一般 | 児童福祉 | 母子父子福祉 | 高齢者福祉 | 身体障害 知的障害 | 援護 | その他 |
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6 衛生 | 総括 | 環境 | 公害 | 墓地墓苑 | 疾病等予防 | 保健衛生 | 老人医療 | その他 |
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7 産業・経済 | 総括 | 農業 | 林業 | 水産業 | 水産加工業 | 商工業 | 企業誘致 | 観光 | 地場産業 | 労働 | 消費者流通対策 | その他 |
8 建設 | 総括 | 都市計画 | 建築 | 住宅 | 道路橋梁 | 河川水路 | 公園緑地 | その他 |
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9 保健年金 | 総括 | 国民健康保険 | 老人保健 | 介護保険 | 国民年金 | その他 |
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10 文教 | 総括 | 教育委員会 | 学校教育 | 社会教育 | 社会体育 | その他 |
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別表第3(第7条関係)
文書保存期間設定表
永年保存
1 叙位叙勲、表彰に関するもの 2 式典、儀式等に関するもの 3 条例、規則等の例規に関する原議及び例規扱いに類する通達等に関するもの 4 総合開発計画等で特に重要な計画、実施に関するもの 5 国勢調査等重要な統計書及び調査書に関するもの 6 議会の議決書、議事録、報告書等に関するもの 7 選挙に関する書類で特に重要なもの 8 訴訟、陳情、請願、不服申立てで特に重要なもの 9 職員及び公職者の任免、賞罰、履歴、恩給に関するもの 10 予算決算、税務、出納に関する文書で特に重要なもの 11 契約、登記、権利義務、工事で特に重要なもの 12 町有財産、公の施設に関するもの 13 町の区域、境界の変更、字名地番の改正に関するもの 14 町の沿革に関する文書で将来の参考、例証となるべきもの 15 法令等により永年保存の指定があるもの 16 その他永年保存の必要があると認められるもの |
10年保存
1 条例、規則等の公布に関するもの 2 許可、認可、登録、その他の行政処分に関する文書で重要なもの 3 所管行政庁等との照復文書、報告書で重要なもの 4 事業計画の計画、実施に関する重要なもの 5 統計資料のうち重要と認めるもの 6 議会の議案等に関する重要なもの 7 監査書類に関する重要なもの 8 訴訟、陳情、請願、不服申立てで重要なもの 9 職員及び非常勤職員の進退に関するもの 10 給与に関する重要なもの 11 租税その他各種公課に関する重要なもの 12 予算決算、金銭の出納、物品等の帳簿に関する重要なもの 13 各種の証書類 14 貸付金、補助金に関する重要なもの 15 寄付受納に関する重要なもの 16 契約及び物品に関する文書で重要なもの 17 工事に関する設計図書及び文書で重要なもの 18 法令等により6年以上の保存年限の指定があるもの 19 その他10年保存の必要があると認められるもの |
5年保存
1 官報、北海道公報 2 給与に関するもので重要でないもの 3 予算決算、出納に関するもので重要でないもの 4 支出命令書 5 租税その他各種公課に関するもので重要でないもの 6 証明書、申請書、届出書等に関するもの 7 法令等により4年以上の保存年限の指定があるもの 8 その他5年保存の必要があると認められるもの |
3年保存
1 一般照復文書で重要と認めるもの 2 各種の勤務命令に関するもの 3 出納に関するもので軽易と認められるもの 4 工事に関するもので軽易と認められるもの 5 法令等により2年以上の保存年限の指定があるもの 6 その他3年保存の必要があると認められるもの |
1年保存
1 金券、重要書類の収受に関する帳簿類 2 支出負担行為決議書 3 一般照復文書で軽易なもの 4 帳簿、台帳等で別に原議があるもの 5 出勤、休暇処理等に関するもの 6 その他1年保存の必要があると認められるもの |
