中川町公用文作成規程(平成7年規程第7号)が平成7年8月1日から施行されますが、公用文の作成に当たっては、次の事項に十分留意するとともに所属の職員に周知を図り、この規程の運用が適正に行われるよう配慮してください。

記

「法令等」とは、法令及び他の官公庁の通達等をいう。

第2　第3条(文体及び表現)関係

1　文体

(1)　「一般文書のうち議案、契約書等」とは、次に掲げるものをいう。

ア　議案

イ　契約関係文書のうち契約書、覚書、協定書等

ウ　部内文書のうち要綱、要領、内部資料等

エ　裁判所に提出する文書のうち答弁書、準備書面、指定書等

オ　審査請求関係文書のうち裁決書

(2)　「ます」体を用いる文書であっても、箇条書にする部分等表現を簡潔にする必要があるところでは、「である」体を用いて差し支えない。

2　表現

(1)　「簡潔」な表現を用いるに当たっては、次の事項に留意する。

ア　文章は、なるべく短く区切り、句読点を正しく付ける。

イ　文章が長く続く場合には、意味の大きな切れ目に段落を付ける。

なお、段落を付けるかどうかは、次のような接続詞、語尾の表現等を基準とする。

(ア)　段落で行を改めるもの

なお、○○○　おって、○○○

また、○○○　つきましては、○○○

さて、○○○　ところで、○○○

(イ)　段落で行を改めないもの

ただし、○○○　したがって、○○○

このため、○○○　その際、○○○

この場合において、○○○

○○○も同じである　○○○も同様とする

この○○○　その○○○

ウ　箇条書、表等を活用する。

エ　敬語は、簡潔に用いる。

例　お申込みになられますと→お申込みになりますと

何分の御配意を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます→何分の御配意をお願いします

(2)　「分かりやすく、親しみのある表現」を用いるに当たっては、次の事項に留意する。

ア　まわりくどい表現、固苦しい表現は、用いない。

例　出席方についてよろしくお取り計らい願います→出席をお願いします

その特徴とするところは→その特徴は

予断を許さない→前もって判断できない

特段の御配慮を賜りたい→よろしくお願い申し上げます

○○については、現在検討しているところでありますが

→○○を(は)現在検討していますが

○○を(は)現在検討中ですが

○○を(は)現在検討しておりますが

事務処理に遺憾のないよう→事務処理を適切に行うよう

イ　あいまいな表現は、用いない。

例　前向きに検討する

慎重に対処する

善処する

→(抽象的な慣用句を安易に用いず、具体性をもった表現とする)

ウ　否定形を使い過ぎたり、省略し過ぎたりした表現は、避ける。

例　今回は、A地区以外の方は受け付けません→今回は、A地区の方に限り受け付けます

管理者に許可なく立入りを禁じます→管理者の許可なく立ち入ることを禁じます

エ　文語調、漢語調の表現は、避ける。

例　諸般の事情により→いろいろな事情により

貴殿→あなた

過般お願いした→先日お願いしました

○日付けにて→○日付けで

○号をもって→○号で

オ　権威主義的な表現、命令調の表現は避け、親しみのある表現を用いる。

例　運用に遺憾のないよう通達する→運用が適切に行われるよう配慮してください

○○せられたい

○○すること

○○願いたい

→○○してください

カ　不快感を与える言葉は避け、受け取る相手の身になった言葉を用いる。

例　めくら→目が見えない者

目の不自由な方

不具廃疾→重度心身障害

キ　なじみの薄い外来語、略語等をむやみに用いない。

第3　第4条(用字及び用語)関係

1　用字

(1)　漢字

ア　公用文に用いる漢字は、「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)によるものとする。

なお、字体については、通用字体を用いるものとする。

イ　常用漢字表で書き表せないものは、次の標準によって書き換え、又は言い換える(×印は、常用漢字表にない字を示す。以下同じ。)。

(ア)　仮名書きにする。

a　常用漢字表で書き表せないものは、仮名書きにする。

例　

委ねる(常用漢字表の音訓に外れる。)→ゆだねる

b　漢語でも、漢字を外しても意味の通る使い慣れたものは、そのまま仮名書きにする。

例　でんぷん　めいりょう　あっせん

c　他に良い言い換えがなく、又は言い換えをしては不都合なものは、常用漢字表に外れた漢字だけを仮名書きにする。

例　

この場合において、読みにくければ、音読する語では、上(縦書きの場合は、横)に点を打ってもよい。

(イ)　音が同じで、意味の似た漢字で書き換える。

例　

(ウ)　同じ意味の漢語で言い換える。

例　

(エ)　漢語を易しい言葉で言い換える。

例　

ウ　固有名詞、専門用語、特殊用語等を書き表す場合は、常用漢字以外の漢字を用いることができる。この場合において、読みにくいと思われるものには、必要に応じて振り仮名を付ける。

例　禁錮(こ)　砒(ひ)素

エ　「常用漢字表」の本表に掲げる音訓によって語を書き表すに当たっては、次の事項に留意する。

(ア)　次のような代名詞は、原則として、漢字で書く。

例　俺　彼　誰　何　僕　私　我々

ただし、代名詞で常用漢字表に掲げていない漢字又は音訓を用いて書き表す語は、仮名で書く。

例　これ　それ　どれ　ここ　そこ　どこ　だれ　いずれ

(イ)　次のような副詞及び連体詞は、原則として、漢字で書く。

例　(副詞)

余り　至って　大いに　恐らく　概して　必ず　必ずしも　辛うじて　極めて　殊に　更に　実に　少なくとも　少し　既に　全て　切に　大して　絶えず　互いに　直ちに　例えば　次いで　努めて　常に　特に　突然　初めて　果たして　甚だ　再び　全く　無論　最も　専ら　僅か　割に

(連体詞)

明くる　大きな　来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、原則として、仮名で書く。

例　かなり　ふと　やはり　よほど

(ウ)　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、原則として、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、原則として、仮名で書く。

例　御案内(御＋案内)　御挨拶(御＋挨拶)　ごもっとも(ご＋もっとも)

ただし、接頭語で常用漢字表に掲げていない漢字又は音訓を用いて書き表す語は、仮名で書く。

(エ)　次のような接尾語は、原則として、仮名で書く。

例　げ(惜しげもなく)　ども(私ども)　ぶる(偉ぶる)　み(弱み)　め(少なめ)

(オ)　次のような接続詞は、原則として、仮名で書く。

例　おって　かつ　したがって　ただし　ついては　ところが　ところで　また　ゆえに

ただし、次の4語は、原則として、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

(カ)　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

例　ない(現地には、行かない。)

ようだ(それ以外に方法がないようだ。)

ぐらい(二十歳ぐらいの人)

だけ(調査しただけである。)

ほど(三日ほど経過した。)

(キ)　次のような語句を(　)の中に示した例のように用いるときは、原則として、仮名で書く。

例　ある(その点に問題がある。)

いる(ここに関係者がいる。)

こと(許可しないことがある。)

できる(だれでも利用ができる。)

とおり(次のとおりである。)

とき(事故のときは連絡する。)

ところ(現在のところ差し支えない。)

とも(説明するとともに意見を聞く。)

ない(欠点がない。)

なる(合計すると1万円になる。)

ほか(そのほか…，特別の場合を除くほか…)

もの(正しいものと認める。)

ゆえ(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ(賛成するわけにはいかない。)

・・・かもしれない(間違いかもしれない。)

・・・てあげる(図書を貸してあげる。)

・・・ていく(負担が増えていく。)

・・・ていただく(報告していただく。)

・・・ておく(通知しておく。)

・・・てください(問題点を話してください。)

・・・てくる(寒くなってくる。)

・・・てしまう(書いてしまう。)

・・・てみる(見てみる。)

・・・てよい(連絡してよい。)

・・・にすぎない(調査だけにすぎない。)

・・・について(これについて考慮する。)

(2)　仮名

公用文に用いる仮名は、原則として、平仮名を用いる。ただし、次のような場合は、片仮名を用いる。

ア　外国の地名及び人名並びに外来語

例　アメリカ　ベートーベン　バイオリン

ただし、外来語であっても、外来語としての意識が薄くなっているものは、平仮名で書いて差し支えない。

例　たばこ　かぼちゃ　かるた

イ　計量の単位

例　メートル　グラム　リットル　キロメートル

ただし、表等では、m、g、l、km等を用いて差し支えない。

ウ　擬声語及び擬態語

例　ドンドン　ガラガラ　フンワリ　モヤモヤ

(3)　仮名遣い

ア　公用文に用いる仮名遣いは、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)の本文及び付表によるものとする。

イ　「現代仮名遣い」の拗よう音又は促音の書き表し方については、条例、規則及び訓令(様式の部分を除く。)には適用しないものとする。

(4)　送り仮名

公用文における送り仮名の付け方は、次によるものとする。

ア　単独の語(漢字の音又は訓を単独に用いて、漢字1字で書き表す語をいう。)

(ア)　活用のある語(動詞、形容詞及び形容動詞をいう。)は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1の「本則」・「例外」及び通則2の「本則」の送り仮名の付け方による。

(イ)　活用のない語(名詞、副詞、連体詞及び接続詞をいう。以下同じ。)は、「送り仮名の付け方」の本文の通則3から通則5までの「本則」・「例外」の送り仮名の付け方による。ただし、表に記入したり、記号的に用いたりする場合には、次の例に示すように、原則として、括弧の中の送り仮名を省く。

例　晴(れ)　曇(り)　問(い)　答(え)　終(わり)　生(まれ)

イ　複合の語(漢字の訓と訓、音と訓などを複合させ、漢字2字以上を用いて書き表す語をいう。)

(ア)　(イ)に該当する語を除き、原則として、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「本則」の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で読み間違えるおそれのない語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「許容」の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

明渡し　預り金　言渡し　入替え　植付け　魚釣用具　受入れ　受皿　受持ち　受渡し　渦巻　打合せ　打合せ会　打切り　内払　移替え　埋立て　売上げ　売惜しみ　売出し　売場　売払い　売渡し　売行き　縁組　追越し　置場　贈物　帯留　折詰　買上げ　買入れ　買受け　買換え　買占め　買取り　買戻し　買物　書換え　格付　掛金　貸切り　貸金　貸越し　貸倒れ　貸出し　貸付け　借入れ　借受け　借換え　刈取り　缶切　期限付　切上げ　切替え　切下げ　切捨て　切土　切取り　切離し　靴下留　組合せ　組入れ　組替え　組立て　くみ取便所　繰上げ　繰入れ　繰替え　繰越し　繰下げ　繰延べ　繰戻し　差押え　差止め　差引き　差戻し　砂糖漬　下請　締切り　条件付　仕分　据置き　据付け　捨場　座込み　栓抜　備置き　備付け　染物　田植　立会い　立入り　立替え　立札　月掛　付添い　月払　積卸し　積替え　積込み　積出し　積立て　積付け　釣合い　釣鐘　釣銭　釣針　手続　問合せ　届出　取上げ　取扱い　取卸し　取替え　取決め　取崩し　取消し　取壊し　取下げ　取締り　取調べ　取立て　取次ぎ　取付け　取戻し　投売り　抜取り　飲物　乗換え　乗組み　話合い　払込み　払下げ　払出し　払戻し　払渡し　払渡済み　貼付け　引上げ　引揚げ　引受け　引起し　引換え　引込み　引下げ　引締め　引継ぎ　引取り　引渡し　日雇　歩留り　船着場　不払　賦払　振出し　前払　巻付け　巻取り　見合せ　見積り　見習　未払　申合せ　申合せ事項　申入れ　申込み　申立て　申出　持家　持込み　持分　元請　戻入れ　催物　盛土　焼付け　雇入れ　雇主　譲受け　譲渡し　呼出し　読替え　割当て　割増し　割戻し

(イ)　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例に示すような語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

※合図　合服　※合間　預入金　編上靴　※植木　(進退)伺　浮袋　※浮世絵　受入額　受入先　受入年月日　※請負　※受付　受付係　※受取　受取人　受払金　打切補償　埋立区域　埋立事業　埋立地　裏書　※売上(高)　売掛金　売出発行　売手　売主　※売値　売渡価格　売渡先　※絵巻物　襟巻　沖合　※置物　※奥書　奥付　押売　押出機　覚書　※(博多)織　折返線　織元　※織物　卸売　買上品　買受人　買掛金　外貨建債権　概算払　買手　買主　※買値　書付　※書留　過誤払　貸方　貸越金　貸室　貸席　貸倒引当金　貸出金　貸出票　※貸付(金)　貸主　貸船　貸本　貸間　※貸家　箇条書　貸渡業　肩書　※借入(金)　借受人　借方　借越金　刈取機　借主　仮渡金　缶詰　※気付　※切手　※切符　切替組合員　切替日　くじ引　※組合　組入金　組立工　※倉敷料　繰上償還　繰入金　繰入限度額　繰入率　繰替金　※繰越(金)　繰延資産　※消印　月賦払　現金払　小売　※小売(商)　小切手　※木立　※小包　※子守　※献立　先取特権　※作付面積　挿絵　差押(命令)　※座敷　指図　差出人　差引勘定　差引簿　刺身　※試合　仕上機械　仕上工　仕入価格　仕掛花火　仕掛品　敷網　敷居　※敷石　敷金　※敷地　敷布　※敷物　軸受　下請工事　仕出屋　仕立券　仕立物　※仕立屋　質入証券　支払　支払元受高　※字引　仕向地　※事務取扱　事務引継　締切日　所得割　新株買付契約書　据置(期間)　(支出)済(額)　※関取　備付品　※(型絵)染　ただし書　立会演説　立会人　立入検査　※立場　竜巻　立替金　立替払　建具　建坪　建値　建前　※建物　棚卸資産　(条件)付(採用)　月掛貯金　付添人　漬物　積卸施設　積出地　※積立(金)　積荷　詰所　釣堀　※手当　出入口　出来高払　手付金　手引　手引書　手回品　手持品　灯台守　※頭取　(欠席)届　留置電報　※取扱(所)　※取扱(注意)　取入口　取替品　取組　取消処分　(麻薬)取締法　※取締役　取立金　取立訴訟　※取次(店)　取付工事　取引　※取引(所)　取戻請求権　問屋　※仲買　仲立業　投売品　※並木　縄張　荷扱場　荷受人　荷造機　荷造費　※(春慶)塗　(休暇)願　乗合船　乗合旅客　※乗換(駅)　※乗組(員)　※場合　※羽織　履物　※葉巻　払込(金)　払下品　払出金　払戻金　払戻証書　払渡金　払渡郵便局　※番組　※番付　控室　引当金　※引受(時刻)　※引受(人)　※引換(券)　※(代金)引換　引継事業　引継調書　引取経費　引取税　引渡(人)　※日付　引込線　瓶詰　※歩合　封切館　福引(券)　船積貨物　※踏切　※振替　振込金　※振出(人)　不渡手形　分割払　※(鎌倉)彫　掘抜井戸　前受金　前貸金　巻上機　※巻紙　巻尺　巻物　※待合(室)　見返物資　見込額　見込数量　見込納付　水張検査　※水引　※見積(書)　見取図　見習工　未払勘定　未払年金　見舞品　名義書換　※申込(書)　申立人　持込禁止　元売業者　※物置　※物語　物干場　※(備前)焼　※役割　※屋敷　雇入契約　雇止手当　※夕立　譲受人　湯沸器　呼出符号　読替規定　陸揚地　陸揚量　※両替　※割合　割当額　割高　※割引　割増金　割戻金　割安

備考

1　売上(高)、(博多)織のようにして掲げたものは、(　)の中を他の漢字で置き換えた場合にも、通則7を適用することを示す。

2　※印を付けた語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則7において例示された語であることを示す。

ウ　付表の語(「常用漢字表」の付表に掲げてある語のうち、送り仮名の付け方が問題となる語をいう。)

「送り仮名の付け方」の本文の付表の語(1のなお書を除く。)の送り仮名の付け方による。

(5)　数字

ア　左横書きの場合

(ア)　数字は、(イ)に掲げる場合を除き、原則としてアラビア(算用)数字を用いるものとし、その書き表し方は、次のとおりとする。

a　けたの区切り方

けたの区切り方は、3位区切りとし、区切りには、「，」(コンマ)を用いる。

例　123,456,789円(文章中では、1億2,345万6,789円)

ただし、年号、文書番号、電話番号等特別なものには、区切りを付けない。

例　1988年　文書第1234号　(011)231―4111

b　小数及び分数

(a)　小数　1.234

(b)　分数　(文章中では、2分の1)

c　日付、時刻、時間及び期間

(a)　日付　昭和63年4月1日(省略する場合は、昭和63．4．1又は昭63．4．1)

(b)　時刻　午前10時30分　(省略する場合は、10：30)

(c)　時間　8時間30分

(d)　期間　6月又は6箇(か)月

(イ)　次のような場合には、漢数字を用いる。

a　固有名詞を表す場合

例　二重橋　三笠市　四国　九州

b　概数を表す場合

例　二、三割　四、五日　数十人

c　数量的な意味の薄い語を表す場合

例　一般　一部分　四分五裂　八方美人

d　慣用的な語を表す場合(「ひとつ」、「ふたつ」等と読むとき。)

例　一つ　二つ　三つ　一休み　二間続き　三日目

e　万以上の単位として用いる場合

例　100万　2,000億　1億2,345万

f　金額等を表示する場合において、「単位千円」のように用いるとき。

イ　縦書きの場合

数字は、原則として漢数字を用いるものとし、その書き表し方は、次のとおりとする。

(ア)　文章中では、発音どおりに漢字で書く。

(イ)　表等で用いる場合には、アラビア(算用)数字による左横書きの場合に準じた書き方をして差し支えない。この場合において、けたの区切りには「、」(読点)を、単位符号及び省略符号には「・」(なかてん)を用いる。

(6)　符号

ア　公用文に用いる符号は、次のとおりとする。

(ア)　「。」(句点、まる)

一つの文を完全に言い切ったところ(括弧の中を含む。)又は「こと」及び「とき」で終わる項目を列記する場合に用いる。ただし、次の場合には、用いない。

a　言い切った文を「と」、「を」、「が」等で受ける場合

b　標題(件名)、標語その他簡単な語句を掲げる場合

c　事物の名称を列記する場合。ただし、その後にただし書その他の文章が続く場合には、用いる。

d　表彰状、感謝状、賞状等を書く場合

(イ)　「、」(読点、てん)

a　主語又は叙述の主題を示す「は」、「も」等の後に用いる。

例　私は、北海道職員です。

ただし、対句の場合には、用いない。

例　空は青く、雲は白い。

b　対等に並列する語句の間に用いる。

例　住所、氏名、生年月日及び性別

所有し、占有し、又は管理する。

c　文の初めに置く接続詞、副詞の後に用いる。

d　限定、条件等を表す文の後又は挿入句の前後に用いる。

例　納入期限までに納めないときは、督促状が発付されます。

普通地方公共団体は、その公益上必要がある場合においては、寄附又は補助をすることができる。

e　句と句を接続する「かつ」の前後に用いる。

例　通知し、かつ、公表する

ただし、語と語を接続する「かつ」の前後には、用いない。

例　行政の民主的かつ効率的な運営

f　名詞又は名詞句を説明するための接続に用いる「で」又は「であって」の後に必要に応じて用いる。

例　上記以外の者であって、知事が特に認めたもの

g　読み誤り、読みにくさ等を避けるために必要に応じて用いる。

例　草むらや、やぶの中

h　漢数字のけたの区切りに用いる。

i　次のような場合には、用いないことができる。

(a)　主語、述語の関係にある語句が簡単なとき。

例　パレードは中止です。

(b)　限定又は条件の語句が簡単なとき。

例　この規定は、次の場合には適用しない。

(c)　並列する語句が簡単なとき。

例　地積を増し又は減じて権利の目的である土地又はその部分を指定するとき。

(d)　用いるべき箇所が多く、それらを全て用いると、かえって全体の関係が分からなくなるおそれがあるとき

(ウ)　「・」(なかてん)

a　事物の名称を列記する場合に用いる。

例　条例・規則・訓令

ただし、名詞以外の語句を列記する場合及び数詞を並列する場合には、用いない。

例　社会的、歴史的考察　会員は、四、五十人です。

b　外国の地名及び人名、外国語等の区切りに用いる。

例　グレート・ブリテン　ジョージ・ワシントン

c　縦書きの場合の単位符号又は省略符号として用いる。

例　

(エ)　「「　」」(かぎ)

引用の部分を明示する場合、特に注意を喚起する必要のある語句を示す場合又は言葉を定義する場合に用いる。

(オ)　「(　)」(括弧)

語句又は文の後に注記を加える場合、条文の見出しを付ける場合等に用いる。

例　保証人(申込者と同等以上の資力がある者に限る。)

(カ)　「々」(同の字点)

漢字1字を繰り返す場合に用いる。

例　人々　年々　日々　時々

ただし、前と後の語句の意味が異なる場合には、用いない。

例　民主主義　委員会会則　事務所所在地

(キ)　「〃」(のの点)

表等で同一であることを示す場合に用いる。ただし、法規文書、公示文書、金額等には、用いない。

例　札幌市中央区北3条西6丁目

〃　北1条西8丁目

(ク)　「．」(ピリオド)

単位符号又は省略符号として用いる。

例　3.14　1.5キログラム

昭和63.4.1　N.H.K

(ケ)　「，」(コンマ)

数字のけたの区切りに用いる。

例　1,234

イ　次に例示するような符号は、これらを用いることにより、よりよく公用文の内容が理解できると認められる場合に限って用いる。

(ア)　「『　』」(ふたえかぎ)

「　」の中で更に「　」が必要な場合に用いる。

(イ)　「〔　〕」(そで括弧)

(　)の中で更に(　)が必要な場合に用いる。

(ウ)　「｛　｝」(そと括弧)

必要に応じて用いる。

(エ)　「：」(コロン)

次に続く説明文若しくはその他の語句があることを示す場合又は時刻を省略する場合に用いる。ただし、縦書きの場合には、用いない。

例　注：…　電話：(011)231―4111

10：30

(オ)　「～」(波形)

「…から…まで」を示す場合に用いる。

例　午後1時～午後3時　札幌～旭川

(カ)　「―」(ダッシュ)

a　語句の説明、言換え等に用いる。

例　信号灯　赤―止まれ

青―進め

b　丁目、地番等を省略する場合に用いる。

例　丸の内1―6―1

(キ)　「→」(矢印)

A→Bとして、AがBに変わることを示す場合に用いる。

例　

(ク)　「－－－」(点線)

語句のつなぎ等に用いる。

例　第1章―－－－－－－1頁

(ケ)　「ヽ」(傍点)及び「＿」(傍線)

語句を強調する場合又は注意を喚起する場合に用いる。この場合において、傍点は語句の上に、傍線は語句の下に付ける。

例　編さ(ヽ)ん(ヽ)　能率的

(7)　見出し記号

ア　文書の項目を細分化する場合は、見出し記号を用いる。見出し記号は、次のとおりとする。

(ア)　左横書きの場合

(イ)　縦書きの場合

イ　細分化する項目が少ない場合は、「第1」又は「第一」を省略することができる。

ウ　見出し記号は、第1段階のものを第1字目に書き、順次1字繰り下げて付す。

エ　見出し記号には、「．」(ピリオド)を打たず、1字空けて文字等を書き出す。

2　用語

(1)　「日常一般に使われている易しい」用語を用いるに当たっては、次の事項に留意する。

ア　特殊な言葉、固苦しい言葉は用いず、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。

例　懇請する→お願いする

充当する→充てる

割愛する→省略する

善処する→適当な処置をとる

イ　使い方の古い言葉は使わず、日常使い慣れている言葉を用いる。

例　

ウ　言いにくい言葉は使わず、口調の良い言葉を用いる。

例　拒否する→受け入れない

阻む→妨げる

遵守する→守る

推移→成行き・変化

(2)　「統一のとれた用い方」をするに当たっては、次の事項に留意する。

ア　同じ内容のものを違った言葉で言い表すことのないように統一する。

例　／状況／情況／→状況　／趣旨／趣意／→趣旨

イ　同じ語句を書き表すのに、漢字で表記したり、仮名で表記したりしない。

第4　第5条(敬称)関係

「文書の内容、形式等から他の敬称を用いた方が適当と認められる場合」とは、賞状等で「君」、「さん」等を用いた方が適当な場合又は一般文書で「御中」、「各位」等を用いた方が適当な場合をいう。

第5　第7条(用紙等)関係

1　用紙

(1)　「特別な場合」とは、図書、図表その他特殊な用途に使用する場合又はワードプロセッサ等の機器を使用して浄書し、施行する場合をいう。

(2)　(1)の場合に用いる用紙は、原則として、日本工業規格によるA4判とする。

2　用紙のとじ方

「特別の場合」の用紙のとじ方は、次の例による。

(1)　左横書き文書と左に余白のある1枚の縦書き文書とは、左とじとする。

(2)　左横書き文書と左に余白のない縦書き文書又は2枚以上の縦書き文書とは、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。

(3)　文書の形状、余白等の関係で(1)又は(2)の方法によることができない場合は、事務処理上最も適当と思われる方法でとじて差し支えない。

附則(平成22年12月30日)

附則(平成28年3月25日通達第1号)

中川町公用文作成規程及び同規程運用通達の施行に伴う改正点

文書の区分と文体及び敬称の変更との関係