(趣旨)

第1条　中川町の事務取扱については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(用語の定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務取扱の責任区分)

第4条　事務の取扱の責任は、特別の場合を除くほか、次の各号に掲げるところによる。

(事務取扱責任者)

第5条　事務取扱責任者は、前条各号の区分による課の長とする。

(事務取扱者)

第6条　課長補佐は、事務取扱者として当該事務取扱責任者の事務を補助しなければならない。

(決裁)

第7条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか、係長、課長補佐、課長及び副町長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りではない。

(文書類目表)

第8条　すべての文書は、別に定める文書類目表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第9条　到達した文書及び物品は、前条の規定による特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により配布しなければならない。

(主管課で直接収受した文書)

第10条　主管課で直接文書及び物品を収受したときは、事務取扱責任者は、すみやかに封筒を添えて総務課に回付しなければならない。ただし、収受年月日等の記載が必要な場合は、主管課において前条の規定に準じてこれを行い、総務課に回付するものとする。

(受付印を要しない文書)

第11条　到達文書中戸籍法に基づく届け出書には、受付印を押してはならない。

(勤務時間外の文書、物品の配布)

第12条　勤務時間外に到達した文書及び物品は、原則として次の勤務時間内にすみやかに前条の規定により処理するものとする。ただし、急を要すると認められるものは、関係者に直ちに通報しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第13条　口頭又は電話で受理した事項は、その要領を記録しなければならない。

(文書処理)

第14条　課長が文書の配布を受けたときは、受付印の下に受領印を押し、自ら処理する必要があると認めたもの以外は課長補佐に配布し、方法を明示して処理させなければならない。

(重要文書の処理)

第15条　重要又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(文書の記号)

第16条　文書の記号は、中の文字、主管課及び係の頭文字それぞれ1字の文字からなる記号を付し、文書番号を記載しなければならない。ただし、各課間及び関係機関との軽易な往復文書等については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号は、必要としない。

(起案)

第17条　すべて事案の処理は、起案文書により発議され、起案用紙(第3号様式)を用いて作成されなければならない。ただし、軽易な報告及び回答事務等については、複写起案用紙(第4号様式)を用い、文書の記号のみを表示し番号を省略することができる。

(起案の基準)

第18条　文書の起案は、原則として1事案につき1起案とする。

(保存年限の記入)

第19条　事務取扱責任者は、起案文書に別に定める保存年限を必ず記入しなければならない。

(議案の処理)

第20条　町議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の20日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て町長に承認を受けなければならない。

(請願、陳情等の処理)

第21条　主管課長は、配布を受けた請願、陳情等が同時に町議会に提出された事件である場合は、町議会において採択され、その報告により意見、条件等を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。

(関係文書の添付等)

第22条　起案文書には、起案の理由、事件の経過、根拠法令、予算科目、経費等を明記するとともに参考資料を添付し、同一事件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(特別取扱文書)

第23条　起案文書には、事件の性質により、「至急」、「秘」等の注意事項を決裁欄の余白に朱書することによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れて、その旨を表示しておくとともに、事務取扱責任者が、適正に保管しなければならない。

(文書の審査)

第24条　起案された文書は、事務取扱責任者の審査を受けなければならない。

(起案文書の登録)

第25条　起案文書は、主管課の事務取扱責任者が必要と認めるものについては、文書番号及び文書件名等を文書件名登録簿(第5号様式)に登録しなければならない。

(合議)

第26条　他の課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。

(回議文書の運行管理)

第27条　回議文書は、事務取扱責任者がその運行を管理統制する。

(合議の特例)

第28条　第24条第4項各号に規定する文書については、総務課に合議又は供覧しなければならない。

(決裁年月日)

第29条　起案文書で決裁の終わったものは、事務取扱者が決裁年月日を記入しなければならない。ただし、第27条第2項の規定により持ち回り承認を受けた文書にあっては、当該持ち回り承認を受けた者とする。

(令達文書の種類)

第30条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第31条　令達文書は、総務課に備付けの令達番号簿(第6号様式)に登記しなければならない。

(公告)

第32条　条例、規則及び告示は、中川町公告式条例(昭和25年条例第13号)により公告しなければならない。

(発信者名)

第33条　文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、次の各号に該当する文書の発信者名は、副町長及び課長名をもってすることができる。

(発送文書の公印)

第34条　発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、文書の性質その他の事由から公印の押印を不要と認めるものは、これを省略することができる。

(発送手続)

第35条　文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続きを経て、発送締切り時刻までに発送箱に入れなければならない。

(文書の整理及び保管)

第36条　事務取扱責任者及び事務取扱者及び担当者は、互いに協力し、課の文書を完結文書と未完結文書に区分し、常に文書の所在を明らかにし、必要なときにすみやかに取り出せるようにその整理、保管を完全にしておかなければならない。

(ファイル及び保管箱の表示)

第37条　ファイル及び保管箱は、表紙(第8号様式)及び背表紙(第9号様式)に、登録番号、保存年限及び簿冊名称を表示する。この場合、簿冊名称は、登録されたものを用い、分冊したものにあっては、簿冊名称の次に、(1)(2)のように記載する。

(保存年限)

第38条　文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とし、保存年限の各区分の基準は、おおむね別表第2に定めるところによる。

(編集簿冊の登録)

第39条　事務取扱責任者は、編集簿冊の名称、分類番号及び保存年限をあらかじめ文書類目表に登録し、総務課長に提出しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第40条　事務取扱責任者は、保存年限5年以上の編集簿冊について、5月末日までに文書保存目録を総務課に引き継がなければならない。

(保存文書の管理)

第41条　前条の手続きを経た簿冊は、課において文書庫に格納し、管理されなければならない。

(保存期間の変更)

第42条　総務課長は、各事務取扱責任者とともに現に保存中の文書について随時保存の要否を審査し、保存期間を更正することができる。この場合、保存の必要がないと認めた文書は、第43条の手続きを経てこれを廃棄することができる。

(廃棄)

第43条　事務取扱責任者は、保存期間を経過した保存簿冊を廃棄処分するときは、総務課に合議の上行わなければならない。

(町史編集資料)

第44条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長が町史編集資料として必要と認めたものは、別に保存しなければならない。

(文書の持出し)

第45条　文書は、事務取扱責任者の許可を受けなければ庁外に持出してはならない。