(趣旨)

第1条　壮瞥町における公文書の編集、保存その他公文書の管理については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(保存期間)

第3条　完結文書の保存期間は、その種類に応じ、30年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、法令、条例及び規則等(以下「法令及び条例等」という。)の規定により保存期間の定めのある文書については、当該法令及び条例等の定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第4条　完結文書の保存期間の起算日は、公文書が完結文書となつた日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、次の各号に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。

(編集の方法)

第5条　未完結文書及び完結文書の編集は、次に定めるところにより、主管課においてしなければならない。

(製本の方法)

第6条　前条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次の各号に定めるところにより主管課において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過する日までに製本し難いものにあつては、同日後に製本することができる。

(保存箱)

第7条　第5条の規定により編集した完結文書のうち、前条の規定により製本し難いものについては、保存箱に収納することをもつて製本したものとみなす。この場合においては、保存箱の外面の目につきやすい部分に保存票を貼付しなければならない。

(製本し又は保存箱に収納し難い完結文書の取扱い)

第8条　前2条の規定により製本し又は保存箱に収納し難い完結文書にあつては、保存に適する状態に整理し、当該完結文書のもつとも目につきやすい部分に保存票を貼付した上で保存することとする。

(保存文書台帳の作成)

第9条　第6条の規定により製本し、第7条の規定により保存箱に収納し、又は前条の規定により保存に適する状態に整理した完結文書は、主管課において速やかに保存文書台帳(別記様式第3号)に登記しなければならない。

(保管の場所)

第10条　保管は、主管課長が指定する場所で行うものとする。

(保存の場所)

第11条　保存は、町長が指定する場所に従い、主管課の責任において行うものとする。

(職員以外の者への保存文書の閲覧及び貸出の制限)

第12条　保存文書(現に保存されている完結文書をいう。以下同じ。)は、法令及び条例等の規定により閲覧させることとなる場合を除き、実施機関の職員以外の者に閲覧させてはならない。

(保存文書の改稿及び訂正の禁止等)

第13条　保存文書は、改稿し、又は訂正してはならない。

(保存文書が滅失した場合の措置)

第14条　主管課長は、当該管理する保存文書が滅失したことを発見したときは、保存文書滅失届(別記様式第4号)により町長に届け出るとともに、保存文書が滅失した旨を保存文書台帳に登記し、かつ、これを文書総括課に報告しなければならない。

(保存期間が満了した保存文書の廃棄等)

第15条　保存期間の満了した保存文書は、次条の規定により保存期間を延長することとする場合を除き、廃棄しなければならない。

(保存の延長)

第16条　保存期間の満了した保存文書であつて、主管課長がなお保存の必要があると認めるものは、引き続き保存することができる。

(廃棄の特例)

第17条　保存期間が満了していない保存文書であつて、主管課長が保存の必要がないと認めたものは、町長に届け出ることにより廃棄することができる。この場合においては、第15条の規定を準用する。

(廃棄の方法)

第18条　保存文書の廃棄は、他に内容を知られることのないよう、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により行わなければならない。

(書庫等の管理)

第19条　書庫等(保存文書を収納するための施設をいう。以下同じ。)は、文書総括課において総括管理することとし、主管課で保存又は保管する文書を置く書庫等については、当該主管課において管理しなければならない。

(書庫等の保全)

第20条　文書総括課長は、文書の損傷防止のため、書庫等の通気、防湿等に努めなければならない。

(立ち入りの制限)

第21条　書庫等には、必要のない者は、みだりに立ち入つてはならない。

(雑則)

第22条　この規程に定めるもののほか、公文書の編集、保存その他公文書の管理について必要な事項は、文書総括課長が別に定める。