(趣旨)

第1条　この規程は、文書管理に関する事項のうち、特定通信機器を利用した電子文書(以下「文書」という。)の取扱いについて、壮瞥町役場処務規程(昭和59年規程第2号。以下「処務規程」という。)の特例を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「特定通信機器」とは、庁外との電子メール等を取扱う送受信装置をいう。

(対象文書)

第3条　特定通信機器を利用することができる文書は、処務規程第20条により公印の押印を省略できる文書とする。

(課長等の責務)

第4条　各課長(課に相当する組織の長を含む。)は、当該課における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(特定通信機器文書管理者、特定通信機器文書管理者の指名)

第5条　各課に、特定通信機器文書管理者(以下、「文書管理者」という。)を置く。

(文書管理者の業務)

第6条　文書管理者は、上司の命を受けて、次の各号の業務を処理する。

(文書の収受)

第7条　特定通信機器を通じ役場に到達した文書は、各課において収受する。

(文書の施行)

第8条　文書には、処務規程第19条に規定する記号及び番号を附すか、あるいは、記号及び番号を附した文書を添付して送信することを原則とする。

(文書の保存年限)

第9条　特定通信機器より文書を紙に出力したものの保存年限については、処務規程第25条によるものとする。

(雑則)

第10条　この規程に定めるもののほか、特定通信機器の利用に係る文書管理に関し必要な事項は、処務規程によるものとする。