○新篠津村通信機器の利用に係る文書管理の特例に関する規程
平成15年9月30日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書事務の管理に関する事項のうち通信機器を利用した文書処理について、新篠津村役場処務規程(平成元年規程第1号。以下「処務規程」という。)の特例を定めるものとする。
(1) 通信機器 次に掲げるものをいう。
ア ファクシミリ装置
イ 村長が指定するシステムで運用される電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置
ウ 総合行政ネットワークの電子文書交換システムに係る送受信装置(以下「電子文書交換システム」という。)
(2) 電子文書 電子計算機による情報処理の用に供される電子情報のうち、電子文書交換システムの利用により送受信が行われ、かつ、総務課長が公文書と特定するものをいう。
(3) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(対象文書)
第3条 通信機器(電子文書交換システムを除く。)を利用することができる施行文書は、処務規程第21条第2項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書(第6条第1項において「軽易な文書」という。)とする。
2 電子文書交換システムを利用することができる施行文書は、処務規程第21条に規定する発送する施行文書とする。
(対象機関等)
第4条 前条の施行文書の相手方は、村の機関及び通信機器を利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(起案)
第5条 通信機器を利用する施行文書には、次に掲げる施行区分のいずれかを記載し、決裁を受けなければならない。
(1) ファクシミリ施行
(2) 電子メール施行
(3) 電子掲示板施行
(4) 電子文書交換システム施行
(電子署名)
第6条 電子文書交換システムを利用して施行文書(軽易な文書を除く。)を送信する場合においては、処務規程第21条第2項の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 電子署名は、総務係が行うものとする。
3 電子署名を付与するために必要となる事項は、別に定める。
(施行)
第7条 ファクシミリ装置を利用する施行文書には、総務課長が別に定める様式を添付した上、送信しなければならない。
2 電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置を利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。
3 電子文書交換システムを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により総務係が送信しなければならない。
4 通信機器を利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第8条 総務係は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち総務課長が公文書と特定したもの及び電子掲示板の利用に係る送受信装置で受信した公文書を速やかに紙に出力するものとする。
2 総務係は、電子文書交換システムにより電子文書を受信した場合には、次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。
(2) 当該電子文書は、速やかに紙に出力すること。
附則
この訓令は、平成15年10月1日より施行する。