この要領は、厚沢部町情報公開条例(平成13年条例第9号。以下「公開条例」という。)第18条並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第104条及び厚沢部町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第11号。以下「議会個人情報保護条例」という。)第45条の規定に基づく不服申立てがあった場合の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

第2　不服申立ての種類

この要領により処理する不服申立ては、行政不服審査法(昭和37年法律第160号。以下「法」という。)第3条(不服申立ての種類)の規定による審査請求又は異議申立てのうち、法第6条(処分についての異議申立て)の規定に基づく異議申立てとする。

以下この要領において、不服申立てに係る表現を異議申立てと読み替えるものとする。

第3　実施機関で行う事務

1　異議申立事務の主管課

異議申立事務の主管課は、総務財政課とする。

2　総務財政課で行う事務

総務財政課で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　異議申立てに係る相談に関すること。

(2)　法第9条第1項の規定による書面(以下「異議申立書」という。)の審査及び意見に関すること。

(3)　厚沢部町情報審査会(以下「審査会」という。)の運営に関すること。

(4)　その他異議申立てに関し必要なこと。

3　事務担当課等で行う事務

事務担当課等で行う事務、次のとおりとする。

(1)　異議申立書の審査に関すること。

(2)　異議申立ての受理に関すること。

(3)　異議申立ての諮問に関すること。

(4)　異議申立てに対する決定に関すること。

(5)　異議申立てに係る公開の実施に関すること。

(6)　その他異議申立てに関し必要なこと。

第4　異議申立事務

1　異議申立者からの相談に対する説明

公開等の決定等に不服のある者から異議申立てを行いたい旨の相談を受けたときは、当該不服のある者に次の事項を説明するものとする。

(1)　異議申立ては、法第6条の規定に基づき行うものであること。

(2)　異議申立ては、法第45条の規定により公開等の決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内にしなければならないこと。ただし、法第48条において準用する法第14条第1項ただし書の規定により、天災その他異議申立てしなかったことについてやむを得ない理由があるときは、同条第2項の規定により、その理由がやんだ日の翌日から起算して1週間以内にしなければならないこと。

なお、異議申立期間の計算については、法第48条において準用する法第14条第4項の規定により、郵便等に要した日数は算入しないものであること。

(3)　異議申立ては、法第9条第1項の規定による書面(以下「異議申立書」という。)を提出しなければならないこと。

なお、異議申立書には、法第48条において準用する法第15条の規定により、次の事項を記載しなければならないこととともに、同条第4項の規定により、異議申立人(異議申立人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、代理人によって異議申立てをするときは代理人)が押印しなければならないこと。(文例1異議申立書参照)

①　異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

②　異議申立てに係る処分(以下「原処分」という。)

処分とは、事務担当課等が行った公開等の決定等をいう。

③　原処分があったことを知った年月日

通常は、各決定通知書等が異議申立人の住所又は所在地に到達した日をいう。

④　異議申立ての趣旨及び理由

記載に当たっては、次の事項に留意すること。

ア　異議申立ての趣旨は、原処分の取り消しを求める場合にあっては、その取り消しを求める部分を明確に記載すること。

イ　異議申立ての理由は、送付を受けた非公開決定等通知書に記載された決定理由などを参照の上、原処分がなぜ違法又は不当であるかを条例の条文を引用するなどして具体的に記載すること。

⑤　処分庁の教示の有無及びその内容

処分庁とは、原処分を行った実施機関をいう。

⑥　異議申立ての年月日

※　異議申立人が法人その他の社団若しくは財団であるとき、又は代理人によって異議申立てをするときは、上記①から⑥に掲げる事項のほか、その代表者若しくは管理人又は代理人の氏名及び住所を記載しなければならないこと。

(4)　異議申立書には、法第13条第1項の規定により代表者若しくは管理人又は代理人の資格を証明する書面を添付する必要があること。

なお、資格を証明する書面とは、代表者資格証明書(法人の代表者にあっては代表者に係る登記簿の謄本等、法人でない社団又は財団の代表者又は管理人にあっては当該団体の規約及び代表者又は管理人を選任したことを証する総会等の議事録の写し等を添付)、委任状等とすること。(文例2資格を証明する書面参照)

(5)　異議申立書の提出先は、総務財政課であること。

なお、郵便等による提出も可能であること。

2　異議申立ての受理等

異議申立人から異議申立書の提出があった場合には、次のとおり速やかに受理するものとする。

(1)　異議申立書の収受等

①　異議申立書は、総務財政課で接受した後、総務財政課において審査を行うものとする。

なお、郵便等により異議申立書が提出された場合にあっては、当該郵便等に係る封筒を異議申立書とともに保管するものとする。

②　総務財政課は、上記①により審査を行った後に当該異議申立書の原本を保管し、当該異議申立書の写しを原処分課に回付するものとする。

この場合、総務財政課は、原処分課に対して異議申立書の審査に係る意見(「適法である。」「不適法であって補正が可能である。」「不適法である。」等)を述べるものとする。

③　写しの回付を受けた原処分課は、収受の手続きを当該異議申立書の写しにより行うとともに審査を行い、受理又は却下の決定を行うものとする。

なお、審査に当たっては、総務財政課の意見を参考にするとともに、審査結果が異なる場合には、総務財政課と協議するなどして適切な対応に努めるものとする。

(2)　異議申立書の審査

総務財政課及び原処分課における異議申立書の審査は、異議申立書が適法であるかどうかについて確認するものとする。

なお、不適法な異議申立てとは、次のようなものとする。

①　異議申立書の記載事項に不備があるもの

異議申立人の年齢の記載がないもの等

②　異議申立書に代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面が添付されていないもの

③　異議申立てをすることができる期間を経過した後にしたもの

④　異議申立ての提起先を誤っているもの

例えば、教育委員会が行った処分に係る異議申立てを町長に対して提起したもの等

⑤　異議申立てをすることができない事項についてしたもの

公開した町有情報に記録されている情報の真偽に対するもの等

⑥　異議申立てをすることができない者がしたもの

公開請求者とは別の者からの異議の申立て等

(3)　異議申立書の補正

原処分課は、異議申立書が不適法であって補正することができるもの(上記(2)の①又は②に掲げるもの)であるときは、法第48条において準用する法第21条の規定に基づき、相当の期間(その補正すべき箇所を補正するのに社会通念上必要とされる期間)を定めて、次のとおりその補正を命ずるものとする。

なお、補正ができるのにもかかわらず補正を命じないで当該異議申立てを不適法であるとして却下した場合、その決定は違法なものとなることに留意するものとする。

①　補正の命令は、補正すべき箇所を明らかにした書面(以下「補正命令書」という。)により行うものとする。(文例3補正命令書参照)

補正命令書の送付は、配達証明扱いの郵便等により行うものであること。

②　補正に当たっては、異議申立人から提出のあった異議申立書を送付し直接補正するのではなく、別に当該命令に基づき補正した内容を記載した書面(以下「異議申立補正書」という。)によるものとする。(文例4異議申立補正書参照)

なお、異議申立補正書は、補正命令書の送付の際に同封するものとする。

③　上記(2)の①に該当するものであっても、審査上何ら支障を生じない場合(異議申立期間内に異議申立てをしたことが明らかである場合に「処分庁の教示の有無及びその内容」の記載が不備であるとき等)には、補正を命ずる必要がないものとする。

(4)　異議申立ての受理の決定

原処分課は、異議申立書が適法であるとき(上記(3)の③の場合を含む。)は、次の受理の決定を行うものとする。

①　異議申立書を受理する旨の決定を行った原処分課は、当該決定に係る起案文書を作成し、決裁するものとする。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議するものとする。

また、決裁終了後、原処分課において起案文書の写しを保管し、原護書を総務財政課へ送付するものとする。

②　補正命令に従って指定期間内に補正された異議申立ては、当初から適法な異議申立てがあったものとして取り扱うものとする。

③　原処分課は、上記①の受理の決定を行った場合には、次の3の定めにより審査会に諮問するものとする。

3　異議申立事案の諮問

原処分課は、上記2の(4)により異議申立ての受理を決定したときは、次により処理するものとする。

(1)　審査会への諮問

公開条例第18条並びに保護法第104条及び議会個人情報保護条例第45条の規定により、次のとおり審査会に当該異議申立てに係る事案(以下「異議申立事案」という。)を諮問するものとする。

なお、諮問に係る起案は、上記2の(4)の決定と同時に行うものとする。

①　諮問は、異議申立てを受理した日の翌日から起算して10日以内に、次の事項を記載した書面(以下「諮問文」という。)により行うものとする。(文例5諮問文参照)

ア　異議申立ての対象となった処分

決定年月日及び非公開決定等の区分を記載する。

イ　異議申立書

当該異議申立書の写しを添付する。

②　諮問に当たっては、上記①の諮問文と併せて審査会が別に定める資料を審査会事務局(総務財政課)に提出するものとする。

③　上記に定めるもののほか、審査会における審議等に関する事務については、審査会事務局の指示に従って行うものとする。

(2)　不服申立人等への通知等

上記(1)により審査会に諮問したときには、公開条例第19条並びに保護法第105条及び議会個人情報保護条例第45条の規定により次のとおり通知しなければならないものである。

なお、この通知に係る起案は、上記2の(4)の決定と同時に行うものとする。

①　諮問した旨の通知先

ア　不服申立人及び参加人

参加人とは、法第48条において準用する法第24条に規定する利害関係人である。

イ　公開請求者

ただし、当該公開請求者が上記アの不服申立人及び参加人である場合は、上記アにより通知をすることから必要としないものとする。

ウ　公開条例第14条第3項又は保護条例第17条第2項若しくは議会個人情報保護条例第27条第3項に基づき意見を述べる機会を与えられた第三者でその意見が公開に反対する旨の意見を述べた当該第三者

ただし、当該第三者が上記アの不服申立人及び参加人である場合は、上記アにより通知をすることから必要としないものとする。

②　通知する内容

通知する内容は、厚沢部町情報公開条例施行規則(平成13年規則第14号。以下「公開規則」という。)第19条又は厚沢部町個人情報の保護に関する文書の様式を定める規則(令和5年規則第15号。以下「文書規則」という。)の規定による当該諮問した旨を記載した書面に実施機関が審査会に諮問する旨を記載した書面(諮問文)の写しを添付して行うものとする。

③　通知書の送付

通知書の送付に当たっては、郵便等により行うものとする。

4　異議申立てに対する決定等

原処分課は、法第47条の規定に基づき、次のとおり異議申立てに対する決定等を行うものとする。

なお、この決定は、当該異議申立てを受理した日の翌日から起算して3月以内に行うものとする。

(1)　異議申立ての却下の決定

原処分課は、異議申立てが次のような事由に該当するときは、法第47条第1項の規定により、決定で、当該異議申立てを却下するものとする。

①　異議申立てが不適法であって、補正することができないものであるとき。

上記2の(2)の③から⑥に掲げるもの

②　異議申立てが不適法であって補正を命じたが、当該補正命令に応じないとき。

③　異議申立ての目的が消滅したとき。

異議申立てに対する決定を行う前に、原処分を取り消し、又は変更した場合等

(2)　審査会に諮問した異議申立事案の棄却又は認容の決定

原処分課は、審査会に諮問した異議申立事案について答申があったときは、公開条例第21条の規定により当該答申を尊重して、速やかに法第47条第2項又は第3項の規定により、決定で、当該異議申立てを棄却し、又は認容するものとする。

(3)　決定書の作成

原処分課は、上記(1)又は(2)による決定を行った場合には、次のとおり処理するものとする。

①　決定は、法第48条において準用する法第41条第1項の規定により、次の事項を記載した書面(以下「決定書」という。)により行うものとする。(文例6決定書参照)

ア　決定する旨の文言

イ　決定内容を示す主文

ウ　異議申立てに係る事実

エ　異議申立ての要旨

オ　決定の理由

カ　処分庁の記名押印

②　当該決定を行った原処分課は、当該決定に係る起案文書を作成し、決裁するものとする。

なお、決裁に当たっては、総務財政課に合議するものとする。

また、決裁終了後、原処分課において起案文書の写しを保管し、原議書を総務財政課へ送付するものとする。

③　原処分課は、決裁終了後、決定書に処分庁の印を押印し、決定書の原本を作成するものとする。

(4)　決定書謄本の送達

原処分課は、上記(3)により決定書を作成した場合には、次のとおり処理するものとする。

①　決定は、法第48条において準用する法第42条第1項の規定により、異議申立人に送達することによってその効力を生じ、その送達は、同条第2項の規定により、決定書の謄本を送付することによって行うものである。

②　決定書の謄本は、次により作成するものとする。

ア　決定書の原本全部を複写し、別葉に「本書は原本に基づいて作成した決定書の謄本です。」との文言及び謄本を作成した年月日を記載して、処分庁の記名押印を行ったうえ、決定書の写しの末葉の次にとじ込み、割印を押印するものとする。

イ　決定書の謄本の送付は、この決定書の謄本が異議申立人から提出のあった当該異議申立てに基づき決定されたものである旨の書面を添えて、配達証明扱いの郵便等により行うものとする。(文例7決定書送付文参照)

③　決定の送達についての起案は、上記(3)の②の起案と併せて行うものとする。

5　認容決定の場合の取扱い

原処分課は、異議申立てを認容する決定(異議申立ての一部を認容する決定を含む。)を行った場合は、次により改めて公開等の決定等を行うものとする。

(1)　認容決定に伴う公開等の決定等の区分

公開等の決定等の取り消し又は変更部分に関して、速やかに次に掲げる公開等の決定又は不存在の通知を行うものとする。

①　一部公開決定又は非公開決定(ただし、公開条例第11条第5項の規定により非公開決定とみなした場合の当該非公開決定及び条例第13条第2項の規定による非公開決定とみなした場合の当該非公開決定(以下これらを「みなし非公開決定」という。)を除く。)の全部又は一部の取り消し若しくは変更の場合には、当該取り消し又は変更した部分の公開決定を行うものとする。

②　みなし非公開決定の取り消し又は変更の場合には、公開等の決定又は不存在の通知を行うものとする。

③　存否不明決定の取り消しの場合には、公開等の決定又は不存在の通知を行うものとする。

④　不存在の通知の取り消しの場合には、公開等の決定を行うものとする。

(2)　認容決定に伴う公開等の決定等の通知

認容決定に伴う公開等の決定等の通知は、次により行うものとする。

①　上記5の(1)の①の決定を行ったときは、当該決定が異議申立てに対する決定により原処分を取り消し又は変更して公開又は一部公開の決定を行った旨を明記して、速やかに当該異議申立事案に係る公開請求を行った公開請求者に送付するものとする。(文例8公開決定の通知文参照)

②　上記5の(1)の②から④の決定又は通知を行ったときは、厚沢部町情報公開事務取扱要綱(平成13年訓令第16号。以下「情報公開要綱」という。)の規定による当該決定の通知又は不存在の通知を行うものとする。

なお、この場合においては、通知書の「備考」欄に次のとおり付記するものとする。

〈情報公開の場合〉

「この通知に係る決定(又はこの通知)は、○年○月○日付け(記号)第○号の決定書の謄本のとおり、異議申立てに対する決定により、厚沢部町情報公開条例第11条第1項第○号(若しくは第4項又は第13条第2項)の規定に基づく決定(又は第13条第1項の規定に基づく通知)を取り消した(又は変更した)ことに伴い、改めて行ったものです。」

(3)　公開の日時及び場所の指定

上記(1)により公開等の決定を行った場合の日時及び場所の指定は、情報公開要綱又は個人情報要綱の規定により行うものとする。

(4)　第三者への通知

異議申立てに係る公開等の決定を行った際に、公開条例第14条第1項若しくは第2項の規定又は保護法第86条第1項若しくは第2項の規定若しくは議会個人情報保護条例第27条第1項若しくは第2項の規定により第三者の意見を聴取し、当該第三者が公開に反対の意見を述べている場合において、上記(1)の①の決定を行ったときは、情報公開要綱の規定により、その旨を当該第三者に通知するものとする。

この場合において、公開規則第8条又は文書規則の規定による当該第三者への通知書の「備考」欄に次のとおり付記するものとする。

〈情報公開の場合〉

「この通知に係る決定は、先に○年○月○日付け(記号)第○号で通知した本件町有情報の一部公開決定(又は非公開決定)に対し異議申立てがあり、これに対する決定により当該一部公開決定(又は非公開決定)を取り消し(又は変更し)、非公開情報とした一部(又は全部)を公開することとしたことに伴い、改めて行ったものです。」なお、当該決定に伴う町有情報の公開は、公開条例第14条第4項又は保護法第86条第3項若しくは議会個人情報保護条例第27条第3項の規定により当該公開決定等の日と公開を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。

(5)　公開の実施方法

上記(1)により公開等の決定を行った場合の公開の実施方法は、次により行うものとする。

①　上記(1)の①の決定により公開又は一部公開の決定を行った場合には、当該公開決定又は一部公開決定とすることとした町有情報の写し(以下「複写情報」という。)を作成し、これを公開請求者に交付又は送付することにより行うものとする。

なお、当該複写情報は、書面により作成することを原則とする。

また、当該決定に係る決定書の謄本の送付に併せて、当該複写情報を送付しても差し支えないものとする。

②　上記(1)の5②から④の決定又は通知であって、公開又は一部公開の決定を行った場合には、情報公開要綱の規定により行うものとする。

6　異議申立ての取下げ

法第48条において準用する法第39条の規定による異議申立ての取下げは、次により行うものとする。

(1)　総務財政課は、異議申立人から異議申立てを取り下げる旨の申出があったときは、法第47条の決定があるまでは、いつでも書面により取り下げができることを説明するとともに、当該異議申立てを取り下げる旨を記載した書面(以下「異議申立取下書」という。)を提出するよう求めるものとする。

(2)　異議申立取下書の受理等については、上記2の(1)及び(4)の①の取扱いに準じて行うものとする。

第5　その他

1　公開条例第14条第1項若しくは第2項の規定又は保護法第86条第1項若しくは第2項の規定若しくは議会個人情報保護条例第27条第1項若しくは第2項の規定により第三者の意見を聴取し、公開条例第14条第4項の規定により当該第三者が公開に反対の意見を述べている場合の公開又は一部公開の決定について、当該第三者から町有情報の公開決定等についての異議申立てがあったときは、この要領に定める事務処理とは異なる事務処理を要する場合もあるので留意すること。

2　行政不服審査制度は、行政庁の違法又は不正な処分その他公権力の行使に当たる行為に関し、簡易迅速な手続きによる公開請求者等の権利利益の救済を図るとともに、行政の適正な運営を確保することを目的としており、慎重な取扱いを要することから、異議申立てに関する事務に従事する職員は、常に関係法令等に精通するように努めるものとし、適切な事務処理を行うこと。

附則

附則(平成19年訓令第18号)

附則(平成20年訓令第11号)抄

附則(令和3年訓令第12号)抄

附則(令和5年訓令第10号)