○文書編纂保存規程
昭和28年7月22日
告示第14号
第1条 完結文書は、各係に於て次の各号により編纂しなければならない。
(1) 別記編纂類目によること
(2) 完結年月日順にすること
(3) 目次(第1号様式)を附すること
(4) 文書に附属する図面等にして編纂不便なものは、その旨を明記し、別に保存すること
(5) 編纂は歴年によるものとし、その会計に関するものは会計年度によること。但し、数年分又は数年度分を分綴することができる。
(6) 表紙及背表紙(第2号様式)を附し厚さは、凡そ3寸を程度とすること
第2条 文書は、次の各号により庶務係において保管しなければならない。
(1) 簿冊台帳(第3号様式)に登記すること
(2) 書庫内に整理保管すること
第3条 文書の保存年限は、次の5種とする。但し、別段の定あるものは、この限りでない。
(1) 1年保存
(2) 3年保存
(3) 5年保存
(4) 10年保存
(5) 永久保存
第4条 保存年限の計算は、その翌年1月、会計年度に属するものは、次年度より起算する。
第5条 保存年限を終り、廃棄すべき文書は、目録を作成し、決裁を経て財務係に引継ぐものとする。
2 前項の文書は、簿冊台帳にその廃棄年月日を記入しなければならない。
第6条 文書編纂は、次の類目によることとする。
総務係に属する文書
(1) 条例、規則、その他諸規程
(2) 庶務例規
(3) 役場職員、職員履歴書
(4) 許可、認可、禀請書
(5) 告示、告諭に関する書類
(6) 職員等の進退賞罰に関する書類
(7) 職員諸願届
(8) 会議に関する書類
(9) 議会議案
(10) 議会議決書
(11) 議会議決書謄本
(12) 予算関係書類
(13) 決算に関する書類
(14) 歳入歳出決算書
(15) 町是調査に関する書類
(16) 行賞に関する書類
(17) 消防に関する書類
(18) 渉外に関する書類
(19) 金融に関する書類
(20) 貯蓄に関する書類
(21) 庶務雑件
(22) 庶務統計
(23) 事務引継書
税務係に属する文書
(1) 税務例規
(2) 賦課資料
(3) 納税管理者届
(4) 営業に関する諸届書類
(5) 徴収嘱託に関する書類
(6) 送達不能令書
(7) 差押調書
(8) 土地、家屋異動通知書
(9) 税務統計
(10) 税務雑件
財務に属する文書
(1) 町有財産管理に関する書類
(2) 工事物品の見積書
(3) 土地、家屋の賃貸契約書
(4) 財務例規
(5) 工事請負契約書
(6) 財務雑件
(7) 出納例月検査関係
(8) 職員恩給納金関係
(9) 職員健康保険関係
産業係に属する文書
(1) 産業関係例規
(2) 農地に関する書類
(3) 産業団体に関する例規
(4) 開拓に関する書類
(5) 牛馬籍に関する例規
(6) 産業雑件
(7) 産業団体雑件
(8) 牛馬籍雑件
(9) 牛馬籍に関する諸願届
(10) 気象に関する書類
(11) 度量衡に関する書類
(12) 鉱産物に関する書類
調整係に属する文書
(1) 物資調整例規
(2) 物資配給に関する書類
(3) 主食配給関係書類
(4) 転出入異動に関する書類
(5) 主要食糧要配給人口異動報告に関する書類
(6) 調整雑件
調査係に属する文書
(1) 統計例規
(2) 統計資料
(3) 農、林、商、工、統計
(4) 港湾統計
(5) 土地統計
(6) 統計雑件
土木、建築係に属する文書
(1) 道路及土木、建築に関する例規
(2) 土地改良に関する書類
(3) 河川、橋梁に関する書類
(4) 道路及土木統計
(5) 建築に関する書類
(6) 道路及土木、建築雑件
(7) 工事請負契約書
戸籍係に属する文書
(1) 犯罪人身元調査に関する書類
(2) 既決犯罪事件通知書
(3) 執葬認許証下附願
(4) 印鑑に関する文書
民生係に属する文書
(1) 社会例規
(2) 民生例規
(3) 援護に関する書類
(4) 物資配給に関する書類
(5) 歳入歳出外現金受払証憑
2 前項の類別は、処務便宜の為及びその他必要ある場合町長の決裁を経て、適当分合し、編纂する事ができる。前各号による類別以外の文書は、適当の類別により編纂する。
第7条 完結の文書は、各係において、前条の類別により事件完結の日の順序に従い取揃え毎冊首に索引を設け表紙を附して歴年又は会計年度に編纂する。但し、厖大に失しない範囲に於て処務上及保存上支障ない限り、数年次分を分綴し、又は1年次同一類別の文書が厖大に亘るときは、適当に分綴編纂するは差支えない。この場合に於ては、数年次分を合綴するものは、表紙にその旨を記載し、各年次の最初にその年次を記した中表紙を付け索引を設け又は1年次分を分綴するものは、表紙にその旨記載し、各別に索引を設ける。
2 前項の文書の編纂は、毎月始めに取まとめ1回之をなす。
第8条 文書に附属する図面、雛形等にして綴込不便なものは、別冊として保存する事ができる。この場合に於ては文書の余白にその旨記載し、別冊表紙には、主たる文書を綴込んだ編冊の所属年次、編冊名、綴込番号を記載する。
第9条 編冊の表紙には、編纂類別、所属年次、役場名及び保存年限を記載する。
第10条 一般文書及び諸簿・冊には次の5類に区別して保存する。
第1類 永久保存
(1) 町の廃置分合、境界変更、字名改称区域変更等に関する書類
(2) 指導官庁の訓令通牒及その他の文書で事の新例に属し、将来の例規とするもの
(3) 町条例、規則、規程その他之に準ずるもの
(4) 町の沿革を知るに足る各種統計その他重要書類
(5) 学校の設置、廃止及財産営造物の設置、廃止、得喪に関する書類
(6) 訴願訴訟及び和解に関する書類
(7) 非常事変又は特殊の処分等にして将来の懲照証憑となるべき書類
(8) 告示、告諭及び指令、訓令の原議
(9) 各種名簿及び台帳の類
(10) 職員等の履歴書及び進退賞罰に関する書類
第2類 10ケ年保存
(1) 会計に関する諸帳簿及び収入支出証憑書類
(2) 町議会議決書謄本及び会議録写
第3類 5ケ年保存
町長に於て5ケ年以上保存を必要としないが、3年以上参照の必要があると認める書類
第4類 3ケ年保存
町長に於て3ケ年以上保存を必要としないが、1年以上参照の必要があると認める書類
第5類 1ケ年保存
指導官庁の通牒及び一般往復文書並に願届通知等で1年以上保存の必要がないと認める書類
2 前項各号以外の文書は、前項の区別に従い町長に於て必要と認める年限之を保存すること。保存期限の異なる文書は、1編冊に編纂したときは、年限の永い文書の保存年限により保存する。
第11条 編冊その他の諸簿冊等は、総て書柵又は書箱に保管し、各係毎に区別し、所属年次を記した箋札を貼付し、その所在を知るに便ならしめる。
第12条 未完結文書及び未編纂文書又は現に使用する諸帳簿冊書類等は、他の諸簿冊と区分保管し、非常異変の場合は、先づこれを保護すること。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成18年規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規程第3号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
