附則

附則(平成19年規程第2号)

公用文書作成要領

この要領は、斜里町公用文書規程(平成6年訓令第2号)に定めるもののほか、公用文書の作成要領を定める。

(漢字)

第1条　常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)にないものの表記は、次の各号の方法による。

(1)　ある物に書き換える。(輿論→世論)

(2)　平仮名書きにする。この場合、単語の一部だけを仮名書きとすることは避ける。(屠殺→とさつ。賄賂→わいろ)(斡旋→あっ旋×→あっせん○)

(3)　平易なことばに直す。常用漢字表にあっても、むずかしいことばは平易に表現する。「むずかしい」とは、おおむね中学生の理解度を基準とする。

(欺瞞→うそ、送致→送る)

(4)　漢字の外来語は、カタカナにする。(瓦斯→ガス、米→メートル)

(5)　日本語化している外来語で常用漢字表にないものは、平仮名書きにする。

(煙草→たばこ)

(6)　書換えのできない場合は、そのまま用いて振仮名を付ける。(禁錮きんこ)

(7)　地名などの固有名詞は、常用漢字表によらない。

(仮名遣い)

第2条　仮名遣いは、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)による。

(送り仮名)

第3条　送り仮名は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)によるほか、次の各号のとおりとする。

(1)　名詞には、原則として付けない。ただし、勢い、幾ら、後ろ、自ら、一つ、二つ、幾つなどは、慣用として付ける。また、当たり、代わり、定め、届け、大きさ、重みなど活用語から転じた名詞には付ける。

(2)　差し押さえ、取り消す、申し込むなど活用語を含む複合語には含まれている活用語の送りがなを付ける。ただし、手続　き、届　け出、差　し押さえ、払　い戻し、申込　しみ、打　ち合わせなど、読み間違えるおそれのないものは、省くことができる。また、書　き留　め、受　け取　り、組　み合　い、手当　て、申　し込　み書など慣用で省くことが固定している複合名詞は付けない。

(濁音及び半濁音)

第4条　平仮名には、音のとおりに必ず濁点、半濁点を付ける。

(拗音及び促音)

第5条　「や、ゆ、よ」を拗音に用いる場合と、「つ」を促音に用いる場合は、小書きにする。

(外国文字)

第6条　「A4判(210mm×295mm)」のように規格や数式を示す場合に用いる。この場合に単位は、図表には外国文字のまま用いるが、一般の公用文と条文の場合は読み方をカタカナで表記する。外国文字を付記しなければ誤解をまねく場合は括弧書きにする。

(数字)

第7条　数字は、アラビア数字を用いるものとするほか、次の各号によるものとする。

(1)　けた区切りは3位を単位にし、コンマを付ける。ただし、年号、文書番号、電話番号など特別の数字には、けた区切りを付けない。

(2)　少数には、小数点にピリオドを付ける。

(3)　分数は、「1/2」のように記号又は「2分の1」のように読み方どおりとする。

(4)　日付、時刻、時間は、条文に用いる場合は、それぞれ「平成5年8月7日」、「午前9時05分」、「8時間5分」の例のように表記するものとし、一般の公用文では、前二者を「平5.8.7」「9:05AM」と省略してもよい。

(漢数字)

第8条　漢数字は、次の各号のような場合に用いる。

(1)　固有名詞の場合(九州、十勝、三井、)

(2)　概数の場合(二、三割　四、五日　数十人)

(3)　漢数字を含めた述語の場合(一般、二元性、三角形、四苦八苦、百貨店)

(4)　慣用的に「ひとつ」「ふたつ」「みっつ」と読む場合(一休ひとやすみ、二人ふたり)

(5)　万以上の数の単位として用いる場合(100万、1億2,345万)

(6)　数表の単位として表示する場合(「単位(千円)」)

(符号)

第9条　符号は、次の各号のように用いる。

(句点)

第10条　文章の終わりには、原則的に句点(。)を打つ。

2　(　)内及び条文の号の中の文章が名詞で終わる場合は、句点を打たない。ただし、名詞で終わった文章に、更に文章が続く場合及び「こと」「とき」で終わる場合には、句点を打つ。

(読点)

第11条　主語の下には、必ず読点を打つほか、次の各号のように用いる。

(1)　副文や対句などの文章は、それぞれの主語には付けない。

例＝私は女性で、あなたは男性です。

(2)　「かつ」の前後、「ただし」の後、「この場合において」の後には、必ず読点を打つ。ただし、語と語を結ぶ「かつ」の前後には打たない。

例＝○○し、かつ、○○する。

○○する。ただし、○○しない。

(3)　主語と述語の間に挿入句(文)が入る場合は、その前後に読点を打つ。

例＝○○は、○○のときには、○○しなければならない。

(4)　3以上の名詞を並列するときは、読点を打つ。

例＝○○、○○及び○○

(5)　2以上の動詞、形容詞又は副詞を並べるときは、読点を打つ。

例＝貸し付け、又は譲り渡すとき。

(一般公用文基本形式)

第12条　一般の公用文書の基本形式は、次の各号のとおりとする。

(1)　文書番号

課名の略、文書区分((5)の標題末尾に同じ)、及び年度を単位とする一連番号を付ける。

(2)　発信期日

元号と年月日とする。例＝平成5年7月9日

(3)　宛名

団体名・職名・氏名を略すことなく記入する。ただし、行政間の事務連絡文書など定例的な文書は、職名のみを宛名とする。

(4)　発信者

例規に定めのあるものは、その定めによる。事務連絡文書は補助職員の職氏名とする。前号ただし書の場合は、同格職位の職名のみとする。

(5)　標題(件名)

文書の主旨を要約して「………について」とし、照会、回答、案内、通知、事務連絡などの文書区分を末尾に(　)書きする。

(6)　挨拶

回答、事務連絡及び内部文書では不要。照会、案内、通知などは、常識程度の時候又はお礼挨拶を記す。

(7)　前文

回答の場合は、照会文書の期日と番号を記す。「標記のことについて」は不要。「下記のとおり」とする。例＝平成5年4月1日付け網振第1号による照会について、下記のとおり回答します。

(8)　本文又は下記

必要事項の要点のみとし、箇条書を基本とする。

(9)　添付書類

書類名及び部数を記す。

(10)　連絡先、提出先

照会、案内通知など回答を必要とする場合に担当名、電話番号などを記す。

(11)　担当名

連絡先、提出先と同じ場合は不要

(用語)

第13条　公用文の用語は、次の各号のように用いるものとする。

(1)　及び」と「並びに」及び「かつ」

①　同じ段階で二つ以上の語句を並べる場合は、「及び」を使う。

例＝事業の目的及び方針(二つの場合)

職員の定数、区分及び職務内容(三つ以上の場合)

②　二段階になる語句の接続には、小さい並列を「及び」でつなぎ、大きな並列を「並びに」でつなぐ。

例＝A及びB並びにC(ABの一群をCと接続)

A及びB並びにC及びD(AB群とCD群の接続)

③　接続が三段階以上になる場合は、一番小さい並列だけを「及び」で結び、それ以上は、すべて「並びに」を使う。

例＝A及びB並びにC並びにD

④　「かつ」は、「及び」「並びに」より密接不可分な関係をつなぐ場合及び同時必要条件を結ぶ場合に使う。

例＝総合的かつ効率的に(前者)要件に該当し、かつ、適正であること(後者)

(2)　「又は」と「若しくは」

①　同じ段階を選択的に並べるときは、「又は」を用いる。

例＝新築又は改築

勧告、助言又は援助

②　二段階を並べるときは、「A若しくはB又はC」のように、小さい段階の対比に「若しくは」を使い、大きい対比に「又は」を使う。

③　三段階以上の場合、一番大きい対比に「又は」を使い、その他の段階は「若しくは」を重複して使う。「及び」と「並びに」の用法と反対となる。

(3)　「及び」と「又は」

①　「及び」は「AとB」のように併合的に使う。

②　「又は」は「AかB」のように選択的に使う。

(4)　「その他」と「その他の」

①　「その他」は、「その他」の前後が並列の場合に使う。

例＝対価その他必要な事項は、………

②　「その他の」は、前の部分が後ろの部分に含まれる場合に使う。

例＝対価その他の必要事項は、………

(5)　「以上」と「越える」など

「以上」「以下」「以前」「以後」と「超える」「未満」「前」「後」は、前者は基準を含む場合に使い、後者は基準を含まない場合に使う。

(6)　「者」と「物」、「もの」

①　法人格のあるものには、「者」を使う。

②　物件には、「物」を使う。

③　特定の者又は物を更に限定する場合及び法人格のない団体をいう場合は、「もの」を使う。

例＝○○な者で○○に該当するもの

製作した物で検査を受けたもの

(7)　「時」と「とき」

①　「時」は、特定した時点に使う。

②　「とき」は、不特定な時点に使う。

(8)　「場合」と「とき」

条件が重なる場合に、大きい条件は「場合」を、小さい条件は「とき」を使う。

例＝○○の場合において、○○のときは、○○とする。

(9)　「前段」と「後段」など

①　一つの条項の中に二つの文章があって、後ろの文章が「この場合において」で始まる場合は、前の文章を「前段」とし、後ろの文章を「後段」とする。

②　後ろの文章が「ただし」で始まる場合は、前の文章を「本文」とし、後ろの文章を「ただし書」とする。

(10)　「準用」と「読替え」

①　類似の性質に適用する場合は、「準用する」を使う。

②　準用される条文をどのように読むべきかを示す場合、「読み替える」を使う。

(11)　「みなす」と「推定する」

①　事実にかかわらず「そうだ」と認定し、反対証拠を出してもくつがえさない場合に「みなす」を使う。

②　一応「そうだ」と判断し、反対証拠により改める場合に「推定する」を使う。

(計画、事業、施設名等)

第14条　各種計画及び事業の名称に関しては、次の各号の計画水準に準じ、住民がその熟度の理解に当たって誤解の生じないよう適確に表現しなければならない。

2　個別事業計画の名称の場合は、固有の計画名にその計画水準又は計画一般名を付記しなければならない。

3　固有の計画及び事業名並びに「何々づくり」など、その定義が一般に定着していない造語を冠する計画及び事業名を文章に示すときは、「　」書きとする。

4　各種施設の名称について、「憩い」「触れ合い」「安らぎ」など状態を表すことばを冠して固有の施設名とする場合は、固有の名称の範囲を「　」で表示するものとする。

広報文章表記例

L102

○は、言い換えの例。×は、言い換えの前

△は、許容範囲又は条件により使用可

Ⅰ　構成

1　文節の長さは、20～40文字とする。段落は、3～4文節とする。

2　最初に結論又は主題を述べる。次に条件、経過、今後のことなどを説明する。

3　文体は「ます」体とする。語尾の助動詞は「ます。です。でした。しました。」で結ぶ。「できごと」記事は、「した。あった。いる。」でもかまわない。

Ⅱ　主語

4　×「農協ホールにおいて歓迎会を行いました」　←下線は不用

○「農協ホールで歓迎会を行いました」　←役場が主催した場合

○「農協ホールで歓迎会がありました」　←役場以外が主催した場合

5　「発令された」→○「(私)は発令された」　(受け身)

→○「(町)は発令した」　(町が主語の場合)

→×「(町長)は発令された」　(内部に尊敬は不用)

※「……された」と「……れる」の使い分け

＝①可能動詞は「見れる」「聞ける」など。

②受け身は「叱られる」など。

③尊敬は「ご～なされる」と言い換えて不自然でないこと。

使い分けは、②③は住民が主語の場合。①②は役場内部が主語の場合

③は内部が主語の場合は不可。「贈られた」「送られた」も同様

6　×「……することが望まれる。」→だれがだれに望むのか主語が不明確

7　×「町では、」→○「町は、」※職員は第三者ではないので主語の立場で表現する。

8　×「……することになりました」→○「……します」

※「するか」「しないか」が要点であり、「することに……」は曖昧な言い訳。

理由を別に説明する場合は△

Ⅲ　言い換え、書き換え

9　×「……としましては」　→　○「……は」

10　×「……したところであります」　→　○「……しました」

11　×「通りです」→　○「とおりです」

12　×「下さい」→　○「ください」

×「上げます」→○「あげます。」

13　△「申し上げます」「ところです」「次第です」←挨拶文、投稿、署名記事は可

14　△「……ですね」←「　」内の語りことばとして可

「まちの話題」などホノボノ・ムードの記事も可

15　×「することのないようにすること」→△「しないようにすること」

→○「……は、しないこと」

16　×「……については、……」→○「……は、……」※文中の場合「ついて」は不用

17　△「……について」→下線不用。ただし、公用文書の「みだし」では可

18　×「……において」→○「……で」

19　×「次第です」→下線不用。ただし、署名挨拶は可

20　×「いわゆる何々」→○「「何々」」　※カギ括弧を付ける。

21　×「……。なお……」→※「なお」は不用

22　×「踏まえ」→○「考え、考え合わせ、理解し」

23　×「～すべく」→○「～のために」又は「～するように」

24　×「可及的」→○「できるだけ」又は「極力」

25　×「鋭意」→○「一所懸命」又は「熱心に」

26　×「呼応」→○「こたえ」

27　×「ほ場」→○「畑」

28　×「疾病」→○「病気」

29　×「塵芥」→○「ごみ」

Ⅳ　「　」書き、記号

30　×「何々」「＝何々＝」「“何々”」→○「「何々」」

※何々が「話しことば」の場合又は固有の「何々」の場合は、「」を付ける。

31　×「地震が起きたとの想定で、」→○「地震が起きた－との想定で」

※「―」の使い方

32　○「「100平方メートル運動」」※固有名詞として「　」書きで表示する。

Ⅴ　行う、～する、図る、～化

33　×「募集を行いました」→　○「募集しました」

※以下6項とも「行い」不用

×「受付を行います」→　○「受け付けます」

×「調査を行います」→　○「調査します」「調べます。」

×「贈呈を行いました」→○「贈りました」「お贈りしました。」

×「贈呈が行われました」→○「贈呈されました」○「贈られました」

×「売却を行う」→△「売却する」→○「売る」

34　×「努力を図る」「努力を行う」→○「努力する」

×「充実を図る」→○「充実する」

35　×「拡大する」→○「広がる」

×「完了する」→○「終わる」

×「進行する」→○「進む」

×「設置する」→○「置く」

×「推進する」→○「進める」

×「………づくりをする」→○「をつくる」※固有名詞の場合は、「　」書き

36　×「活性化する」→○「にぎやかにする」※商店街などの場合

→○「生き生きとする」「活発にする」※活動などの場合

×「安定化に向けて」→「安定に向けて」

※化には「向かう、進む」の意味があり下線重複

×「活性化が進む」→○「活性化する」

×「悪化する」→○「悪くなる」

×「弱体化する」→○「弱くなる」「弱まる」

37　×「浸透がなされてきました」→○「浸透してきました」又は「浸透しました」

38　○「………する」←文中の箇条書きの場合に可

Ⅵ　住民の行為を求める表現

39　○「お問い合わせください」「ご意見をお寄せください」「ご連絡ください」

40　△「お確かめください」「ご活用ください」「お申し込みください」

※慣用として許容の範囲

41　×「ご遠慮ください」→○「お断りします」※遠慮は、謙譲行為で自分に用いる。

×「ご持参ください」→△「お持ちください」

※持参も、謙譲で自分の行為に用いる。

×「ご相談してください」※相談を受ける側を高め、相談する側を低める。

→○「ご相談をお受けします」※相談はする側の名詞になる。

又は→○「相談してください」

Ⅶ　付けたほうが良い「お」と「ご」

※付けないと意味が変わるもの。分かりにくくなるもの

42　○「ご多分」「御利益」「お忍び」「おにぎり」「おかず」「ごはん」「御用納め」「お越し」「お付き」「おなか」「お参り」「お巡りさん」

Ⅷ　略語、外来語

43　×「母子健」→○「母子健康センター」※略さない。

×「特養」→○「特別養護老人ホーム」→△「老人ホーム」

×「文セン」→○「青少年文化センター」→△「文化センター」

44　×「100へーべ運動」→○「100平方メートル運動」

※「へーべ(平米)」は特定の範囲にしか通じない。

45　外来語の使用基準は、おおむね中学1年生が理解できるものかつ住民が日常生活上でも使用し理解されているものとする。以下は参考。

○「アルバム、アンケート、アンテナ、ガラス、ガス、クラブ、グループ、ケース(入れ物)、ゲートボール、コーチ、コンサート、コンロ、サービス、サイレン、サッシ、サラリーマン、シャツ、スイッチ、スキー、ストップ、スプレー、ゼロ、タワー、タクシー、テニス、テレビ、テレホンカード、デパート、トイレ、トラック、トンネル、ニュース、ネクタイ、ハイキング、ハンドル、パーティー、バス、パトカー、パンク、バンド、ハンカチ、ピーテーエー、ビール、プレゼント、プール、ベット、(老人)ホーム、ホームヘルパー、ボーナス、ボランティア、マイカー、マイナス、マット、マンション、マンホール、メートル、メニュー、ラジオ、ランドセル」など

×「アンディンティティー、アメニティー、インフラ、カルチャー、ケースワーカー、ケア、ケアハウス、コミュニティー、コンセプト、ゴールドプラン、シビルミニマム、シュミレーション、ショートステイ、シルバーワーク、シンクタンク、シンポジウム、スケール、ストック(蓄積)、セミナー、データー、デイサービス、デジタル、デメリット、トレンディ、ナイトケア、ナショナルトラスト、ニーズ、ネットワーク、ノーマライズ、ノウハウ、ハイテク、ハローワーク、ハンディキャップ、バイオ、バイパス、ビジュアル、ピーケーオー、ファイル、プライバシー、プロジェクト、ベンチャー、ホスピタリティ、マインド、マスタープラン、マニュアル、メディア、メリット、モニター、ライセンス、リース、リゾート、リンク(する)、」