○下川町文書編集保存規程
昭和39年12月4日
訓令第4号
(目的)
第1条 文書の編集保存については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書の意義)
第2条 この規程で文書とは、完結した文書及び帳簿をいう。
(文書整理担当者の設置)
第3条 課長は、各所管に従い文書整理担当者を定め、その所管に属する文書の整理及び保存の事務を処理させなければならない。
(文書の保存期限)
第4条 文書は、次の4種の保存年限に区分して書庫に保存しなければならない。ただし、第4種に属するもので主務課長において保存の必要がないと認められる文書はこの限りでない。
第1種 永久保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 1年保存
2 保存年限は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌会計年度から起算する。
(永久保存文書)
第5条 第1種に属するものは、次のとおりである。
(1) 条例、規則その他例規に関する書類
(2) 議会提出原案及び議会の議決書、議事録等重要書類
(3) 所轄行政庁の令達、通ちよう、その他往復文書で重要な書類
(4) 重要な事業計画及び実施に関する書類
(5) 訴願、訴訟及び異議申立に関する書類
(6) 任免賞罰に関する重要書類
(7) 重要な契約書類
(8) 重要な統計書類
(9) 町史の資料となる書類
(10) 財産、営造物及び町債に関する書類
(11) 会計に関する重要書類
(12) 町の区域及び境界変更等に関する書類
(13) 重要な機関の設置、廃止に関する書類
(14) 事務引継書、その他これに類する書類
(15) 土地及び家屋並びに償却資産課税台帳
(16) 衛生施設台帳及びこれ等の施設の許可、認可に関する書類
(17) 保険者被保険者台帳及び診療協定、直診施設の協定に関する書類
(18) 前各号の外、永久保存の必要があると認める書類
(10年保存の文書)
第6条 第2種に属するものは、次のとおりである。
(1) 税務に関する重要書類
(2) 備品の出納に関する重要書類
(3) 予算決算及び出納に関する重要書類
(4) 災害救助に関する書類
(5) 工事又は物品等に関する契約で重要な書類
(6) 補助金に関する重要な書類
(7) 調査、統計、報告、証明等で永久保存の必要のない書類
(8) 火災保険に関する重要な書類
(9) 陳情に関する重要な書類
(10) 事務改善に関する書類
(11) 前各号の外10年保存の必要があると認める書類
(5年保存文書)
第7条 第3種に属するものは次のとおりである。
(1) 渉外関係及び外国人に関する書類
(2) 給与に関する重要な書類
(3) 重要文書の収発に関する書類
(4) 予算の令達及び執行に関する書類
(5) 調査、統計、報告、証明に関する書類
(6) 名寄帳等に関する書類
(7) 前各号の外5年保存の必要があると認める書類
(1年保存文書)
第8条 第4種に属するものは、次のとおりである。
(1) 諸通ちようその他往復文書類
(2) 諸報告書及び届出書類
(3) その他第1種から第3種に属しない書類
(完結文書の編集方法)
第9条 完結文書は、暦年(会計に関する文書は会計年度)毎に完結月日の順に従い主務課において次の各号により編集しなければならない。
(2) 同一の文書で数種類にわたるものは関係の最も重い種類に編集し、附属図表等で文書に編集することが困難なものは別冊とし、符せんによりその旨を本書に付記しなければならない。
(3) 編集文書の厚さは約6cmを標準とし、分冊を必要とするものは一冊毎に全冊数及び順番号を記さなければならない。
(4) 紙数の都合により2年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合は、区分紙を差し入れ年度区分を明らかにしなければならない。
(文書の編集期日)
第10条 文書の編集は、暦年によるものは翌年2月末日まで、会計年度によるものは翌年7月末日までに完了しなければならない。
(保存)
第12条 前条の規定により総務企画課において文書の引継を受けたときは、文書保存台帳により必要な整理を施し書庫に保存しなければならない。
(機密文書等の保存)
第13条 機密文書は主務課において保存しなければならない。
(廃棄)
第14条 保存年限を経過した文書は、総務企画課において廃棄しなければならない。
2 廃棄文書であって他に内容をもらすことによって支障を生ずると認められるもの又は印影を移用されるおそれのあるものは総務企画課において塗まつ、裁断、焼却その他の処置を講じなければならない。
3 保存年限を経過した文書であって、なお保存の必要があると認めるものは主務課において類目及び保存年限を更新し編集若しくは改装の上総務企画課に引き継がなければならない。
4 前各号の規定により文書を廃棄したときは、速やかに文書保存台帳を整理しなければならない。
(文書の借覧)
第15条 文書を借覧しようとするときは、文書借覧証(別記様式第4号)に所定事項を記入押印して総務企画課に請求しなければならない。
(持出し又は転貸)
第16条 借覧文書は、総務企画課長の許可を受けなければ庁外に持出し又は転貸してはならない。
(借覧文書の抜取、追補、訂正の禁止)
第17条 借覧文書は、抜取又は追補若しくは訂正することができない。
(借覧文書の返納)
第18条 借覧文書の返納は借覧証と引き換えに行なわなければならない。
(部外者の閲覧)
第19条 部外者であって、文書の閲覧又は謄写をしようとするものは副町長の許可を受けなければならない。
(書庫の管理)
第20条 書庫は、総務企画課が管理する。
2 書庫は常に清潔に整頓し、火気は厳禁する。
附則
1 この訓令は昭和40年1月1日から施行する。
2 この規程施行の際既に編集保存されてある文書については、なお、従前の例による。
附則(平成16年7月12日訓令第27号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成16年6月1日から適用する。
附則(平成19年3月30日訓令第16号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和5年6月30日訓令第25号)
この訓令は、令和5年7月1日から施行する。
