○下川町議会事務局規程
平成9年6月1日
議会告示第2号
下川町議会事務局規程(平成9年議会告示第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、下川町議会事務局設置条例(昭和33年下川町条例第15号)第2条の規定に基づき、下川町議会事務局(以下「事務局」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。
(職の設置)
第2条 事務局に次の職員を置く。
(1) 事務局長
(2) 主査、主任及び主事
2 事務局の職員は、町長と協議し、議長が任免する。
(事務の掌理)
第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け、職員を指揮監督し、議会の庶務を掌理する。
2 主査、主任及び主事は、上司の指揮を受け、議会の庶務に従事する。
(事務分掌)
第4条 事務局の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
(2) 公印の保管に関すること。
(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(4) 議員の身分に関すること。
(5) 官公署、各団体の連絡に関すること。
(6) 議員報酬及び費用弁償に関すること。
(7) 条例その他諸規程に関すること。
(8) 議長会、事務局長会、議員会及び研修会に関すること。
(9) 議案及び請願陳情等の調査に関すること。
(10) 町政の調査資料及び情報の収集に関すること。
(11) 委員会における問題調査に関すること。
(12) 議会図書に関すること。
(13) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(14) 本会議に関すること。
(15) 議決及び決定事項の通知及び報告に関すること。
(16) 議員の出欠に関すること。
(17) 議会傍聴に関すること。
(18) 常任委員会に関すること。
(19) 特別委員会に関すること。
(20) 公聴会に関すること。
(21) 会議録関係事務に関すること。
(22) 議会広報に関すること。
(23) その他議会の議事に関すること。
2 議長は、特別の必要があるときは、前項の規定にかかわらず分掌を定めることができる。
(決裁)
第5条 議会の事務は、すべて局長を通じ、議長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なる事項又は慣行ある事項については、この限りではない。
(代決)
第6条 局長が事故あるときは、主査がその事務を代決する。
2 主査は、代決をしたときには簡易なものを除き後閲を受けなければならない。
(専決)
第7条 局長は、次の事務を専決することができる。
(1) 議員及び職員の給与に関すること。
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇及び旅行の許否に関すること。
(4) 物品の購入及び臨時雇人に関すること。
(5) 執務上の照会、通知、調査及び資料の収集に関すること。
(6) 保管物件の一時貸与に関すること。
(7) その他軽易な事項の処理に関すること。
(文書処理)
第8条 到着文書は、担当において開封し、本書欄外に受付印を押印し、局長の査閲を受けた後、速やかに担当に交付しなければならない。
2 私信親展書は、封のまま宛名のものに交付する。
3 発送文書は、局長の決裁後浄書し、原議とともに事件の経過を明らかにしなければならない。
4 文書の編さん種目、保存年限は、別表第1による。
第9条 担当において文書を受理したときは、急を要するものは即日これを処理し、重要若しくは異例のものは、議長又は局長に報告し、又は閲覧に供し、その指揮を受けなければならない。
(公印等)
第10条 議会、議長及び事務局長の公印等は別表第2による。
2 公印等は、局長が保管する。
(補則)
第11条 この規程に定めるもののほか、議会の事務処理及び職員の服務等については、町長部局の事務処理及び職員の服務等の例による。
附則
1 この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成16年6月1日議会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成16年6月1日から適用する。
別表第1(第8条関係)
文書編さん種目及び保存年限
類 | 目 | 節 | 種目 | 編綴 | 保存年限 |
庶務 | 例規 | 規程台帳並びに各法規図書 | 加除 | 永久 | |
人事 | 議員 | 就任、辞職、褒賞、懲罰 | 任期ごと | 〃 | |
〃 | 任用、給与、服務、研修 | 一括 | 〃 | ||
履歴 | 議員履歴に関する書類 | 任期ごと | 〃 | ||
庶務 | 庶務 | 庶務関係書類 | 暦年 | 3年 | |
陳情 | 陳情、請願関係書類 | 〃 | 永久 | ||
雑 | 各種挨拶状、祝辞、弔辞、関係書類 | 〃 | 3年 | ||
文書 | 規程 | 議会諸規程及び令達 | 一括 | 永久 | |
目録 | 文書目録 | 〃 | 10年 | ||
引継 | 文書引継、事務引継、関係書類 | 〃 | 永久 | ||
経理 | 予算 | 予算編成、予算要求関係書類 | 会計年度 | 10年 | |
交際費 | 議長交際費 | 〃 | 3年 | ||
雑 | 議員報酬その他支払書類 | 〃 | 〃 | ||
会議 | 議長会 | 北海道及び全国議長会関係書類 | 暦年 | 10年 | |
局長会 | 事務局長会議関係書類 | 〃 | 3年 | ||
諸会議 | 〃 | 〃 | |||
議事 | 議会 | 議会運営 | 議会の運営に関する書類 | 任期ごと | 10年 |
選挙 | 議会内における選挙関係書類 | 〃 | 〃 | ||
議案 | 議員提出議案、意見書類 | 暦年 | 〃 | ||
請願陳情議決書 | 請願、陳情関係書類 | 〃 | 〃 | ||
〃 | 永久 | ||||
会議録 | 〃 | 〃 | |||
議事日程 | 〃 | 3年 | |||
議決招集報告 | 招集、報告、議決報告 | 〃 | 10年 | ||
議会報告 | 諸般報告、監査報告、委員会報告 | 〃 | 〃 | ||
議決目録 | 一括 | 永久 | |||
委員会 | 常任委員会 | 招集議件処理事項 | 暦年 | 10年 | |
特別委員会 | 〃 | 〃 | 〃 | ||
公聴会 | 開催告示、公述人通知報告 | 〃 | 〃 | ||
報告 | 委員会審査及び調査報告 | 〃 | 〃 | ||
会議録 | 〃 | 永久 | |||
協議会 | 協議会 | 招集議件処理事項報告記録 | 〃 | 10年 | |
調査 | 調査資料 | 調査 | 各種調査に関する書類 | 〃 | 3年 |
資料 | 各種資料 | 〃 | 〃 | ||
目録 | 資料目録 | 一括 | 〃 | ||
新聞 | 新聞切抜記事 | 暦年 | 〃 | ||
情報 | 各町議案 | 〃 | 〃 | ||
図書 | 図書 | 議会図書室の出納保管 | 〃 | 10年 |
別表第2(第10条関係)
公印等の印形
区分 | 議会の印 | 議長の印 | 副議長の印 | 事務局長の印 | 議会図書の印 |
形状 |
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30ミリメートル平方 | 18ミリメートル平方 | 18ミリメートル平方 | 18ミリメートル平方 | 30ミリメートル平方 |
