○標津町チャットツール運用管理規程
令和7年9月22日
規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、町執行機関、町議事機関、根室北部衛生組合及び根室北部消防事務組合標津消防署(以下「町行政機関」という。)の職員が利用する業務用チャットツール(以下「チャットツール」という。)に関し、適正な運用管理を行うために必要な事項を定めるものとする。
(チャットツールの利用目的)
第2条 チャットツールは、会話の延長ツールとして町行政機関職員等の迅速かつ円滑なコミュニケーションにより、業務の効率化を図ることを目的とする。
(1) 端末 職場に配置された端末、職員が所有するスマートフォン等をいう。
(3) LGWAN 地方公共団体情報システム機構定款(平成26年3月25日総務大臣認可)に規定する総合行政ネットワーク(Local Government Wide Area Network)をいう。
(4) LGWAN接続系ネットワーク 本町において、LGWANに接続することができる通信環境をいう。
(5) LGWAN―ASP LGWANにおいて、地方公共団体に対し行政事務を目的としてLGWAN―ASP(Application Service Provider)サービス提供者から提供されるアプリケーションサービスをいう。
(6) アカウント チャットツールを使用する場合における個人を認証するための情報(メールアドレス又はID、パスワード)をいう。
(管理者)
第4条 チャットツールは総務課が管理する。総務課は、チャットツールの提供事業者に対し、標津町情報セキュリティポリシー対策基準に基づき、提供条件を確認し利用する。
(利用者)
第5条 チャットツールを利用することができる者(以下「利用者」という。)は、町行政機関の全ての職員とし、職員一人に対して1アカウントを払い出すものとする。
2 前項に掲げる者のほか、業務上情報共有を必要とする町行政機関施設に配属される他官公庁職員(以下「職員以外の者」という。)においては、当該業務を所管する部署の課長職(以下「所属長」という。)が、当該業務の遂行上特に必要と認める場合であって、アカウント使用状況を勘案し総務課が払い出し可能と認める場合に限り、利用者に含めることができるものとする。
(利用範囲)
第6条 チャットツールの利用範囲は、次の各号に定めるところによる。
(1) LGWAN接続系ネットワーク下において利用者間で行うチャット、データの共有等での利用
(2) LGWAN回線を通じた他の官公庁、自治体等職員とのチャット、データの共有等での利用
(3) LGWAN―ASPを介したLGWAN接続系ネットワーク下の端末とインターネット接続端末間でのチャット、データの共有等での利用
(申請)
第7条 チャットツールの利用を希望する職員は、所属長の承認を経て総務課が指定する方法でアカウント等払い出しの申請を行うものとする。ただし、総務課が業務用パソコンを配置する職員にあっては、チャットツールの利用を希望する申請があったものとして取り扱う。
2 チャットツール利用を希望する職員以外の者は、所属長の承認を経て前項と同様の方法でアカウント払い出しの申請を行うものとする。
(アカウントの払い出し等)
第8条 総務課は、前条の規定による申請があったときは、速やかに内容を審査し、必要と認める場合は、アカウントを当該職員等に払い出すものとする。
2 前項の規定により払い出しを受けた者のうち、個人の端末によりチャットツールを利用する場合であって、退職その他の事由によりチャットツールの使用を中止する場合は、当該中止の日から起算して1週間前までに、総務課にその旨を報告しなければならない。
(セキュリティの保持)
第9条 アカウントは、総務課が一括して、そのID及びパスワード(初期設定のものに限る。)を管理するものとする。
2 利用者は、払い出されたID及びパスワードを他者に知られないよう秘匿し、及び漏洩、亡失を防ぐ措置を講じなければならない。ただし、利用者は、セキュリティ向上の観点から、当該パスワードを自ら変更することができる。
3 管理者は、必要に応じて、チャット等の通信履歴を記録及び分析し、各利用者の使用状況を把握するものとする。
(使用に係る遵守事項)
第10条 利用者は、個人情報の保護及び情報セキュリティの重要性を認識し、チャットツール及び利用端末の使用に当たっては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、標津町個人情報保護法施行条例(令和4年条例第13号)、標津町個人情報の保護に関する法律等施行規則(令和5年規則第6号)、標津町情報セキュリティポリシーその他の個人情報保護に関する法令を遵守しなければならない。
2 利用者は、チャットツールの使用に当たり、次の各号に掲げる行為をしてはならない。
(1) 他人を誹謗又は中傷すること。
(2) 他人の著作権、肖像権又は知的財産権を侵害すること。
(3) 営利、政治又は宗教活動を目的とすること。
(4) 標津町情報セキュリティポリシーに規定する、機密性2以上の情報資産を掲載すること。
3 政策に関する重要な決定を行う場合のほか、事案の決裁は、チャットツール上での合意によって完了することなく、標津町役場処務規程(令和5年規程第4号)に定めるところによらなければならない。
4 前3項に規定するもののほか、利用者は、総務課が定める標津町ビジネスチャットツール利用ガイドライン等に掲げる事項を遵守しなければならない。
(違反行為に対する措置)
第11条 利用者が前条に規定する遵守事項に違反したときは、総務課は、当該利用者のチャットツールの使用を制限することができる。
(事故等があった場合の対応)
第12条 利用者は、次の各号に掲げる場合が生じたときは、速やかに総務課に報告しなければならない。
(1) チャットツールの使用中に、保護すべき情報資産が漏洩し、流出し、若しくは攻撃を受けた場合又はその予兆がある場合
(2) チャットツールを使用する端末が紛失、盗難、廃棄等により使用できない状態になった場合
(3) チャットツールを使用する端末がコンピュータウイルス等のマルウェアに感染した場合又はその恐れがある場合
2 前項の規定による報告があったときは、利用者、総務課及び情報セキュリティ委員会(標津町情報セキュリティポリシーに定めるものをいう。)は、情報セキュリティインシデントが発生したもの又はその恐れがあるものとして、協力してこれに対応しなければならない。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、チャットツールに関する必要な事項は、総務課が別に定める。
附則
この規程は、令和7年10月1日から施行する。