(文書の意義)

第1条　この規程で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(年限の区分)

第2条　文書は、下記の6種の保存年限に区分して書庫に保存しなければならない。

(保存の区分)

第3条　文書は、暦年(会計に関するものは会計年度)により区分し、別表の種目及び保存年限により、主務係において編集しなければならない。

(類目の多岐にわたる文書)

第4条　類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。

(他の事件に関係ある文書)

第5条　他の事件に関係ある文書は、前条に準じて編集しなければならない。

(附属文書)

第6条　文書に附属する図面等であつて、本書にあわせ、つづりがたいものは、分離して編集し、第4条の規定に準じて保存しなければならない。

(編集の標準)

第7条　文書は、第3条の区分によつて厚さ約6センチメートルを標準として編集し、分冊を必要とするものは、一冊ごとに全冊数及び順番号を記さなければならない。

(文書の装丁)

第8条　文書には、表紙(別記第2号様式)及び目次(別記第3号様式)を附さなければならない。但し、1年保存の文書については、目次を省略することができる。

(保存)

第9条　文書の保存は、庶務係に備え付けの保存簿(別記第4号様式)に登載し、書庫に保存しなければならない。

(機密文書等の保存)

第10条　機密文書については、庶務係に引継ぎ、庶務係が保存する。

(廃棄)

第11条　保存年限の満了した文書は、主務係において廃棄目録(別記第5号様式)を作成し、教育長の決裁を得て、庶務係に回付しなければならない。

(持出又は転貸)

第12条　文書は、教育長の許可を受けなければ、庁外に持ち出し、又は転貸してはならない。

(書庫の主管)

第13条　書庫は、庶務係において管理する。

(書庫の取扱い)

第14条　書庫は、常に清潔、整頓し、文書の保存及び配列等に注意しなければならない。