○鹿部町文書取扱規則
平成14年12月25日
規則第25号
鹿部町文書取扱規則(昭和52年規則第8号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の記号及び文書番号(第9条)
第3章 文書の受領、配布及び収受(第10条―第13条)
第4章 文書の処理(第14条―第20条)
第5章 文書の施行(第21条・第28条)
第6章 完結文書の保管(第29条―第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 町における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規則において「文書」とは、町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録であって、決裁、供覧等の手続が終了し、町が保有しているものをいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(文書の庁外持出禁止)
第4条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書即日処理の原則)
第5条 文書は、即日処理しなければならない。ただし、即日処理できないものは、主管課長が期日を定めて処理しなければならない。
(総務・防災課の職責)
第6条 総務・防災課は、文書管理主管部署として文書事務全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。
(課長の責務)
第7条 課長は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。
2 課長は、課における文書事務の責任を負うものとする。
(文書取扱主任)
第8条 課長の文書事務を補佐する者として、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課の課長補佐(課長補佐のいない課にあっては課長)をもって充てる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課内の文書事務についての指導及び調整
(2) 各課で管理する文書の整理、保管、移換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
第2章 文書の記号及び文書番号
(文書の記号及び番号)
第9条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「鹿部町条例」、「鹿部町規則」、「鹿部町告示」及び「鹿部町訓令」とする。
3 番号は、それぞれ条例番号簿、規則番号簿及び細則番号簿により付するものとする。
第3章 文書の受領、配布及び収受
(文書の受領)
第10条 町に到達した文書は、総務・防災課において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、各主務課において受領することができる。
2 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務・防災課が受領する。この場合において、電報、速達その他至急を要する文書は、関係者に連絡して指示を受けなければならない。
3 料金の未納又は不足の文書については、総務・防災課長が認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
4 総務・防災課は、普通文書で配布先の明確な文書は閉封のまま、不明確な文書は開封し、主務課を確認した上で、総務・防災課を通じて各課に配布する。
5 受領した特殊文書は、開封せず、封皮に受付日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第1号)に所要事項を記入の上、直接主務課又は名宛人に配布し、受領印を徴する。
(配布文書の取扱い)
第11条 受領の手続を終えた文書は、総務・防災課が各課の課長に配布する。ただし、現金及び有価証券は会計管理者に、町長、副町長宛ての親展文書は町長、副町長にそれぞれ配布する。
2 複数の課に関連のある文書は、総務・防災課長が最も関係の深いと判断した課に配布する。
3 配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあったときは、直接他の課に転送せず、その旨を述べて、総務・防災課に返付しなければならない。
(文書の収受)
第12条 各課は、配布された文書及び直接受領した文書の内容を点検の上、収受しなければならない文書については、その余白に収受日付印を押印しなければならない。ただし、刊行物、ポスター及びあいさつ状その他これらに類する軽易な文書については、収受日付印の押印を省略することができる。
2 審査請求その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書については、収受日付印の下に収受時間を明記し、取扱者の認印を押印し、その封皮を添付しなければならない。
3 通達、照会等の文書で通知、回答等が必要なもの、その他文書の内容が重要なものについては、文書収受簿(様式第2号)に必要事項を記入しなければならない。ただし、単なる資料、ポスター等軽易な文書については、文書収受簿への記入を省略することができる。
(口頭又は電話の処理)
第13条 口頭又は電話で受理した事案のうち重要と認められる事項については、その要領を電話(口頭)処理箋(様式第3号)により記録しなければならない。
第4章 文書の処理
(1) 別に起案帳票を定めているもの
(2) 起案の内容が定例的なもの
(3) 軽易なもの
2 前項第2号に定める起案については、あらかじめ定められた帳簿を用いて処理することができる。
3 第1項第3号に定める起案については、その文書の余白に処分案を朱書して処理することができる。
(回議)
第15条 起案文書は、当該関係課員、係長、課長補佐、参事、課長、副町長、町長の順に回議する。
(合議)
第16条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、事務に関係の深い課から順に合議しなければならない。
2 秘密を要するもの、特に緊急を要するもの又は特に重要なもの等は、課長等が自ら携帯して合議を受けなければならない。
3 合議を受けた課長間において異議のあるときは、速やかに主務課長と協議し、なお協議の整わないときは、その旨を付して決裁を受けなければならない。
(決裁)
第17条 決裁文書には、認印を押印しなければならない。
2 専決、代決については、次のとおりとする。
(1) 専決 副町長又は課長等が、町長の在、不在にかかわらず、町長の権限に属する事務のうち、あらかじめ規則によって定められた一定の事項について、町長に代わって決裁権者として決裁を行うものとする。
(2) 代決 あらかじめ組織規則によって指定された者が、町長又は専決権者が不在、その他の理由で事務を行うことができない場合に決裁権者に代わって決裁を行うものとする。
3 秘密を要するもの、特に緊急を要するもの又は特に重要なもの等は、責任者が自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(文書の審査)
第18条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは当該関係課の合議を経て総務・防災課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、規程案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 金銭に関する事案で重要又は異例に属するもの
(4) 債務負担行為に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 契約締結に関する事案で重要又は異例に属するもの
(6) その他主管課長及び総務・防災課長が必要と認めた文書
(議会に提出する文書)
第19条 議会又は委員会に提出する議案等については、各主務課において調製し、総務・防災課に回付しなければならない。
(未完結文書)
第20条 未完結文書は、回議中に属するものを除くほか、必ずその課の所定の文書棚に収めて保管しなければならない。
第5章 文書の施行
(決裁終了後の返付)
第21条 起案文書は、町長又は副町長の決裁する文書が決裁を終えたとき、速やかに主務課に返付しなければならない。
(決裁文書の整理)
第22条 決裁文書は、直ちに記号及び番号により整理をしなければならない。
(浄書)
第23条 決裁文書の浄書は、各課において行う。
2 決裁文書の浄書に当たっては、次の各号に留意しなければならない。
(1) 正確、明瞭かつ迅速に行うこと。
(2) 公文書の形式に注意すること。
(3) 浄書部数、種類及び用紙等に注意すること。
(校合)
第24条 決裁文書の校合は、各課において行う。
2 決裁文書の校合に当たっては、次の各号に留意しなければならない。
(1) 浄書した者以外の者が校合する。
(2) 正確になるまで校合する。
(公印の押印及び使用)
第25条 浄書が終わった施行文書には、公印を押印しなければならない。
2 次の各号に掲げる場合に限り、公印の押印を省略することができる。
(1) 内部に発する文書
(2) 外部に施行する文書で、権利義務に関係しない文書
(3) 公印省略で収受した文書の返信文書
(4) その他公印の押印が不要と認められる文書
(発信者名の原則)
第26条 発送文書は、町長名によるものとする。ただし、事件の軽易なものについては、その性質に応じ副町長名、課長名を用いることができる。
(発送)
第27条 発送文書は、次の各号により発送するものとする。
(1) 発送文書は、主務課において、必要事項を文書発送簿(様式第5号)に記入する。
(2) 各課長は、文書発送簿に記載された文書を確認し、認印を押印する。
(3) 発送文書は、主務課において、発送箱に差し出すことにより発送する。
(4) 書留、配達証明、内容証明で発送するときは、文書名の前に「書」「配」「内」を朱書するものとする。
2 使送する文書は、主務課において、文書発送簿に必要事項を記入し、使送する。
(掲示)
第28条 文書の掲示は、公告又は告示により掲示場にて行う。
第6章 完結文書の保管
(文書分類表)
第29条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、文書分類表変更申請書(様式第6号)を総務・防災課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移換え及び廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行った場合
3 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、変更内容を総務・防災課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 総務・防災課は、前2項に定める変更内容を確認の上、速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
(文書の整理)
第30条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。
2 簿冊には、次に掲げる事項を表示したタイトルラベル(様式第7号)を背表紙に貼付又は記載する。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 文書分類番号
(4) メインタイトル
(5) サブタイトル
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 常用区分
(9) 所属名
3 簿冊の形状等により前項に定めるタイトルラベルを背表紙に貼付又は記載することが困難なものは、表紙を見やすい位置に貼付又は記載する。
(簿冊の編さん)
第31条 文書は、毎件施行月日の順に整理し、最新の文書が最後にくるように綴じる。
2 ひとつの簿冊には、原則として同一の細分類名のみを綴ることができる。
3 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。
4 簿冊の厚さは、約10センチメートルを上限とし、これを超える場合には適宜分冊する。
(文書目次の添付)
第32条 簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の先頭頁に文書目次(様式第8号)を添付しなければならない。
2 文書目次は、原則として3年保存以上の簿冊に添付するものとする。
3 ひとつの簿冊に複数の年度の文書が綴られている場合は、文書目次は、年度ごとに別葉で作成する。
4 新たな文書が綴じ込まれるごとに、原則として当該文書の右上に通し番号を朱書きにより記入し、文書目次に番号及び文書名を追加記入する。
5 簿冊の形状により文書目次を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。
(文書の保管)
第33条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各課において行う。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とする。
3 文書の保管は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、毎年、総務・防災課の指定する時期に、前年度に作成した未登録の保管簿冊について、保管簿冊通知書(様式第9号)を作成し、各課の文書取扱主任に提出する。
(2) 各課の文書取扱主任は、保管簿冊通知書と簿冊を照合及び確認した上で、保管簿冊通知書を総務・防災課に提出し、受領印を受ける。
(3) 総務・防災課は、保管簿冊通知書をもとに、保管簿冊目録(様式第10号)を作成して原本を保管し、その写しを各課の文書取扱主任に交付する。
(4) 各課の文書取扱主任は、保管簿冊目録の写しの内容を確認し、これを保管する。
(常用簿冊)
第34条 主務課長は、年度が更新されても使用頻度の高い簿冊を常用簿冊として指定し、その保管期間を延長することができる。
2 常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。
(1) 通年簿冊
(2) 台帳、名簿等の課内に常置して利用する簿冊
(文書の移換え)
第35条 各課は、文書取扱主任のもと、毎年6月から7月に、保管期間を経過した簿冊で保存年限が満了していない簿冊を対象に移換えを行わなければならない。
2 文書の移換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務・防災課は、毎年、移換えすべき簿冊について、管理している保管簿冊目録から簿冊保存指示書(様式第11号)を作成し、各課の文書取扱主任に交付する。
(2) 各課の文書取扱主任は、簿冊保存指示書と簿冊を対照した上で、総務・防災課の指定する日に総務・防災課の保存書庫に運び、総務・防災課の指定する場所に簿冊を収納する。
(3) 各課の文書取扱主任は、指示書に移換えの年月日を記入し、総務・防災課へ提出する。
(4) 総務・防災課は、各課から提出された指示書をもとに、保存書庫へ移換えされた簿冊の確認作業を行った後、受領印を押印し、原本をそれぞれ保存簿冊目録(様式第12号)として管理する。
(5) 総務・防災課は、前号に定める保存簿冊目録の写しを各課の文書取扱主任へ交付する。
(6) 各課の文書取扱主任は、保存簿冊目録の写しを保管する。
(文書の保存)
第36条 文書の保存は、主務課が、保存書庫において、それぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまで行う。
(文書の保存年限)
第37条 文書の保存年限は、別に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関する重要なもの
(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原義及び関係書類
(3) 郷土史の資料となるもの
(4) 国又は道の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要のあるもの
(5) 町の広報
(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
(7) 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの
(8) 褒賞及び儀式に関する文書
(9) 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの
(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
(11) 事務の引継ぎに関する重要なもの
(12) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(13) 財産、営造物及び町債に関するもの
(14) 町税、徴収に関する特に重要なもの
(15) 寄附、受納に関する重要なもの
(16) 認可、許可又は契約に関するもの
(17) 隣接市町村との分合に関するもの
(18) 事業及び事業計画に関する重要なもの
(19) 工事に関する特に重要なもの
(20) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(21) 保管簿冊通知書、保管簿冊目録
(22) 法令に基づく各種台帳
(23) その他永年保存の必要を認められるもの
4 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 町議会に関するもの
(2) 備品の出納に関する重要なもの
(3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの
(4) 補助金に関する重要なもの
(5) 職階、進退、身分等の人事に関するもの
(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
(7) 原簿、台帳等で重要なもの
(8) 徴税その他公租、公課に関するもの
(9) その他10年保存の必要を認められるもの
5 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査、統計、報告、証明等に関するもの
(2) 財産、営造物に関するもので、第1種以外のもの
(3) 給与に関する重要なもの
(4) 重要文書の発受に関するもの
(5) 工事又は物品に関するもの
(6) その他5年保存の必要を認められるもの
6 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
(2) 予算、決算及び出納に関するもの
(3) 給与に関するもの
(4) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(5) 出勤、遅参、早退、体暇、出張等の願及び届に関するもの
(6) その他3年保存の必要を認められるもの
7 第5種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
第1種から第4種以外のもので、おおむね次に掲げるもの
(1) 文書の収受、発送処置に関するもの
(2) 忌報、身分、住所等の届に関するもの
(3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの
(5) 軽易な照会、回答その他の文書
(6) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの
(保存簿冊の利用)
第38条 保存簿冊を利用するときは、各課の文書取扱主任が管理する保存簿冊持出簿(様式第13号)に所要事項を記入しなければならない。
2 保存簿冊の利用期間は、原則として1週間以内とする。
3 保存簿冊を返却するときは、当該簿冊を元の位置に収納した上で、保存簿冊持出簿に返却日を記入し、各課の文書取扱主任の確認印を受けなければならない。
4 各課の文書取扱主任は、必要に応じて、保存書庫と保存簿冊持出簿の照合及び点検をしなければならない。
(文書の廃棄)
第39条 文書の廃棄は、毎年6月から7月、保存年限の満了した文書を対象に、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務・防災課は、廃棄する必要がある簿冊について、管理している保管簿冊目録及び保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書(様式第14号)を作成し、各課の文書取扱主任へ交付する。
(2) 各課の担当者は、配布された簿冊廃棄指示書に示されている簿冊が廃棄可能か否かを確認する。
(3) 各課は、前号において廃棄が可能と判断された簿冊を総務・防災課が指定する場所に運ぶ。
(4) 各課の文書取扱主任は、簿冊廃棄指示書に廃棄年月日等を記入し、又は簿冊廃棄指示書に指示漏れの廃棄対象簿冊があれば追加し、廃棄できないと判断された簿冊においては修正を加え、作業結果として総務・防災課に提出する。
(5) 総務・防災課は、各課から提出された簿冊廃棄指示書をもとに運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行った上で、受領印を押印し、原本を廃棄簿冊目録(様式第15号)として管理する。
(6) 総務・防災課は、前号に定める廃棄簿冊目録の写しを各課の文書取扱主任へ交付する。
(7) 各課の文書取扱主任は、廃棄簿冊目録の写しを保管する。
2 歴史的資料価値のある文書は、次に掲げる方法により保存しなければならない。
(1) 総務・防災課は、廃棄作業を行う前に、前項第5号に定める廃棄簿冊目録を文化財担当課へ送付する。
(2) 文化財担当者は、廃棄簿冊目録を確認の上、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、総務・防災課へ連絡する。
(3) 総務・防災課は、報告を受けた当該簿冊を廃棄簿冊目録から抹消等の処置をし、簿冊の保存年限及びタイトルラベルの変更を行う。
3 総務・防災課は、廃棄簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処理の上、処分する。
(簿冊情報の変更)
第40条 簿冊情報を変更する場合は、簿冊異動届(様式第16号)に必要事項を記入し、次に掲げる方法により行う。
(1) 文書取扱主任は、簿冊異動届を総務・防災課に提出する。
(2) 総務・防災課は、内容を確認した上で当該部分の簿冊目録を修正し、各課へ配布する。
(3) 各課の文書取扱主任は、簿冊目録と当該簿冊のタイトルラベルの照合を行い、検印する。
附則
この規則は、平成15年1月1日から施行する。
附則(平成17年5月20日規則第21号)
この規則は、平成17年5月20日から施行する。
附則(平成17年5月20日規則第23号)
この規則は、平成17年6月1日から施行する。
附則(平成19年3月13日規則第1号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
(助役に関する経過措置)
2 この規則の施行の際現に助役である者は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)に、この規則による改正後の規則第3条から第8条及び第15条の規定により、副町長として選任されたものとみなす。
附則(平成23年3月9日規則第4号)
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年6月26日規則第10号)
この規則は、平成24年7月9日から施行する。
