○倶知安町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領
平成29年9月8日
要領第3号
(目的)
第1条 この要領は、倶知安町住民基本台帳ネットワークシステムの管理に関する規程(平成29年訓令第5号。以下「規程」という。)第17条第2項の規定により住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報の管理方法を定めることを目的とする。
(本人確認情報管理を行う機器)
第2条 住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産(住民基本台帳ネットワークシステムに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。)のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等について本人確認情報管理を行う。
(本人確認情報管理方法)
第3条 本人確認情報管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱方法)
第4条 規程第17条第1項の規定により指定された者は、本人確認情報の取扱いに関し、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意事項
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置する。
イ スクリーンセーバーの起動までの時間を適宜設定する等画面を長時間表示させないよう措置を行うこと。
ウ 統合端末には職員通知用ステータスの点灯通知等があるため、定期的にスクリーンセーバーを解除して確認すること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正時の留意事項
ア 入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、入力、削除及び訂正した内容を確認すること。
イ 入力、消除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄すること。また、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
ウ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保存する。
エ 本人確認情報をメモに書き込む又は端末にテキスト文書として保存しないこと。
オ 本人確認情報の入力、削除又は訂正を行った際、実施月日、実施者及び処理内容の記録を残しておくこと。
(3) 本人確認情報の検索・抽出時の留意事項
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にすること。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、原則、画面のハードコピーは取らないこと。
エ 特別な事由によりハードコピーを取る場合は、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
(4) 離席時の留意事項
ア 離席するときは、業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させること。
イ 離席時に終了する場合でも、サーバの運用時間中は、端末1台は終了させないこと。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合の留意項目
ア 大量に本人確認情報を出力することは基本的に実施しない。必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に本人確認情報管理責任者の決裁・承認を得て、その記録を残す。
イ 大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20名以上とする。
(6) 統合端末の配置及び状況把握
ア 本人確認情報管理責任者から目視することができる位置に統合端末を配置すること。
イ 管理者は、統合端末の利用状況を目視等により確認すること。
(取扱方法の実施状況確認)
第5条 本人確認情報管理責任者は、月に1回以上、次に掲げる事項について確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に掲げる事項について遵守されていること。
(2) 操作ログにおける業務上必要の無い操作履歴の有無
(3) 担当者へのヒヤリングによる業務上必要のない検索又は抽出の実施の有無
(管理対象とする帳票)
第6条 本人確認情報管理の対象とする帳票は、次に掲げるものとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 本人確認情報更新異常通知票
(5) 本人確認情報提供状況確認書
(6) 戸籍附票記載事項通知確認書
(7) 個人番号カード交付申請書
(帳票管理簿による管理)
第7条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる事項を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させるものとする。ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみ印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であり、出力は管理対象外とする。
(1) 出力に関する事項
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する職員の氏名及び所属部署名
エ 使用理由
オ 管理者の承認
カ 使用の際の留意事項
(2) 保管に関する事項
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する事項
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する職員の氏名及び所属部署名
ウ 廃棄理由
エ 管理者の承認
オ 廃棄方法
(出力時の注意事項)
第8条 職員は、出力装置を来庁者等に出力帳票を見られないように設置しなければならない。
2 職員は、帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収しなければならない。
3 職員は、出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は次に掲げる措置を行わなければならない。
(1) 出力した職員を特定し、注意する。
(2) 長時間放置されたものは、廃棄する。
(保管)
第9条 帳票及び帳票管理簿は、管理者が管理する施錠可能な書庫等に保管しなければならない。
(廃棄)
第10条 職員は帳票を廃棄する際、管理者の承認を得てから、内容を読みだせないよう焼却、裁断、溶解等により廃棄するものとする。
2 廃棄を行なった職員は、廃棄状況を帳票管理簿に記録し、管理者へ報告しなければならない。
(帳票受渡管理簿による管理)
第11条 管理者は、次に掲げる事項を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する際、必要事項を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用月日
(5) 返却予定月日
(6) 利用場所
(7) 返却月日
(8) 管理者の確認
(受渡者の留意事項)
第12条 職員は、帳票を持ち出す場合は帳票受渡管理簿に必要事項を記録し、管理者の承認を得なければならない。
2 前項の規定により持ち出した帳票(以下この条において「帳票」という。)の利用中は、保管場所と同等の安全を確保しなければならない。
3 帳票は、原則として複写してはならない。
4 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理者へ報告しなければならない。
5 帳票の返却にあたっては、帳票受渡管理簿に必要事項を記録して管理者へ報告する。
(帳票受渡の実施状況確認)
第13条 本人確認情報管理責任者は、月に1回以上、次に掲げる事項について確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿に必要事項(帳票の内容、出力年月日、出力した職員の氏名等)が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致しており、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、保管場所以外の場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
附則
この要領は、平成29年9月8日から施行する。
附則(令和7年10月27日要領第9号)
この要領は、令和7年10月27日から施行する。