(目的)

第1条　この要領は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令等の定めるところにより、戸籍電算システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍電算システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この要領において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍電算システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条　戸籍電算システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民環境課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

(端末機取扱責任者)

第6条　保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民環境課住民係長をもって充てる。

(戸籍データの保護)

第7条　保護管理者は、データの漏えい、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

(出力帳票の管理)

第8条　保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第9条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第10条　保護管理者は、戸籍電算システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

(取扱状況の把握)

第11条　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍電算システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(端末機の操作)

第12条　端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。

(機器及びソフト等の保管)

第13条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるところにより戸籍電算システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(管理用端末機の管理)

第14条　倶知安町に設置する管理用端末機の管理運営に関しては、戸籍事務を行うための端末機の設置及び管理に関する要領(平成28年倶知安町要領第11号)によるものとする。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条　戸籍データの重要性及び機密保持ならびにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。